حتما بارها شنیدهاید که افزایش بهره وری نقش مهمی در موفقیت هر سازمان دارد. اتوماسیون اداری یکی از مهم ترین ابزارهایی است که به سازمانهای امروزی برای افزایش بهرهوری کمک میکند. اما منظور از بهره وری چیست و اتوماسیون اداری دقیقاً چگونه میتواند به افزایش آن کمک کند. در این نوشته ضمن تعریف بهرهوری، به تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
بهره وری چیست و چرا اهمیت دارد؟
بهرهوری یا Productivity مفهومی است که به میزان خروجی تولید کالا یا خدمات در یک سازمان در مقایسه با مقدار کار انجام شده و منابع مصرف شده اشاره دارد. از این نظر، بهره وری هم به اثربخشی و هم به کارایی اشاره دارد. سازمانی که بهره وری بالایی دارد، سازمانی است که از منابع خود در جای درست استفاده کرده (اثربخشی) و از هدررفت این منابع جلوگیری میکند (کارایی). این در حالیست که مفهوم کارایی تنها به ضریب کیفیت مصرف منابع اشاره دارد. به همین دلیل میتوان بهرهوری را مفهومی فراتر از کارایی یا Efficiency دانست.
برخی بهاشتباه بهره وری را سختتر کار کردن میدانند؛ درصورتیکه معنا و مفهوم بهره وری را میتوان هوشیارانهتر و آگاهانهتر کار کردن بیان کرد. بنابراین، بهره وری عبارت است از استفاده مطلوب، مؤثر و بهینه از مجموعه امکانات، ظرفیتها، پتانسیلها، سرمایهها، نیروها و منابع سازمان. اهمیت افزایش بهره وری کارکنان در سازمانها نیز به این دلیل است که استخدام نیروی انسانی نوعی سرمایهگذاری محسوب میشود و سازمانها انتظار دارند که سرمایهگذاری آنها بازده لازم را داشته باشد. از سوی دیگر، بهرهوری کارکنان و به تبع آن بهرهوری سازمان نقش مهمی در افزایش توان رقابت آن در بازار دارد.
تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان چیست؟
اتوماسیون اداری ابزاری است که مکاتبات و کارهای دستی و تکراری سازمان را خودکارسازی میکند و به این وسیله باعث کاهش حجم کار و افزایش بهرهوری سازمان شما میشود. قابلیتهای اتوماسیون اداری به خودکارسازی و دیجیتالیکردن مکاتبات در سازمان محدود نمیشود و این نرم افزارها میتوانند امکانات متفاوت دیگری را نیز ارایه دهند. تحقیقات و تجربیات بسیاری از سازمانها نشان داده است که بهکارگیری یک سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مستقیمی بر افزایش بهرهوری کارکنان و سازمان دارد.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری با حذف کاغذ، علاوه بر کمک به حفظ محیط زیست، ابزاری قدرتمند برای کاهش کارهای دستی و تکراری، صرفهجویی در وقت و نیروی کار، افزایش رضایت شغلی کارکنان و تسهیل تصمیمگیریهای مدیران میشوند. اما شاید بپرسید که اتوماسیون اداری چگونه باعث افزایش بهره وری میشود؟ برخی از مزایای پیادهسازی سیستم اتوماسیون اداری که میتواند منجر به تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان شود عبارتند از:
- کاهش نیاز به کارهای دستی برای انجام امور پیش پا افتاده
- افزایش دقت کارها و کاهش خطاهای انسانی
- کاهش زمان پردازش سفارشات
- امکان افزایش میزان کارایی فرآیندها
- شفافیت بیشتر در فرآیندها و شناسایی تنگناهای سیستمی
- اتخاذ تصمیمات مناسب تجاری بر اساس دادهها
- دسترسی سریع و آسان به آمار و اطلاعات
- ایجاد وحدت رویه در کلیه امور
- امکان سازماندهی بهتر کارکنان و منابع
- تسهیل و بهبود نظارت بر جریان کار
- نیاز به تعداد کمتر کارکنان
- استفاده بهتر از زمان
- ارائه گزارشهای آماری و افزایش کیفیت تصمیمگیری مدیران
چرا اتوماسیون اداری برای افزایش بهره وری سازمان ضروری است؟
اتوماسیون اداری، مشتمل بر تمام سیستمهای ارتباطی الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج سازمان و بالعکس مربوط میشود. از سوی دیگر، ازآنجاکه منابع یک سازمان عموماً محدود است، افزایش بهرهوری بهعنوان یک ضرورت اساسی برای ارتقای عملکرد سازمان، اهمیت پیدا میکند.
