فراگستر، ارائه دهنده اتوماسیون و راهکارهای خودکارسازی فرایند در سازمان‌ها و کسب و کارها

اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در بانک ملی ایران از سال ۱۳۹۴ بصورت متمرکز آغاز شد و هم اکنون بعنوان یکی از بزرگترین پروژ‌ه‌های ملی کشور بالغ بر ۶۰.۰۰۰ کاربر_که ۶.۵۰۰ کاربر آن همزمان هستند_ در بیش از ۳۸۰۰ شعبه در داخل و خارج کشور به همراه تمامی ادارات کل مرکزی و ادارات امور شعب و شعب تابعه در حال بهره‌برداری از سامانه اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشند. بنابراعلام رسمی سایت بانک ملی ایران راه‌اندازی این سیستم، باعث صرفه‌جویی ماهانه یک میلیارد تومان در دو بخش “کاهش مصرف کاغذ” و “کاهش هزینه نیروی انسانی» شده است.

سازمان «دیوان عدالت اداری کشور» در سال ۹۶ سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر را بدلیل کاربری فوق‌العاده و استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا برگزید. این سازمان با ۳۶ سال سابقه زیرمجموعه قوه قضاییه بوده و حجم گردش مکاتبات اداری و فرایندهای آن بسیار زیاد است. دیوان عدالت اداری کشور با پیاده‌سازی موفق نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندها در این سازمان، گامی مثبت در جهت تحقق دولت الکترونیک برداشته است.

بزرگترین چالشی که در این پروژه وجود داشت کانورت اطلاعات از سامانه‌های مختلف پیشین سازمان در سطح کشور با بیش از 100 سازمان تابعه بود.
در این پروژه اطلاعات در سطح کشور با حداقل زمان ممکن کانورت و در دیتاسنتر مرکزی گردآوری گردید و سازمان‌های واقع در سرتاسر استان‌های کشور با کمترین تاخیر ممکن از بابت مهاجرت با سامانه فراگستر روبرو گردیدند.

شرکت ایرانسل به عنوان بزرگترین اپراتور دیتای کشور، از سال 1396 به فراگستر پیوست.
در این پروژه دو نکته از ابتدا حائز اهمیت فراوانی بود: 1-
حفظ کارایی و سرعت سامانه باتوجه به گستردگی پروژه در سطح کشور و 2- توسعه قابلیت‌های جدید در سامانه که به تبع آن امکان ثبت و گردش روزانه هزاران نامه دریافت شده از مشترکین در کمترین زمان ممکن گردید.

شرکت رایتل به عنوان یکی از بزرگترین اپراتورهای تلفن همراه کشور، از سال 1399 به فراگستر پیوست.
این پروژه بعد از بررسی و تحلیل گسترده در خصوص جوانب کار و با طراحی یک مستند روش اجرایی مدون در خصوص فازهای کانورت، استقرار و آموزش سامانه در زمانی کمتر از 3 ماه به بهره‌برداری کامل در سطح کاربران کشوری این شرکت رسید.

«سازمان آموزش و پرورش البرز» در ابتدای سال ۹۷ با پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر در سطح کلیه مناطق استان، به یکپارچه‌سازی اطلاعات و افزایش سرعت امور با الکترونیکی کردن مکاتبات خود، پرداخت. بنابر اعلام سایت مرکز اطلاع رسانی وزارت آموزش و پرورش در حال حاضر مکاتبات اداری بدون هیچ مشکل و ایرادی با استفاده از اتوماسیون فراگستر در جریان است.

این سازمان از پکیج کامل فراگستر شامل: اتوماسیون اداری، فرم‌ساز (BPMS)، مدیریت مستندات، چند سازمانی و… بهره میگیرد.

طبق اعلام سایت منطقه آزاد چابهار، این سازمان  در سال 1397 بدلیل کاربرپسند بودن و قابلیت گردش راحت فرمها، سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر را برگزید. هم‌اکنون با استقرار سیستم اتوماسیون اداری و فرایندها تمامی مکاتبات این سازمان بصورت الکترونیکی و مکانیزه انجام می‌گیرد.

با اتوماسیون فراگستر، کاغذ از کل جریان مکاتبات و فرایندهای صندوق و میزکاریمان حذف شد.

