پورتال سازمانی چیست؟ تعریف و معرفی انواع پورتال های سازمانی

زمان تقریبی مطالعه: ۷ دقیقه

آیا می‌دانید پورتال سازمانی چیست و چه تفاوتی با سایر وب‌سایت‌ها دارد؟ برای اینکه با تعریف و معرفی انواع پورتال های سازمانی و مزایای آنها آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

پورتال (پرتال) به آندسته از وب‌سایت‌هایی گفته می‌شود که اغلب به ارائه خدمات سازمانی می‌پردازند. به عبارت دیگر، هدف این پورتال‌ها صرفا اطلاع‌رسانی یا درج خبر نیست، بلکه در آن‌ها انواع خدمات آنلاین، اطلاعات، سامانه‌های ارتباطی، مدیریت کسب و کار و هر آنچه که یک سازمان برای ارائه خدمات خود نیاز دارد، ارائه می‌شود.

تعریف پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) چیست؟

هنگامی که سازمان‌ها نیاز به مدیریت فرآیندها، ارائه خدمات و مدیریت اطلاعات سازمانی به صورت آنلاین دارند، استفاده از پورتال سازمانی مطرح می‌شود. پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) دسته‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اطلاعات ذخیره‌شده در داخل و خارج سازمان را به یکدیگر متصل کنند و یک دروازه واحد برای ارائه اطلاعات شخصی‌سازی‌شده مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهند.

استفاده از این پورتال‌ها تجمیع، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت را تسهیل می‌کند و در نتیجه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خدمات و فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت آنها را بهبود ببخشند. یکپارچه‌سازی و عرضه اطلاعات، دو کارکرد اصلی پورتال سازمانی است. به عبارتی، این پورتال‌ها اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و آنها را در پورتال ادغام می‌کنند. برخی نمونه‌های پورتال‌های سازمانی:

• پورتال‌های سیستم مدیریت محتوا (CMS)
• سامانه مدیریت اسناد (DMS)
• نرم‌افزارهای مشارکتی (شامل ابزارهای مدیریت تیم مانند: Trello)
• نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
• پورتال مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
• پورتال کارکنان سازمان
• پورتال هوش تجاری
• پورتال دانشنامه سازمانی

تفاوت پورتال با ‌وب‌سایت چیست؟

برای پاسخ به این پرسش که پورتال سازمانی چیست، ایتدا باید تفاوت پورتال با وب‌سایت را بدانید. اگرچه پورتال‌ها نیز در واقع ‌وب‌سایت محسوب می‌شوند، اما هنگام استفاده از آنها متوجه تمایز آنها با ‌وب‌سایت‌ها خواهید شد، زیرا آنها خدماتی بیشتر از وب‌سایت‌ها در اختیار ما قرار می‌دهند. به عنوان مثال ‌وب‌سایت‌های سازمان‌هایی مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی، شهرداری‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی با ‌وب‌سایت‌های خبری متفاوت هستند، زیرا امکانات خاص خود را دارند.

پورتال سازمانی پلت‌فرمی برای یکپارچه‌سازی اطلاعات، افراد و فرآیندهاست. از نمونه‌های رایج آن، پورتال ورودی دانشجویان در دانشگاه‌هاست که امکانات مختلفی از جمله ثبت‌نام در کلاس‌ها را برای دانشجویان فراهم می‌کند. به همین دلیل، پیاده‌سازی این پورتال‌ها نیز متفاوت از پیاده‌سازی وب‌سایت‌ها است.

انواع پورتال سازمانی کدام است؟

حال که دانستید پورتال سازمانی چیست، نوبت به آشنایی با انواع آن است. پورتال‌های اطلاعاتی در فضای اینترنت، با استفاده از پروفایل نیازهای اطلاعاتی کاربران و بهره‌گیری از خدمات موتورهای جستجو، به آنها کمک می‌کنند تا به سرعت اطلاعاتی را که با نیازهایشان مطابقت دارد، پیدا کنند. پورتال‌های اینترنتی دریچه‌ای واحد را برای دسترسی به شبکه گسترده‌ای از سرورهایی که اینترنت را تشکیل می‌دهند، در اختیار کاربران قرار می‌دهند. پورتال‌های اطلاعاتی در محیط شرکت‌ها نیز کارکرد مشابهی دارند و هدف آنها ارائه دریچه‌ای واحد به کاربران سازمانی برای دسترسی به اطلاعات پراکنده در سراسر سازمان است. پورتال‌های اطلاعات سازمانی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

۱- “پورتال سازمانی پردازش مشارکتی” که به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات کاری گروه مانند ایمیل‌ها، مباحثات گروه، گزارش‌ها، یادداشت‌ها و صورتجلسات را سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارند.

۲- “پورتال سازمانی پردازش تصمیم”، نوع دیگر این پورتال‌هاست که به مدیران اجرایی، تصمیم‌گیرندگان و تحلیل‌گران کسب و کار کمک می‌کند تا برای اتخاذ تصمیمات مهم سازمان، به اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند. “پورتال‌های اطلاعات سازمانی پردازش تصمیم” از طیف گسترده‌ای از انواع مختلف اطلاعات تجاری شرکت‌ها پشتیبانی می‌کنند و ظرفیت قابل توجهی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا از این اطلاعات برای منافع تجاری استفاده کنند.

