فرم های اداری کاربرد زیادی در سازمانها دارند و سازمان های مدرن معمولاً این فرمها را به صورت الکترونیکی و با استفاده از ابزارهایی به نام فرم ساز تهیه و استفاده میکنند. شرکت فراگستر برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود، چندین نوع ابزار فرم ساز را طراحی کرده و در اختیار آنها قرار داده است که شامل فرم ساز BPMS، فرم ساز اتوماسیون اداری و نرم افزار پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر میشود. اما تنوع این ابزارها باعث سردگمی برخی از کاربران شده و این پرسش را برای آنها به وجود میآورد که از هر یک از این ابزارها باید در چه زمانی استفاده شود. در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسشها، به معرفی این فرمسازهای فراگستر، بررسی تفاوتهای آنها و مزایا و معایب هر کدام میپردازیم.
مشاهده فهرست مطالب
معرفی انواع نرم افزارهای فرم ساز فراگستر
همانطور که در ابتدا گفتیم، فراگستر 3 نوع نرم افزار فرم ساز را در اختیار مشتریان خود قرار میدهد که عبارتند از: 1- فرم ساز و مدیریت فرآیندهای فراگستر (فرمساز BPMS)، 2- فرمساز اتوماسیون اداری و 3- نرمافزار پیشخوان خدمات کارکنان (ESS). در ادامه به معرفی هر یک از این نرمافزارها میپردازیم.
فرم ساز مدیریت فرایندهای فراگستر
یکی از پیشرفتهترین ابزارهایی که برای تهیه و گردش فرمهای اداری وجود دارد، فرمسازهای BPMS است. نرمافزار فرمساز و مدیریت فرایندهای فراگستر یکی از بهترین نمونههای این نوع راهکارها در ایران است که به شما اجازه میدهد تا انواع فرمهای اداری را همراه با گردش کار آنها تعریف کرده و در سازمان خود مورد استفاده قرار دهید. به عنوان نمونه شما میتوانید فرمهای مرخصی کارکنان را با این ابزار تهیه کرده و گردش آنها را طوری تنظیم کنید که پس از تایید مدیران، به طور خودکار برای واحد منابع انسانی و واحد حقوق و دستمزد ارسال شود. اصلی ترین تفاوت فرم ساز مدیریت فرآیندهای فراگستر با سایر ابزارهایی که در ادامه خواهید خواند این است که فرم هایی که با این ابزار طراحی میکنید، بخشی از فرآیند یک گردش کار خودکار هستند. در واقع این فرم ساز بخشی از نرم افزار BPMS فراگستر محسوب میشود و برای استفاده از فرمهایی که با این ابزار تهیه میکنید، باید گردش کار آنها در سازمان را نیز تعریف کنید.
فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر
نرم افزار فرم ساز فراگستر یکی از زیرسیستمهای اصلی نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که به شما امکان میدهد تا بدون نیاز به دانش فنی یا برنامهنویسی، فرمهای مورد نیاز خود را طراحی کنید. شما میتوانید این فرمها را در هنگام ایجاد یک سند یا نامه جدید، در بدنه نامه یا سند فراخوانی و جانمایی کنید و سپس با انتخاب گیرنده، آنها را بصورت دستی در اتوماسیون اداری فراگستر به گردش بیندازند. این نرم افزار تمامی امکانات اصلی و ضروری برای یک نرم افزار فرمساز را دارد. تفاوت اصلی فرم ساز فراگستر با ۲ ابزار دیگر این است که برخلاف فرم ساز BPMS فراگستر، گردش فرمهای تهیه شده با این ابزار، بصورت خودکار نبوده و کاربر باید مشابه سایر نامهها و اسناد بوده، خودش گیرنده و مسیر گردش آنها را انتخاب کند. از طرف دیگر، برخلاف فرمساز BPMS برای طراحی و استفاده از فرمها در فرمساز اتوماسیون اداری، نیازی به دانش حداقلی برنامهنویسی و طراحی مدل فرآیند و متغیرهای آن نخواهید داشت.
به عبارتی این فرم ساز بخشی از قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری و مکاتبات فراگستر است و برای استفاده از آن نیازی به طراحی یک فرآیند خودکار نیست. تفاوت این ابزار با پیشخوان خدمات فراگستر نیز این است که فرمهای موجود در آن از پیشآماده نیستند.
