در بسیاری از سازمانها، اطلاعات، فرمها، درخواستها، نامه ها، گزارشها و خدمات داخلی در چندین نرم افزار، پوشه، ایمیل، پیام رسان یا حتی فایل های اکسل پراکندهاند. نتیجه این وضعیت، اتلاف زمان، پیگیری های تکراری، خطای انسانی، نارضایتی کاربران و کاهش شفافیت در فرآیندهای سازمانی است. پرتال سازمانی دقیقاً برای حل همین مشکل طراحی میشود؛ یعنی ایجاد یک درگاه واحد که کاربران سازمان بتوانند از طریق آن به خدمات، اطلاعات و سامانههای موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.
پرتال سازمانی یا پورتال سازمانی (Portal) فقط یک سایت داخلی یا صفحه اطلاع رسانی نیست؛ بلکه می تواند نقطه ورود کارکنان، مدیران، مشتریان، ارباب رجوع، نمایندگان یا تامینکنندگان به خدمات دیجیتال سازمان باشد. در ادامه، با مفهوم پرتال سازمانی، کاربردها، امکانات، انواع و مزایای آن آشنا می شویم.
مدیریت صفر تا 100 مکاتبات اداری و ارتباطات درون و برون سازمانی با نرم افزار اتوماسیون کسب و کار فراگستر
- بیش از 40 ماژول متنوع و یکپارچه با کارتابل اتوماسیون
- درگاه ارتباطی یکپارچه با اتوماسیون برای مشتریان
- راهکارهای متنوع مدیریت فرم و فرآیند
پرتال سازمانی چیست و چه مشکلی را حل می کند؟
پرتال سازمانی یک سامانه یا درگاه دیجیتال متمرکز است که دسترسی کاربران به اطلاعات، خدمات، فرم ها، درخواست ها، اسناد و نرمافزارهای سازمانی را ساده تر و یکپارچه تر می کند. در واقع، به جای اینکه هر کاربر برای انجام کارهای مختلف وارد چند سامانه جداگانه شود، از طریق یک محیط واحد به خدمات موردنیاز خود دسترسی پیدا میکند.
مشکل اصلی که پرتال سازمانی حل میکند، «پراکندگی» است؛ پراکندگی اطلاعات، پراکندگی خدمات، پراکندگی درخواست ها و پراکندگی مسیرهای پیگیری. وقتی پرتال درست طراحی شود، کاربر می داند برای ثبت درخواست، مشاهده اطلاعیه، دریافت فرم، پیگیری نامه، مشاهده گزارش یا دسترسی به سامانههای داخلی باید به یک نقطه مشخص مراجعه کند.
تعریف ساده پرتال سازمانی
به زبان ساده، پرتال سازمانی مانند یک میز خدمت دیجیتال است که کاربران سازمان از طریق آن می توانند کارهای مختلف خود را انجام دهند؛ از مشاهده اخبار و اطلاعیه ها گرفته تا ثبت درخواست، دریافت فرم، مشاهده اسناد، پیگیری فرآیندها و دسترسی به نرم افزارهای داخلی.
برای مثال، کارمند یک شرکت میتواند از طریق پرتال سازمانی درخواست مرخصی ثبت کند، آخرین بخشنامه ها را ببیند، به فرم های منابع انسانی دسترسی داشته باشد، وضعیت درخواست های خود را پیگیری کند و در صورت نیاز وارد سامانه اتوماسیون اداری یا کارتابل خود شود.
پرتال سازمانی یا به زبان تخصصیتر EIP
در ادبیات تخصصی فناوری اطلاعات، پرتال سازمانی با عنوان Enterprise Information Portal یا به اختصار EIP هم شناخته می شود. EIP به درگاهی گفته میشود که اطلاعات و خدمات سازمانی را از منابع مختلف جمع آوری کرده و متناسب با نقش و سطح دسترسی هر کاربر نمایش میدهد.