یک “EIP پردازش تصمیم” به کاربران تجاری کمک می‌کند تا هر قسمتی از اطلاعات تجاری را صرف‌نظر از موقعیت آن در زنجیره تامین، پیدا کنند. همچنین به سازماندهی فرآیندهایی مانند پرس و جوها، گزارش‌ها و تحلیل‌ها که اطلاعات را در این زنجیره تامین ایجاد می‌کنند، کمک می‌کند. تحلیلگران کسب و کار از این پورتال‌ها برای استفاده از این فرآیندها، اجرای آنها و بازیابی نتایج استفاده می‌کنند. این فرآیندها همچنین می‌توانند به صورت خودکار بر اساس برنامه زمان‌بندی یا رویدادی خاص اجرا شوند و نتایج از طریق ایمیل به مدیران و تصمیم‌گیرندگان ارسال می‌شود.

اطلاعات مشاهده شده از طریق “EIP پردازش تصمیم” متناسب با نقش کاربری که آن را مشاهده می‌کند، اولویت‌بندی و تنظیم می‌شود. یکی از ویژگی‌‌های کلیدی “EIP پردازش تصمیم” این است که نه تنها اطلاعات تجاری را در سراسر سازمان یکپارچه می‌کند، بلکه از پردازش مشارکتی برای ردیابی تصمیمات و اقدامات انجام شده بر اساس این اطلاعات نیز استفاده می‌کند. ترکیبی از اطلاعات تجاری شرکت، دانش کاربران و پردازش مشارکتی مدیریت دانش نیز نامیده می‌شود. هر چند “پورتال‌های پردازش تصمیم” را می‌توان به عنوان پورتال‌های مدیریت دانش نیز توصیف کرد، اما با توجه به تعاریف مختلف مورد استفاده برای مدیریت دانش، بهتر است از واژه پورتال مدیریت دانش اجتناب شود.

عناصر پورتال سازمانی

عناصر پورتال سازمانی چیست؟

بر اساس مدل رایج، پورتال سازمانی از این عناصر تشکیل شده است: دسترسی/جستجو، طبقه‌بندی، مشارکت، شخصی‌سازی، نمایه‌سازی، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و امنیت.

• دسترسی/جستجو: این قابلیت به کاربر اجازه می‌دهد تا تمام اطلاعات مورد نیاز (و نه بیشتر) را در زمینه مورد نظر دریافت کند. به عنوان مثال، مسئول بانک برای تایید وام نیازی به اطلاعات بازاریابی ندارد و EIP اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مسئول بانک قرار می‌دهد.
• دسته‌بندی: یک EIP تمام اطلاعات را دسته‌بندی می‌کند تا در زمینه‌های مورد نیاز کاربران به آنها تحویل داده شود (مانند تقسیم‌بندی موضوعات در وب‌سایت‌های خبری).
• مشارکت: یک EIP به افراد امکان می‌دهد بدون توجه به موقعیت جغرافیایی با یکدیگر مشارکت کنند.
• شخصی‌سازی: اطلاعات ارائه شده به افراد در EIP بر اساس نقش آنها در سازمان، ترجیحات و عادات آنها، شخصی‌سازی می‌شوند.
• پروفایل‌سازی: پروفایل‌سازی برای امکان مشارکت در EIP ضروری است. افراد یک سازمان با توجه به تجربه و توانایی‌هایشان متمایز می‌شوند. به این ترتیب، اگر فردی نیاز به همکاری با دیگران داشته باشد، می‌تواند کسانی را که برای پروژه مورد نظر واجد شرایط هستند، انتخاب کند.
• یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها: این ویژگی به افراد اجازه می‌دهد صرف‌نظر از نرم‌افزارهایی که مورد استفاده آنهاست، اطلاعات را تحویل دهند، به آنها دسترسی داشته باشند و به اشتراک بگذارند.
• امنیت: این قابلیت، دسترسی کاربران به اطلاعات را بر اساس مجوزهای امنیتی به آنها ارائه می‌دهد. بنابراین پس از ورود کاربر به سیستم، تنها اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد که دسترسی به آنها برای وی مجاز است.

مزایای پورتال سازمانی چیست؟

پرسش دیگر این است که مزایای پورتال سازمانی چیست؟ تعداد نسبتا کمی از شرکت‌ها معیاری برای اندازه‌گیری مزایای مالی استفاده از راهکارهای مبتنی بر EIP دارند. همین موضوع در مورد استفاده از ایمیل نیز صدق می‌کند، اما تعداد کمی از شرکت‌ها می‌توانند بدون استفاده از آن به فعالیت خود ادامه دهند. بنابراین، زمانی که معیارهای مالی برای تشخیص تاثیرگذاری یک فناوری نداشته باشیم، می‌توانیم از مزایای آنها برای دستیابی به اهداف کلی کسب و کار که بر عملکرد مالی نیز تاثیر می‌گذارند، برای توجیه خرید سرمایه‌گذاری در EIP استفاده کنیم. برخی از این مزایا عبارتند از:

• حفظ تخصص پرسنل کلیدی
• افزایش رضایت مشتریان
• بهبود بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های مدیریت فناوری اطلاعات
• کوتاه‌کردن چرخه توسعه محصول
• کمک به طرح‌های تجارت الکترونیک

کلام آخر

در این مقاله دانستید که پورتال سازمانی چیست و چه انواعی دارد. پیاده‌سازی یک پورتال سازمانی و نگهداری از آن، پیچیدگی‌های بیشتری نسبت به یک وب‌سایت دارد، اما قابلیت‌ها و مزایای آن نیز بیشتر است. پورتال‌های سازمانی قابلیت‌های کاربردی بیشتری مانند مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات یک شرکت را ارائه می‌دهند و با استفاده از نرم‌افزارهای خاصی مانند نرم‌افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت خدماتشان را بهبود ببخشند.