تیم شما خوب کار میکند، اگر راه را ساده کنید

کارکنان و پرسنل از سرمایه‌های اصلی یک سازمان محسوب می‌شوند که تلاش، تعهد و سخت‌کوشی آنها در موفقیت و شکست آن سازمان تاثیر مستقیم می‌گذارد. در این بین یکی از مهمترین عواملی که در بهبود کار تیمی و یکپارچگی سازمان موثر خواهد بود، نحوه هماهنگی تیم با یکدیگر و میزان مشارکت آنها در کارها و برنامه‌های گروهی است.استفاده از فناوری و تکنولوژی در عرصه کسب‌وکار برای ایجاد ارتباط بین پرسنل و سنجش میزان فعالیت آنها در امور، میتواند نقش بسزایی داشته باشد.

اطمینان داشته باشید اگر راه را ساده کنید؛ تیم شما خوب کار میکند. استفاده از فناوری و تکنولوژی در عرصه کسب‌وکار برای ایجاد ارتباط بین پرسنل و سنجش میزان فعالیت آنها در امور، میتواند نقش بسزایی داشته باشد. ابزار مناسب برای کارهای گروهی را در اختیار کارمندان خود قرار دهید و نتیجه فوق‌العاده آن را مشاهده کنید.

در این مقاله ما روش‌ها و ابزارهایی که می‌توانند به بهبود عملکرد تیمها در سازمان کمک کرده و سبب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها گردد را بررسی و بهترین ابزار کار گروهی را معرفی خواهیم کرد.

آیا تیم شما با ابزارهای زیادی کار میکند؟

همانطور که میدانید با افزایش رقابت بین برندها، اهمیت کار تیمی در یک سازمان نیز افزایش پیدا خواهد کرد. با توجه به تغییرات غیرقابل پیش‌بینی بازارها، تیم‌های فروش همیشه اولین افرادی هستند که بیشترین بازخورد مستقیم را از بازار دریافت میکنند. متعاقبا سازمان باید متناسب با بازخوردهای جدید، استراتژی‌های خود را به گونه‌ای تغییر دهد که باعث بقا و رشد آنها در بازار باشد. رقابت بین برندها، باعث افزایش حجم کاری تیمها در سازمان خواهد شد. بنابراین استفاده از ابزارهای کار گروهی و تکنولوژی‌های جدید، برای سرعت بخشیدن به کارها میتواند سبب وجود تیمی بهره‌ور برای سازمان شما گردد.

در این میان، گاهی بدلیل استفاده بیش از حد، از ابزارهای گوناگون در سازمان، بجای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارکنان، شاهد سردرگمی افراد و اتلاف زمان هستیم. در ادامه برخی از ابزارهای کارگروهی را معرفی و راهکاری نیز برای یکپارچگی ابزارهای سازمان، افزایش بهره‌وری و سهولت در کار تیمی ارائه خواهیم داد.

میزکاری منظم، یکپارچه و هوشمند برای کارمندان خود بسازید…

ابزارهای موردنیاز برای بهبود کار گروهی در سازمان

۱- نرم‌افزاری برای مدیریت ایمیل‌های سازمان

امروزه ایمیل به یکی از ابزارهای ارتباطی قوی تبدیل گشته که تقریبا استفاده از آن اجتناب ناپذیر است. عموما سازمان‌ها از یکی از ابزارهای مدیریت ایمیل نظیر outlook، eM Client، Thunderbird و… جهت مدیریت ایمیل‌های ورودی و خروجی استفاده می‌کنند. اما بزرگترین ایراد این ابزارها عدم یکپارچگی با دیگر ابزارهای موردنیاز در سازمان است که این امر گاهی تیم شما را مجبور به صرف زمان زیادی برای ورود اطلاعات از دیگر ابزارها به این نرم‌افزار خواهد نمود.

۲- نرم‌افزاری برای مدیریت فکس‌های سازمان

تقریبا میتوان اذعان داشت دیگر ارسال و دریافت فکس کاغذی از سازمان‌ها حذف و دستگاه‌های فکس جای خود را به سرویس‌های نرم‌افزاری داده‌اند. استفاده از این ابزارها علاوه بر صرفه‌جویی در کاغذ، مدیریت و دسته‌بندی فکس‌های ارسالی و دریافتی را نیز راحت‌تر خواهد کرد.

نرم‌افزارهای گوناگونی جهت مدیریت فکس در سازمانها استفاده میشوند که باز هم بزرگترین مشکل آنها نیاز به استفاده از یک پنل مجزا و عدم یکپارچگی با دیگر نرم‌افزارهای موجود در سازمان است.

۳- نرم‌افزاری برای مدیریت جلسات

سازماندهی و بروز نگهداشتن اطلاعات جلسات سازمان کار دشواری است. این جلسات ممکن است هم بصورت داخلی و هم خارج از سازمان تنظیم گردند. یک سازمان ممکن است چندین بار برای معرفی محصول، نحوه ارائه خدمات، عقد قرارداد و… جلسه برگزار کند.