در یک پرتال سازمانی حرفه ای، همه کاربران اطلاعات یکسانی نمی بینند. مدیرعامل، مدیر مالی، کارشناس فروش، کارمند منابع انسانی، مشتری یا تأمین کننده هرکدام بر اساس نقش خود به بخش های متفاوتی دسترسی دارند. این موضوع باعث می شود پرتال فقط یک صفحه عمومی نباشد، بلکه به یک محیط هوشمند، شخصی سازی شده و قابل کنترل تبدیل شود.
پرتال یا پورتال؛ کدام درست است؟
واژه اصلی در زبان انگلیسی Portal است و در فارسی هم به دو شکل «پرتال» و «پورتال» نوشته می شود. هر دو شکل در جستجوهای کاربران رایج هستند و معمولاً به یک مفهوم اشاره دارند. بنابراین وقتی از پرتال سازمانی یا پورتال سازمانی صحبت می کنیم، منظور همان درگاه یکپارچه خدمات و اطلاعات سازمان است.
از نظر نگارشی، در بسیاری از متون فارسی «پرتال» رایج تر و ساده تر است، اما «پورتال» هم به دلیل نزدیکی بیشتر به تلفظ انگلیسی استفاده می شود. نکته مهمتر از شکل نوشتاری، درک درست مفهوم آن است. پرتال سازمانی با یک وب سایت ساده فرق دارد؛ زیرا فقط برای نمایش اطلاعات نیست، بلکه امکان ورود کاربر، مدیریت دسترسی، ثبت درخواست، پیگیری فرآیند و اتصال به سامانههای سازمانی را فراهم میکند.
چرا سازمانها به پرتال سازمانی نیاز دارند؟
هرچه سازمان بزرگتر می شود، تعداد کاربران، واحدها، نرم افزارها، فرم ها، درخواست ها و مسیرهای ارتباطی آن هم بیشتر می شود. اگر این موارد در یک ساختار مشخص مدیریت نشوند، سازمان با انبوهی از مراجعات، تماس ها، فایلهای پراکنده، درخواست های تکراری و فرآیندهای غیرشفاف روبهرو می شود.
پرتال سازمانی کمک می کند خدمات و اطلاعات مهم در یک محیط مشخص قرار بگیرند و کاربران بدانند برای انجام کارهای سازمانی باید از چه مسیری اقدام کنند.
پایان پراکندگی اطلاعات در سازمان
در بسیاری از سازمان ها، بخشی از اطلاعات در اتوماسیون اداری، بخشی در فایل سرور، بخشی در ایمیل، بخشی در نرم افزار منابع انسانی و بخشی در پیام رسان های داخلی قرار دارد. این پراکندگی باعث می شود پیدا کردن اطلاعات ساده، زمانبر و وابسته به افراد شود.
پرتال سازمانی با ایجاد یک نقطه دسترسی واحد، این پراکندگی را کاهش می دهد. کاربر به جای جستجو در چندین مسیر مختلف، وارد پرتال می شود و از همان جا به اسناد، فرم ها، اخبار، خدمات و سامانههای موردنیاز دسترسی پیدا میکند.
دسترسی سریعتر کارکنان، مدیران و ارباب رجوع
یکی از ارزشهای اصلی پرتال سازمانی، سادهسازی دسترسی است. کارکنان میتوانند خدمات داخلی را سریعتر پیدا کنند، مدیران میتوانند گزارشها و درخواست ها را بهتر رصد کنند و ارباب رجوع یا مشتریان می توانند بدون مراجعه حضوری، وضعیت درخواست خود را پیگیری کنند.
این موضوع مخصوصاً برای سازمان هایی که چند شعبه، چند واحد، کاربران زیاد یا خدمات پرتکرار دارند بسیار مهم است؛ چون هر دقیقه ای که برای پیدا کردن فرم، تماس با واحد مربوطه یا پیگیری دستی صرف می شود، در مقیاس سازمانی به هزینه بزرگی تبدیل خواهد شد.
