پرتال سازمانی چیست؟ تعریف، معرفی و کاربرد پورتال در سازمان

آیا می‌دانید پرتال سازمانی چیست و چه تفاوتی با سایر وب‌سایت‌ها دارد؟ برای اینکه با تعریف و معرفی انواع پرتال های سازمانی و مزایای آنها آشنا شوید، با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

پورتال یا پرتال (Portal) به آندسته از وب‌سایت‌هایی گفته می‌شود که اغلب به ارائه خدمات سازمانی می‌پردازند. به عبارت دیگر، هدف این پورتال‌ها صرفا اطلاع‌رسانی یا درج خبر نیست، بلکه در آن‌ها انواع خدمات آنلاین، اطلاعات، سامانه‌های ارتباطی، ابزارهای مدیریت کسب و کار و هر آنچه که یک سازمان برای ارائه خدمات خود نیاز دارد، ارائه می‌شود.

پرتال اطلاعات سازمانی (EIP) چیست؟

پرتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) ابزاریست که سازمان‌ها برای مدیریت فرآیندها، ارائه خدمات و مدیریت اطلاعات سازمانی به صورت آنلاین از آنها استفاده می‌کنند. این پرتال‌ها نوعی از نرم‌افزارهای کاربردی محسوب می‌شوند که سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا اطلاعات ذخیره‌شده در داخل و خارج سازمان را به یکدیگر متصل کنند و یک دروازه واحد برای ارائه اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری آگاهانه مدیران در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهند.

پرتال‌های اطلاعات سازمانی همچنین ابزاری مفید برای ایجاد دسترسی یکپارچه به چندین سیستم سازمانی مجزا هستند که سازمان‌ها می‌توانند از آنها به عنوان یک دریچه واحد برای ارتباطات سازمانی، ارائه خدمات به کارکنان، جمع آوری اطلاعات مشتریان، همکاری با شرکای سازمان و … استفاده کنند.

چرا باید از پرتال سازمانی استفاده کنیم؟

اصلی‌ترین ضرورت استفاده از پرتال سازمانی نیاز به دیجیتالی کردن فعالیت‌ها و خدمات سازمان‌ها و تعاملات بین سازمان‌ها با مشتریانشان است. به همین دلیل بهره‌گیری از یک پرتال سازمانی به ویژه در سازمان‌های بزرگ‌تر که با تعداد زیادی ارباب رجوع و مشتری سروکار دارند اهمیت زیادی دارد. این در حالیست که بدون پرتال سازمانی، کیفیت خدمات سازمان به شدت کاهش پیدا خواهد کرد و می‌تواند موجب از دست دادن مشتریان شود. استفاده از پرتال سازمانی برای بهبود بهره‌وری و رقابتی ماندن سازمان نیز ضروری است. بنابراین سازمان‌ها باید برای گسترش و یکپارچه‌سازی خدمات خود، تعامل بهتر با کارکنان و مشتریان، بهبود عملکرد، ایجاد سهولت در دسترسی برای کاربران، پاسخ‌گویی بهتر و شفافیت و اثربخشی بیشتر، از پرتال سازمانی استفاده کنند. بدون استفاده از پرتال‌های سازمانی، شما از رقبای خود عقب خواهید ماند و هم‌چنین در برآوردن نیازهای کاربران به مشکل خواهید خورد.

کارکرد پرتال سازمانی چیست؟

پورتال‌های سازمانی 2 کارکرد اصلی دارند:

1- تسهیل عرضه اطلاعات و خدمات: ابتدایی‌ترین و اصلی‌ترین کارکرد پورتال سازمانی برای تسهیل عرضه اطلاعات و خدمات سازمان است. زیرا با کمک این ابزار، سازمان‌ها می‌توانند ارتباطات خود با کارکنان سازمان و سایر افراد را به صورت مجازی و تحت وب برقرار کنند. به این ترتیب نیاز به رفت و آمدهای فیزیکی حذف شده و امکان دیجیتالی‌سازی و اتوماسیون کارها نیز افزایش پیدا می‌کند.