با توجه به افزایش رقابت در بازارهای امروزی، نیاز به افزایش بهره وری برای تمامی سازمانها امری حیاتی و ضروری است. بررسیها نیز نشان دادهاند که بین سرمایهگذاری روی فناوری اطلاعات و سیستمهای اتوماسیون اداری و بازده کسب و کارها و بهرهوری نیروی انسانی آنها ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد.
افزایش بهرهوری سازمان با استفاده از اتوماسیون اداری میتواند منجر به افزایش توانایی سازمانها و درنتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتریان شود. به همین دلیل، استفاده از اتوماسیون اداری برای موفقیت هر سازمان ضرورت بیشتری پیدا میکند.
اتوماسیون اداری کدام یک از شاخصهای بهره وری را افزایش میدهد؟
سیستم اتوماسیون اداری بر شاخصهای متنوعی در سازمان تاثیر میگذارد و به اشکال مختلفی باعث افزایش بهره وری میشود. در اینجا با استفاده از بیش از 2 دهه تجربه فراگستر در اجرای پروژههای اتوماسیون اداری در سازمانهای با ابعاد متوسط و بزرگ، به برخی از شاخصهای بهره وری که از استفاده از اتوماسیون اداری متأثر میشوند، میپردازیم. آگاهی از این شاخصها به مدیران کمک میکند تا بتوانند با اولویتبندی این شاخصها در سازمان خود، برنامهریزیها و اقدامات مؤثر را برای پیادهسازی سیستم اتوماسیون اداری و بهبود شاخصهای بهره وری انجام دهند.
برخی از این شاخصها عبارت است از:
- توانایی سازمان در اصلاح فرآیندهای اجرایی و مدیریتی
- میزان رضایتمندی مشتریان
- کاهش بوروکراسی اداری
- جلوگیری از یکنواختی کارها و کاهش انگیزه کارکنان
- استفاده بهتر از خلاقیت کارکنان برای پیشبرد اهداف سازمان
- بهبود دقت و نیز سهولت پیگیری نامهها
- کاهش رفتوآمدهای زائد
- حرکت ساده و کارآمد اسناد و مدارک
- بهکارگیری نیروی جوان و کارآمد
- صرفهجویی در مصرف کاغذ
- توانایی سازمان در اخذ گواهینامههای استاندارد ملی و بینالمللی
- توسعه و تنوع در فعالیتها از طریق تعاملات بیشتر با اربابرجوع بهواسطه این نوع سیستمها
- افزایش اطمینان کارکنان از کسب اطلاعات صحیح
- افزایش رضایت شغلی
- توانایی در شناخت و اصلاح دوبارهکاریها
- آسانتر شدن پاسخگویی به موارد ارجاعی
- ارتقای روحیه ریسکپذیری و آزمایش راههای تازه در کارکنان
- جلوگیری از برخورد غیرضروری (غیر اداری) افراد در هنگام کار
- ایمنی در دسترسی به اطلاعات
- امکانات جدید ارتباطی و سهولت ارتباط با همکاران و مدیران
- قابلیتهای گزارشگیری و فهرست بندی موضوعی کارآمد
- توسعه مهارتها و شایستگی کارمندان بهواسطه استفاده منظم از اتوماسیون اداری
- توانایی ایجاد انگیزه در کارکنان جهت بهبود عملیات داخلی سازمان
- تناسب امکانات نرمافزار با نیازهای شغلی
- سرعت در ایجاد و ارسال نامه و سرعت دسترسی به مکاتبات
- کاهش زمان ارائه خدمات به مراجعهکننده
- عرضه اطلاعات به هنگام جهت انجام فعالیتهای مختلف سازمان
- سهولت پیگیری نامهها
برای بهرهور بودن، باید باور و اعتقاد داشته باشیم که امروز، بهتر از دیروز و فردا بهتر از امروز میتوان عمل کرد.
کلام آخر
همانطور که خواندید، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان غیر قابل انکار است. استفاده از اتوماسیون اداری، نقش مهمی در بهبود عملکرد سازمان دارد و کسب و کارهایی که از این راهکارها استفاده میکنند، میتوانند به میزان زیادی در زمان و هزینه صرفهجویی کرده و نیروی کار خود را بر مسائلی متمرکز کنند که برای آنها ایجاد ارزش میکند. اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نرمافزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که با داشتن ماژولها و امکانات متعدد به شما در خودکارسازی مکاتبات و فرآیندها و افزایش بهرهوری سازمان کمک میکند. در صورت تمایل برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این نرمافزار، میتوانید با شمارهگیری 02142623 از مشاوره رایگان کارشناسان فراگستر استفاده کنید.
