گردش کار چیست؟ هر آنچه از گردش کار (Workflow) باید بدانید!

زمان تقریبی مطالعه: 9 دقیقه

آیا می‌دانید گردش کار چیست و چگونه می‌توان آن را مدیریت و بهینه‌سازی کرد؟ اگر می‌خواهید با انواع گردش کارها، روش‌ها و سیستم‌های مدیریت آنها آشنا شوید، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

در سازمان‌هایی که گردش‌کارهای اداری خود را به صورت دستی و از طریق ایمیل مدیریت می‌کنند، کارکنان دچار سردرگمی زیادی می‌شوند. آنها نمی‌توانند به‌راحتی متوجه شوند که گردش کار در کدام مرحله است و چه اتفاقی باید بیفتد. اما چنین مشکلاتی نباید در یک سازمان مدرن وجود داشته باشد، زیرا می‌تواند منجر به بی‌اعتمادی و سرخوردگی کارکنان شود، در حالی که مشکل واقعی فقدان یک سیستم کارآمد برای مدیریت گردش کار است. سازمان‌های بزرگ، گردش امور در سازمان خود را به بهترین شکل مدیریت می‌کنند. هنگامی که هسته اصلی فعالیت‌های یک سازمان به وضوح تعریف شده و با دقت اجرا شوند، عملکرد سازمان نیز مناسب خواهد بود و می‌تواند روی مشکلات مهم‌تر تمرکز کند.

تعریف گردش کار چیست؟

گردش کار الگویی است از مجموعه فعالیت‌هایی قابل تکرار که با هدف تولید محصول، ارائه خدمات یا پردازش داده‌ها، منابع سازمان را در راستای انجام آنها سازماندهی می‌کند. گردش کارها در هر نوع کسب و کار و صنعتی وجود دارند و مسیرهایی هستند که توضیح می‌دهند که چگونه کاری از حالت انجام نشده و خام به انجام شده و پردازش شده تبدیل می‌شود. یک گردش کار را می‌توان به‌عنوان یک مجموعه متوالی از عملیات‌ها، فعالیت‌های یک فرد یا گروه، یا کارهای یک سازمان نیز تعریف کرد.

اگر توالی میان کارها نباشد، نمی‌توان آنها را گردش کار دانست. برای مثال، اگر فهرستی از کارهای غیرمرتبط را انجام می‌دهید (انجام خریدها، برگزاری جلسات، مدیریت ایمیل‌ها)، گردش کار محسوب نمی‌شود، بلکه مدیریت کارهاست. برای اینکه مجموعه‌ای از کارها یک گردش کار محسوب شوند، وظایف باید به گونه‌ای به هم مرتبط باشند که بخشی از یک کار بزرگتر به شمار بیایند.

انواع گردش کار کدام است؟

3 نوع گردش کار وجود دارد که می‌توانید در کسب و کار خود از آنها استفاده کنید:

• گردش کار فرآیند
• گردش کار موردی
• گردش کار پروژه

فرآیند گردش کار در سراسر سازمان اتفاق می‌افتد. برخی از آنها بسیار ساختار یافته و برخی دیگر بدون ساختار هستند، اما هر زمان که یک توالی از فعالیت‌های سازمان برای رسیدن به یک هدف اتفاق می‌افتد، یک گردش کار رخ داده است.

گردش کار فرآیند

گردش کار فرآیند زمانی اتفاق می‌افتد که در مورد مجموعه‌ای از وظایف قابل پیش‌بینی و تکراری باشد. این بدان معنی است که قبل از اینکه این نوع گردش کار شروع شود، دقیقا می‌دانید که چه مسیری را باید طی کند. این نوع گردش کارها برای رسیدگی به تعداد نامحدودی از وظایف تکراری طراحی می‌شوند. به عنوان مثال، تایید درخواست خرید یک گردش کار فرآیند است، زیرا به محض شروع این درخواست، گردش کار آن با تغییراتی اندک تعیین می‌شود و شما می‌توانید تعداد نامحدودی از این درخواست‌ها را در با یک گردش کاری واحد تعریف کنید. این نوع گردش کار، قابلیتی است که برای خودکارسازی توسط نرم‌افزارهای BPMS نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گردش کار موردی

گردش کار موردی زمانی است که شما مسیر مورد نیاز برای تکمیل یک مجموعه از کارها را نمی‌دانید و تنها پس از با جمع‌آوری اطلاعات بیشتر، مسیر فرآیند مشخص می‌شود. رسیدگی به تیکت‌های پشتیبانی و مطالبات بیمه‌ای نمونه‌های خوبی از این نوع گردش کار است، زیرا کارهایی خاص هستند که از همان ابتدا مشخص نیست چگونه تکمیل خواهند شد. گردش کارهای موردی نیز، همانند گردش کار فرآیندها، می‌توانند برای مدیریت تعداد نامحدودی از کارها مورد استفاده قرار بگیرند، اما برای تعیین مسیر درست به تصمیم‌گیری یک انسان یا یک ربات هوشمند وابسته هستند.