کاهش مراجعات، تماس ها و پیگیری های تکراری
وقتی مسیر ثبت و پیگیری درخواستها مشخص نباشد، کاربران معمولاً از روشهایی مثل تماس تلفنی، پیام شخصی، مراجعه حضوری یا ارسال ایمیل استفاده میکنند. این روشها هم برای کاربر زمانبر است و هم برای واحد پاسخگو باعث فشار کاری و بینظمی میشود.
در پرتال سازمانی، کاربر میتواند درخواست خود را ثبت کند، کد پیگیری بگیرد، وضعیت رسیدگی را ببیند و در صورت نیاز مستندات تکمیلی ارسال کند. این روند باعث کاهش تماسهای تکراری، افزایش شفافیت و نظم بیشتر در پاسخگویی میشود.
پرتال سازمانی چه امکاناتی دارد؟
امکانات پرتال سازمانی بسته به اندازه سازمان، نوع مخاطبان و سطح بلوغ دیجیتال متفاوت است. با این حال، یک پرتال سازمانی کاربردی باید فقط نقش اطلاع رسانی نداشته باشد؛ بلکه باید انجام خدمات، دسترسی به اطلاعات و پیگیری فرآیندها را ساده کند.
ثبت و پیگیری درخواست ها
یکی از مهم ترین امکانات پرتال سازمانی، ثبت و پیگیری درخواستهاست. درخواست های منابع انسانی، خدمات اداری، پشتیبانی، مالی، خرید، فناوری اطلاعات، شکایات، پیشنهادها یا درخواستهای مشتریان می توانند از طریق پرتال دریافت و به واحد مربوطه ارجاع شوند.
مزیت مهم این قابلیت، قابل پیگیری شدن درخواست هاست. کاربر می داند درخواستش در چه مرحله ای قرار دارد، چه کسی مسئول رسیدگی است و نتیجه نهایی از چه مسیری اعلام میشود.
دسترسی به فرمها، اسناد و اطلاعیه ها
پرتال سازمانی میتواند محل دسترسی به فرمهای پرکاربرد، آییننامه ها، دستورالعمل ها، فایلهای آموزشی، بخشنامه ها و مستندات سازمانی باشد. این موضوع کمک می کند نسخه های مختلف و قدیمی فایلها بین کاربران دست به دست نشود و همه افراد به آخرین نسخه رسمی اسناد دسترسی داشته باشند.
برای مثال، فرم درخواست مأموریت، دستورالعمل خرید، آیین نامه مرخصی، فایلهای آموزشی نرمافزارها یا اطلاعیههای منابع انسانی میتوانند از طریق پرتال در اختیار کاربران قرار بگیرند.
انتشار اخبار، اطلاعیهها و اسناد داخلی
در سازمانهای بزرگ، اطلاعرسانی داخلی اهمیت زیادی دارد. پرتال سازمانی میتواند به عنوان کانال رسمی انتشار اخبار، رویدادها، اطلاعیههای مدیریتی، بخشنامهها و اسناد داخلی استفاده شود.
تفاوت مهم پرتال با روشهایی مثل ایمیل یا پیامرسان این است که محتوای منتشرشده در پرتال قابل دستهبندی، جستجو، آرشیو و کنترل است. بنابراین کاربران همیشه میتوانند به اطلاعیههای مهم و اسناد قبلی مراجعه کنند.
مدیریت سطح دسترسی و احراز هویت کاربران
در پرتال سازمانی، همه کاربران نباید به همه اطلاعات دسترسی داشته باشند. یکی از قابلیتهای کلیدی پرتال، مدیریت سطح دسترسی بر اساس نقش، واحد سازمانی، سمت یا نوع کاربر است.
برای مثال، مدیر مالی ممکن است به گزارشهای مالی دسترسی داشته باشد، اما کارمند واحد فروش فقط اطلاعات مرتبط با مشتریان خود را مشاهده کند. همچنین مشتریان، تأمینکنندگان یا نمایندگان بیرونی فقط باید به بخشهای مشخصی از پرتال دسترسی داشته باشند.
