ارزیابی عملکرد چیست و چطور عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟

ارزیابی عملکرد یکی از ابزارهای مهم در سازمان‌ها و کسب‌وکارهای بزرگ است که مدیران برای سنجش میزان و کیفیت عملکرد کارکنان از آن استفاده می‌کنند. این فرآیند به ایجاد شفافیت در محیط کار، تقویت ارتباط بین کارفرما و کارکنان و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌کند. در سال‌های اخیر، بسیاری از سازمان‌ها و صاحبان کسب‌وکار از ارزیابی عملکرد به‌عنوان روشی مؤثر برای ارتقای بهره‌وری کارکنان استفاده کرده‌اند. در ادامه این مقاله از فراگستر، به بررسی اهمیت ارزیابی عملکرد و ارائه راهکارهایی برای اجرای بهتر آن خواهیم پرداخت.

ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد (Performance Evaluation) که با عناوین بررسی عملکرد، توسعه شغلی یا ارزیابی کارکنان نیز شناخته می‌‎شود، روشی است که توسط آن عملکرد شغلی کارکنان سنجیده و ارزیابی می‌شود. ارزیابی عملکرد بخشی از فرآیندهای توسعه شغلی است و شامل بررسی منظم عملکرد کارکنان سازمان است. همه سازمان‌هایی که «برنده شدن از درون» را با تمرکز بر کارکنان خود آموخته‌اند، برای اندازه‌گیری و ارزیابی منظم عملکرد کارکنان خود، بر فرآیندهای سیستماتیک ارزیابی عملکرد تکیه می‌کنند. همچنین، ارزیابی عملکرد نقش مستقیمی در ارائه بازخورد دوره‌ای به کارکنان دارد، به گونه‌ای که به آنها کمک می‌کند آگاهی بیشتری از عملکرد خود داشته باشند.

هدف استفاده از ابزار ارزیابی عملکرد ایجاد فضایی برای کارکنان یک مجموعه است تا بتوانند به بهترین شکل عمل کنند و از توانایی‌های خود تا حد ممکن در راستای محقق ساختن اهداف سازمان استفاده کنند و بازدهی بالایی در فضای کاری داشته باشند. نظارت دقیق بر روی عملکرد نیروی کار به سازمان‌ها کمک می‌کند کارکنانی را که عملکرد بهتری دارند شناسایی کنند تا الگویی برای دیگران باشند. ارزیابی عملکرد همچنین به سازمان‌ها اجازه می‌دهد کارکنانی را که عملکرد ضعیف‌تری دارند شناسایی و علت کم کاری آنها را پیدا کنند و بتوانند مشکلات و موانعی را که باعث آنها می‌شود تا حد ممکن برطرف کنند. در نتیجه همه کارکنان خواهند توانست بهترین عملکرد خود را داشته باشند.

فواید ارزیابی عملکرد چیست؟

چرا ارزیابی عملکرد اهمیت دارد؟

تحقیقات نشان می‌دهد که سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به طور مداوم از ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند به نتایج بهتری در کسب و کار خود دست پیدا می‌کنند. اختصاص زمان برای بررسی عملکرد کارکنان و مدیران نه تنها باعث بهبود عملکرد آنان می‌شود، بلکه اگر این ارزیابی‌ها به صورت منظم انجام شوند، به نیروی کار نیز انگیزه نیز خواهند بخشید. جلسات ارزیابی عملکرد، اهداف مجموعه را به تمام افراد دخیل در پروژه‌ها یادآوری می‌کند و باعث می‌شود آنهایی که انرژی بیشتری دارند به دنبال تحقق این اهداف بروند.

ارزیابی عملکرد باعث به وجود آمدن استحکام و ساختاری با ثبات در نیروی انسانی سازمان می‌شود. اگر فرآیند ارزیابی با دقت انجام گیرد، کارکنان، مدیران و متخصصین بخش نیروی انسانی وظیفه خود را بهتر می‌شناسند و می‌توانند بر طبق وظایف خود عملکرد بهتری داشته باشند. به کمک این سیستم مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را زیر نظر داشته باشند و در صورت مشاهده هرگونه کم کاری، دلایل آن را جویا شوند و به رفع مشکل بپردازند.