سازمانها عموما از فایل‌های اکسل، تقویم‌ها و ابزارهای مشابه جهت درج و مدیریت جلسات استفاده می‌کنند. مسلما مدیریت و تنظیم جلسات در این حالت بسیار دشوار و درصورت نیاز به تغییر یک جلسه، زمان بسیار زیادی را از تنظیم کننده خواهد گرفت. عدم وجود ابزاری مشترک و یکپارچه، هماهنگی با افراد و گروه‌های مختلف را بسیار دشوار خواهد کرد.

۴- نرم‌افزاری برای مکاتبات و نامه‌نگاری در سازمانها

مکاتبات و نامه‌نگاری یکی از عوامل حیاتی هر سازمان محسوب می‌شود. نحوه ارتباط بین واحدهای فروش، مالی، اداری و… در بهبود کار گروهی و افزایش سرعت انجام کارها در سازمان تاثیر مستقیم خواهد داشت. بنابراین اگر یک سازمان نحوه مکاتبات بین واحدها را از حالت دستی و سنتی خارج کرده و آن را بصورت سیستمی انجام دهد؛ علاوه بر صرفه‌جویی در کاغذ، سرعت گردش نامه‌ها بین واحدها تا چندین برابر افزایش پیدا خواهد کرد.

سیستمی که قابلیت سرچ نامه‌ها، بایگانی، دسته‌بندی، ارجاع و… را داشته باشد؛ به هر تیمی کمک میکند تا مکاتبات خود را با سرعت، دقت و کیفیت بالاتر انجام دهد. سازمانها اصولا برای الکترونیکی کردن مکاتبات خود از سیستم اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. اما آیا اتوماسیون شما با دیگر ابزارهای کار گروهی در سازمان یکپارچه است؟

بیشتر بخوانید: سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی برای سازمان شما دارد؟

۵- نرم افزاری جهت بایگانی و مدیریت اسناد

امروزه با توجه به افزایش حجم اطلاعات و فایل‌های بایگانی شده، سازمانها به فکر الکترونیکی کردن اسناد و بهره‌گیری از نرم افزاری جهت ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی، نسخه‌گذاری، جستجو، آرشیو و… هستند. استفاده از این ابزارها کمک می‌کند دیگر نگران گم شدن، فرسوده شدن یا حتی سرقت اطلاعات سازمان نباشید. بیشتر سازمانها جهت رفع این نیاز از نرم‌افزارهای دبیرخانه بهره می‌گیرند.

۶- نرم افزار مدیریت انجام وظایف کارکنان

تقسیم وظایف بین کارکنان و مدیریت کارهای تیمی در سازمان عموما توسط ابزارهایی مانند trello، Todoist و… انجام می‌گیرد. این ابزارها سبب می‌گردد کارها را بین کارکنان خود تقسیم کرده و بهره‌وری تیم خود را افزایش دهید. عموما گزارش‌گیری و سنجش عملکرد کارکنان در این سیستم‌ها دشوار بوده و باز هم یک ابزار و پنل جدید به تیم شما اضافه خواهد کرد.

۷- اپلیکیشن موبایل جهت ارتباط بین تیم شما

اغلب تیم‌ها در سازمان از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان مانند تلگرام، واتس‌آپ و… جهت ارتباط با افراد خارج از سازمان، یادآوری کارها به آنها و… بهره می‌گیرند. همانطور که میدانید این ابزارها پایداری و کارایی مناسب را ندارند.

تصور کنید اپلیکیشنی وجود دارد که با تمامی ابزارهای بالا یکپارچه بوده و تیم شما در هر زمان و هر مکان قادر است کارهای انجام شده و در دست انجام خود را مشاهده و پیگیری نماید. در این صورت دیگر افراد برای تایید کارها توسط یک مدیر که در مرخصی یا ماموریت است روزها منتظر نخواهد ماند. کار تیمی خوب مستلزم وجود ابزارهای تیمی خوب است.

سیستم اتوماسیون اداری ، ابزاری مناسب برای کار گروهی

این روزها ابزارهای teamwork گوناگونی برای کنترل و مدیریت کار گروهی بکار می‌روند. یکی از نرم‌افزارهایی که در حال حاضر بسیاری از سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند؛ اتوماسیون اداری است. با اتوماسیون اداری پرسنل یک سازمان، می‌توانند در هر موقعیت زمانی و مکانی به تمامی مکاتبات خود، ایمیل، فکس، تقویم جلسات و بسیاری امکانات دیگر دسترسی داشته باشند.

مزیت فوق‌العاده اتوماسیون اداری فراگستر این است که تمامی این قابلیت‌ها را در کنار هم و در یک نرم‌افزار، در اختیار تیم شما قرار می‌دهد. کارتابل آفلاین و آنلاین، ویرایشگر Word آنلاین (بدون نصب Office)، نسخه موبایل سازمانی، مدیریت تقویم و جلسات، مدیریت فکس، ایمیل و پیامک، مدیریت فرم‌ها و فرایندها، رسانه سازمانی و بسیاری از قابلیت‌های فوق العاده دیگر مانند تبدیل گفتار به متن. جستجوی هوشمند و… تنها بخشی از امکانات این سیستم است.

یکپارچگی ابزارهای سازمان سبب افزایش کارایی کارکنان، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و در نهایت سودآوری بیشتر خواهد شد.