تفاوت نرم افزار BPMS و سیستم گردش کار چیست؟

برای بسیاری از کاربران، مفاهیم سیستم‌های مدیریت فرآیند و سیستم‌های مدیریت گردش کار بسیار شبیه به یکدیگر بوده و باعث سردرگمی آنها می‌شود. اما آیا این 2 نوع سیستم واقعاً با هم تفاوت دارند؟ در این مقاله به این پرسش پاسخ می‌دهیم.

تفاوت میان گردش کار و فرآیند چیست؟

پیش از اینکه به تفاوت سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS و سیستم‌های مدیریت گردش کار بپردازیم، ابتدا باید تفاوت میان گردش کار و فرآیند را بدانیم. اجماع عمومی در پاسخ به سوال گردش کار چیست این است که گردش کار را می‌توان مجموعه‌ای از اقداماتی دانست که به یک خروجی مشخص می‌رسد و به دنبال اهدافی با مقیاس کوچک است. این در حالی است که فرآیندها با انجام اقدامات، وظایف و رویه‌ها به دنبال نتایج جامع‌تری هستند.

نمونه یک گردش کار را می‌توان گردش کار تحویل کالا مثال زد. اما یک فرآیند می‌تواند مشتمل بر چندین فرآیند یا گردش کار باشد که برای یک هدف بزرگتر با هم ترکیب می‌شوند مثل فرآیند فروش. به علاوه یک فرآیند جهت اجرای مناسب، به یک گردش کار مؤثر و به هم پیوسته نیازمند است ولی بر عکس آن صحیح نیست. با این حال، این مفاهیم بسیار به هم نزدیک هستند و بعضاً به جای هم استفاده می‌شوند.

سایر تمایزهای میان گردش کار و فرآیند که رابطه آنها را شفاف‌تر می‌کند، عبارتند از:

• • در حالی که امکان برنامه‌ریزی یک فرآیند وجود دارد، اما گردش کارها عموماً به طور طبیعی در سازمان جریان دارند. گردش کارها معمولاً دارای جزئیات بیشتری بوده و قابل برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل نیز نمی‌باشند.
  • یک فرآیند می‌تواند به تیم‌های جهت همکاری با یکدیگر، برای دستیابی به اهداف سازمان یاری کند. اما گردش کار ابزاری جهت انجام مناسب وظایف درون یک تیم به شمار می‌رود.
  • یک فرآیند می‌تواند بدون استفاده از گردش‌کار تعریف شود، اما یک گردش‌کار همواره بخشی از یک فرآیند بزرگ‌تر محسوب خواهد شد.

• • گردش کار فقط توالی کارها را توصیف می‌کند، اما فرآیند اصطلاح گسترده‌تری است که شامل داده‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها و اعلان‌های لازم برای دریافت یک آیتم از ابتدا تا انتها در یک محیط ساختاریافته می‌شود.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار (Workflow Management) چه تفاوتی دارند؟

عبارت BPM مخفف مدیریت فرآیندهای کسب و کار است، اما Workflow Management یک کلمه ساده است که به مدیریت جریان و انتقال کار از فردی به فرد دیگر یا از یک مرحله به مرحله دیگر اشاره دارد. اصلی‌ترین تفاوت‌های این 2 سیستم عبارتند از:

• مدیریت گردش کار مربوط به یک کار با فرآیند واحد است، در حالی که BPM بر کل فرآیند کسب و کار متمرکز است
• برخلاف گردش کار، BPM به تولید گزارشات و ارائه تجزیه و تحلیل نیز می‌پردازد و صرفاً بر اتمام یک کار تمرکز نمی‌کند
• مدیریت گردش کار زیرمجموعه‌ مدیریت فرآیندهای کسب و کار محسوب می‌شود

مدیریت گردش کار عبارت است از متصل کردن همه وظایف با هم، به طوری که بتوانند به طور هماهنگ در جهت یک هدف واحد کار کنند و به نتایج قطعی دست یابند. به این ترتیب گردش کار باعث از بین بردن شکاف ارتباطی، بهبود کارایی، پیشگیری از ناسازگاری و افزایش کیفیت کار کمک می‌کند.

در مقابل، مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند شامل گردش‌های کاری متعدد باشد و در جهت بهبود کلیت کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. جدای از گردش کار، BPM همچنین از عوامل دیگری مانند نیروی انسانی، بودجه، ابزارهای مختلف اتوماسیون و تجزیه و تحلیل برای درک بهتر فرآیند استفاده می‌کند. به عنوان مثال، اگر مراحل فرود یک هواپیما را یک گردش کار بدانیم، BPM مدیریت تمامی عملیات‌های یک فرودگاه خواهد بود.

تفاوت سیستم‌های گردش کار با نرم افزارهای BPMS کدام است؟

همانطور که پیش‌تر گفتیم، گردش کار فقط توالی کارها را توصیف می‌کند. اما فرآیند اصطلاح گسترده‌تری است که شامل داده‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها و اعلان‌های مختلف می‌شود. درک همین تفاوت برای فهمیدن اینکه چرا BPMS با سیستم‌های گردش کار فرق دارد کافیست.