احراز هویت امن، ورود یکپارچه، رمز عبور قوی، احراز هویت دومرحلهای و ثبت لاگ فعالیتها از مواردی هستند که امنیت پرتال سازمانی را افزایش میدهند.
اتصال به نرمافزارهای سازمانی
پرتال سازمانی زمانی ارزش بیشتری پیدا میکند که به نرمافزارهای مهم سازمان متصل شود؛ مانند اتوماسیون اداری، کارتابل، نرمافزار منابع انسانی، CRM، ERP، BPMS، مدیریت اسناد یا سامانه پشتیبانی.
در این حالت، پرتال فقط یک صفحه جداگانه نیست، بلکه به نقطه ورود کاربران به اکوسیستم نرمافزاری سازمان تبدیل میشود. کاربر از یک محیط واحد وارد میشود و بدون سردرگمی به خدمات و سامانههای مرتبط دسترسی پیدا میکند.
تفاوت پرتال سازمانی با وب سایت، اینترانت و اتوماسیون اداری
یکی از ابهامهای رایج کاربران این است که پرتال سازمانی را با وبسایت، اینترانت، کارتابل یا اتوماسیون اداری یکی میدانند. این مفاهیم به هم نزدیکاند، اما نقش یکسانی ندارند.
تفاوت پرتال سازمانی با وب سایت سازمانی
وبسایت سازمانی معمولاً برای معرفی سازمان، محصولات، خدمات، اخبار عمومی و ارتباط با مخاطبان بیرونی طراحی میشود. اما پرتال سازمانی بیشتر برای ارائه خدمات، مدیریت دسترسی، ثبت درخواست، پیگیری فرآیندها و اتصال کاربران به سامانههای داخلی کاربرد دارد.
به بیان ساده، وبسایت بیشتر نقش معرفی و اطلاعرسانی عمومی دارد، اما پرتال سازمانی نقش عملیاتی، خدماتی و تعاملی دارد.
تفاوت پرتال سازمانی با اینترانت
اینترانت معمولاً یک شبکه یا فضای داخلی برای ارتباط و دسترسی محدود درون سازمان است. اما پرتال سازمانی می تواند روی بستر وب یا اینترانت قرار بگیرد و امکانات کاربردی تری مثل ثبت درخواست، فرمها، داشبورد، جستجو، احراز هویت و اتصال به نرمافزارهای سازمانی را فراهم کند.
بنابراین اینترانت بیشتر بستر ارتباط داخلی است، اما پرتال سازمانی لایه خدمات و دسترسی متمرکز برای کاربران است.
تفاوت پرتال سازمانی با کارتابل سازمانی
کارتابل سازمانی معمولاً محل مشاهده و اقدام روی وظایف، نامهها، فرمها، ارجاعات یا درخواستهایی است که باید توسط کاربر بررسی شوند. اما پرتال سازمانی دامنه وسیعتری دارد و میتواند شامل خدمات، اسناد، اخبار، فرمها، درخواستها، داشبوردها و لینک ورود به سامانههای مختلف باشد.
در واقع، کارتابل میتواند یکی از بخشهای قابل دسترسی از طریق پرتال سازمانی باشد.
تفاوت پرتال سازمانی با اتوماسیون اداری
در عمل، مرز بین این ابزارها همیشه کاملاً شفاف نیست و بسیاری از سازمان ها آنها را در کنار هم استفاده می کنند. اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات، اسناد، ارجاعات و گردش کارهای داخلی طراحی شده و کارتابل نیز وظایف هر کاربر را نمایش میدهد. در کنار اینها، ماژول میز خدمت الکترونیک در اتوماسیون اداری امکان ارتباط با مشتریان و ارباب رجوع را فراهم میکند.
در مقابل، پرتال سازمانی یک درگاه یکپارچه است که کاربران از طریق آن به خدمات، اطلاعات و فرآیندهای مختلف دسترسی دارند و تمرکز آن بر تجربه کاربری و یکپارچهسازی سیستمهاست.
