آموزش مشتریان اتوماسیون اداری فراگستر

زمان تقریبی مطالعه: 6 دقیقه

کاربران سیستم‌های اتوماسیون اداری مانند هر نرم‌افزار دیگری برای بهره‌برداری حداکثری از امکانات آن نیاز به آموزش دارند. اتوماسیون فراگستر نیز با وجود بهره‌گیری از یک رابط کاربری ساده، نکات و امکاناتی دارد که آشنایی با آنها، نیازمند آموزش‌های دقیق است. از مزیت‌های راهکار اتوماسیون اداری فراگستر ارائه پکیج‌های آموزشی است تا این نیاز کاربران برطرف شود. اما بسیاری از کاربران جدید فراگستر با این امکانات آموزشی آشنا نیستند و سوالات زیادی در مورد آن دارند. در این مقاله تلاش می‌کنیم تا سیستم آموزش مشتریان اتوماسیون اداری فراگستر و نکات پیرامون استفاده از آن را به شما معرفی کنیم.

آموزش مشتریان فراگستر چگونه انجام می‌گیرد؟

یکی از اصلی‌ترین سوالات مشتریان فراگستر این است که آموزش کاربران فراگستر چگونه و از چه طریقی انجام می گیرد؟ و آیا سامانه‌ای برای این موضوع در نظر گرفته شده است؟ پاسخ این سوال مثبت است. فراگستر از سامانه‌ای گسترده به نام “آکادمی فراگستر” برای آموزش کاربران خود استفاده می‌کند. این سامانه یکی از سیستم‌هایی بود که طی دهه گذشته توسط فراگستر ایجاد و توسعه داده شد. کاربرد ابتدایی این آکادمی، آموزش عمومی به مشتریان در خصوص نرم‌افزارهای فراگستر و سایر نرم‌افزارهای خارج از سازمان بود که در سیستم‌های فراگستر مورد استفاده قرار می‌گرفتند. بنابراین آکادمی فراگستر مانند یک دانشگاه مجازی کوچک است که کاربران آن، برای استفاده از نرم‌افزارهایی مانند سیستم‌های مدیریت فرآیند آموزش می‌بینند.

آموزش‌ها به صورت حضوری یا مجازی صورت می‌گیرد؟

آموزش‌ها به صورت حضوری یا مجازی صورت می‌گیرد؟

یکی دیگر از سوالات مشتریان فراگستر این است که آموزش‌های فراگستر به صورت حضوری یا مجازی صورت می‌گیرد؟ بعد از همه‌گیری کووید-19 و محدودیت‌هایی که در نتیجه آن به وجود آمد، بیشتر آموزش‌ها به سمت مجازی‌شدن رفت و اکثر سازمان‌ها مجبور شدند که زیرساخت‌های خود را در راستای آموزش‌های از راه دور تقویت کنند. پس از آن، تمامی دوره‌های آموزشی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر نیز به صورت غیرحضوری و با استفاده از زیرساخت آکادمی فراگستر صورت می‌گیرد. اما قبل از کووید-19، آموزش‌ها بیشتر به صورت حضوری بود. از معایب حضوری بودن این آموزش‌ها، نیاز به طی مسافت‌های طولانی، خستگی کاربران از رفت و آمدها و زمان‌بندی کلاس‌های آموزشی بود که کیفیت دریافت این آموزش‌ها را تحت تاثیر قرار می‌داد.

در مورد آموزش‌های غیرحضوری فراگستر هم این سوال مطرح است که آیا به صورت آنلاین صورت می‌گیرد یا به صورت آفلاین و از طریق ضبط ویدیو و مستندات ارائه می‌شود؟ پاسخ هر دو گزینه است. آموزش‌‌های فراگستر هم از طریق کلاس‌های آنلاین و هم ویدئوها و مستندات از پیش آماده شده ارائه می‌گردد که امکان ثبت نام در دوره های آموزش غیرحضوری را برای شما فراهم می‌کند.

فرآیند ثبت نام و آموزش مشتریان چگونه است؟

فرآیند ثبت نام و آموزش مشتریان چگونه است؟

فرآیند ثبت‌نام و آموزش در فراگستر مشابه یک دانشگاه است. بعد از اینکه یک سازمان به جمع مشتریان فراگستر ملحق شد، فرمی برای آنها ارسال می‌شود تا لیست کاربران خود را برای ما ارسال کنند. زیرساخت آموزشی فراگستر به صورت خودکار لیست کاربران را در سامانه مدیریت آموزش فراگستر (Learning Management System) تعریف می‌کند و برای تمام کاربران یک ایمیل و SMS اطلاع‌رسانی همراه با زمان‌بندی برنامه‌های آموزشی ارسال می‌شود. برنامه‌های آموزشی نیز همانند کلاس‌های یک دانشگاه کاملا مشخص هستند و تقریبا در هر روز بین 4 تا 5 کلاس برگزار می‌شود. این آموزش‌ها شامل کلاس‌های متنوعی مانند کلاس راهبری، کلاس کاربری، کلاس فرم‌ساز، کلاس گزارش‌ساز و … می‌شوند که مدرسان و زمان تدریس آنها مشخص است. همچنین هنگام خرید نرم‌افزار فراگستر، یک موافقت نامه سطح خدمات یا SLA میان مشتری و فراگستر رد و بدل می‌شود که در آن مشخص می‌شود مشتری چه زیرسیستم‌هایی را خریداری کرده و چه آموزش‌هایی نیاز دارد.

