8 نوع نرم افزار اداری همراه با معرفی

نرم افزار اداری یا مدیریتی، ابزارهایی هستند که برای خودکارسازی و تسریع کارهای اداری رایج در سازمان‌ها و کسب و کارها استفاده می‌شوند. در این مقاله به انواع کارها و امور اداری و نرم افزارهای مورد استفاده برای مدیریت آنها می‌پردازیم.

برای مشاهده فوری 8 مورد از رایج ترین انواع نرم افزارهای اداری، می‌توانید اینفوگرافی زیر را مطالعه کنید:

8 نوع نرم افزار اداری

منظور از امور اداری چیست؟

در محیط‌های اداری کارهای متعددی به صورت روزمره و یا تکراری انجام می‌شوند. برخی از این کارها عمومی و برخی اختصاصی هستند. منظور از کارهای اختصاصی مواردیست که به صورت تخصصی در واحدهای مختلف سازمان مانند واحد مالی، واحد منابع انسانی، واحد بازاریابی، واحد فروش، واحد IT، واحد تولید و غیره انجام می‌شود.

اما کارهای اداری عمومی آنهایی هستند که در واحدهای متعددی انجام می‌شوند یا تمامی سازمان درگیر آنها هستند. منظور از کارهای اداری یا Office Work معمولاً این دسته کارهاست که شما در هر واحد اداری و در هر سازمان با آنها کم و بیش روبرو می‌شوید. برخی از این امور اداری که در هر سازمان و کسب و کاری مشاهده می‌شود، عبارتند از: نامه‌نگاری‌های اداری، ثبت و بایگانی اسناد، مدیریت وظایف و کارها، تنظیم و یادآوری جلسات، مدیریت فرآیندها و امثال اینها.

چرا به نرم افزار اداری احتیاج داریم؟

همانطور که گفتیم، کارهای اداری، اموری هستند که به صورت تکراری و حتی گاهی به صورت روزمره در سازمان‌ها و کسب و کارها انجام می‌شوند. تکراری و ساده بودن این کارها باعث اتلاف وقت و انرژی زیادی از سازمان‌ها می‌شود. در سوی مقابل خودکارسازی آنها می‌تواند به میزان زیادی در هزینه‌های آنها صرفه جویی کرده و باعث چابکی سازمان شوند. اینجاست که نرم افزارهای کامپیوتری مطرح می‌شوند.

نرم افزارهای مدیریت اداری ابزارهایی هستند که به خودکارسازی یا دیجیتالی کردن کارهای اداری رایج در سازمان ها می‌پردازند. این نرم افزارها بسته به نوع کار و وظایفی که خودکار می‌‎کنند، انواع مختلفی دارند و برای هر نوع از آنها محصولات متنوعی از سوی شرکت‌های مختلف نرم افزاری ارائه می‎‌شود. در ادامه به معرفی برخی از انواع مختلف کارهای اداری و نرم افزارهای رایجی که برای مدیریت آنها استفاده می‌شوند، می‌پردازیم.

انواع کارهای اداری و نرم افزارهای مربوط به آنها کدامند؟

همانطور که گفتیم، کارهای اداری مختلفی در هر سازمان انجام می‌شود که خودکارسازی هر کدام نیاز به استفاده از نرم افزارهای متفاوتی دارد. در ادامه ضمن توضیح انواع مختلف امور اداری عمومی به معرفی نرم افزارهای مرتبط با آنها می‌پردازیم:

تهیه و گردش فرم‌های اداری

یکی از رایج‌ترین کارهای اداری در هر سازمان استفاده از فرم‌های اداری است. منظور از فرم اداری، یک سند با قالبی استاندارد و از پیش‌تعریف شده است که دارای یک نوشته همراه با جاهای خالی برای پرکردن آنهاست. با پر کردن این جاهای خالی شما می‌توانید اسنادی با محتوای مشابه ایجاد کنید. در محیط‌های اداری از فرم‌ها برای تهیه انواع مختلفی از اسناد استفاده می‌شود که برای موارد مختلفی مانند درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست اضافه کار، درخواست خدمات و امثال اینها استفاده می‌شوند.