در یک سناریوی رایج، کاربر درخواست خود را در پرتال ثبت میکند، این درخواست وارد گردش کار اتوماسیون میشود، در کارتابل بررسی شده و نتیجه از طریق پرتال یا میز خدمت به کاربر اعلام میشود. به این ترتیب، این ابزارها مکمل یکدیگر هستند، نه جایگزین کامل هم.
بیشتر بدانید:
برای آشنایی بیشتر با نحوه همافزایی این دو سیستم، میتوانید مقاله همافزایی اتوماسیون اداری و پرتال سازمانی در بهبود فرآیندهای سازمان را بخوانید.
انواع پرتال سازمانی کداماند؟
پرتال سازمانی بسته به مخاطب و کاربرد، انواع مختلفی دارد. یک سازمان ممکن است فقط یک پرتال داخلی داشته باشد یا چند نوع پرتال برای کارکنان، مشتریان، نمایندگان و تأمینکنندگان طراحی کند.
پرتال داخلی سازمان یا پرتال کارکنان
پرتال داخلی یا پرتال کارکنان برای استفاده اعضای داخل سازمان طراحی میشود. خدمات منابع انسانی، اطلاعیهها، فرمها، درخواستهای اداری، دسترسی به اسناد، آموزشها و سامانههای داخلی معمولاً در این نوع پرتال قرار میگیرند.
هدف اصلی پرتال کارکنان، سادهسازی کارهای روزمره و کاهش وابستگی به مراجعات حضوری یا ارتباطات غیررسمی است.
پرتال مشتریان و اربابرجوع
پرتال مشتریان یا اربابرجوع برای ارائه خدمات آنلاین به مخاطبان بیرونی سازمان استفاده میشود. مشتری میتواند درخواست ثبت کند، وضعیت سفارش یا پرونده را ببیند، مدارک ارسال کند، پیام دریافت کند یا سوابق ارتباط خود با سازمان را مشاهده کند.
این نوع پرتال برای شرکتهای خدماتی، بانکها، بیمهها، سازمانهای دولتی، دانشگاهها، شهرداریها و سازمانهایی که با تعداد زیادی مراجعهکننده سروکار دارند بسیار کاربردی است.
پرتال شرکای تجاری، نمایندگان و تأمینکنندگان
برخی سازمانها نیاز دارند با نمایندگان فروش، پیمانکاران، تأمینکنندگان یا شرکای تجاری خود تعامل مستمر داشته باشند. در این حالت، پرتال میتواند محل تبادل اسناد، ثبت سفارش، پیگیری قراردادها، مشاهده وضعیت پرداختها یا دریافت اطلاعیههای اختصاصی باشد.
این نوع پرتال باعث میشود ارتباطات بیرونی سازمان شفافتر، قابل پیگیریتر و کمتر وابسته به ایمیل و تماسهای پراکنده باشد.
پرتال سازمانی برای شرکتها، بانکها و سازمانهای دولتی
کاربرد پرتال سازمانی در هر صنعت میتواند متفاوت باشد. در شرکتهای خصوصی، پرتال بیشتر برای کارکنان، مشتریان و فرآیندهای داخلی استفاده میشود. در بانکها و بیمهها، پیگیری خدمات، پروندهها و ارتباط با مشتری اهمیت بیشتری دارد. در سازمانهای دولتی، کاهش مراجعه حضوری، شفافیت خدمات و پاسخگویی به اربابرجوع نقش پررنگتری دارد.
بنابراین پرتال سازمانی یک قالب ثابت برای همه سازمانها نیست؛ بلکه باید بر اساس نیاز، مخاطب و فرآیندهای هر سازمان طراحی شود.
بیشتر بدانید:
برای آشنایی بیشتر با این موضوع میتوانید مقاله دولت الکترونیک چیست؟ معرفی راهکارهای دولت الکترونیک در فراگستر را مطالعه کنید.
