مدل های فرآیند استراتژیک (بخش اول)
در جلسه قبل با چهارچوب کاموندا-BPMN آشنا شدید. در این جلسه اولین سطح از چهارچوب کاموندا، یعنی سطح مدل های فرآیند استراتژیک را بررسی خواهیم کرد.
طبق شکل زیر یک مدل فرایند در سطح ۱جریان کار تا آنجایی که ممکن است فرایند را به صورت فشرده نشان میدهد.
چهارچوب کاموندا-BPMN، سطح ۱
در سطح ۱: مدل فرایند استراتژیک
هدف در اینجا نمایش فرایند از ابتدا تا به انتها میباشد. ناظر میتواند با یک نگاه تشخیص دهد که فرایند برای چه کسی است و چه خدمتی را ارائه میدهد و به چه صورت اتفاق میافتد.تحت شرایطی میتواند تخصیص اضافی اطلاعات، سیستم ها یا فعالیت های افراد لازم و ضروری باشند تا اینکه ناظر بتواند از فرایند یک دید کلی را به دست آورد.
ناظر رایج این سطح معمولاً مدیریت است که زمینه کاری اش به طور کامل یا تا حدودی مسئول اجرا فرایند است. در اینجا برای فرایند بیشتر از همه مدیران و یا بعضی مواقع مالکان فرایند اهمیت دارند. در اصل میتوانند مدلهای سطح ۱ توضیح کلی از فرایند برای خود شرکت کنندگان، آنالیزورها، مهندسین و یا شرکای خارجی فراهم آورند.
موقعیتهایی که در سطح ۱ مدلها استفاده میشوند مانند زیر هستند:
- توضیح و مرزبندی یک فرایند
- تشخیص و یا تخصیص مسئولیت ها و منابع برای فرایند
- تشخیص و یا تعیین کدهای عملکردی مانند بیشترین زمان سیکل
- جلسه های ابتدایی در مورد فرایند جهت اتخاذ اقدامات اصلاحی
انتظارات از مدل فرایند در سطح ۱ استراتژیک
یک مدل فرایند در سطح ۱باید کاملا قابل فهم باشد. این مدل میبایست توسط افراد درک و به عنوان یک وسیله کمکی که هیچ پیش زمینه اطلاعاتی در BPMN لازم ندارد، پذیرفته شود.
میبایست کاملا مشخص باشد که چه کسی مشتری فرایند است. مطابق با فلسفه مدیریت فرایند در اینجا نیز این فرایند وجود دارد که یک عملکرد تعریف شده در مقابل یک مشتری تعریف شده را ارائه کند.
نکته مهم دیگر بحث معنایی است. مدلهای فرایند سطح ۱ از لحاظ معنایی اغلب کاملا پایدار نیستند و یا نمیتوانند باشند. مدلهای فرایند پایدار سطح ۱ توسط گروه های هدف خیلی درک یا پذیرفته نمیشدند، زیرا بسیار پیچیده به نظر میرسند. لذا ناپایداری در سطح ۱را کاملا دانسته می پذیریم. اما موقعی که به سطح ۲ وارد شدیم این مسئله دیگر قابل قبول نخواهد بود. در این بخش از لحاظ ساختاری سختگیرانه تر عمل میکنیم. در سطح ۱ مدلسازی به این نکته توجه میکنیم که مدل از لحاظ ساختاری کاملا درست باشد.در اصل در سطح ۱هم درست بودن از لحاظ معنایی در حد امکان باید وجود داشته باشد اما در مواقع ضروری میتواند از این لحاظ ناپایدار باشد.
چه موقع فرایند را در سطح ۱مدلسازی مینماییم؟
✔️یا بعد از اولین بهبود فرایند، وقتی که میخواهیم یک تصویر اولیه از فرایند موجود را نشان دهیم،
✔️یا در ابتدای مفهوم فرایند زمانیکه فرایند جدید یا بهبود یافته به طور اساسی تعیین میشود.
مدلهای سطح ۱میتوانند در دو فاز چرخه فرایند BPM را ایجاد نمایند.
بهبود دادن یک فرایند برای بار اول نسبت به دفعات بعدی کار دشواری است. گاهی اوقات مستنداتی در دسترس است که میتوانید به آنها مراجعه کنید مانند دستورالعملهای اجرایی.
اغلب بطور مستقیم با افرادی که در فرایند کار میکنند (مشارکت کنندگان فرایند) یا کسانی که مسئول هستند مانند مدیران پروژه صحبت میکنید. همچنین این کارها را میتوانید به صورت مصاحبه شخصی یا از طریق یک کارگاه آموزشی مشترک انجام دهید.
در این کارگاه آموزشی باید بیان کنید که میخواهید یک دید کلی نسبت به فرایند به دست آورید.
برای «بار اول» اهداف زیر را قرار دهید:
- ما میخواهیم فرایند را از ابتدا تا به انتها تعیین کنیم.
- این فرایند را حداکثر در هشت قدم میخواهیم مشخص نماییم.
- ما تنها میخواهیم جریان استاندارد کار را تعیین کنیم.
- ما میخواهیم مسئولیت های معمول را مشخص کنیم.
- ما نه میخواهیم نقاط ضعف و نه روشهای بهبود احتمالی را تعیین کنیم.
بار اول از لحاظ روانشناسی بسیار مهم است، زیرا وقتی که آن را اجرا کردید، گروه یک تجربه موفقیت آمیز را کسب میکند و میبیند که چطور میتوان فرایند را تعیین کرد. این برای شما یک مبنایی است تا از آن برای دفعات بعدی و با جزئیات بیشتر استفاده نمایید.
در این جلسه با سطح اول از چهارچوب کاموندا آشنا شدید. در جلسه بعد با ذکر مثالی کاربردی به توضیح بیشتر این سطح خواهیم پرداخت.