آکادمی فراگستر همچنین دارای واحدی به نام واحد Planning (واحد برنامه‌ریزی آموزش) است. این واحد، مسئول مشخص‌کردن زیرسیستم‌های خریداری شده و آموزش‌های مورد نیاز آنهاست و اینکه دوره‌های آموزشی فروخته شده استاندارد بوده و اضافه بر سازمان نباشند. این واحد همچنین، مسئول آپلود این آموزش‌ها و برنامه‌ریزی کلاس‌ها است و با راهبر مجموعه مشتری نیز در این مورد هماهنگی می‌کند. در نهایت پس از تایید نهایی راهبر، اطلاعات کاربران در یک فایل اکسل از مشتری گرفته می‌شود. با استفاده از این فایل اکسل، اطلاعات مشتریان به صورت خودکار داخل سیستم تعریف شده و تاریخ کلاس‌ها از طریق نوتیفیکیشن و ایمیل برای آنها اطلاع‌رسانی می‌شود. همچنین، یک ساعت قبل از شروع کلاس‌ها مجددا به آنها اطلاع‌رسانی شده و لینک کلاس برای آنها ارسال می‌شود تا با استفاده از آن وارد سامانه مدیریت آموزش (LMS) فراگستر بشوند. در این سامانه، کلاس‌‌های آنلاین توسط آموزگار بر مبنای یک سیلابس و برنامه درسی مشخص ارائه می‌شود و کاربران سوالات خود را می‌پرسند. همچنین علاوه بر کلاس‌ها، تعدادی کارگاه فنی نیز به صورت آنلاین برگزار می‌شود. پس از پایان هر کدام از این کلاس‌ها و کارگاه‌ها، نظرسنجی انجام می‌شود. در نهایت راهبر برگزاری کلاس‌ها را تایید می‌کند.

آیا آموزش اتوماسیون فراگستر بخشی از خدمات پشتیبانی است؟

آیا آموزش مشتریان اتوماسیون اداری فراگستر بخشی از خدمات پشتیبانی است؟

یکی از اصلی‌ترین سوالات مشتریان فراگستر این است که آیا دوره‌های آموزش اتوماسیون فراگستر بخشی از خدمات پشتیبانی آن محسوب می‌شود یا اینکه هزینه جداگانه دارد؟ پاسخ این است که این آموزش‌ها بخشی از خدمات پشتیبانی محصول هستند که همراه با پکیج فروش ارائه می‌شوند و اصولا هزینه جداگانه ندارد. البته اتوماسیون اداری فراگستر همراه با یک سری خدمات (مانند خدمات نصب و کلاس‌های آموزشی) فروخته می‌شود که برای بار اول رایگان و همراه با محصول ارائه می‌شوند. اما درخواست خدمات بیشتر مانند نصب دوباره نرم‌افزار بر روی سرور جدید، یا درخواست آموزش به کاربران جدید، نیازمند هزینه مجزا خواهد بود.

کلام آخر

استقرار موفق نرم‌افزار اتوماسیون اداری و استفاده بهینه از آن، به عنوان ابزاری که کارکنان به طور روزمره با آن در تعامل هستند، زمانی امکان‌پذیر است که تمامی امکانات آن به کاربران به صورت تخصصی و کاربردی آموزش داده شود. به همین دلیل، آموزش یکی از فازهای اصلی اجرایی شدن نرم‌افزار فراگستر است که شامل برگزاری دوره‌های آموزشی برای راهبران و کاربران معرفی شده از سوی مشتری با هدف آشنایی آنها با امکانات و قابلیت‌های عمومی و تخصصی نرم‌افزار و شیوه کار کردن با بخش‌های مختلف آن می‌باشد. این دوره‌های آموزشی متناسب با گروه‌های کاربری مختلف شامل مدیران ارشد، مدیران میانی و کارشناسان، کاربران دبیرخانه و مسئولین دفاتر و مدیران سیستم، از سطوح مقدماتی تا پیشرفته ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد راهکارهای اتوماسیون فراگستر و دوره‌های آموزشی آن، می‌توانید با تماس با کارشناسان ما از مشاوره رایگان آنها استفاده کنید.