کارکرد پرتال سازمانی چیست؟
پورتالهای سازمانی 2 کارکرد اصلی دارند:
1- تسهیل عرضه اطلاعات و خدمات: ابتداییترین و اصلیترین کارکرد پورتال سازمانی برای تسهیل عرضه اطلاعات و خدمات سازمان است. زیرا با کمک این ابزار، سازمانها میتوانند ارتباطات خود با کارکنان سازمان و سایر افراد را به صورت مجازی و تحت وب برقرار کنند. به این ترتیب نیاز به رفت و آمدهای فیزیکی حذف شده و امکان دیجیتالیسازی و اتوماسیون کارها نیز افزایش پیدا میکند.
2- یکپارچهسازی خدمات سازمان: پورتالهای سازمانی ابزاری مفید برای دسترسی یکپارچه به چندین سیستم جداگانه هستند. به طوری که سازمانها میتوانند از آنها به عنوان یک دریچه واحد برای ارائه ارتباطات سازمانی، خدمات به کارکنان، جمع آوری اطلاعات مشتریان، همکاری با شرکای خارج از سازمان و … استفاده کنند. بنابراین استفاده از این پورتالها تجمیع، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت را تسهیل میکند و در نتیجه به سازمانها کمک میکند تا خدمات و فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت آنها را بهبود ببخشند. به عبارتی، این پورتالها اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و آنها را در پورتال ادغام میکنند.
مزایای پرتال سازمانی برای شرکتها و سازمانها چیست؟
اگر پرتال سازمانی درست طراحی و پیادهسازی شود، فقط یک ابزار نرمافزاری نیست؛ بلکه میتواند بخشی از زیرساخت تحول دیجیتال سازمان باشد. مزایای آن هم برای مدیران، هم کارکنان، هم مشتریان و هم واحد فناوری اطلاعات قابل مشاهده است.
افزایش بهرهوری و کاهش دوبارهکاری
وقتی خدمات، فرمها، اطلاعات و مسیرهای پیگیری در یک نقطه مشخص قرار بگیرند، کاربران زمان کمتری برای پیدا کردن اطلاعات صرف میکنند. همچنین درخواستها از مسیر مشخص ثبت میشوند و دوبارهکاری، تماسهای غیرضروری و پیگیریهای موازی کاهش پیدا میکند.
کاهش هزینههای اداری و حذف فرآیندهای کاغذی
بسیاری از فرمها، درخواستها، تأییدیهها و اطلاعرسانیها میتوانند از طریق پرتال انجام شوند. این موضوع مصرف کاغذ، زمان جابهجایی مدارک، مراجعات حضوری و هزینههای پنهان اداری را کاهش میدهد.
بهبود تجربه کارکنان، مشتریان و اربابرجوع
پرتال سازمانی خوب، کاربر را سردرگم نمیکند. کاربر میداند از کجا شروع کند، چه اطلاعاتی لازم دارد، درخواستش در چه مرحلهای است و نتیجه را از کجا دریافت میکند. همین شفافیت باعث افزایش رضایت کارکنان و مخاطبان بیرونی سازمان میشود.
افزایش شفافیت، امنیت و کنترل مدیریتی
با پرتال سازمانی، فعالیتها قابل ثبت، رصد و گزارشگیری هستند. مدیران میتوانند ببینند چه تعداد درخواست ثبت شده، کدام واحدها بیشتر درگیرند، چه درخواستهایی معطل مانده و کدام فرآیندها نیاز به اصلاح دارند.
همچنین با مدیریت سطح دسترسی، امنیت اطلاعات بهتر کنترل میشود و هر کاربر فقط به اطلاعات مرتبط با نقش خود دسترسی خواهد داشت.
