بسیاری از مدیران امروزی میدانند BPM چیست و با کارکردهای آن آشنا هستند. ما در این مقاله در مورد برخی از دلایلی صحبت میکنیم که میتواند مدیران کسب و کارها، سازمانهای غیرانتفاعی و حتی نهادهای دولتی را ترغیب کند تا از مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM) استفاده کنند.
زمانی به استفاده از BPM ترغیب میشوید که میخواهید عملیات کسب و کار خود را متحول کنید:
- فرایندهای شما ردی از کاغذ بدنبال خود دارند
- سه کلمه: سیلو… سیلو…سیلو… اطلاعات شما طوری انبار شدهاند که قادر به ساماندهی نیستید!
- واحدهای مختلف کسب و کار سیستمهای متفاوتی برای انجام مقاصد یکسان دارند
- کارمندان شما بیش از ۵۰% از وقت خود را صرف گشتن میکنند تا انجام دادن
- کارمندان شما اطلاعات خود را چند بار باید وارد «سیستم» کنند، چرا که یک سیستم شما در واقع چند سیستم است و یکپارچه نیست
زمانی به استفاده از BPM ترغیب میشوید که میخواهید تحولی انقلابی در تجربه مشتریان خود ایجاد کنید:
- ده تا بیست سال است که سیستمهای شما عوض نشدهاند و دیگر توانایی برآورده کردن نیازهای مشتری را ندارند
- با دستگاههای مختلف تجارب مشتریان شما متفاوت است یا توانایی ارائه خدمات روی بعضی دستگاهها را ندارید
- مشتریان شما باید اطلاعات تکراری را دوباره و دوباره به تیمهای کسبوکار ارائه کنند
- مشتریان باید مدام با تنها یک نفر سرویس دهنده در تماس باشند و این محدودیت و کندی بسیار در کار آن شخص ایجاد میکند
- پشتیبانان شما برای ساعات طولانی منتظر دریافت اطلاعات مشتری جهت رسیدگی به امورات او هستند
دانلود رایگان: کتاب صحبت با تیم مدیریتی رده بالای شرکت در رابطه با BPM
زمانی به استفاده از BPM ترغیب میشوید که میخواهید مهارت بالا در مدیریت جهانی، ریسک و انطباق داشته باشید:
- در هر محیطی که مشغول به کار باشید، قوانین منحصر به فردی حاکم است که پیوسته در حال تکاملند
- یافتن اطلاعات موردنظر مثل یافتن سوزنی در انبار کاه است
- دسترسی آنی به اطلاعات میسر نیست و وقتی اطلاعات بدست میآیند شرایط به کلی تغییر کرده است و کارایی ندارند
- نرمافزار فعلی شما پروتکلهای امنیتی جدید را پشتیبانی نمیکنند
- هیچگاه مطمئن نیستید در چه مرحلهای از فرایندها و روندهای کاری قراردارید
- حس میکنید کنترل لازم را روی کاغذها و جداول اکسل ندارید
- وقتی پست الکترونیکی مربوط به خرید یا ترک کارمندان دریافت میکنید از خود میپرسید این را کجا بگذارم؟
- با رشد کسب و کارتان روندهای کاری طوری پیچیده میشوند که کنترل آنها ترسناک به نظر میرسد
- ایمیلهای فراوانی حاوی فایلهای اکسل برای تایید فرستاده میشود
- هنوز از کاغذ یا فایلهای Word یا PDF استفاده میکنید که احتمال خطا را بالا میبرند
زمانی به استفاده از BPM ترغیب میشوید که میخواهید برنامههایی کاربردی که سریع و پیشرفته هستند را بسازید و پیادهسازی کنید:
- گروه فناوری اطلاعات شما مشغول انجام پروژههای متعددی جهت حل مشکلات حاصل از برنامههای قدیمی است
- چالشهای شرکت شما بحدی منحصر به فردند که نرمافرارتان آنها را پوشش نمیدهد
- پول هنگفتی صرف نرمافزار ERP و پیادهسازی آن کرده ولی هنوز به نرمافزارهای کاربردی زیادی نیاز دارید
- گمان میکردید که بستری برای توسعه دارید اما در واقع آنچه دارید ابزار فروش خودکارسازی شده است
- فکر میکردید که در مخارج صرفهجویی خواهید کرد ولی مدام مجبور به صرف منابع مالی روی یکپارچهسازی هستید
- سیستمهای قدیمی شما قابل تطابق با کارکرد ضروری در عصر حاضر نیستند و همچنین نمیتوانند فرصتهای کسبوکار دنیای مدرن را پشتیبانی کنند
جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیتها و امکانات مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM)؛ پیشنهاد میکنیم مقاله “تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟“ را نیز مطالعه کنید. نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر نیز قابلیت مدیریت فرمها و فرایندها را با حداقل دانش برنامه نویسی دارا بوده و میتوانید بدون نیاز به نصب نرم افزار به استفاده از این قابلیت بپردازید.
