با استفاده از کدام فناوری اطلاعاتی میتوان بهرهوری را در سازمان افزایش داد؟
یکی از راههای افزایش بهرهوری در سازمانها استفاده از فناوری اطلاعات است. فناوری اطلاعات در چند دهه گذشته باعت تحولات بزرگی در علم مدیریت شده است. تأثیر فناوری اطلاعات در پیشرفت سازمانهای بزرگ و شرکتهای بینالمللی انکارناپذیر است. اما برجستهترین فناوری اطلاعات در حوزه مدیریت سازمان و افزایش بهرهوری چیست؟ از طیف گسترده فناوری اطلاعات چه انتخابی میتواند سریعتر به افزایش بهرهوری سازمان منجر شود؟ اساساً در شرکتهای موفق چه رویکردی باعث بروز موفقیت در عرصه مدیریت اطلاعات میشود؟
بسیار از مدیران علاقمند هستند که بتوانند مبتنی بر اطلاعات صحیح و بهموقع تصمیمگیری نمایند اما ایجاد ساز و کاری برای پاسخگویی به این موضوع، ممکن است در نگاه اول دشوار باشد. ایجاد راهکاری که بتواند اطلاعات صحیح را در زمان مناسب در سریعترین زمان ممکن در اختیار مدیر قرار دهد میتواند تحولی بزرگ در مدیریت سازمان باشد. از سویی سنجش بهرهوری کارکنان نیز شاخص مهمی است. بدون بهرهوری مناسب، سازمان نمیتواند به تعالی برسد و هر چه میزان بهرهوری بالاتر باشد، سرعت افزایش تعالی سازمان نیز افزون خواهد بود. ازاینرو باید به دنبال راهکار اجرایی و قابل پیادهسازی در سازمان بود که پیشنیازهای سختگیرانهای نداشته باشد و جامعیت آن بهگونهای باشد که در اکثر سازمانها قابل پیادهسازی باشد.
بر اساس آمار منتشر شده توسط موسسه تحقیقاتی گارتنر بیش از نیمی از ۵۰۰ شرکت برتر دنیا از «فناوری مدیریت فرآیندهای سازمانی» در مدیریت کسبوکار خود استفاده مینمایند. فناوری مدیریت فرآیندهای سازمانی تلفیق دو واژه «فناوری» و «مدیریت فرآیندهای سازمانی» است که درواقع ترکیبی از «فناوری» و «مدیریت» است. به عبارتی این فناوری مبتنی بر دانش مدیریت فرآیند طراحیشده و میتواند کلیه فرآیندهای سازمان را مدیریت کند.
در واقع فرآیندها هستند که سازمان را به حرکت درمیآورند. هر سازمانی در راستای مأموریت خود فرآیندهایی را اجرا میکند که کارکنان سازمان نیز عوامل اجرای این فرآیندها هستند. بنابراین کافی است فناوریای وجود داشته باشد تا بتواند فرآیندهای سازمانی را بهخوبی مدیریت کند. از آنجاکه عملیات سازمان توسط فرآیندها انجام میشود، با مدیریت فرآیندها، سازمان تحت مدیریت در خواهد آمد. همانگونه که پیشتر مطرح شد کارکنان سازمان نیز عامل اجرای این فرآیندها هستند پس با مدیریت فرآیندها، کارکنان نیز تحت مدیریت خواهند بود.
