نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر (قدم به قدم)

زمان تقریبی مطالعه: ۵ دقیقه

در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم. در این مقاله با مراحل ایجاد و ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر آشنا خواهید شد.

مراحل ایجاد و ارسال نامه اداری در اتوماسیون فراگستر

در صورت تمایل می‌توانید فیلم کوتاه زیر را برای آشنایی با مراحل ایجاد و ارسال نامه اداری در اتوماسیون فراگستر مشاهده کنید:

در ادامه به تشریح مراحل ایجاد و ارسال نامه در اتوماسیون اداری فراگستر می‎‌پردازیم:

ایجاد نامه

برای نگارش نامه اداری جدید در اتوماسیون اداری فراگستر کافی است تا در فهرست و منوی داخل کارتابل روی گزینه نامه جدید کلیک کرده تا لیست قالب‌های در دسترس برای شما نمایان شود. از این قسمت شما می توانید تا با جستجوی قالب‌های در دسترس، قالب مناسب را برای نامه خود انتخاب و شروع به نگارش نامه خود کنید.

انتخاب قالب

قالب‌های پیش‌فرض در اتوماسیون اداری فراگستر شامل قالب وب، قالب ورد مایکروسافت، قالب دریافت فایل و قالب قلم نوری می‌باشد. فعال بودن یا نبودن هر کدام از این قالب‌ها توسط مدیر سیستم اتوماسیون اداری در سازمان مشخص می‌شود. در ادامه انواع این قالب‌ها آورده شده است:

قالب‌های پیش‌فرض فراگستر برای نگارش نامه

• قالب وب

این قالب، یک ادیتور و ویرایشگر بسیار ساده می‌باشد که به شما این امکان را خواهد داد تا بتوانید به راحتی متن فارسی را تایپ و تنظیماتی معمول را روی آن اعمال کنید. اما در این قالب نمی‌توانید درج تصویر نمایید. همچنین درج جدول و تنظیماتی از این نوع دشوار خواهد بود. استفاده از این قالب برای ثبت نامه‌های داخلی و درون‌سازمانی توصیه می‌شود.

• قالب مایکروسافت ورد

این قالب از نرم‌افزار Word نصب شده روی سیستم شما استفاده می‌کند. در این قالب شما می‌توانید از تمامی امکانات نرم‌افزار ورد استفاده نمایید و امکاناتی از قبیل درج تصویر و جدول به راحتی در دسترس است. استفاده از این قالب برای ثبت نامه‌های صادره یا برون‌سازمانی توصیه می‌شود. در ضمن این قالب روی تمامی مرورگرها قابل استفاده است و نیاز به نصب افزونه نمی‌باشد.

• قالب دریافت فایل

این قالب زمانی استفاده می‌شود که شما فایل آماده‌ای از جنس فایل ورد و یا تصویر یا PDF روی سیستم خود دارید و می‌خواهید آن را تبدیل به نامه کرده و در سازمان به گردش دربیاورید و یا برگه‌ای دارید که می‌خواهید آن را اسکن نموده و تبدیل به نامه نمایید.

• قالب قلم نوری

این قالب بیشتر زمانی استفاده می‌شود که شما می‌خواهید با دست‌خط خودتان نامه را نوشته و امضا کنید. این قالب نیز برای استفاده نیاز به نصب نرم‌افزار یا افزونه‌ای مجزا ندارد و فقط با داشتن سیستمی که قابلیت ورودی اطلاعات لمسی (تاچ) داشته باشد می‌توانید از آن استفاده کنید.

تکمیل نامه

پس از انتخاب قالب و تکمیل متن نامه، نوبت انتخاب فرستنده است. به صورت پیش‌فرض فردی که در سامانه اتوماسیون وارد شده است، به عنوان فرستنده نامه تشخیص داده می‌شود. اما اگر بخواهید نامه‌ای را از طرف شخص دیگری ارسال کنید، می‌توانید شخص دیگری را که دسترسی انتخاب وی به شما داده شده است، به عنوان فرستنده انتخاب کنید.

