اهمیت میز خدمت الکترونیکی در مبارزه با کرونا

در ایران نیز همانند دیگر کشورهای جهان مقابله با پاندمی کرونا و تلاشها در جهت گذر از این معضل با کمترین تلفات، در راس موضوعات روز قرار دارد. همزمان با بازگشایی مراکز دولتی و سازمانها، دولت بطور مستمر با اعلام تدابیر و راهکارهایی سعی در کاهش شیوع بیشتر ویروس کرونا و تقلیل تلفات جانی آن دارد.

راهکارهایی جهت کاهش مراجعات ارباب رجوع به سازمان

مهمترین و تاثیرگذارترین راهکار حال حاضر که حوزه سلامت نیز همواره به آن تاکید میکند، فاصله‌گذاری اجتماعی و اهمیت در خانه ماندن مردم است که با استفاده از خدمات ارائه شده در بستر دولت الکترونیک به میزان بسیار زیادی امکانپذیر است.

یکی از بهترین راهکارهای کاهش مراجعات ارباب رجوعان به سازمانها، استفاده از میز خدمت الکترونیکی یا پیشخوان ارباب رجوع است.

میز خدمت الکترونیکی چیست و چه کاربردهایی دارد؟

اولین سوالی که برای بسیاری از مدیران مطرح می‌شود این است میز خدمت الکترونیکی چیست. در بسیاری از سازمانها هنوز دریافت نامه از ارباب رجوع بصورت سنتی و دریافت نسخه کاغذی نامه انجام می‌گیرد. این امر هزینه‌های زیادی را برای سازمان و ارباب رجوع در زمینه ارسال، دسته‌بندی، ثبت نامه‌ها در نرم‌افزار توسط مسئول دبیرخانه و… را به همراه خواهد داشت. همچنین موجب اتلاف وقت و هزینه برای ارباب رجوع و ایجاد صف‌های طولانی در تردد به سازمانها خواهد بود.

با میز خدمت الکترونیکی تمامی تماسهای ورودی به سازمان شامل: درخواست‌ها، رویدادها، شکایات، پیشنهادات و… و همچنین فرایندهای درون سازمانی مرتبط با آنها مانند ارجاع به مراتب بالاتر، پیگیری، خاتمه و اطلاع رسانی مراحل انجام کارها به مشتریان مدیریت میگردد.

ارائه خدمات الکترونیک به شهروندان با گسترش میز خدمت و هوشمند نمودن فرایندها، موجبات رضایتمندی مشتریان را فراهم ساخته و علاوه‌بر کاهش شیوع کرونا در کاهش هزینه‌های سازمان نیز نقش بسزایی خواهد داشت.

بخش خصوصی برای سرعت بخشیدن به ارائه خدمات بر بستر دولت الکترونیک چه نقشی دارد؟

با افزایش شیوع Covid-19 توجه مدیران و کارکنان به دولت الکترونیک جهت حفظ سلامتی خود و دیگران پر رنگ تر شده است. اما ایجاد سامانه‌ها و تکمیل زیرساخت‌های فضای مجازی نیازمند سرمایه‌گذاری مشترک دولت و بخش خصوصی و ایجاد شیوه‌های نوین مدیریتی و نظارتی است.

اکنون بدلیل سرمایه گذاری هایی که شرکتهای خصوصی در گذشته انجام داده بودند شاهد ایجاد ثمرات خوبی در تحقق هرچه سریعتر دولت الکترونیک بوده‌ایم.

شرکت مهندسی پژوهشی فراگستر تاکنون راهکارهای بسیاری جهت کمک به الکترونیکی شدن دولت ارائه داده است که برخی از مهمترین آنها شامل موارد زیر است:

• طراحی و توسعه نرم‌افزار اتوماسیون اداری تحت وب شامل گردش مکاتبات اداری و دبیرخانه تخصصی
• توسعه فرم ساز مدیریت فرایندها و ساماندهی فرایندهای سازمانی
• ارتباط با سامانه پیگیری و استعلام الکترونیکی دولت (ارائه وب سرویس اتصال به رصد)
• امکان ایجاد شناسه‌ای یکتا بین تمامی مکاتبات اداری بین سازمانی (شناسه ملی سند یا شمس)
• ارائه میز خدمت الکترونیکی (پیشخوان ارباب رجوع)
• و…

در همین راستا فراگستر، به سازمان‌ها پیشنهاد می‌دهد جهت تکریم ارباب رجوع، کاهش مراجعات به سازمان، امکان پیگیری کارها از راه دور، افزایش بهره‌وری و… از سیستم میز خدمت الکترونیکی یا پیشخوان الکترونیکی ارباب رجوع برای مکانیزه کردن عملیات دریافت و ثبت اطلاعات استفاده کنند.

امکانات و قابلیتهای زیرسیستم میز خدمت الکترونیکی فراگستر

• قابلیت ثبت نام و پیگیری از طریق شماره تلفن همراه
• ثبت درخواست و ارجاع آن به واحدهای مخاطب در قالب فایلهای مختلف
• امکان تبدیل ارجاع درخواست ارباب رجوع در سطح سازمان
• اطلاع رسانی روند گردش درخواست‌های ثبت شده در پیشخوان به ارباب رجوع
• تعریف واحد ثبت اختصاصی جهت نامه های دریافت شده توسط سیستم پیشخوان خدمات الکترونیکی
• ارسال پیامک به ارباب رجوع در صورت تغییر وضعیت پیگرد نامه‌های دریافتی
• تعریف دسترسی‌ها و امکان رصد فعالیتهای پیشخوان خدمت الکترونیکی توسط مدیریت سازمان

میز خدمت الکترونیکی برای تمامی سازمانهایی که بطور مستقیم با ارباب رجوع تعامل دارند؛ کاربرد خواهد داشت. سازمانهایی مانند: آموزش و پرورش و دانشگاه ها، بانکها و موسسات مالی، اداره برق و آب و گاز، مراکز بهزیستی، بیمه ها و مراکز تامین اجتماعی، اداره گمرک، ثبت احوال و دفاتر پیشخوان دولت، شهرداری ها و استانداری ها، صنایع کوچک و…

نقش مدیران سازمانها در مهار کرونا با خدمات دولت الکترونیک

امروزه مدیران باید بپذیرند که در دوران پسا کرونا دیگر روال‌های کاری سنتی پاسخگوی نیازمندیهای شهروندان نیست. تحول دیجیتالی و ایرانی سلامت نیازمند مدیرانی چابک، عمل‌گرا و تعامل‌پذیر است که فرصتها را مغتنم شمرده و سرمایه گذاری هایی جهت بکارگیری دولت الکترونیک انجام دهند.

از گذشته همواره دغدغه اصلی فراگستر تغییر نگاه از شیوه‌های سنتی به دیجیتالی و هوشمند است. اکنون نیز با توسعه امکانات میز خدمت الکترونیکی گامی جهت کمک به سازمانها و کاهش شیوع کرونا برداشته است. چنانچه شما علاقمند به آشنایی بیشتر با امکانات میز خدمت الکترونیکی هستید، میتوانید با تکمیل فرم درخواست دمو با فضا و امکانات این سیستم قبل از خرید بیشتر آشنا شوید.