چرا باید از پرتال سازمانی استفاده کنیم؟
اصلیترین ضرورت استفاده از پرتال سازمانی نیاز به دیجیتالی کردن فعالیتها و خدمات سازمانها و تعاملات بین سازمانها با مشتریانشان است. به همین دلیل بهرهگیری از یک پرتال سازمانی به ویژه در سازمانهای بزرگتر که با تعداد زیادی ارباب رجوع و مشتری سروکار دارند اهمیت زیادی دارد. این در حالیست که بدون پرتال سازمانی، کیفیت خدمات سازمان به شدت کاهش پیدا خواهد کرد و میتواند موجب از دست دادن مشتریان شود. استفاده از پرتال سازمانی برای بهبود بهرهوری و رقابتی ماندن سازمان نیز ضروری است. بنابراین سازمانها باید برای گسترش و یکپارچهسازی خدمات خود، تعامل بهتر با کارکنان و مشتریان، بهبود عملکرد، ایجاد سهولت در دسترسی برای کاربران، پاسخگویی بهتر و شفافیت و اثربخشی بیشتر، از پرتال سازمانی استفاده کنند. بدون استفاده از پرتالهای سازمانی، شما از رقبای خود عقب خواهید ماند و همچنین در برآوردن نیازهای کاربران به مشکل خواهید خورد.
چه سازمانهایی بیشتر به پرتال سازمانی نیاز دارند؟
تقریباً هر سازمانی میتواند از پرتال استفاده کند، اما ارزش آن در برخی سازمانها بیشتر و ملموستر است.
سازمانهای بزرگ و چند واحدی
هرچه تعداد واحدها، کاربران و نرمافزارهای داخلی بیشتر باشد، نیاز به یک درگاه متمرکز هم بیشتر میشود. سازمانهای بزرگ معمولاً با حجم زیادی از اطلاعات، فرمها، درخواستها، مکاتبات و خدمات داخلی مواجهاند و پرتال میتواند این موارد را منظمتر کند.
شرکتهای دارای شعب، نمایندگی یا مشتریان زیاد
شرکتهایی که چند شعبه، نمایندگی، شبکه فروش یا مشتریان متعدد دارند، معمولاً به مسیرهای ارتباطی شفاف و قابل پیگیری نیاز دارند. پرتال سازمانی میتواند ارتباط بین مرکز، شعب، نمایندگان و مشتریان را ساختارمندتر کند.
سازمانهایی که درخواستها و خدمات زیادی برای پیگیری دارند.
اگر سازمانی روزانه با حجم زیادی از درخواستها، فرمها، پیگیریها، مجوزها، شکایات، خدمات داخلی یا ارتباطات بیرونی روبهرو است، پرتال سازمانی میتواند نقش مهمی در نظمدهی و کاهش فشار کاری واحدهای پاسخگو داشته باشد.
جمعبندی؛ آیا سازمان شما به پرتال سازمانی نیاز دارد؟
پرتال سازمانی فقط یک وبسایت داخلی یا صفحه اطلاعرسانی نیست؛ بلکه درگاه متمرکز دسترسی به خدمات، اطلاعات، فرمها، اسناد، درخواستها و نرمافزارهای سازمانی است. اگر کاربران سازمان برای انجام کارهای ساده مجبورند بین چند سامانه جابهجا شوند، برای پیدا کردن اطلاعات از افراد مختلف سؤال کنند یا برای پیگیری درخواستها تماسهای تکراری بگیرند، احتمالاً سازمان به یک پرتال سازمانی نیاز دارد.
یک پرتال سازمانی موفق باید بر اساس نیاز واقعی کاربران طراحی شود، دسترسیها را بهدرستی مدیریت کند، با سامانههای مهم سازمان یکپارچه باشد و تجربه کاربری سادهای ارائه دهد. چنین پرتالی میتواند بهرهوری را افزایش دهد، هزینههای اداری را کاهش دهد، شفافیت را بیشتر کند و مسیر ارائه خدمات سازمانی را برای کارکنان، مدیران، مشتریان و اربابرجوع سادهتر کند.