«شرکت خدمات اول مخابرات» ابتدا در سال ۹۲ سیستم اتوماسیون اداری و فرایندها را صرفا در ساختمان مرکزی این شرکت راه‌اندازی و پس از یکسال برای تمامی پرسنل در کلیه دفاتر کارتابل اختصاص داده شد. بطوریکه درحال حاضر کلیه مکاتبات آنها در اقصی نقاط کشور در بستر اتوماسیون اداری فراگستر انجام می‌گیرد. این شرکت در سال ۹۵ با راه‌اندازی نرم‌افزار مدیریت مستندات فراگستر توانست یک آرشیو متمرکز مستندات بخصوص در بخش نگهداری پرونده‌های پرسنلی داشته باشد.

«سازمان توزیع برق خوزستان» در سال ۹۶ اقدام به خرید و پیاده‌سازی پکیج کامل سیستم اتوماسیون اداری و فرایندها نمود و کلیه اطلاعات از سیستم اتوماسیون قبلی به سیستم جدید انتقال یافت. در حال حاضر اتوماسیون اداری فراگستر برای ۱۰۰۰ کاربر این سازمان در ۳۲ منطقه در حال استفاده می‌باشد. سازمان توزیع برق خوزستان از تمامی زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری شامل: مدیریت مستندات، چند سازمانی، مدیریت فرایندها (BPMS) و… استفاده می‌کند.

اجرای پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها در شرکت «بیمه ما» از مردادماه ۱۳۹۱ آغاز شد و در طی چند فاز، تمامی واحدها، شعب و مراکز بیمه در سراسر کشور بصورت متمرکز تحت پوشش این نرم‌افزار قرار گرفتند. راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر باعث برقراری ارتباط در لحظه بین تمامی شعب بمنظور یکپارچگی فرآیندها و در نتیجه بالارفتن بهره‌وری کار در مجموعه گردیده است.

نخستین استفاده‌ی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در خبرگزاری ایرنا به سال ۱۳۹۰ بازمی‌گردد. پس از گذشت بیش از 10 سال از استقرار و راه‌اندازی پروژه اتوماسیون اداری در ایرنا، بیش از ۱۰۰۰ کاربر _که ۳۰۰ کاربر آن همزمان هستند_ در کلیه دفاتر مرکزی و تمامی دفاتر داخل (بیش از ۵۰ دفتر) و خارج کشور (بیش از ۱۵ دفتر) تحت پوشش این سیستم، فرایندهای مرتبط با تحریر خبر و نامه‌نگاری‌های خود را انجام می‌دهند. بطوریکه متوسط  بیش از ۲۶۰ هزار نامه و بالغ بر ۲میلیون و هفتصد هزار ارجاع بر بستر این سیستم توسط کاربران سازمان ایجاد شده است.

به گفته مدیر فناوری اطلاعات این سازمان “در هفته اول راهبری کردن اتوماسیون فراگستر، 2000 برگ کاغذ مربوط به مرخصی و ماموریت از سازمانمان حذف شد و در حال حاضر تمام فرایند ثبت، سفارش، توزیع بار و همه مواردی که در حوزه صنعت و غذا مرسوم است توسط فراگستر استفاده می‌کنیم.”

.

به گفته مدیرفناوری اطلاعات این سازمان: “بعلت گستردگی شرکتهای تابعه درنا در تهران و استانهای کشور ما احتیاج به یک سیستم یکپارچه داشتیم که هم در بخش مکاتبات اداری و درون سازمانی مناسب باشد و هم در سطح فرایندها، جوابگوی خیلی از فرایندهای اداری، منابع انسانی، تولید و فروش باشد. لذا سیستمهای خارجی و داخلی زیادی را کاملا بررسی کردیم و در نهایت انتخاب ما  بدلیل سادگی و سرعت نرم‌افزار، فراگستر شد.”

به گفته مدیرفناوری اطلاعات این سازمان: “یکی از مهمترین دلایل استفاده از اتوماسیون اداری برای ما، حرکت به سمت paperless شدن سازمان و حذف کامل کاغذ از مکاتباتمان بود که با اتوماسیون فراگستر علیرغم پاسخ به این نیاز و حذف نزدیک به 170 هزار برگه کاغذ؛ توانستیم پویایی را در سازمانمان ایجاد و از دیگر امکانات کاربردی نرم‌افزار نیز بهره‌مند شویم.”

به گفته مدیر فناوری اطلاعات این سازمان: “در ابتدا از ایمیل برای مکاتبات و ارتباطات بین واحدهای اداری، پرواز و … در کل کشور استفاده میشد اما بعد از مواجه با چالش های ایمیل، تصمیم مدیریت به استفاده از اتوماسیون اداری شد. و در حال حاضر 7 سال است با حدود 10000 پرسنل، روزانه بالای 1000 نامه در اتوماسیون اداری ایجاد و ارجاع می‌شود.”