هدف از ارزیابی عملکرد، اصولا اندازه‌گیری دقیق از میزان مشارکت کارکنان در دستیابی به اهداف سازمان و افزایش کیفیت و کمیت عملکرد سازمان است. برخی دیگر از اهداف ارزیابی عملکرد که باعث اهمیت آن می‌شوند، عبارتند از:

• انگیزه دادن به کارکنان: مهم است که به طور واضح به کارکنان توضیح دهید که چه انتظاراتی از آنها دارید. این کار باعث ایجاد انگیزه در کارکنان برای رسیدن به کیفیت مطلوب می‌شود.
• رشد کارکنان و پیشرفت سازمان: ارزیابی عملکرد ابزاری است که صاحبان کسب و کار می‌توانند از آن برای کمک به کارکنان خود استفاده کنند تا باعث بهبود رشد شخصی آنها و کمک به تحقق اهداف سازمانی شوند.
• حفظ حقوق کارکنان و کارفرما: مستندسازی فرآیند ارزیابی عملکرد، به حفظ حقوق کارکنان و کارفرما و تعیین مسئولیت هر دو طرف منجر می‌شود و در فرآیند ارتقای شغلی نیز هر گونه تبعیض از بین ببرد.

فواید ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد به مدیران و کارکنان تصویری شفاف از توقعاتی که از یکدیگر دارند می‌دهد و به آنها اجازه می‌دهد بدانند که اهداف مشترک هر دو طرف چیست و تا چه حد باید در کار خود پیشرفت داشته باشند. این مساله باعث افزایش همگرایی کارکنان با اهداف سازمانی که درآن مشغول به کار هستند، خواهد شد. به طور کلی، ارزیابی عملکرد، به دنبال این است که عملکرد کارکنان را در محیط کار ارزیابی کرده و تعیین کند که آیا کارکنان و اهدافشان با محیط کار تطبیق دارند یا خیر. مدیر هر سازمان و یا شرکتی سعی دارد که کارکنانش در حد استاندارد کار کنند و ارزیابی عملکرد به آنها در این زمینه کمک می‌کند. هر چند در واقعیت رسیدن به چنین خواسته‌ای به طور 100 درصد عملا غیر ممکن است.

برای ارزیابی عملکرد اغلب از ابزار‌های سنتی مانند تعریف هدف و تعیین سطح مشخصی که کل سازمان باید به آن برسد، استفاده می‌شود. این سازوکارها همچنین برای کارکنان مجموعه مشخص می‌کنند که کدام نوع عملکرد، مثبت محسوب شده و باعث پیشبرد اهداف سازمان می‌شود و از طریق روش‌هایی پیشرفت کارها را محاسبه می‌کنند. برخلاف روش‌های قدیمی که در آخر سال کاری، به ارزیابی عملکرد افراد در سیستم می‌پردازند، ارزیابی عملکرد، هر کدام از تعاملات با کارکنان را تبدیل به فرصتی برای یادگیری می‌کند.

مدیران می‌توانند از ابزارهای ارزیابی عملکرد برای تنظیم فرآیندهای کاری، پیشنهاد دادن روش‌های جدید و تصمیم‌گیری درباره مسائل استفاده کنند تا شاهد بهبود عملکرد نیروی کار باشند. اگر کارکنان به وظایف خود بهتر عمل کنند، باعث بهبود عملکرد کلی سازمان و در نتیجه دستیابی آن به اهدافش می‌شوند. برای مثال، مدیر بخش فروش اهدافی برای کارکنان این بخش تعیین می‌کند، که در مدت زمان محدود باید به میزان فروش مشخصی برسند. همچنین راهکار‌هایی برای دستیابی به این هدف به کارکنان معرفی می‌کند تا از آن استفاده کنند. در این روش مدیر تنها وظیفه دستوردهی ندارد، بلکه نقش راهنما را برای کارکنان بازی می‌کند. مدیر و کارکنان در یک مسیر واحد برای دستیابی به اهداف مشترک قدم برمی‌دارند.

