اتوماسیون اداری و BPM مکمل یکدیگر یا در تعارض با هم؟

با گسترش تکنولوژی و فناوری، واژگانی در مدت زمان اندک پرکاربرد می‌شوند و دهان به دهان می‌چرخند. درحالیکه در بسیاری موارد معنا و مفهوم دقیق آنها برای ما نامشخص می‌ماند. چنانچه این اصطلاحات و واژگان تخصصی باشند و در حوزه خاص کاربرد داشته باشند ما همان تعابیر و مفاهیمی را درمی‌یابیم که لاجرم متخصصین همان حوزه به ما رسانده‌اند. اما آیا با خود اندیشیده‌اید ممکن است در انتقال این مفاهیم عده‌ای با غرض‌ورزی و منفعت طلبی عمل کنند؟

یکی از مواردی که امروزه محل بحث کارشناسان در حوزه آی‌تی و فناوری شده است، نرم‌افزار اتوماسیون اداری و BPM میباشد. این نرم‌افزارها مکمل یکدیگرند یا دو مقوله جدا از هم؟ در مقاله پیش رو جواب این سوال را به بحث می‌نشینیم.

تعریف سیستم اتوماسیون اداری و BPM

BPM مخفف Business Process Management می‌باشد که به مفهوم مدیریت فرایندهای کسب و کار است. تعریف فرایند نیز شامل تعیین اهداف اصلی شرکت و مدلسازی از فرایندهای درست کسب و کار می‌باشد.

اتوماسیون اداری متشکل از دو کلمه Operation و Automation به معنای خودکارسازی میباشد. بعبارتی اتوماسیون اداری یعنی خودکارسازی عملیات در سازمان. در اتوماسیون اداری اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و استفاده از نرم‌افزاری مشترک بصورت یکپارچه سازماندهی میشوند. این روش علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه ؛ انتقال اطلاعات ، آمارها و گزارش گیری را بسیار آسان و سریع خواهد کرد.

در گام نخست و با همین تعاریف مقدماتی در می یابیم که این دو سیستم در تعارض با یکدیگر نیستند و بلکه تعاریف و اهداف جداگانه‌ای دارند و حتی در برخی موارد مکمل یکدیگرند.

مقایسه مدیریت فرایند کسب و کار و اتوماسیون اداری

هدف از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، سازماندهی الکترونیکی به فرآیندهای مرتبط با دبیرخانه می‌باشد. استفاده‌کنندگان از اتوماسیون در سازمان عموما واحدهایی هستند که نیاز به مکاتبات داخلی با یکدیگر داشته و یا برای تولید نامه صادره یا ثبت نامه وارده و پیگیری آن درگیر هستند. اتوماسیون اداری به استانداردسازی گردش اطلاعات در سازمان و بایگانی آنها می‌پردازد.

بیشتر بخوانید: قابلیتهای زیرسیستم دبیرخانه فراگستر

در صورتیکه هدف از اجرای نرم‌افزار مدیریت فرایندها، اجرا و بهبود فرآیندهای سازمانی می‌باشد. این فرایندها میتوانند تخصصی باشند و در برخی موارد هم بسیار عمومی خواهند بود. لازم به توضیح است که در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) هیچ فرایندی وجود ندارد و مدیران باید آنها را با توجه به اهداف شرکت طراحی کنند. در واقع خلق فرایند باید توسط مدیران صورت بگیرد. بهترین راه شناخت صحیح فرایندها این است که مدتی از اتوماسیون اداری استفاده کرده و سپس به پیاده‌سازی BPM بپردازید.

آیا سیستم مدیریت فرایند کسب و کار میتواند بعنوان جانشینی برای اتوماسیون اداری مطرح شود؟

جهت پیاده‌سازی BPMS در سازمان به زیرساخت اطلاعاتی نیاز خواهیم داشت. تفاوتی ندارد که میخواهید فرایندهای سازمان را از ابتدا استخراج کرده یا مهندسی مجدد بر روی فرایندها انجام دهید. در ابتدا باید مدل رفتاری فرآیند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری آماده شده باشد. در واقع ابتدا باید استانداردسازی فرایندهای سازمان انجام شود سپس میتوانید به سراغ BPMS بروید.

چرا اتوماسیون اداری و BPM مکمل یکدیگرند؟

با ذکر مثالی ساده پی به کارایی این گفته میبریم. در برخی از شرکت‌های تولیدکننده و واردکننده واحدی بنام واحد تعمیرات وجود دارد، ‌نامه‌هایی در اتوماسیون اداری وجود دارند که به جزییات تعمیر یک دستگاه می‌پردازند و بعنوان سابقه تعمیرات دستگاه ذخیره میشوند، سوال اینجاست که ‌آیا امکان تبدیل به فرم این نامه‌ها که هرکدام محتوای متفاوتی از یکدیگر دارند وجود دارد؟ ذکر مثال از این دست بی‌شمار است که به ما ثابت میکند سیستم مدیریت فرایند کسب و کار در کنار مزایایی که دارد هرگز به تنهایی جوابگوی نیاز یک سازمان نیست.