یک سیستم مدیریت گردش کار یا Workflow Management System ابزاری است که به شما امکان می‌دهد، مجموعه‌ای از کارهای متوالی را، معمولاً به شکل نموداری از جریان کار، تنظیم و بر آنها نظارت کنید. به عبارتی در حالی که BPMS بر بهینه‌سازی کل مجموعه فرآیندهای سازمان و همچنین فرآیندهای فردی تمرکز دارد، سیستم مدیریت گردش کار تنها بر روی مراحل و وظایف کاملا تعریف‌شده‌ای که تعاملات بین افراد و سیستم‌های نرم‌افزاری را هماهنگ می‌کند، متمرکز است. از این منظر سیستم مدیریت گردش کار در واقع یکی از عناصر سیستم‌های اتوماسیون اداری و مدیریت کسب و کار BPMS محسوب می‌شود. همچنین، می‌توان گفت که سیستم‌های BPMS بسیار پیچیده‌تر از سیستم‌های مدیریت گردش کار هستند و باعث یکپارچگی بیشتر سازمان می‌شوند.

در ادامه به برخی دیگر از تفاوت‌های اصلی یک سیستم BPMS با یک سیستم گردش‌کار یا Workflow Management Systems اشاره می‌کنیم:

• برخلاف BPMS، روش اجرای سیستم‌های گردش کار با استفاده از موتور گردش کار جاسازی شده در سیستم‎های اتوماسیون اداری است.
• برخلاف BPMS، قابلیت ارائه سیستم گردش کار در قالب یک بسته نرم‎افزاری جداگانه وجود ندارد.
• برخلاف BPMS، همراه سیستم گردش کار، سیستم‎های فرم‎ساز و گزارش‎ساز هم باید تهیه شود. چرا که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‎ساز و گزارش‎ساز نیست.
• برخلاف BPMS، سیستم‌های گردش کار تنها قواعد کاری ساده را پوشش می‎دهد و توانایی آنها برای یکپارچه‎سازی محدود است.
• برخلاف BPMS، سیستم‌های گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که تمرکز آن بر جنبه‎های عملیاتی و ترتیب (توالی) آنهاست.
• برخلاف BPMS، تمرکز سیستم‌های گردش کار تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‎ها طبق روال‎ها و قواعد از پیش تعیین شده، بدون انجام هیچ‎گونه تجزیه و تحلیلی روی داده‎ها انجام می‎شود. به عبارتی می‎توان گفت موتور گردش کار نقش یک پستچی را دارد که فقط وظیفه آن جابجایی پاکت نامه است بدون اینکه از محتوای درون آن هیچ‎گونه اطلاعی داشته باشد و بتواند تجزیه و تحلیلی روی محتوای داده‎ها انجام دهد.
• برخلاف BPMS، در سیستم‌های گردش کار، امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎های داده سیستم‎های دیگر به راحتی و سادگی امکان‎پذیر نیست.
• برخلاف BPMS، محیط طراحی فرآیند و فرم‎ها، در سیستم‌های گردش کار دارای استاندارد جهانی نیست و برای این کار حتما باید از متخصصین برنامه‌نویسی استفاده کرد. استفاده از کدنویسی‎های طاقت فرسا و زمان‎بر، باعث عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند نیز می‌شود.

• برخلاف BPMS، در سیستم‌های گردش کار، امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها (Versioning) به راحتی امکان‎پذیر نیست.
• برخلاف BPMS، در سیستم‌های گردش کار، امکانات کنترلی و مدیریتی برای مدلسازی و طراحی فرآیند و جهت اخذ گزارشات در حد کم و محدود است.
• برخلاف BPMS، در سیستم‌های گردش کار، توانایی‌های محدودی برای پایش اطلاعات وجود دارد.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS نگاه کاملاً فرآیندی به فعالیت‎های سازمان وجود دارد و قابلیت پوشش انواع قواعد کاری در ابعاد مختلف را دارد.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS قابلیت اتصال سریع و آسان به پایگاه داده سایر سیستم‎‌های سازمان و ایجاد یکپارچگی در سازمان وجود دارد.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS از نسخ متعدد یک فرآیند (Versioning) پشتیبانی می‌شود.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS نیازی به متخصص برنامه‎‌‍نویسی برای ساخت و پیاده‌‎سازی فرآیندها نیست.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS امکان شبیه‌­سازی فرآیندها وجود دارد.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS قابلیت انعطاف‎پذیری بالا در تغییر فرآیند و بهبود آن وجود دارد.
• برخلاف سیستم‌های گردش کار، در BPMS نیازی به تخصص پیچیده جهت ساخت فرایند و کار با سیستم وجود ندارد.

کلام آخر

متاسفانه BPMS و سیستم مدیریت گردش کار اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، زیرا اکثر نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند از هر 2 عبارت برای معرفی خود استفاده می‌کنند تا از نادیده گرفته شدن خود توسط مشتریانی که از عبارت دیگری برای اتوماسیون فرآیندها استفاده می‌کنند، جلوگیری کنند. اما BPMS یک سیستم بزرگ‌تر است که چندین گردش کار، فرآیند و ابزارهای اتوماسیون را برای بهینه‌سازی فرآیندها با یکدیگر ترکیب می‌کند.