استفاده از سیستمی که مدام در حال سنجش عملکرد کارکنان در فرآیند کاری باشد، باعث شفافیت بیشتر در محیط کار می‌شود. همچنین تاکید بر روی اهمیت تشکیل جلسات منظم، می‌تواند باعث تقویت ارتباطات میان کارفرما و کارکنان شود. با توجه به اینکه ارزیابی عملکرد در ابتدای کار قوانینی را برای همه ی افراد تعریف می‌کند، تمامی کارکنان تصویر شفاف‌تری از وظایف‌شان و توقعاتی که از آنها می‌رود خواهند داشت. زمانی که افراد از وظیفه خود دقیقا آگاه باشند و بدانند که چه انتظاراتی از آنها وجود دارد، استرس و تنش در محیط کار کاهش می‌یابد. برای مثال، کارکنان برای تحت تاثیر قرار دادن کارفرمای خود، به انجام کارهایی که به آنها مربوط نیست مشغول نمی‌شوند و مدیران نیز نگران این نیستند که چگونه به کارکنان خود بگویند که عملکردشان کافی یا مفید نیست.

کاربرد ارزیابی عملکرد چیست؟

ارزیابی عملکرد کاربردهای مختلفی دارد. برخی از مهم‌ترین موارد کاربرد ارزیابی عملکرد عبارتند از:

• ارائه بازخورد به کارکنان: اگر به کارکنان خود گزارش دقیق و مکتوب از ارزیابی عملکردشان ارائه دهید، بررسی‌های منظم از عملکرد آنها داشته باشید و در مورد ضعف‌هایشان به آنها هشدار کافی را بدهید، هیچ یک از کارکنان از تصمیمات مدیریت سازمان غافلگیر نخواهند شد.
• فراهم کردن امکان خودسازی و توسعه فردی کارکنان: نتایج ارزیابی عملکرد می‌تواند منبع اصلی اطلاعات و بازخوردهای لازم برای کمک به خودسازی و توسعه فردی کارکنان باشد. سرپرستان و مدیران نیز می‌توانند از این نتایج برای کمک به کارکنان در مسیر پیشرفت‌شان استفاده کنند.
• تعیین دقیق‌تر پاداش‌ها: یکی از راه‌های ایجاد انگیزه در کارکنان، به رسمیت شناختن تلاش‌های آنها و معرفی کارکنان نمونه است. این مسئله به ویژه می‌تواند برای کارمندان جوان، انگیزه بسیار مهمی باشد.
• دستیابی به اطلاعات لازم جهت مدیریت پرسنل: شرکت‌ها می‌توانند از نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان برای مدیریت بهتر نیروی انسانی جهت دستیابی به اهداف و مقاصد تعیین شده استفاده کنند. به عنوان مثال می‌توانند تشخیص دهند که در کدام موارد باید برای افزایش بازدهی کارکنان روی آنها سرمایه‌گذاری کنند و در کدام موارد نیاز به جایگزینی، تغییر عنوان شغلی و یا استخدام نیروی انسانی بیشتر وجود دارد.

چگونه عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟

هر چند که نرم‌افزار‌های ارزیابی عملکرد موجود در بازار، تمامی مراحل آن را به صورت از پیش تعریف شده برای شما مهیا می‌کنند، اما اکثر آنها از قالب‌هایی پیش‌فرض برای سنجش عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند. در واقع، راهکارهای ارزیابی عملکرد، ارکان و المان‌هایی مشخص و مشترک دارند که در تمامی نرم‌افزار‌های ارزیابی عملکرد مورد استفاده قرار می‌گیرند. این ارکان عبارتند از:

• یکسو کردن عملکرد کارکنان با اهداف و برنامه‌های سازمان: کارکنان باید درک درستی از این مساله داشته باشند که عملکرد آنها تاثیر مستقیم بر روی دستیابی به اهداف سازمان می‌گذارد.
• تعریف دقیق فعالیت‌ها و عملکرد افراد: هر یک از کارکنان باید جواب سوال‌های زیر را بداند: کار من منجر به تولید چه محصولاتی، یا ارائه چه خدماتی می‌شود؟ فعالیت‌های من چه تاثیری بر روی سازمان می‌گذارد؟ چگونه باید با مشتریان، همکاران و سرپرستان ارتباط برقرار کنم؟ شغل من شامل چه وظایفی است؟
• تعیین توقعات قابل اندازه‌گیری مربوط به عملکرد آنها: کارکنان باید دقیقا اطلاع داشته باشند که در سازمانی که در آن مشغول به کار هستند، انجام موفق وظایف چگونه ارزیابی می‌شود. توقعات قابل اندازه‌گیری شامل آگاهی داشتن از این موارد می‌شود: – نتایج: یعنی کالا یا خدماتی که کارکنان ارائه می‌دهند. – نحوه فعالیت کارکنان: فرآیندی که کارکنان باید برای تولید کالا یا ارائه خدمات، طی کنند. و – رفتار کاری: که شامل ارزش‌هایی است که کارکنان باید بین خود و در رابطه‌ای که با مشتری برقرار می‌کنند آن را حفظ کنند.
• تعریف برنامه‌های توسعه و رشد: وظایف افراد باید با مشارکت بین مدیران، سرپرستان و کارکنان مشخص شود. به عبارت دیگر، کارکنان یک مجموعه باید حق این را داشته باشند که تعیین کنند چه مهارت‌های جدیدی را می‌خواهند یاد بگیرند و در چه راستایی با دانش خود برای دستیابی به اهداف مجموعه مشارکت کنند.
• جلسات منظم: به جای اینکه هم کارکنان و هم مدیران به انتظار جلسه‌های ارزیابی سالانه بنشینند، باید جلساتی به صورت منظم ترتیب داد تا کارکنان و مدیریت درباره اهداف، عملکرد و مشکلاتشان با یکدیگر صحبت کند تا فرآیند رسیدن به هدف با سهولت پیش برود. وجود این جلسه‌ها، باعث بهتر شدن ارتباط مدیران و کارکنان می‌شود و مدیران و سرپرستان می‌توانند نقش راهنما را برای کارکنان ایفا کنند.

انواع روش‌های ارزیابی عملکرد کدام است؟

پنج مورد از رایج‎‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد که در بسیاری از سازمان‌ها استفاده می‌شوند، عبارتند از:

1. خود ارزیابی

در این روش، کارکنان ابتدا خودشان بر اساس فهرستی از معیارهای از پیش تعیین‌شده به عملکرد خود امتیاز می‌دهند. این روش به تنهایی دقت بالایی ندارد و نمی‌تواند منعکس‌‎کننده عملکرد واقعی کارکنان باشد، زیرا ممکن است برخی از آنها عملکرد خود را بیشتر یا کمتر از آنچه هست ارزیابی کنند. بنابراین، معمولاً از خودارزیابی در کنار سایر روش‌های ارزیابی عملکرد استفاده می‌شود تا از یک سو کارکنان بتوانند نحوه ارزیابی عملکرد خود را درک کنند و از سوی دیگر در مواردی که میان نتایج خودارزیابی کارکنان و ارزیابی مدیران واحدها از عملکرد آنها اختلاف فاحشی وجود داشته باشد، مدیران ارشد بتوانند بررسی و قضاوت لازم را انجام دهند.

2. چک لیست رفتاری

در این روش، کارفرما از یک چک لیست استفاده می‌کند که شامل یک سری از صفات رفتاری همراه با گزینه‌های بله یا خیر است. این صفات، ویژگی‌هایی هستند که از کارکنان انتظار می‌رود. اگر سرپرست یا مدیر معتقد باشد که فرد مورد سنجش، ویژگی‌های مطرح شده را نشان داده است، گزینه بله را علامت‌گذاری می‌کند. در غیر این صورت، گزینه خیر علامت‌گذاری می‌شود.