2- یکپارچه‌سازی خدمات سازمان: پورتال‌های سازمانی ابزاری مفید برای دسترسی یکپارچه به چندین سیستم جداگانه هستند. به طوری که سازمان‌ها می‌توانند از آنها به عنوان یک دریچه واحد برای ارائه ارتباطات سازمانی، خدمات به کارکنان، جمع آوری اطلاعات مشتریان، همکاری با شرکای خارج از سازمان و … استفاده کنند. بنابراین استفاده از این پورتال‌ها تجمیع، مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات در داخل و خارج از یک شرکت را تسهیل می‌کند و در نتیجه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خدمات و فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت آنها را بهبود ببخشند. به عبارتی، این پورتال‌ها اطلاعات را از چندین منبع استخراج کرده و آنها را در پورتال ادغام می‌کنند.

تفاوت پرتال با ‌وب‌سایت چیست؟

برای اینکه انواع پرتال های سازمانی را بشناسید، ایتدا باید تفاوت پرتال با وب‌سایت را بدانید. اگرچه پرتال ها نیز در واقع ‌وب‌سایت محسوب می‌شوند، اما هنگام استفاده از آنها متوجه تمایز آنها با ‌وب‌سایت‌ها خواهید شد، زیرا آنها خدماتی بیشتر از وب‌سایت‌ها در اختیار ما قرار می‌دهند. به عنوان مثال ‌وب‌سایت‌های سازمان‌هایی مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی، شهرداری‌ها و حتی شرکت‌های خصوصی با ‌وب‌سایت‌های خبری متفاوت هستند، زیرا امکانات خاص خود را دارند.

پرتال سازمانی پلت‌فرمی برای یکپارچه‌سازی اطلاعات، افراد و فرآیندهاست. از نمونه‌های رایج آن، پرتال ورودی دانشجویان در دانشگاه‌هاست که امکانات مختلفی از جمله ثبت‌نام در کلاس‌ها را برای دانشجویان فراهم می‌کند. به همین دلیل، پیاده‌سازی این پورتال‌ها نیز متفاوت از پیاده‌سازی وب‌سایت‌ها است.

انواع پرتال سازمانی کدام است؟

حال که دانستید پرتال سازمانی چیست، نوبت به آشنایی با انواع آن است. در یک تقسیم‌بندی مفهومی، پورتال‌های اطلاعات سازمانی به 2 دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

1- “پورتال سازمانی مشارکتی” که به کاربران کمک می‌کند تا اطلاعات کاری گروه مانند ایمیل‌ها، مباحثات گروه، گزارش‌ها، یادداشت‌ها و صورتجلسات را سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارند.

2- “پورتال سازمانی تصمیم‌گیری“، نوع دیگر این پورتال‌هاست که به مدیران اجرایی، تصمیم‌گیرندگان و تحلیل‌گران کسب و کار کمک می‌کند تا برای اتخاذ تصمیمات مهم سازمان، به اطلاعات سازمان دسترسی داشته باشند. “پورتال‌های اطلاعات سازمانی تصمیم‌گیری” طیف گسترده‌ای از انواع مختلف اطلاعات تجاری شرکت‌ها را ارائه می‌دهند و ظرفیت قابل توجهی را برای سازمان‌ها فراهم می‌کنند تا از این اطلاعات برای منافع تجاری استفاده کنند.

اما در عمل وقتی صحبت از انواع پورتال سازمانی می‌شود، منظور انواع آن بر اساس کاربردهاییست که دارند. در ادامه به تعدادی از انواع پورتال سازمانی اشاره می‌کنیم:

• پورتال‌های سازمانی بانکی

این نوع پورتال‌ها مختص ارائه خدمات بانکی به مشتریان به صورت الکترونیکی و تحت وب هستند و به بانک‌ها امکان می‌دهند تا اعلانات خود و اطلاعات مورد نیاز مشتریان را نیز از یک درگاه واحد در اختیار آنها قرار دهند.