گردش کار پروژه

پروژه‌ها دارای یک مسیر ساختاریافته مشابه فرآیندها هستند، اما ممکن است در طول مسیر انجام آنها، انعطاف‌پذیری بیشتری لازم باشد. برای مثال به انتشار نسخه جدیدی از محصول خود فکر کنید. شما می‌توانید با دقت بالایی، مجموعه کارهای مورد نیاز و توالی دقیق لازم برای تکمیل پروژه را پیش‌بینی کنید. با این حال، گردش کار پروژه فقط به درد همان پروژه می‌خورد.

به عبارتی چنین گردش کاری آنچنان خاص است که استفاده مجدد از آن کمتر اتفاق می‌افتد. مانند مثال فوق که انتشار نسخه دیگری از محصول ممکن است برای مدت طولانی انجام نشود و حتی شاید همان مسیر قبلی را دنبال نکند. بیشتر مطالبی که در اینترنت درباره گردش کار پیدا خواهید کرد، فقط به معنای گردش کار فرآیند اشاره می‌کنند، اما دو نوع دیگر گردش کار نیز به همان اندازه مهم هستند و بسیاری از فعالیت‌های سازمانی در این دو دسته قرار می‌گیرند.

3 روش اصلی مدیریت گردش کار

مدیریت گردش کار چیست؟

حال که دانستید تعریف گردش کار چیست و چه انواعی دارد، نوبت به تعریف مدیریت گردش کار است. مدیریت گردش کار به معنی تعریف و بهینه‌سازی مسیر انجام کارها با هدف دستیابی به اهداف در یک فرآیند معین است. بهینه‌سازی گردش کار شامل تشخیص فعالیت‌های غیرضروری، ترسیم حالت ایده‌آل گردش کار، خودکارسازی فرآیند و شناسایی تنگناها و مواردی است که قابلیت بهبود دارند.

اجزای اساسی یک گردش کار چیست؟

یک گردش کار از 3 بخش اساسی تشکیل شده است.

مراحل تعریف شده

مراحل گردش کار چارچوبی از پیش تعریف‌شده هستند که برای انجام وظایف مورد استفاده قرار می‌گیرند. مراحل تعریف‌شده به وضوح مشخص می‌کنند که در هر مرحله از گردش کار تا نقطه پایانی چه اتفاقی می‌افتد. این مراحل در انواع گردش کارهای متفاوت، ممکن است دستی یا خودکار باشد. همچنین، این مراحل می‌توانند خطی، شاخه‌ای یا ترکیبی از هر دو باشد.

ذی‌نفعان

ذی‌نفعان افرادی هستند که مسئول انجام وظایف در یک گردش کار هستند. این مسئولیت می‌تواند برای انجام یک مرحله از گردش کار، گروهی از مراحل یا کل گردش کار باشد. در برخی از گردش کارها، مراحل کاملا خودکار هستند که مشارکت ذی‌نفعان را کاهش می‌دهد. در این حالت، ذی‌نفعان فقط در شرایط خاص یا زمانی که مشکلی به وجود می‌آید، وارد عمل می‌شوند.

شرایط و ضوابط

منظور از شرایط و ضوابط، قوانین گردش کار است. این قوانین تعیین می‌کنند که هر کدام از مراحل چه زمانی کامل می‌شود و مرحله بعدی کدام است. شرایط بیشتر برای گردش کارهایی مناسب هستند که نیاز به تایید دارند و برخی از مراحل آنها بر اساس اطلاعات نادیده گرفته می‌شوند.

3 روش اصلی مدیریت گردش کار

سه روش اصلی مدیریت گردش کار کدام است؟

مدیریت گردش کار، رویه‌ای که در سرتاسر سازمان قابلیت اجرا دارد و باید در اولویت هر مدیری باشد. در اینجا 3 ​​ضرورت اصلی برای مدیریت گردش کار معرفی می‌شوند:

1. تعریف واضح گردش کارها

اغلب صدها گردش کار در هر تیم و هر واحد سازمانی وجود دارد. این گردش‌کارها در میان ابزارها و کارکنان مختلف پراکنده هستند. مدیریت مناسب این گردش کار مستلزم این است که همه اعضای سازمان از وجود آنها آگاه باشند.