نرم افزارهایی که برای تهیه و گردش این فرم‌ها استفاده می‌شوند معمولاً فرم‌سازهای اتوماسیون اداری هستند. در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، به چند شیوه مختلف می‌توانید فرم‌های مورد نظر خود را تهیه کنید. مثلاً می‌توانید از انواع فرم‌های الکترونیکی آماده است در پیشخوان خدمات کارکنان استفاده کنید. با این فرم‌ها می‌توان درخواست‌های روتین کارکنان مانند درخواست‌ مرخصی را به صورت الکترونیکی تهیه و در سازمان به گردش انداخت.

اجرا و مدیریت فرآیندهای اداری

منظور از فرآیندهای اداری، جریانی به هم پیوسته از کارها و وظایف در سازمان است که با هدف ارائه خدمات یا تولید یک محصول انجام می‌شوند. فرآیندهای اداری نقش مهمی در هر سازمان دارند و در واحدهای مختلفی از جمله واحد بازاریابی، واحد حسابداری، واحد مدیریت، واحد فناوری اطلاعات و واحد منابع انسانی استفاده می‌شوند. سازمان ها می‌توانند با استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری قسمت زیادی از این فرآیندها را خودکارسازی کنند.

نرم افزارهایی که برای خودکارسازی فرآیندهای اداری استفاده می‌شوند، نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار نام دارند. با استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS می‌توان تمامی فرآیندهای اداری را مدل‌سازی و به صورت قابل پیشبینی اجرا کرده و حتی اثربخشی آن را سنجید. نرم افزارهای BPMS متعددی در بازار وجود دارند که از نمونه‌های خارجی و مشهور آنها می‌توان به نرم افزار Kissflow، نرم افزار Processmaker و نرم افزار Bizagi اشاره کرد.

یکی از بهترین نرم افزارهای BPMS موجود در ایران نیز نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار فراگستر است که از نسخه بومی شده نرم افزار ProcessMaker برای مدل‌سازی فرآیندها استفاده می‌کند. این نرم افزار ماژول‌های کاربردی متنوعی مانند نسخه موبایل و تبلت فارسی، فرم‌ساز و تقویم شمسی را برای استفاده راحت‌تر کاربران ایرانی در اختیار آنها قرار می‌دهد و با اتوماسیون اداری و مکاتبات فراگستر یکپارچه است. به این ترتیب کاربران می‌توانند فرآیندها اداری مربوط به خود را ضمن مکاتباتشان مدیریت و پیگیری کنند.

مدیریت وظایف

یکی دیگر از کارهای رایج اداری که در هر واحد سازمانی انجام می‌شود، مدیریت وظایف کارکنان است. منظور از مدیریت وظایف کارکنان، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهای آنها، مشخص کردن افرادی که باید کارها را انجام دهند، اطلاع رسانی به آنها و نظارت بر اجرای کارهاست. مدیریت وظایف به صورت دستی و سنتی می‌تواند کاری پیچیده و زمان‌بر باشد؛ این در حالیست که نرم افزارهای کامپیوتری می‌توانند یک سازوکار دقیق و خودکار را برای مدیریت این وظایف در اختیار مدیران قرار دهند.

ابزاری که برای خودکارسازی مدیریت وظایف و کارهای اداری استفاده می‌شود، نرم افزار مدیریت کارها و وظایف نام دارد، که به برنامه‌ریزی، پیگیری و گزارش‌دهی از کارها و وظایف کمک می‎‌کند. این نرم افزار، به کارکنان امکان می‌دهد تا زمان و انرژی خود را بهتر مدیریت کنند و به مدیران نیز اجازه می‌دهد تا منابع سازمان را بهتر مدیریت نمایند و بر عملکرد کارکنان نظارت دقیق‌تری داشته باشند. نرم افزار مدیریت کارهای اداری و وظایف متعددی در سطح جهانی برای مدیریت تیم‌ها و کارها وجود دارد؛ برخی از شناخته‌شده ترین آنها عبارتند از نرم افزار Asana، Slack و Trello.

نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، با هدف مدیریت یکپارچه و متمرکز کارها و وظایف و همچنین پیگیری و نظارت آسان روند کارها طراحی و توسعه داده شده است. این زیرسیستم علاوه بر مدیریت کارها و وظایف تیمی، امکان تهیه انواع گزارش عملکرد را نیز برای مدیران و دیگر اعضای سازمان فراهم می‌کند؛ همچنین زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف فراگستر به مدیران و سایر کارکنان اجازه می‌دهد وظایف، یادآوری‌های آنها، مهلت انجام آنها و افراد مسئول انجام آنها را مشخص کنند و این اطلاعات را از طریق کارتابل و به صورت نامه برای افراد مربوطه ارسال نمایند.

مدیریت جلسات و تقویم سازمانی

تقویم سازمانی ابزاری برای برنامه‌ریزی کارها در سازمان است که می‌تواند هم شامل پروژه‌های فردی و هم پروژه‌های سازمانی باشد. از این تقویم‌ها می‌توان برای مدیریت جلسات نیز استفاده کرد و در اغلب واحدهای اداری مورد نیاز هستند. در روش سنتی از تقویم‌های کاغذی برای برنامه‌ریزی کارها و مدیریت جلسات استفاده می‌شد که کارایی پایینی داشت. اما امروزه تقویم‌های دیجیتال و نرم‌افزارهای آنها به میزان زیادی استفاده از آنها را تسهیل کرده‌اند و امکانات متنوعی را برای درج و پیگیری رویدادها و اطلاع رسانی آنها در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

ابزارهای تقویم‌ دیجیتال معمولاً در بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت کارها و وظایف وجود دارند و حتی در نرم افزارهای ایمیلی مانند نرم‌افزارهای مایکروسافت و گوگل نیز در اختیار کاربران قرار داده شده اند. نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، یکی دیگر از نمونه نرم افزارهاییست که دارای زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی است و مدیریت و به اشتراک گذاری آنها در بستر اتوماسیون اداری انجام می‌دهد. برخی از امکاناتی که در نتیجه ترکیب این 2 نرم افزار در اختیار کاربران قرار می‌گیرد عبارتند از امکان تعریف دسترسی کاربران به تقویم‌ها و امکان یادآوری رویدادها توسط نامه، ایمیل و پیامک.

نرم افزارهای اتوماسیون مکاتبات نقش مهمی در تسهیل نامه‌نگاری‌های اداری و پیگیری آنها دارند

نامه نگاری‌های اداری

سازمان‌ها و کسب و کارها، صرف نظر از اینکه در مورد کدام واحد آنها صحبت می‌کنیم، معمولاً برای انجام کارهای اداری خود نیاز به برقراری ارتباطات رسمی با مخاطبان خود دارند و برای اینکار مجبور به نامه‌نگاری هستند. تا جایی که ممکن است روزانه بیش از هزاران نامه در یک سازمان رد و بدل شود. به همین دلیل مکاتبات و نامه‌نگاری‌ یکی از فعالیت‌های اصلی در محیط‌های اداری است. در گذشته این نامه‌نگاری‌ها با استفاده از کاغذ انجام شده و به صورت دستی تبادل می‌شدند که بهره‌وری پایینی داشتند. اما امروزه نرم افزارهای مدیریت مکاتبات به شما امکان می‌دهند تا تمامی مراحل مکاتبات اداری داخلی و خارجی سازمان از جمله نگارش، دریافت، ثبت، ارسال و پیگیری آنها را به صورت دیجیتالی و خودکارسازی شده انجام دهید.

ابزارهایی که برای مدیریت این مکاتبات استفاده می‌شوند، نرم افزارهای اتوماسیون مکاتبات نام دارند که در دسته نرم افزارهای مدیریت محتوای سازمانی (ECM) قرار می‌گیرند. این نرم افزارها که در ایران بیشتر با عنوان اتوماسیون اداری شناخته می‌شوند ثبت، جستجو، بازیابی، گردش مکاتبات، پیگیری آنها و در مرحله آخر، بایگانی آنها را به صورت الکترونیکی انجام می‌دهند. آنها همچنین نقش مهمی در کاهش خطاها در مکاتبات و بهبود ارتباط با مشتریان دارند. برخی از نمونه نرم افزارهای خارجی که برای مدیریت مکاتبات سازمانی استفاده می‌شوند عبارتند از Google Workspace و نرم افزار Outlook مایکروسافت. اما این نرم افزارها به طور کامل پاسخگوی نیازهای فرهنگ مکاتبات اداری در ایران نیستند.