• پورتال‌های سازمانی دانشگاهی

پورتال‌های دانشگاهی عمدتاً برای ارائه خدمات به دانشجویان و دانشگاهیان به کار می‌روند. بطوری که این افراد می‌توانند انواع کارهای اداری خود را به صورت دیجیتالی و از راه دور انجام دهند. از سوی دیگر این پورتال‌ها برای ارائه خدمات آموزشی مانند ثبت نام کلاس‌ها، رزرو خوابگاه و امثال اینها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرند.

• پورتال‌های سازمانی شهرداری‌ها

شهرداری‌ها خدمات متنوعی را به مردم ارائه می‌دهند که انجام حضوری آنها منجر به رفت و آمد تعداد زیادی از مردم به این سازمان‌ها خواهد شد. اما در صورت استفاده از پورتال‌های سازمانی، این نهادها می‌توانند بیشتر خدمات خود را با استفاده به صورت دیجیتالی و اینترنتی ارائه دهند. بنابراین پورتال‌های سازمانی شهرداری‌ها برای ارائه خدماتی مانند پرداخت عوارض شهری، انجام مراحل دریافت مجوز ساخت ساختمان‌ها، دریافت پیشنهادها و انتقادهای مردمی، انتشار اعلانات شهرداری و بسیاری موارد دیگر استفاده می‌شود.

• پورتال‌های سازمانی دولتی 

دولت‌ها معمولاً از پورتال‌های سازمانی برای ارائه و توسعه خدمات دولت الکترونیک استفاده می‌کنند. بنابراین معمولاً هر کدام از ادارات و وزارتخانه‌های مختلف دارای پورتال‌های سازمانی دولتی خاص خود هستند که در آنها شما می‌توانید به انواع خدمات دولتی مربوطه دسترسی داشته و آخرین اطلاعیه‌ها و اعلانات آنها را ملاحظه کنید.

• پورتال‌های سازمانی شرکت‌های خصوصی

پورتال‌های سازمانی در محیط کسب و کارها کارکرد مشابهی مانند موارد قبلی دارند و هدف آنها ارائه دریچه‌ای واحد به مشتریان و کارکنان سازمان برای دسترسی به خدمات و اطلاعات پراکنده آنهاست. البته، با توجه به تنوع کسب و کارها (B2B, B2C, C2C) و خدمات آنها، ممکن است تفاوت‌‎های محسوسی بین این پورتال‌ها وجود داشته باشد. با این حال، برخی از نمونه کاربردهای رایج و مشترک پورتال‌های سازمانی در شرکت‌های خصوصی عبارتند از:

• پورتال‌های سیستم مدیریت محتوا (CMS)
• پورتال سامانه مدیریت اسناد (DMS)
• پورتال نرم‌افزارهای مشارکتی (شامل ابزارهای مدیریت تیم مانند: Trello)
• پورتال نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• پورتال مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
• پورتال کارکنان سازمان
• پورتال هوش تجاری
• پورتال دانشنامه سازمانی

عناصر پورتال سازمانی چیست؟

بر اساس مدل رایج، پورتال سازمانی از این عناصر تشکیل شده است: دسترسی/جستجو، طبقه‌بندی، مشارکت، شخصی‌سازی، نمایه‌سازی، یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها و امنیت.