در بسیاری از سازمانهای بزرگ، این نقش حیاتی توسط سامانههای اتوماسیون اداری پیشرفته ایفا میشود؛ سامانههایی که فراتر از مدیریت مکاتبات عمل کرده و بهعنوان یک پرتال سازمانی کامل، امکان ثبت و پیگیری درخواستها، گردش کارها، دسترسی به اسناد، ارتباطات داخلی و حتی اتصال به سایر نرمافزارهای سازمانی را فراهم میکنند. به همین دلیل، انتخاب یا طراحی یک پرتال سازمانی مناسب، در واقع سرمایهگذاری مستقیم روی کارایی، سرعت و کیفیت عملکرد کل سازمان است.
سوالات متداول درباره پرتال سازمانی
آیا پرتال سازمانی فقط برای سازمانهای بزرگ کاربرد دارد؟
خیر. پرتال سازمانی برای سازمان های بزرگ کاربرد بیشتری دارد، اما فقط مخصوص آنها نیست. هر مجموعه ای که چندین واحد، کاربر، فرم، درخواست یا مسیر پیگیری داشته باشد، می تواند از پرتال سازمانی استفاده کند. البته در سازمان های کوچکتر، بهتر است پرتال با امکانات محدودتر و بر اساس نیازهای واقعی طراحی شود تا پیچیدگی و هزینه اضافی ایجاد نکند.
راهاندازی پرتال سازمانی از کدام بخش سازمان باید شروع شود؟
بهترین نقطه شروع، شناسایی خدمات پر تکرار و زمان بر سازمان است؛ مثل درخواست های منابع انسانی، خدمات اداری، پشتیبانی، مکاتبات، فرم های داخلی یا پیگیری درخواستهای مشتریان و اربابرجوع. در بسیاری از سازمانها، راهاندازی پرتال زمانی موفقتر است که ابتدا با نرم افزار اتوماسیون اداری ، کارتابل یا فرمهای پرکاربرد داخلی یکپارچه شود تا کاربران از همان ابتدا ارزش عملی آن را ببینند.
آیا پرتال سازمانی میتواند به نرمافزارهای فعلی سازمان متصل شود؟
بله. یکی از مهمترین ویژگیهای پرتال سازمانی، امکان اتصال به نرمافزارهای موجود سازمان است. پرتال میتواند به سامانههایی مثل اتوماسیون اداری، نرمافزار منابع انسانی، CRM، ERP، نرم افزار BPMS، مدیریت اسناد و سامانههای پشتیبانی متصل شود. این اتصال باعث میشود کاربر به جای ورود جداگانه به چند سامانه، از یک درگاه واحد به خدمات و اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشد.
مهم ترین ویژگی یک پرتال سازمانی موفق چیست؟
مهمترین ویژگی یک پرتال سازمانی موفق، سادگی در استفاده و ارتباط واقعی با نیازهای کاربران است. اگر پرتال فقط مجموعهای از لینکها و اطلاعیهها باشد، کاربران خیلی زود آن را کنار میگذارند. پرتال باید امکان انجام کارهای واقعی مثل ثبت درخواست، پیگیری وضعیت، مشاهده اسناد، دسترسی به کارتابل یا ارتباط با اتوماسیون اداری را فراهم کند و برای هر کاربر، متناسب با نقش و سطح دسترسی او نمایش داده شود.
پرتال سازمانی چه زمانی باعث کاهش هزینههای سازمان میشود؟
پرتال سازمانی زمانی باعث کاهش هزینهها میشود که فرآیندهای پرتکرار و زمانبر را دیجیتالی کند؛ مثل ثبت فرمها، پیگیری درخواستها، اطلاعرسانی داخلی، دسترسی به اسناد و کاهش مراجعات حضوری. وقتی این خدمات از طریق پرتال و در صورت نیاز با اتصال به اتوماسیون اداری انجام شوند، مصرف کاغذ، تماسهای تکراری، دوبارهکاری، خطای انسانی و زمان رسیدگی کاهش پیدا میکند.
