در این مقاله تفاوتهای اصلی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) با سیستمهای گردش کار (Workflow) بهصورت اجمالی ارایه میگردد.
ویژگیهای اصلی سیستمهای گردش کار یا همان WFMS (Workflow Management Systems) به قرار زیر است:
- فرآیندهای گردش کار، مدیریت و اجرای آن را در سازمان بهطور کامل برعهده گرفته و با ترتیبی که از قبل مشخص شده، نرم افزارها و منابع مورد نیاز را برای اجرای فرآیند فراخوانی میکند.
- تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که تمرکز آن بر جنبههای عملیاتی و ترتیب (توالی) است.
- تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیتها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال دادهها طبق روالها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچگونه تجزیه و تحلیلی روی دادهها انجام میشود. بهعبارتی میتوان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابهجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچگونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای دادهها انجام دهد.
- رویکرد آن، رویکرد وظیفهای است نه فرآیندی
- امکان برقراری ارتباط با پایگاههای داده سیستمهای دیگر بهراحتی و سادگی امکانپذیر نیست.
- روش اجرای آن با استفاده از موتور گردش کار جاسازی شده در سیستمهای اتوماسیون اداری است.
- عدم قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرمافزاری جداگانه
- همراه سیستم گردش کار، سیستمهای فرمساز و گزارشساز هم باید تهیه شود. چرا که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرمساز و گزارشساز نیست.
- قواعد کاری ساده را پوشش میدهد.
- انتظارات یکپارچهسازی آن محدود است.
- محیط طراحی فرآیند و فرمها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات حتما باید از متخصصین خبره برنامهنویس استفاده کرد.
- عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند بهدلیل استفاده از کدنویسیهای طاقتفرسا و زمانبر
- امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها براحتی امکانپذیر نیست
- کم و محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدلسازی و طراحی فرآیند
- عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها (Versioning)
- قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است
- عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
- عدم توانایی در پایش اطلاعات
- پیچیدگی در محیط ساخت فرایندها
- نیاز به متخصصین حوزه مربوطه از جمله شیرپوینت برای کار با سیستم BizTalk
حتما بخوانید: نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟
در مقابل، سیستمهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPMS علاوه بر رفع تمامی عیوب مندرج در بالا، نقاط قوت زیر را نیز پوشش میدهد:
- نگاه کاملا فرآیندی به فعالیتهای سازمان دارد
- قابلیت اتصال سریع و آسان به پایگاه داده سایر سیستمهای سازمان و ایجاد یکپارچگی در سازمان دارد
- پوشش انواع قواعد کاری در ابعاد مختلف را دارد
- پشتیبانی از نسخ متعدد یک فرآیند (Versioning) که یکی از قابلیتهای بسیار مهم BPMSها است
- پایش مراحل مختلف فرایندهای کسب و کار را دارد (فناوری BAM)
- دارای قابلیت شبیه سازی فرآیندها
- عدم نیاز به متخصص برنامهنویسی برای ساخت و پیادهسازی فرآیندها
- ردگیری هوشمند کسب و کار
- قابلیت انعطافپذیری بالا در تغییر فرآیند و بهبود آن
- کاربرپسندی و سادگی ساخت فرایندها در محیط توسعه بر خلاف BizTalk و سایر سیستمهای گردش کار
- عدم نیاز به تخصص پیچیده جهت ساخت فرایند و کار با سیستم
- و….