تعریف واضح گردش کارها فایده دیگری هم دارد. هرچند لازم نیست تمامی گردش کارها خودکارسازی شوند، اما اگر تمامی آنها مستند شوند، هنگامی که زمان مناسب فرا می‌رسد، برای خودکارسازی این فرآیندها نیازی به بررسی صدها ایمیل و نرم‌افزار نخواهید داشت. برخی از گردش کارها به وضوح تعریف شده و قابل مشاهده هستند و برخی اینگونه نیستند. شما باید به طور مداوم سعی کنید این گردش کارها را شناسایی کرده و مراحل آنها را مستند کنید.

اولویت‌بندی و ساده‌سازی گردش کارها

گردش کارهایی که اصلی‌ترین اولویت‌های شما هستند، باید در بهترین حالت خود اجرا شده و سبک، چابک و هدفمند باشند. به عنوان مثال، می‌توانید با گردش‌کارهایی که با مشتری در ارتباط هستند مانند فرآیندهای فروش و تایید تخفیف‌ها، یا گردش‌کارهای متمرکز بر کارکنان مانند استخدام و استقرار آنها شروع کنید. اینها گردش‌کارهایی حیاتی هستند که تأثیر زیادی بر یک سازمان دارند.

در داخل این گردش کارهای اولیه، گردش کارهای فرعی نیز وجود دارد. آنها باید در اولویت بعدی قرار گرفته و همیشه در جهت تکمیل گردش کار اصلی خود مورد استفاده قرار بگیرند. به عنوان مثال، اولویت گردش کار درخواست‌های مربوط به بخش تبلیغات و بازاریابی باید پس از گردش کارهای ضروری واحد فروش قرار بگیرد.

3. نظارت و بهینه‌سازی منظم گردش کارها

تنها راه برای داشتن گردش کارهای کارآمد، بهینه‌سازی آنهاست. اولین گردش کاری که ایجاد می‌کنید، صرف نظر از اینکه چقدر هوشمندانه و یا مبتنی بر داده‌ها طراحی شده باشد، باز هم ناکارآمد خواهد بود. گردش کار تنها هنگامی که روی کاغذ است بی‌نقص به نظر می‌رسد، اما زمانی که به صورت واقعی اجرا می‌شود نقص‌ها و خطاهای انسانی آن معلوم می‌شود. سازمانی که گردش کارهای خود را بهینه‌سازی می‌کند، می‌تواند به راحتی به تمامی اهداف کسب و کار خود دست پیدا کند.

سیستم مدیریت گردش کار چیست؟

در مرحله بعد، برای مدیریت گردش کار، باید بدانید سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) چیست. سامانه گردش کار، یک ابزار نرم‌افزاری است که زیرساختی را برای راه‌اندازی، اجرا و نظارت بر یک توالی تعریف شده از وظایف به عنوان یک گردش کار فراهم می‌کند و به سازمان ها اجازه می‌دهد تا فعالیت‌های روزمره و تکراری مرتبط با کسب و کار خود را تعریف و کنترل کنند. به عبارت دیگر، این سیستم‌ها به ساده‌سازی فرآیندهای روزمره کسب‌وکارها برای بهینه‌سازی آنها کمک می‌کنند. یکی از نمونه‌های جهانی این سیستم‌ها، نرم‌افزار ProcessMaker است که یک پلت فرم مدیریت فرآیند کسب و کار بدون‌کد/کم‌کد (BPM) و اتوماسیون گردش کار است. نرم‌افزار پروسس میکر به دلیل متن‌باز بودن، قابلیت توسعه و تغییر داشته و با انعطافی بسیار بالا به سازمان‌های مختلف امکان می‌دهد تا با اعمال تغییرات مدنظر خود، به نتیجه دلخواه دست بیابند.

کلام آخر

در این مقاله دانستید که گردش کار چیست و چه اجزایی دارد. اگر می‌خواهید یک سیستم مدیریت گردش کار (WMS) برای سازمان خود انتخاب کنید، باید به دنبال گزینه‌ای باشید که به کارکنان شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تکراری را خودکارسازی کنند، کارهای ناتمام در فرآیندها را به طور خودکار یادآوری می‌کند و گزارش‌های گردش کارها را بر اساس شاخص‌های عملکرد ارائه می‌دهد. اینها حداقل ویژگی‌های ضروری برای چنین سیستم‌هایی است. در همین حال شما می‌توانید با تهیه نرم‌افزارهای BPMS نه تنها گردش‌کارها را مدیریت کنید، بلکه فرآیندهای کل سازمان را خودکارسازی کرده و نرم‌افزارهای خود را یکپارچه‌سازی کنید. نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر از بهترین سیستم‌های اتوماسیون در ایران است که تمامی امکانات نرم‌افزار پروسس میکر را برای مدیریت گردش کارها دارا بوده و به صورت یکپارچه و در کارتابل اتوماسیون اداری ارائه می‌شود.