نرم افزار پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر
زیر سیستم پیشخوان کارکنان (ESS) فراگستر، ابزاری است که فرمهای آماده مانند فرم مرخصی، ثبت ماموریت، اصلاح کارکرد، ثبت اضافه کار و … را در اختیار کارکنان سازمان قرار میدهد تا بتوانند متناسب نیاز خود آنها را پر کرده و در بستر اتوماسیون اداری فراگستر به گردش دربیاورند. با استفاده از این زیرسیستم میتوان فرمها را از هر زمان و مکانی به صورت دیجیتالی و با قابلیت پیگیری در اتوماسیون اداری فراگستر به گردش درآورد. اصلیترین تفاوت پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر با سایر فرمسازهای فراگستر این است که در این نرم افزار برای استفاده از فرمها نیاز به هیچگونه طراحی نیست. در واقع این فرمها آماده بوده و کافیست تا کاربر آنها را پر کرده و برای مخاطب مورد نظر ارسال کند. از این نظر توصیف این ابزار به عنوان فرمساز، به این معنی نیست که وسیلهای برای طراحی فرمهاست. بلکه صرفا فرمهای آماده را برای پرکردن در اختیار شما قرار میدهد.
مزایای بکارگیری هر کدام از فرمسازهای فراگستر
با توجه به آنچه گفته شد، استفاده از هر یک از این فرم ساز نسبت به سایر فرمسازهای فراگستر، مزایا و نکات خاص خود را دارد که در ادامه به آنها اشاره میکنیم.
مزایا و نکات استفاده از فرم ساز BPMS فراگستر
برخی از مزایای استفاده از فرم ساز BPMS فراگستر نسبت به سایر فرمسازهای فراگستر عبارتند از:
- انعطافپذیری بسیار بالا
- طراحی فرآیند با حداقل دانش برنامهنویسی
- مدیریت و کنترل جریان گردش فرم ها
- طراحی فرمها با Drag and Drop
- قابلیت Import و Export کردن فرمها
- پشتیبانی از Sub-form درون یک فرم
- امکان استفاده از JavaScript در فرمها
نکاتی که برای استفاده از فرم ساز BPMS فراگستر باید به آنها توجه کنید این است که برای استفاده از فرمها در این نرم افزار، نیاز به مدل سازی و طراحی فرآیند گردش فرمها، نیاز به آموزش ابتدایی برای کار با فرمساز پیشرفته BPMS، نیاز به آشنایی با زبان BPMN، نیاز به داشتن نیروی متخصص برای پیادهسازی و نگهداری این نرم افزار و نیاز به داشتن فرآیندهای ثابت و از پیش تعریفشده خواهید داشت.
مزایا و نکات استفاده از فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر
برخی از مزایای استفاده از فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر فرمسازهای فراگستر عبارتند از:
- عدم نیاز به طراحی مدل فرایند برای استفاده از این فرم ساز
- امکان مشاهده و اجرای این فرمها را در انواع موبایل، تبلت و کامپیوتر
- امکان طراحی فرم های حرفه ای بدون نیاز به دانش کدنویسی با Drag and Drop
- امکان فرمولنویسی و تعیین شروط منطقی
- پیشتیبانی از انواع پروتکلهای امنیتی
- گروه بندی موضوعی فرمها
با توجه به این مزایا میتوان گفت که استفاده از فرمساز اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به فرمساز مدیریت فرآیندهای فراگستر راحتتر است. البته باید توجه کنید که برای استفاده از این فرمساز، نیاز به طراحی فرمها، نیاز به تعریف انواع فیلدها و کنترلهای اطلاعاتی هر فرم، نیاز به آموزش ابتدایی برای کار با این فرم ساز و نیاز به یک نیروی انسانی برای طراحی فرم ها
مزایا و نکات استفاده از پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر
برخی از مزایای استفاده از پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر نسبت به سایر فرمسازهای فراگستر عبارتند از:
- عدم نیاز به طراحی فرمها
- داشتن انواع فرمهای اطلاعاتی آماده
- قابلیت گزارشگیری آسان از فرمها
- مشاهده فرمها در کارتابل مکاتبات
- یکپارچگی با سایر سیستمهای فراگستر
- عدم نیاز به نیروی انسانی و آموزش آنها برای طراحی فرمها
نکاتی که در صورت تمایل برای استفاده از پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر باید به آنها توجه کنید این است که در صورت استفاده از این نرمافزار، امکان طراحی فرمهای اختصاصی، امکان تغییر در فرمهای آماده، و امکان خودکارسازی گردش کار فرمها را نخواهید داشت.