تعیین فرستنده نامه

در قسمت اندیکاتور نیز می‌توانید نوع دبیرخانه و فرمت‌هایی که به شما دسترسی داده شده است انتخاب کنید. به صورت پیش‌فرض، تمامی پرسنل فقط به اندیکاتور داخلی یا عمومی دسترسی دارند. در حالی که کاربران دبیرخانه علاوه بر عمومی/داخلی به فرمت‌های صادره و وارده هم دسترسی دارند. این دسترسی از طرف مدیر سیستم به کاربران اعطا می‌شود.

پس از تکمیل موارد فوق، موضوع نامه و گیرندگان آن مشخص می‌شوند. در قسمت انتخاب موضوع، قابلیت تعیین موضوعات پر کاربرد نیز وجود دارد. در مورد گیرندگان هم می‌توانید فهرستی از افرادی که بیشتر با آنها نامه‌نگاری می‌کنید با عنوان فهرست اول مورد استفاده قرار دهید. همچنین می‌توانید گروه‌های مختلف را تعریف کرده و صرفا گروه آنها را به عنوان گیرنده انتخاب کنید؛ یا گیرنده را یک واحد سازمانی قرار دهید تا نامه برای تمامی اعضای آن گروه ارسال شود.

در نهایت انتخاب امضا و انتخاب پرونده انجام می‌شود و نامه به صورت اتوماتیک شماره‌گذاری می‌شود که برای جستجو می‌توان از این شماره استفاده نمود.

سایر قابلیت‌ها

علاوه بر موارد فوق، قابلیت‌های دیگری نیز در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد که می‌توانید از آنها در فرآیند نامه‌نگاری خود استفاده کنید. برخی از این قابلیت‌ها عبارتند از: افزودن رونوشت، رونوشت پنهان، فرمان صوتی (نوشتن متن نامه بدون تایپ و با استفاده از میکروفون)، پی گیری (با کلیک روی دکمه پرچم و روشن کردن علامت آن پس از ارسال نامه، یک نسخه از نامه داخل قسمت پیگیری‌های ارسال کننده قرار خواهد گرفت)، یادآوری (تنظیم یادآوری برای نامه) و تنظیمات پیشرفته (مانند محرمانگی، درج فوریت در نامه و …).

قابلیت نوشتن نامه با فرمان صوتی

همچنین، رابط کاربری نگارش نامه شامل زبانه و سربرگ‌هایی با عنوان‌های پیش‌نویس نامه (برای نگارش نامه)، پیوست‌ها، ارجاعات (برای مشاهده روند ارجاعات)، یادداشت‌ها، نامه مرتبط (برای ایجاد عطف و پیرو)، اسناد مرتبط و مکان نامه می‌باشد.

زبانه‌های رابط کاربری نگارش نامه

ارسال نامه

تا این مرحله نامه شما تکمیل شده و آماده شماره گذاری و ارسال است. شماره گذاری نامه های اداری در نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر نیز به صورت خودکار انجام می‌شود. بنابراین نامه شما تنها با انتخاب گزینه مربوط “ذخیره و ارسال” می‌شود. امکان “ذخیره پیش‌نویس” و “پیش نمایش” هم قبل از ارسال وجود دارد. همچنین می‌توانید “ارجاع پیش‌نویس نامه” را هم داشته باشید.

ذخیره و ارسال نامه

آخرین گزینه در این قسمت، گزینه “تایید و امضا” هست. این گزینه برای نامه‌هایی هست که شما دسترسی به “ذخیره و ارسال” آن ندارید و صرفا تایید و امضا کننده هستید. نامه‌ای که امضا می‌شود دیگر قابلیت ویرایش نخواهد داشت، مگر اینکه امضای آن پس گرفته شود.