یکی از بهترین نمونه های این نرم افزارها در ایران، اتوماسیون اداری فراگستر است که ضمن تسهیل گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمان، امکانات متعددی را مطابق با نیاز و فرهنگ نامه نگاری های اداری در ایران در اختیار سازمان های ایرانی قرار می‌دهد. از جمله قابلیت ارجاع خودکار، قابلیت تعیین سطح دسترسی کاربران، قابلیت مشاهده و پاسخ به نامه‌های دریافتی کارکنان توسط مدیران بالادستی به جای آنها، پشتیبانی از OCR فارسی و موارد اینچنینی که در نرم افزارهای خارجی یافت نمی‌شوند.

بایگانی اسناد و مدارک

سازمان‌ها به دلایل متعددی نیاز به بایگانی اسناد و مدارک خودشان دارند و این ضرورت ربطی به ابعاد سازمان ندارد و کوچکترین کسب و کارها را نیز شامل می‎‌شود. به عنوان نمونه هر سازمان باید اسناد مالی خود را برای رعایت قوانین مالیاتی و قابلیت پاسخگویی قانونی ذخیره کند. همچنین، ناکارآمدی در ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد، می‌تواند منجر به اتلاف زمان در سازمان‌ها شده و هزینه زیادی را بر آنها تحمیل کند. بایگانی اسناد و مدارک محدود به یک واحد خاص هم نمی‌شود و گاهی حتی ساده‌ترین نامه‌ها نیاز به بایگانی دارند. این موارد باعث شده تا بایگانی اسناد به یک فعالیت اداری روزمره تبدیل شود و واحدهای مختلف سازمان را درگیر کند.

در گذشته و به روش سنتی، عمده کارهای مربوط به بایگانی اسناد و مدارک توسط یک واحد اداری خاص (معمولاً واحد دبیرخانه) انجام می‌شد و سایر کارکنان تنها ملزم به ارائه اسناد به این واحدها بودند. اما امروزه راهکارهای نرم افزاری به کارکنان این امکان را می‌دهد تا مستقیماً با کلیک روی یک دکمه، سند مورد نظر خود را بایگانی کنند و باقی کارها توسط نرم افزار و با نظارت ادمین سیستم انجام می‌شود. این نرم افزارها که سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) نام دارند، امکان طبقه‌بندی خودکار و جستجو در میان اسناد را فراهم کرده و برای ایجاد نظم، کاهش حجم کاری و جلوگیری از اختلال در کارها بسیار مفید هستند. تعداد متنوعی از نمونه‌های خارجی این نرم افزارها وجود دارند که در ایران چندان شناخته شده نیستند. اما می‌توان 2 مورد از نمونه‌های معروف آن را سرویس Google Drive و نرم افزار SharePoint مایکروسافت دانست. یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران نیز زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر است.

گفتگوی درون سازمانی (چت سازمانی)

انجام بخش زیادی از کارهای روزمره در سازمان‌ها نیازمند ارتباطات غیر رسمی است. منظور از ارتباطات غیر رسمی، صحبت‌های شفاهی و یا حتی متنهایی است که خارج از چهارچوب نامه های اداری نوشته می‌شوند. در گذشته این کار با استفاده از یادداشت‎ و یا تلفن زدن انجام می‌شد. اما امروزه از نرم‌افزارهای پیام‌رسان مانند واتزاپ و تلگرام و حتی در مواردی نرم افزار Slack برای چنین گفتگوهایی استفاده می‌شود که تا حدود زیادی سرعت آنها را افزایش داده و آنها را راحت‌تر می‌کند.

یکی از نمونه‌های برتر ایرانی این نرم افزارها نیز، نرم افزار چت سازمانی اتوماسیون فراگستر است که به عنوان یک راهکار سازمانی، امکان برقراری ارتباطات غیر رسمی را در بستر اتوماسیون فراهم کرده و باعث بهبود تجربه کاربران و رضایت بیشتر آنها می‌شود. این نرم افزار امکانات ویژه‌ای را برای مدیریت گفتگوها از جمله تعیین دسترسی کاربران، تعیین نوع فایل‌های مجاز، حجم فایل‌ و مدت زمان نگهداری آنها در اختیار مدیران قرار می‌دهد. زیرسیستم گفتگوی سازمانی فراگستر، سازمان شما را از استفاده از پیام‌رسان‌های خارجی نیز بی‌نیاز کرده و امکان نگهداری داده‌های این نوع ارتباطات را به صورت محلی (Local) فراهم می‌کند.