• دسترسی/جستجو: این قابلیت به کاربر اجازه می‌دهد تا تمام اطلاعات مورد نیاز (و نه بیشتر) را در زمینه مورد نظر دریافت کند. به عنوان مثال، مسئول بانک برای تایید وام نیازی به اطلاعات بازاریابی ندارد و پرتال اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مسئول بانک قرار می‌دهد.
• دسته‌بندی: یک پرتال تمام اطلاعات را دسته‌بندی می‌کند تا در زمینه‌های مورد نیاز کاربران به آنها تحویل داده شود (مانند تقسیم‌بندی موضوعات در وب‌سایت‌های خبری).
• مشارکت: پرتال به افراد امکان می‌دهد بدون توجه به موقعیت جغرافیایی با یکدیگر مشارکت کنند.
• شخصی‌سازی: اطلاعات ارائه شده به افراد در پرتال بر اساس نقش آنها در سازمان، ترجیحات و عادات آنها، شخصی‌سازی می‌شوند.
• پروفایل‌سازی: پروفایل‌سازی برای امکان مشارکت در پورتال ضروری است. افراد یک سازمان با توجه به تجربه و توانایی‌هایشان متمایز می‌شوند. به این ترتیب، اگر فردی نیاز به همکاری با دیگران داشته باشد، می‌تواند کسانی را که برای پروژه مورد نظر واجد شرایط هستند، انتخاب کند.
• یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها: این ویژگی به افراد اجازه می‌دهد صرف‌نظر از نرم‌افزارهایی که مورد استفاده آنهاست، اطلاعات را تحویل دهند، به آنها دسترسی داشته باشند و به اشتراک بگذارند.
• امنیت: این قابلیت، دسترسی کاربران به اطلاعات را بر اساس مجوزهای امنیتی به آنها ارائه می‌دهد. بنابراین پس از ورود کاربر به سیستم، تنها اطلاعاتی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد که دسترسی به آنها برای وی مجاز است.

مزایای پرتال سازمانی چیست؟

پرسش دیگر این است که مزایای پورتال سازمانی چیست؟ تعداد نسبتا کمی از شرکت‌ها معیاری برای اندازه‌گیری مزایای مالی استفاده از راهکارهای مبتنی بر EIP دارند. همین موضوع در مورد استفاده از ایمیل نیز صدق می‌کند، اما تعداد کمی از شرکت‌ها می‌توانند بدون استفاده از آن به فعالیت خود ادامه دهند. بنابراین، زمانی که معیارهای مالی برای تشخیص تاثیرگذاری یک فناوری نداشته باشیم، می‌توانیم از مزایای آنها برای دستیابی به اهداف کلی کسب و کار که بر عملکرد مالی نیز تاثیر می‌گذارند، برای توجیه خرید سرمایه‌گذاری در EIP استفاده کنیم. برخی از این مزایا عبارتند از:

• حفظ تخصص پرسنل کلیدی
• افزایش رضایت مشتریان
• بهبود بهره‌وری
• کاهش هزینه‌های مدیریت فناوری اطلاعات
• کوتاه‌کردن چرخه توسعه محصول
• کمک به طرح‌های تجارت الکترونیک

کلام آخر

در این مقاله دانستید که پرتال سازمانی چیست و چه انواعی دارد. پیاده‌سازی یک پرتال سازمانی و نگهداری از آن، پیچیدگی‌های بیشتری نسبت به یک وب‌سایت دارد، اما قابلیت‌ها و مزایای آن نیز بیشتر است. پورتال‌های سازمانی قابلیت‌های کاربردی بیشتری مانند مدیریت، تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات یک شرکت را ارائه می‌دهند و با استفاده از نرم‌افزارهای خاصی مانند نرم‌افزار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را تسریع کرده و کیفیت خدماتشان را بهبود ببخشند.

سوالات متداول مشتریان

۱- منظور از پورتال اطلاعات سازمانی چیست؟

پورتال اطلاعات سازمانی یا Enterprise Information Portal (EIP) ابزاریست که به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا خدمات و اطلاعات خود را به صورت آنلاین ارائه دهند. آنها همچنین ابزاری مفید برای ایجاد دسترسی یکپارچه به چندین سیستم سازمانی مجزا برای ارائه خدمات به کارکنان هستند.

۲- کارکرد پورتال سازمانی چیست؟

پورتال‌های سازمانی 2 کارکرد اصلی دارند که عبارتند از 1- تسهیل عرضه اطلاعات و خدمات به کارکنان، مشتریان و شرکای سازمان و 2- یکپارچه‌سازی خدمات مختلف سازمان و ارائه دسترسی واحد به آنها.

۳- انواع پورتال سازمانی کدام است؟

برخی از انواع پرتال سازمانی بر اساس کاربردهایشان عبارتند از: پورتال‌های سازمانی بانکی، پورتال‌های سازمانی دانشگاهی، پورتال‌های سازمانی شهرداری‌ها، پورتال‌های سازمانی دولتی و پورتال‌های سازمانی شرکت‌های خصوصی.