مدیریت کارکنان در حین اجرای فرآیندها، ویژگیهای فراتری خواهد داشت. کارکنان مشخص است در چه زمانی، چهکاری از فرآیند را انجام میدهند. به عبارتی با تعریف فرآیند ، شاخص و استاندارد زمانی برای هر مرحله از فرآیند وجود دارد. این شاخص میتواند بهعنوان یکی از شاخصهای بهرهوری مورد استفاده قرار گیرد. اما شاخصهای دیگری نیز برای ارزیابی بهرهوری سازمان نیاز خواهد بود که این شاخصها بهطور جامع در مقولهای به نام BAM یا Business Activity Monitoring پوشش داده میشود. BAM بخشی از «سامانه مدیریت فرآیند» یا BPMS است که به تحلیل رفتار سازمان در خصوص فرآیندها میپردازد. BAM شاخصهای استاندارد از پیش تعریفشدهای دارد که میتواند وضعیت دقیقی از روند کار سازمان را توصیف کند همچنین تمام شاخصهای BAM بنا به نیاز سازمان قابل توسعه است.
Business Activity Monitoring
BAM متشکل از نمودارهای توصیف وضعیت و ماتریسهای مدیریتی است و محتوای آن انعکاس وضعیت سازمان است. BAM میتواند بگوید که چهکاری با تأخیر انجام میشود، چه بخشی از سازمان کند عمل میکند و چه بخشهایی از سازمان بهموقع یا سریعتر از میزان مورد انتظار، فعالیتهای خود را انجام میدهند. درواقع BAM یک داشبورد مدیریتی پیشرفته است که این قابلیت را دارد که در یک صفحه، وضعیت کلی سازمان را برای مدیران ترسیم نماید و مدیران از طریق آن بتوانند وارد هر وضعیت شده و علل و عوامل آن را شناسایی نمایند.
با بهکارگیری فناوری مدیریت فرآیندهای سازمانی یا BPM میتوان به مدیریت فرآیند سازمان محور نائل آمد و کارکنان را بهعنوان مشارکتکنندگان در فرآیندهای سازمانی تحت کنترل و مدیریت قرار داد. فناوری BPM از BAM بهعنوان ابزار پایش فرآیندهای سازمانی برای اخذ اطلاعات بهرهوری استفاده مینماید و میتواند دید جامعی به مدیران در خصوص بهرهوری سازمان ارائه کند.
خوشبختانه ازآنجاییکه این مقوله یکروند جهانی بوده استانداردهای قدرتمندی برای آن تدوین گردیده است و شرکتهای بینالمللی بزرگی در این زمینه فعالیت مینمایند. برخی از شرکتهای قدرتمند فناوری اطلاعات دنیا، نرمافزارهایی را با ماهیت سامانه مدیریت فرآیندهای سازمانی یا BPMS بانامهای تجاری گوناگون مانند BizAgi (برگرفته از چابکی کسبوکار) و … تولید نمودهاند که شرکتهای بزرگی چون هواپیمایی لوفتانزا، آدیداس و … از این سامانهها استفاده مینمایند. شرکتهای مذکور بخش بزرگی از موفقیت خود را مدیون استفاده از این فناوری میدانند. عرصه استفاده از این سامانهها در ایران نیز در حال فراگیر شدن است و بسیاری از مراکز بزرگ هماکنون در حال حرکت بهسوی این فناوریها میباشند.
پس بطور خلاصه دیدیم که تلاقی دانش مدیریت و پیشرفتهای فناورانه در حوزه ارتباطات مقولهای به نام مدیریت فرآیندهای کسبوکار را رقم زده است که ترکیبی از دانش مدیریت و فناوری است که میتواند فرآیندهای سازمانی را بهعنوان مهمترین عنصر حرکت سازمان مدیریت نماید و ازآنجاییکه کارکنان سازمان عامل به حرکت درآوردن این فرآیندها هستند تحت فناوری BAM مورد پایش و ارزیابی قرار میگیرند. فناوری BAM میتواند بگوید چه کسی، چهکاری را در چه زمانی به انجام رسانیده و سپس آن را تحلیل نمایند. بر این اساس میزان بهرهوری کارکنان سازمان را موردسنجش و ارزیابی قرار میدهد و صاحبان کسبوکار با مجهز نمودن سازمان خود به BPMS میتوانند فرآیندها و بهرهوری سازمان را تحت کنترل داشته باشند.