3. بازخورد 360 درجه

این روش ارزیابی عملکرد نه تنها از بازخورد مستقیم مدیران و کارکنان استفاده می‌کند، بلکه نظرات دیگر اعضای تیم، همکاران، سایر مدیران و افرادی که با فرد ارزیابی‌شونده کار می‌کنند را نیز شامل می‌شود. علاوه بر اینها، این روش ارزیابی عملکرد شامل بررسی ویژگی‌های شخصیتی و توانایی‌های رهبری کارکنان نیز می‌شود.

4. مقیاس رتبه بندی

ارزیابی عملکرد با استفاده از درجه‌بندی، یکی از رایج‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد است که در آن، کارفرمایان مجموعه‌ای از معیارها را تعیین می‌کنند و بر اساس آن عملکرد کارکنان خود را مورد قضاوت قرار داده و ارزیابی می‌کنند. این معیارها می‌تواند شامل رفتارها، خصوصیات اخلاقی و کارهای انجام شده توسط کارکنان باشد. در این روش، هر کدام از معیارها با یک عدد توصیف می‌شوند و برای این کار معمولاً از یک مقیاس پنج نقطه‌ای استفاده می‌شود.

5. مدیریت بر اساس اهداف

این نوع ارزیابی عملکرد، روش جدیدتری است که در آن کارکنان و مدیران با یکدیگر توافق می‌کنند تا به مجموعه‌ای از اهداف مشخص و قابل دستیابی در یک دوره زمانی معین برسند. سپس در پایان دوره مقرر، میزان دستیابی کارکنان به اهداف و نحوه عملکرد آنها سنجیده می‌شود و اهداف جدید نیز در همین زمان تعیین می‌گردد. ویژگی مثبت این روش روش این است که موفقیت یا عدم موفقیت کارکنان به سادگی قابل تشخیص خواهد بود و آنها را در فرآیند تعیین اهداف نیز مشارکت می‌دهد.

چرا ارزیابی عملکرد اهمیت دارد؟

شاخص های ارزیابی کلیدی عملکرد کارکنان کدام است؟

هر چند که KPI ها نباید تنها ابزار ارزیابی ارزش و مشارکت کارکنان شما باشد، اما می‌توان از آنها به عنوان نشانگرهای کلان برای مشخص نمودن میزان بهره‌وری کلی کارکنان استفاده کرد. این شاخص‌ها به شما اجازه می‌دهد تا به سرعت موانع بالقوه در برابر بهره‌وری کسب و کار خود را شناسایی کنید. چنین موانعی اغلب نتیجه مشکلات عملیاتی گسترده‌تر، عدم دسترسی به منابع و تنگناهای مربوط به گردش کار است.

در اینجا تعدادی از اصلی‌ترین شاخص‌های عمومی عملکرد کارکنان آورده شده است:

1- درآمد شرکت به ازای هر کارمند = درآمد شرکت تقسیم بر تعداد کارمندان:

این شاخص از ابتدایی‌ترین نشانگرهای عملکرد کارکنان است و به شما اطمینان می‌دهد که نیروی کار شما بیشتر از درآمدی که برای شما ایجاد می‌کند برایتان هزینه ندارد. از این شاخص اغلب برای سنجش سودآوری شرکت‌ها استفاده می‌شود.

2- سود به ازای هر کارمند = کل سود تقسیم بر تعداد کارمندان:

این شاخص، سودآوری خالص (منهای هزینه) را محاسبه می‌کند و می‌تواند برای سنجش بهره‌وری مطلوب کارکنان در شرکت هایی که از نیروی کار از راه دور استفاده می‌کنند، مفید باشد.

3- میزان استفاده = مجموع ساعت‌های کاری هفتگی ثبت شده تقسیم بر کل ساعت‌های هفتگی ثبت شده ضرب در 100:

این شاخص، نسبت کار مفید و سودآور را به هزینه سازمان برای ساعات کلی حضور کارکنان در محل کار، نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند، کار آنها را بهتر برنامه‌ریزی و قیمت‌گذاری کنید.

