راهبردهای افزایش چابکی سازمان

آیا می‌دانید چابکی سازمان چیست و چرا اهمیت دارد؟ برای آشنایی با چابکی سازمان و راه های افزایش آن با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

ما در دنیایی از تغییرات پیوسته زندگی می‌کنیم. جهانی‌سازی، اتوماسیون، هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی به سرعت در حال تغییر شکل صنایع هستند. واحدهای سازمانی، هرچه بیشتر فراوظیفه‌ای می‌شوند و آهنگ حرکت کار و تسهیم اطلاعات از همیشه سریع‌تر شده است. چابکی سازمان برای سازگاری با این تغییرات یک ضرورت است و مدیران باید به این تغییرات به عنوان یک فرصت برای پاسخگویی به تقاضاهای مشتریان و بازار، نگاه کنند.

چابکی سازمان به چه معناست؟

چابکی، عبارتست از توانایی سریع سازمان برای نوسازی خود، تطبیق و تغییر، و سپس پیشرفت در یک محیط با ویژگی تغییر، ابهام و آشفتگی.

این مسئله مورد تاکید قرار گرفته است که چابکی و ثبات، ناسازگار نیستند و در حقیقت چابکی سازمانی به ثبات نیازمند است. چابک شدن به معنای این نیست که ساختارها و فرایندهایی که برای ساختن و اصلاح آنها سخت کار شده است، دور انداخته شوند. در یک سازمان چابک، فرایندها و ساختارهایی وجود دارد که ثبات و پایداری ایجاد می‌کند و در همان حال، سرعت و انعطاف‌پذیری را به ارمغان می‌آورند تا امکان حرکت سریع برای مزیت رقابتی فراهم شود.

بیشتر بخوانید: افزایش چابکی در شرکت خودروسازی AUDI با پیاده سازی موفق BPMS

چگونه یک سازمان چابک داشته باشیم؟

چابک سازی یک سازمان کار آسانی نیست و نیازمند تغییرات زیادی در فرهنگ سازمانی و مدیریت عملیات است. تغییر رفتار کارکنان و تغییر رویه های کاری سابق نیز، نیازمند توانمندسازی و جلب اعتماد کارکنان سازمان است. در ادامه به شش مورد از انواع روش های چابک سازی سازمان اشاره می‌شود:

• قدرت دادن به کارکنان: شرکت‌های موفق به کارکنان قدرت ابراز نظرات خود را می‌دهند.
• ترویج روحیه کارآفرینانه در سازمان: برای تشویق و رشد کارکنان، شرکت ها باید تیم‌های کوچکی را برای ارائه و اجرای طرح های خلاقانه ایجاد کنند و به آنها بودجه اختصاص دهند.
• برند سازمان و فرهنگ آن را متناسب با اهداف تنظیم کنید: تا الگویی الهام‌بخش برای کارکنان سازمان باشد.
• تغییرات سازمان را اطلاع رسانی کنید: اطلاع رسانی درباره تغییرات شرکت، به درک بهتر و آمادگی کارکنان برای تغییر کمک می‌کند.
• حذف تشریفات غیرضروری: حذف تشریفات غیرضروری به سازمان کمک می‌کند بر موضوعات مهم‌تر تمرکز کند.
• تشویق رشد از طریق هم‌افزایی: ایجاد هم‌افزایی میان واحدهای سازمان و فرصت‌های بازار، رشد و چابکی سازمان را تسهیل می‌کند.

سازمان چابک چه ویژگی هایی دارد؟

در ادامه برای آشنایی شما، چند مورد از ویژگی های سازمان های چابک آورده می‌شود:

• مشتری مداری: سازمان های چابک بر درک نیازهای مشتریان خود و ایجاد راهکارهای مخصوص برای آنها تمرکز می‌کنند. در این سازمان ها کسب سود نیز با ایجاد ارزش برای مشتریان بدست می‌آید.
• داشتن شبکه ای از تیم ها: در سازمان‌های چابک ضمن حفظ ساختار سلسله مراتبی، سیستمی از تیم‌های شبکه‌ای مستقل با هدف مشترک وجود دارند.
• هدف مشترک: در یک سازمان چابک، فرهنگ سازمانی و رهبری الهام بخش باعث ایجاد هدف مشترک در میان کارکنان می‌شود.
• ارتباط باز: اتخاذ یک سبک ارتباطی شفاف و باز باعث افزایش سرعت و راحتی در تصمیم گیری تیم ها و افراد می‌شود.
• یادگیری سریع: سازمان های چابک دارای چرخه های یادگیری، توسعه محصول و تصمیم گیری کوتاه هستند تا یه طور مداوم تغییرات کوچک و متمرکزی ایجاد کنند.
• یکپارچه سازی فناوری: سازمان‌های چابک به‌جای دیجیتالی کردن ساده فرآیندهای موجود، تلاش می‌کنند تا فناوری‌های جدید را در فرآیندها و اقدامات عملیاتی خود ادغام کنند.

