یکی از اصلیترین کاربردهای یک نرم افزار اتوماسیون اداری، نگارش و ارسال نامههای اداری است. هنگام نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر شما میتوانید از چندین نوع قالب نامه پیشفرض استفاده کنید. اما اگر بخواهید از قالب نامه اختصاصی خودتان استفاده کنید چطور؟ آیا قابلیت طراحی قالب نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ در این مقاله به پاسخ این سوال میپردازیم.
آیا امکان طراحی قالب نامه های اداری در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟
یکی از قابلیتهای خوب اتوماسیون فراگستر این است که به شما اجازه طراحی انواع مختلف قالبهای نامه اداری را میدهد. این قالبها میتوانند تحتوب یا Word و در سایزهای مختلف باشند. شما میتوانید این قالبها را دستهبندی کرده و دسترسی کاربران را به آنها مشخص کنید. همچنین، این امکان وجود دارد که قالبها را برای اسناد نیز تعریف کنید و آنها را به صورت پیشفرض به نوع خاصی از اسناد اختصاص دهید.
دقت داشته باشید که در اینجا منظور از طراحی قالب نامه، تهیه طرح و نقشهای گرافیکی نیست. یعنی شما لوگو و تصویر سربرگ را خودتان جداگانه با استفاده از نرمافزارهای گرافیکی طراحی میکنید. سپس، زمانی که تصاویر مربوط به قالب نامه را تهیه کردید، میتوانید برای تعریف و ساخت یک قالب نامه جدید با استفاده از آنها اقدام کنید.
مراحل تعریف و اضافه کردن قالب نامههای اداری جدید در اتوماسیون فراگستر
برای تعریف و اضافه کردن قالب نامه های اداری جدید در اتوماسیون اداری فراگستر، راهبر سامانه باید از قسمت تنظیمات زیرساخت اتوماسیون اقدام کند. در این قسمت گزینههای مختلفی وجود دارند که برای تعریف و اضافه کردن قالبهای جدید استفاده میشوند. برای درک بهتر این گزینهها باید ابتدا با کلیت مراحل تعریف و اضافه کردن قالب نامههای اداری جدید در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا شوید. این مراحل عبارتند از: 1- طراحی و آپلود یک فایل قالب نامه جدید، 2- ویرایش آنلاین قالبهای نامه تحتوب 3- دستهبندی قالب نامههای تعریف شده، 4- استفاده از تگهای مختلف برای خودکارسازی تاریخ، شماره نامه و …، 5- تعیین دبیرخانه مربوط به هر یک از قالب نامهها و در نهایت 6- تعیین سطح دسترسی افراد به قالبهای نامه.
حال که با کلیت این مراحل آشنا شدید به گزینههای مربوطه در قسمت زیرساخت اتوماسیون میپردازیم. همانطور که در تصویر زیر میبینید، این گزینهها شامل: 1- فایل قالب نامه، 2- کاغذ نامه، 3- دستهبندی قالب نامه، و 4- قالب نامه است که همگی مربوط به تهیه قالب نامهها هستند.
گزینههای مربوط به قالب نامههای اداری در قسمت زیرساخت اتوماسیون اداری فراگستر
سوالی که باقی میماند این است که راهبر سیستم چگونه میتواند قالب نامههای اداری جدید را در اتوماسیون اداری فراگستر تعریف کند. در ادامه به تعریف این مراحل میپردازیم:
1- در اتوماسیون فراگستر، امکان تعریف چندین نوع قالب نامه وجود دارد. این قالب نامهها عبارتند از: قالب Word، تحت وب، قلم نوری، و قالب نامه فایل. برای تعریف، ویرایش یا حذف هر کدام از آنها باید ابتدا از گزینه فایل قالب نامه استفاده کنید. اگر قالب نامه شما از نوع قالب Word باشد، باید فایلی را که از قبل برای قالب نامه خود طراحی کردهاید، در اینجا آپلود کنید. اما اگر قالب وب یا قلم نوری باشد، در این قسمت تعریف میشوند.