4- میانگین نرخ تکمیل وظایف = کل زمان برای انجام یک وظیفه (در یک بازه زمانی تعیین شده) تقسیم بر تعداد دفعات انجام آن وظیفه:

این شاخص، میزان کارایی تیم شما را به طور کلی نشان می‌دهد. شما می‌توانید از این شاخص برای درک مدت زمان لازم برای انجام مراحل مختلف یک پروژه توسط کارکنان و متعاقبا بهبود برآوردهای بودجه و مدیریت منابع استفاده کنید.

5- اضافه کاری به ازای هر یک از کارکنان = کل ساعات اضافه کاری تقسیم بر تعداد کارکنان

شاخص میانگین اضافه کاری را می‌توان به روش‌های مختلفی تفسیر کرد و همواره به معنی عملکرد بالا نیست. در هر حال اگر کارکنان شما دائماً اضافه کاری انجام می‌دهند، ممکن است واقعاً نیاز به افزایش نیروی کار خود داشته باشید.

روش اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد کارکنان در بسیاری از شرکت‌ها هنوز با استفاده از ذخیره‌سازی داده‌ها در برگه‌های پیچیده اکسل و محاسبه آنها انجام می‌پذیرد. اما نرم افزارهای تجاری از جمله نرم افزارهای اتوماسیون نیز می‌توانند این کار را به صورت خودکار و در پس زمینه انجام دهند و گزارش‌های دقیقی از این شاخص‌ها برای شما فراهم کنند.

کلام آخر

اگر سیستم ارزیابی عملکرد را به شکل مناسب در سازمان خود اجرا کنید، به مدیران و کارکنان شما کمک می‌کند تا بهترین عملکرد خود را داشته باشند. برای اجرای این سیستم می‌توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد. برای مثال از طریق اتوماسیون اداری فراگستر، مدیران می‌توانند فعالیت‌های کارکنان خود را اندازه‌گیری کنند و به ارزیابی عملکرد آنها بپردازند. همچنین، اتوماسیون اداری می‌تواند به کارکنان در ثبت وقایع کمک کند و به این ترتیب میزان عملکرد آنها را در فرآیندهای سازمانی به طور مداوم مشخص کند. این باعث می‌شود دقت کارکنان به جزئیات و توانایی آنها برای انجام وظایفی که باید در محیط کار انجام دهند افزایش پیدا کند و مدیران نیز ارزیابی بهتری از عملکرد آنها داشته باشند.

سوالات متداول

۱- ارزیابی عملکرد یا Performance Evaluation یعنی چه؟

ارزیابی عملکرد روشی است که به وسیله آن عملکرد شغلی کارکنان به صورت منظم و سیستماتیک توسط کارفرما یا مدیران سنجیده می‌شود تا در نهایت بتوان عملکرد آنها را در راستای دستیابی به اهداف سازمانی بهبود بخشید.

۲- ارزیابی عملکرد چه کاربردهایی دارد؟

ارزیابی عملکرد کاربردهای مختلفی دارد. برخی از مهم‌ترین موارد کاربرد ارزیابی عملکرد عبارتند از: ارائه بازخورد به کارکنان، فراهم کردن امکان خودسازی و توسعه فردی کارکنان، تعیین دقیق‌تر پاداش‌ها و دستیابی به اطلاعات لازم جهت مدیریت پرسنل.

۳- انواع روش‌های ارزیابی عملکرد کدام است؟

پنج مورد از رایج‎‌ترین روش‌های ارزیابی عملکرد که در بسیاری از سازمان‌ها استفاده می‌شوند، عبارتند از: روش خود ارزیابی، روش استفاده از چک لیست رفتاری، روش بازخورد ۳۶۰ درجه، روش استفاده از مقیاس رتبه‌بندی، روش مدیریت بر اساس اهداف.