در هر سازمانی، کارکنان به دلایل متفاوت و در زمانهای مختلف به مرخصی نیاز پیدا میکنند. به همین دلیل ثبت درخواست مرخصی توسط آنها، از فعالیتهای اداری رایج است. در گذشته، این درخواستها به صورت کاغذی و با مراجعه حضوری کارکنان به مدیران و پیگیری از آنها انجام میشد که زمان زیادی میبرد. اما امروزه با دیجیتالی شدن کارها شما میتوانید تمامی این مراحل را به صورت کامپیوتری و با استفاده از سیستمهای اتوماسیون انجام دهید. استفاده از سیستمهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر، باعث کاهش کاغذبازی و مراجعات حضوری برای این درخواستها میشود و با خودکارسازی گردشکارها، به آنها سرعت میبخشد. در این مقاله، روشهای ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر را برای شما معرفی میکنیم.
فهرست مطالب
انواع روشهای ثبت مرخصی در اتوماسیون فراگستر
سوالی که برای بسیاری از مخاطبان فراگستر ایجاد میشود این است که آیا امکان ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری فراگستر وجود دارد؟ و آیا برای خودکارسازی فرآیند ثبت مرخصی باید حتماً از BPMS فراگستر استفاده کنیم؟ پاسخ این به این سوال مثبت است و خبر خوب این است که با استفاده از اتوماسیون فراگستر، شما به 3 روش مختلف میتوانید فرآیند ثبت مرخصی را در کسب و کارتان خودکارسازی کنید. همچنین اگر نیروی فنی لازم را داشته باشید، میتوانید بین سامانه حضور و غیاب سازمان و درخواستهای مرخصی ایجاد شده در سازمان ارتباط برقرار کنید.
برای ثبت مرخصی در سامانه فراگستر شما میتوانید: 1- با استفاده از فرمهای آماده در پیشخوان خدمات کارکنان، درخواست مرخصی خود را ارسال کنید. 2- از فرمساز اتوماسیون اداری فراگستر برای ایجاد یک فرم مرخصی و به گردش انداختن آن استفاده کنید. 3- در BPMS فراگستر یک فرآیند برای ثبت مرخصی ایجاد کنید. در ادامه به بررسی هر یک از این روشها میپردازیم.
استفاده از فرمهای آماده در پیشخوان خدمات کارکنان
سادهترین روش برای ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری فراگستر، استفاده از زیر سیستم پیشخوان خدمات کارکنان این سامانه است. این زیرسیستم، دارای فرمهایی آماده است که نیازی به طراحی در بستر فرمساز یا سیستم مدیریت فرایندها ندارند. پرسنل سازمان میتوانند با پرکردن این فرمهای آماده با استفاده از کامپیوتر یا موبایل، از هر مکانی، درخواستهای روتین خود از جمله درخواست مرخصی، درخواست ثبت ماموریت، درخواست اصلاح کارکرد و … را در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند و وضعیت آنها را پیگیری کنند. همچنین این زیرسیستم، فرمهای آماده را به صورت قالبهای پیشفرض نامه در اختیار شما قرار میدهد. همانطور که در تصویر زیر مشاهده میکنید، شما میتوانید مستقیماً از کارتابل خود، با ایجاد یک نامه جدید، فرم درخواست ثبت مرخصی را انتخاب کرده و برای گیرنده مورد نظر خود ارسال کنید.
ثبت درخواست مرخصی با استفاده از فرمهای آماده پیشخوان خدمات کارکنان
برای پیگیری درخواستهای ایجاد شده با استفاده از این زیرسیستم، کافیست تا از منوی کارتابل اتوماسیون فراگستر، گزینه پیشخوان خدمات کارکنان را انتخاب کرده و از صفحهای که باز میشود، وضعیت درخواستهای خود را پیگیری کنید.
ایجاد فرم مرخصی با استفاده از فرمساز فراگستر
روش دوم برای استفاده در مواردی است که نیاز به ایجاد فرمهای خاص برای سازمان خود دارید. برای اینکار میتوانید با استفاده از نرم افزار فرم ساز فراگستر، خیلی راحت و ساده و بدون نیاز به دانش فنی، در یک محیط کاملا گرافیکی، انواع فرمهای اطلاعاتی مورد نظرتان را طراحی کرده و سپس در هنگام ایجاد یک سند یا نامه جدید، این فرمها را فراخوانی کرده و پس از تکمیل، آنها را در سازمان خود به گردش دربیاورید. بنابراین فرآیند کار با چنین فرمهایی همانند روش قبلی، دقیقاً مشابه ایجاد سند یا نامه جدید است و شما خودتان گیرندگان این فرم را مشخص و فرم را برای آنها ارسال میکنید.
استفاده از فرمساز فراگستر برای ثبت مرخصی
تعریف و استفاده از فرآیند ثبت مرخصی با BPMS فراگستر
سومین و آخرین روش برای ثبت مرخصی در اتوماسیون اداری فراگستر، طراحی و ایجاد فرآیند ثبت مرخصی و فرمهای مربوط به آن در نرم افزار BPMS فراگستر است. نرمافزار مدیریت فرایندهای کسب و کار فراگستر، یک مدلساز گرافیکی در اختیار شما قرار میدهد که میتوانید با استفاده از آن، ضمن تعریف گردشکار فرآیندهای خود، فرمهای الکترونیکی مورد نیاز خود را نیز تهیه کرده و به گردش بیندازید. استفاده از این نرمافزار، به دانش فنی و مهندسی نرمافزار نیاز ندارد و به سادگی خواهید توانست فرآیندهای جاری سازمان خود را خودکارسازی کنید. برای اینکار ابتدا باید مدل فرایند مورد نظر خود را طراحی و سپس متغیرهای آن را تعریف کنید. در نهایت باید با استفاده از فرم ساز BPMS، فرمها طراحی و به اجرا در بیاورید.
در یک نمونه مدل فرآیند ثبت و محاسبات مرخصی، در ابتدا درخواستکننده مرخصی بایستی نوع مرخصی (استحقاقی یا استعلاجی) و مدت زمان آن (روزانه یا ساعتی) را مشخص نماید. سپس اگر مانده حق مرخصی داشت، باید جانشین خود را مشخص کرده و تایید وی را درخواست کند. پس از تایید جانشین، این درخواست برای مدیر واحد یا مدیر سازمان فرستاده میشود تا در صورت تایید، نتیجه را برای متقاضی و واحدهای اداری مربوطه ارسال کند تا مرخصی ثبت و در کارکرد وی لحاظ گردد.
نمایی از مدل فرآیند ثبت و محاسبات مرخصی
تفاوت این روش، با روشهای قبلی این است که در BPMS، گردش فرم مرخصی و فرایند آن بهصورت خودکار و براساس قوانینی انجام میشود که از قبل تعریف کردهاید. در حالیکه در نرمافزار فرمساز فراگستر و یا در صورت استفاده از فرمهای آماده پیشخوان خدمات کارکنان، شما باید به صورت دستی و همانند نامهنگاری، گیرنده فرمهای اطلاعاتی را خودتان مشخص کنید. در تصویر زیر نمونه عملیاتی شده از یک فرآیند مرخصی را مشاهده میکنید. برای اجرای آنلاین این نمونه، کافیست روی این لینک کلیک کنید.
ثبت مرخصی با ایجاد یک فرآیند در BPMS فراگستر