از دیگر تفاوت‌های اتوماسیون اداری نسبت به BPMS میتوان به وجود کارتابل و مشخص بودن گردش مکاتبات در اتوماسیون اشاره کرد. اتوماسیون اداری دسترسی کامل به سوابق نامه‌ها داشته ؛ ارجاعات و جریان نامه در سازمان کاملا قابل پیگیری است. یک کاربر اتوماسیون اداری از طریق کارتابل خود میتواند کارهای انجام شده و انجام نشده خود را مشاهده و برای آنها برنامه‌ریزی کند. آیا میتوانید بطور قطع بگویید در سازمان یا شرکت‌تان با سیستم مدیریت فرایند شما هرگز نیازی به اسکن یک نامه یا امضای دیجیتالی نخواهید داشت؟ اینها مواردی هستند که تنها در بستر اتوماسیون اداری قابل اجرا بوده و نشان میدهد که اتوماسیون اداری و BPM دو روش مکمل یکدیگرند.

اتوماسیون اداری بهتر است یا BPMS؟

آیا مدیریت فرایند کسب و کار معایبی دارد؟

نوآوری استعداد مرموز افراد نیست! بلکه فعالیت روزمره برای برقراری روابطی است که قبلاً دیده نشده و برقراری ارتباط بین مسائلی است که بطور معمول در کنار یکدیگر قرار نمی‌گیرند. استفاده آگاهانه و هدفمند از فرصت‌های کمیاب منجر به نوآوری خواهد شد. درواقع نوآوری زمانی رخ می‌دهد که ایده بصورت محصول، فرآیند یا خدمتی توسعه یابد.

نوآوری‌هایی که از طریق مدیریت فرایند کسب و کار در سازمان اتفاق می‌افتد معمولا افزایشی هستند. این بدان معنی است که با پیاده‌سازی مدیریت فرایند در سازمان شاهد خلق روشهایی نوین در سازمان خواهید شد که منجر به بهبود مستمر روندکاری در سازمان خواهد بود. البته این اهم بشرطی اتفاق می‌افتد که تمامی فازهای مدیریت فرایند شامل: طراحی، پیاده‌سازی، مدل‌سازی، تحلیل و بهبود توسط کارشناسان باتجربه انجام گیرد.

جهت پیاده‌سازی بدون عیب و نقض در سازمان ابتدا باید فرایندها طراحی شوند. طراحی فرایندها نیز باید بگونه‌ای باشد که روش فعلی انجام کارها بدرستی درک شود. ثانیا پیشرفت‌هایی که در این فرایندها صورت میگیرد را بدرستی نشان دهد. در نهایت نظارتی بر آنها باشد که اطمینان حاصل شود که این فرایندها بدرستی دنبال میشوند.

پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بر بستر اتوماسیون اداری

همانطور که میدانیم گردش اطلاعات در یک سازمان به منظور تامین نیازهای اطلاعاتی امری ضروری است. این امر مستلزم تولید سرفصل‌های اطلاعاتی در ساختاری استاندارد است. تمامی متن‌ها و نامه‌ها باید از ساختاری یک دست برخوردار باشند تا از نفوذ سلایق مختلف جلوگیری شود. حال در یک سازمان زمانیکه یک نامه بارها و بارها تکرار میشود و مسیری که در سازمان طی میکند نیز مشخص است باید برای آن اقدام به طراحی فرم کرد.

سیستم مدیریت فرایند بر پایه فرم‌ها میباشد. به راحتی میتوان مشاهده کرد که برای رسیدن به فرم مطلوب در یک سازمان باید از مسیر اتوماسیون اداری گذشت. در واقع قابلیت های اتوماسیون اداری این اجازه را میدهد که به خوبی در کنار سیستم مدیریت فرایند کسب و کار جوابگوی تمامی نیازهای یک سازمان باشد.

انتخاب اتوماسیون اداری مناسب

در کنار تمام توضیحات داده شده باید خاطر نشان کرد در گام اول انتخاب یک اتوماسیون اداری که بتوان در بستر آن به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار رسید مهم میباشد. برای اتوماسیون اداری باید به سراغ شرکتی رفت که خود تولید کننده باشد و وابسته به شرکتهای خارجی نباشد. پشتیبانی نیز از نکات مهم دیگری است که باید در هنگام انتخاب اتوماسیون به آن توجه داشت.

نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر توانسته است خود را با پیشرفت فناوری بروز کند. در بستر این اتوماسیون اداری میتوان به راحتی به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار فکر کرد. راهکارهایی که این اتوماسیون ارائه میکند بسیار ساده و منعطف میباشد بطوریکه یک کاربر ساده نیز میتواند فرم‌های موردنیاز مجموعه خود را مدلسازی و اجرا کند.