برای اضافه کردن فایل قالب نامه جدید در این بخش، گزینه اضافه را بزنید و از پنجرهای که مطابق شکل زیر باز میشود آن را تعریف کنید. در این پنجره ضمن آپلود فایل قالب نامه میتوانید نام قالب، زبان قالب نامه، تک امضاء یا 2 امضا بودن، نوع قالب نامه و سند مرتبط با آن را در بایگانی و نرم افزار مدیریت مستندات فراگستر مشخص کنید.
نحوه اضافه کردن فایل قالب نامه جدید
2- آیتم بعدی گزینه کاغذ نامه است. قسمت کاغذ نامه برای تعریف کردن سربرگ و تهبرگ قالبهای وب استفاده میشود. یعنی اگر شما بخواهید یک قالب وب را از قسمت فایل قالبهای نامه، تعریف کنید، ابتدا باید سربرگ و تهبرگهای آن را در قسمت کاغذ نامه مشخص کرده باشید. برای اینکار تصاویر سربرگ و تهبرگ مورد نظر خود را که از قبل طراحی کردهاید در این قسمت آپلود کنید.
نحوه تعریف کردن سربرگ و تهبرگ برای قالبهای نامه تحت وب
3- آیتم بعدی در منوی زیرساخت اتوماسیون، گزینه دستهبندی قالبنامهها است که در آن شما میتوانید دستهبندیهای مختلفی برای قالبنامههایتان تعریف کنید. نامههای داخلی، صادره، و فرمهای اداری نمونه این دستهها هستند.
4- آیتم آخر هم گزینه “قالب نامه” است. در این قسمت، قالب نامههایی که در مراحل قبلی ساخته شدهاند، در سیستم تعبیه میشوند. برای تعریف یکی از قالب نامههای ساختهشده در سیستم، باید در این بخش روی گزینه اضافه کلیک کنید. در پنجرهای که باز میشود، یک نام برای قالب جدید انتخاب میکنید و سپس فایل قالب نامه، دستهبندی آن، فرمت دبیرخانه مرتبط و یک سری گزینههای دیگر را میتوانید تنظیم کنید.
گزینه فرمت دبیرخانه برای این است که فرمت شمارهدهی و دبیرخانه مرتبط با یک نامه را مشخص کنید. اگر یک فرمت دبیرخانه خاص را برای یک نوع قالب نامه انتخاب کنید، در این صورت نوع قالب انتخاب شده به صورت انحصاری توسط آن دبیرخانه شمارهگذاری و پردازش میشود و کاربر نمیتواند آن را تغییر بدهد. در قسمت “قالب نامه” از زیرسیستم اتوماسیون، شما این توانایی را نیز خواهید داشت تا دسترسیهای کاربران به قالب نامهها را بر اساس واحد سازمانی یا بر اساس سمت یا پست آنها مشخص کنید.
تعریف قالب نامههای جدید در اتوماسیون اداری فراگستر
نحوه استفاده از قالبهای نامه در اتوماسیون فراگستر
همانطور که در ابتدای این نوشته خواندید، قالب نامههای اداری در اتوماسیون اداری فراگستر باید توسط ادمین و راهبر سامانه طراحی شوند. بعد از اینکه این قالب نامهها تعریف شدند و دسترسیهای مربوط به آنها مشخص شد، کاربران در صورت داشتن مجوزهای دسترسی لازم، میتوانند از آنها برای نگارش نامهها یا اسناد خود استفاده کنند.
برای استفاده از قالبهای نامه در اتوماسیون فراگستر کافیست تا کاربر وارد قسمت کارتابل اتوماسیون خود شود و گزینه ایجاد نامه/سند جدید را انتخاب کند. در پنجرهای که باز میشود فهرستی از قالبهای نامه تعبیه شده در سیستم برای کاربر نمایش داده میشود و میتواند بر اساس نیاز خود از میان آنها انتخاب کند. همانطور که میبینید نحوه استفاده از قالبهای نامه مشابه مراحل ایجاد و نگارش یک نامه جدید است.
برای آشنایی بهتر با مراحل طراحی قالبهای نامه جدید در اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید راهنمای تصویری آن را در فیلم زیر مشاهده کنید.