تایپ و پردازش کلمات

صرف نظر از اینکه مجبور به نگارش یک نامه یا تنظیم یک سند سازمانی باشید، تایپ آنها به صورت کامپیوتری و اطمینان از صحت املایی و گرامری آنها ضرورت دارد. در واقع، تعداد زیادی از کارکنان اداری، بخش زیادی از انرژی و زمان خود را صرف تایپ و ویرایش این اسناد می‌‎کنند. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها از ابزارهایی با عنوان نرم افزارهای پردازش کلمات یا ویرایشگر کلمات استفاده می‌کنند. این ابزارها محیطی کامپیوتری را برای تایپ، اصلاح و بازبینی اسناد اداری همراه با فونت‌ها و سایر امکانات متنوع در اختیار شما قرار می‌دهند.

یکی از شناخته‌شده‌ترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در دنیا، نرم افزار Word مایکروسافت است که در کشور ما نیز کاربرد بسیاری دارد. در سیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانید علاوه بر ویرایشگر تحت وب اتوماسیون، از ویرایشگر Word نیز به 2 صورت آفلاین و آنلاین استفاده نمایید. به علاوه، استفاده از افزونه Word مایکروسافت اتوماسیون اداری فراگستر به شما امکان می‌دهد تا بتوانید در خارج از محیط اتوماسیون اداری و فقط از طریق Word نیز به ایجاد و ویرایش اسناد سازمانی مورد نظر خود بپردازید.

چرا اتوماسیون فراگستر بهترین ابزار مدیریت امور اداری است؟

همانطور که خواندید، کارهای متنوعی به صورت روزمره و یا تکراری در محیط‌های اداری انجام می‌شوند که خودکارسازی آنها فایده‌های متعددی برای هر سازمان از جمله بهبود عمکلرد و کاهش هزینه‌‎های آنها دارد. در حالی که استفاده از نرم افزارهای اختصاصی برای هر یک از این نوع کارها، همچنان فایده‌های زیادی دارد، اما پراکندگی و عملکرد ناپیوسته آنها، باعث کاهش کارایی آنها می‌شود. استفاده از راهکارهایی مانند اتوماسیون اداری فراگستر که تمامی این ابزارها را به صورت یکپارچه در اختیار شما قرار می‌دهند، کیفیت و سرعت کارها را چندین برابر می‌کند.

در واقع، اتوماسیون فراگستر محیطی را در اختیار سازمان‌ها قرار تا بتوانند صفر تا صد ارتباطات سازمانی و تعاملات خود اعم از نامه‌نگاری‌ها، مدیریت وظایف، گفتگوهای غیررسمی، مدیریت جلسات، بایگانی مستندات و حتی به اشتراک‌گذاری فایل‌ها و … را در یک بستر انجام دهند. این نرم افزار به عنوان یک راهکار بومی، ضمن تسهیل مدیریت تمام کارهای اداری که پیشتر گفته شد، مزیت‌های دیگری هم نسبت به استفاده از نرم افزارهای پراکنده دارد. از جمله اینکه با ایجاد یکپارچگی میان این ابزارها و متمرکز کردن داده‌های آنها، باعث ایجاد امنیت بیشتر اطلاعات سازمان شده و تجزیه و تحلیل آنها را نیز ساده‌تر می‌کند.

کلام آخر

در این مقاله با انواع امور اداری و نرم افزارهای رایج برای مدیریت آنها آشنا شدید. استفاده از راهکارهای نرم افزاری مانند اتوماسیون اداری نقش مهمی در تسریع کارها و افزایش مزیت رقابتی سازمان‌ها دارند و باید مورد توجه هر مدیری قرار بگیرند. اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که انتخاب تعداد زیادی از برترین سازمان‌های ایرانی در ابعاد مختلف بوده است. برای آشنایی بیشتر با این محصول، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان فراگستر استفاده کنید.