۳ راه جهت افزایش چابکی سازمان

سه حوزه کلیدی وجود دارد که تمرکز بر آنها می‌تواند موجب چابکی سازمانی شود:

• افراد
• ساختار
• فرایندها

۱- افراد : یک تیم انعطاف‌پذیر و پویا را بکار بگیرید

اگر هدف شما، چابکی سازمان و افزایش آن است، منابع انسانی می‌تواند یک نقطه خوب برای شروع باشد. در حقیقت، بیشتر درخواست‌های شغل و روش‌های استخدام سنتی، از چابکی سازمان حمایت نمی‌کند. چرا که برای استخدام، مهارت‌های خاصی را بهینه می‌کند. یک سبک از استخدام که به افزایش چابکی کمک می‌کند، از این فهرست مهارت‌ها چشم‌پوشی کرده و در مقابل، به جستجوی داوطلبانی می‌پردازد که خلاق، مشارکت پذیر و کنجکاو باشند.

با اتخاذ این رویکرد، سازمان‌ها یک تیم انعطاف‌پذیر و پویا را ایجاد می‌کنند که می‌تواند در زمانی که تغییراتی رخ داده یا اولویت‌های کسب‌وکار تغییر می‌کند، به سرعت تغییر جهت دهند.

از نظر سنتی، شغل یک مدیر، عبارتست از اینکه مشخص کند کدام بخش از نیازها، برآورده شده و بر طبق آن به کارکنان، تفویض وظیفه نماید و سپس اطمینان حاصل کند که از دستورالعمل‌ها پیروی شده است.

از سوی دیگر، یک مدیر در یک سازمان چابک به طور شفاف، اهداف مشترک و معیارها را مرتبط کرده و اعضای تیم را -بخصوص کسانی که در خط مقدم ارتباط با مشتریان هستند- تشویق می‌کند تا در خصوص اینکه کدام بخش از ضرورتها انجام شده، بررسی کرده و تصمیمات آگاهانه گرفته و بطور مرتب در جستجوی بهبودها باشند.

این رویکرد، سلسله مراتبی را که بطور نمونه موجب کند شدن یک سازمان می‌شود، از بین می‌برد. اگرچه که این مسئله تنها زمانی موثر است که فرایندهایی برای اطمینان از وجود اطلاعات درست برای تمامی تصمیم گیرندگان وجود داشته باشد و نیز یک روش برای ارتباط بین پیشرفت و بینش، تا سلسله مراتب رهبری را پشتیبانی نماید.

۳- فرایندها: برقرارکردن سیستم‌های مقیاس‌پذیر برای هدایت امکان رویت و تسهیم اطلاعات

استارتاپ‌ها به چابک بودن مشهور هستند. اما زمانیکه فقدان فرایندها موجب بی‌نظمی در روندهای کاری و عدم پاسخگویی می‌شود، اغلب متحمل مشکلات زیادی می‌شوند. شرکت‌های بزرگ، اغلب در سوی دیگر این طیف قرار دارند. آنها دارای ساختار و فرایند هستند اما برای اینکه به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشند تا با سرعت با تقاضای مشتری و بازار انطباق داشته باشند، دچار مشکل هستند.

نتیجه اینکه سازمان‌ها برای اینکه چابک‌تر باشند، باید فرایندهای اصلی و سیستم‌هایی داشته باشند تا از گردش آزاد اطلاعات، مشارکت، پاسخگویی، و تصمیم‌گیری سریع پشتیبانی نمایند. جهت اعمال این روش ابزارهای گوناگونی وجود دارد که مهمترین آنها سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است.

کلام آخر

هدف نهایی هر مدیر باید باید ایجاد تعادل میان چابکی سازمان و ثبات آن باشد. همچنین باید فرهنگ مشارکت و یادگیری را پرورش داده و رهبری را از “فرماندهی و کنترل” به ترکیبی از “بالا-پایین”  و “پایین-بالا” تغییر داد. بالاخره اینکه نباید فراموش کرد که حرکت از یک تفکر موروثی به یک ذهنیت چابک، نیاز به زمان و تمرکز خواهد داشت.