کاربرد هر یک از فرمسازهای فراگستر در کسب و کارهای مختلف
همانطور که از شرح این ابزار و مزایا و معایب آن میتوان حدس زد، فرم ساز مدیریت فرایندهای فراگستر مناسب کسب و کارهای بزرگی است که به بلوغ کافی رسیدهاند و فرآیندهای ثابت و استانداردی برای انجام فعالیتهای خود دارند. به عبارتی این سازمانها تازهکار نیستند و برای انجام فعالیتهای خود، آزمون و خطا نمیکنند. این ابزار همچنین مناسب سازمانهایی است که با استانداردسازی فرآیندهای خود به دنبال ایجاد زمینه برای خودکارسازی آنها و رشد سریع هستند. در این صورت میتوانند ضمن رفع نیاز خود برای دیجیتالی کردن طراحی و استفاده از فرمهای سازمانی، گردش آنها در سازمان را نیز خودکارسازی کنند.
فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر متناسب کسب و کارهایی است که به بلوغ رسیده و فرآیندهای مشخصی دارند. با این حال از روند دقیق این فرآیندها آگاه نیستند و حتی شاید نحوه انجام این فرآیندها در سازمان آنها ثبات زیادی نداشته باشد. اینجاست که با استفاده از ابزاری مانند فرم ساز فراگستر میتوانند بدون نیاز به دانش تخصصی فرمهای مورد نیاز خود را طراحی کرده تا کاربران آنها بتوانند این فرمها را به صورت دستی در سازمان به گردش بیندازند. در نهایت، اگر چنین سازمانهایی فرآیندهای خود را به طور ثابت تعریف کرده و آموزشهای BPMS را برای کاربران خود فراهم کنند، میتوانند از نرم افزارهای فرم ساز BPMS استفاده کنند.
پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر نیز مناسب سازمانهایی است که نمیخواهند درگیر فعالیتهای لازم برای طراحی فرمها با استفاده از سایر فرمسازهای پیشرفته شوند. بنابراین، این ابزار بهترین انتخاب برای آندسته از سازمانهای کوچکیست که میخواهند بدون نیاز به طراحی فرمهای اختصاصی، این امکان را برای پرسنل خود فراهم کنند تا درخواستهای روتین خود را به سادگی با فرمهای دیجیتالی تهیه و ارسال کنند.
چه زمانی باید سراغ استفاده از BPMS فراگستر برویم؟
همانطور که پیشتر گفتیم، فرم ساز مدیریت فرآیندها مناسب سازمانهایی است که فرآیندهای دقیق و ثابتی دارند و به دنبال خودکارسازی آنها هستند. این نرمافزار علاوه بر فرمساز، ابزارهای متعددی را برای مدلسازی و اجرای فرآیندهای سازمانی در اختیار شما قرار میدهد. نرم افزار BPMS فراگستر که نسخه بومی شده نرم افزار جهانی پروسس میکر است، این امکان را به شما میدهد تا ضمن افزایش بسیار زیاد بهرهوری و سرعت انجام کارها، سازمان خود را برای رشد و توسعه بیشتر و افزایش توان رقابتی خود آماده کنید.
بنابراین اگر جزو سازمانهایی هستید که استفاده از تکنولوژی و خودکارسازی فعالیتهای سازمانی برای شما مزیت محسوب میشود، فرآیندها و فعالیتهای سازمان شما، روند و مسیر مشخصی دارند و دارای نیروهای انسانی متخصص و دارای آشنایی حداقل با برنامهنویسی هستید، استفاده از نرم افزار فرم ساز و مدیریت فرآیندهای فراگستر برای شما گزینه بسیار بهتری خواهد بود. در این صورت کافی است تا آموزشهای لازم برای طراحی، مدلسازی و پیادهسازی انواع فرایندها با استفاده از استاندارد BPMN را دریافت کنید. ولی اگر جزو سازمانهایی هستید که فرآیندهای سازمان شما ثبات بالایی ندارد بیشتر مکاتبات خود را با ارسال دستی نامهها و اسناد انجام میدهید، استفاده از فرمساز اتوماسیون اداری فراگستر گزینه بهتری برای سازمان شماست.
کلام آخر
استفاده از فرمهای اداری در سازمانها، باعث سادهتر شدن تهیه و ارسال اسنادی میشود که محتوای مشابهی دارند. به همین دلیل، در بیشتر سازمانها از فرمهایی مانند فرم مرخصی و یا فرم ثبت ماموریت استفاده میکنند. در این مقاله با 3 نوع ابزار فرم ساز فراگستر، کاربردها و مزایای آنها آشنا شدید. هر یک از این ابزارها به شیوهای باعث میشود تا استفاده از فرمهای متنوع برای سازمانها و کارکنان آنها تسهیل شود. در نهایت، شما میتوانید با توجه به نیازها و امکانات سازمان خود، ابزار فرم سازی را انتخاب کنید که برای شما مناسبتر است.
