منشن کردن چه تاثیری بر کار تیمی در نرم افزار مدیریت کارها دارد؟

مدیریت تیم‌ها و تقویت روحیه و مهارت کارگروهی، یکی از عوامل تاثیرگذار در بهبود عملکرد کارکنان است و همچنین موجب افزایش بهره‌وری سازمان‌ها نیز می‌گردد؛ ابزارها و روش‌های مختلفی برای بهبود مدیریت تیمی و کارگروهی وجود دارد، اما یکی از تاثیرگذارترین آن‌ها، استفاده از نرم افزار مدیریت کارها و بهره بردن از قابلیت منشن کردن است.

قابلیت منشن در نرم افزار مدیریت وظایف و کارها موجب افزایش سرعت اطلاع‌رسانی، هماهنگی بهتر، تقسیم وظایف بهینه‌تر، ارتباطات راحت‌تر و… می‌گردد؛ در ادامه این مقاله، ضمن آشنایی با مفهوم منشن در نرم افزار مدیریت کار ها، به بررسی تاثیرات مثبت استفاده از این قابلیت در سازمان نیز می‌پردازیم. برای آشنایی کامل با جنبه‌های مختلف منشن کردن در نرم افزار مدیریت کارها، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

منشن (Mention) چیست و چه کاربردی در نرم افزار مدیریت کارها دارد؟

نرم افزارهای مدیریت کارها و وظایف تیمی، از قابلیت‌های مختلفی برای مدیریت بهینه و دقیق کارها، وظایف و اعضای تیم برخوردار هستند، که هر کدام از آن‌ها به نوبه خود موجب تسهیل و بهبود کارگروهی و مدیریت تیمی می‌گردند؛ یکی از قابلیت‌های بسیار کاربردی در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی، قابلیت منشن کردن است.

منشن کردن یا تگ کردن در شبکه‌های اجتماعی، به معنای اشاره مستقیم به فردی از طریق نام کاربری یا همان Username آن فرد است؛ هدف از منشن کردن یا تگ کردن جلب توجه فرد منشن شده و یا دعوت از وی به شرکت در بحث یا گفتگو محسوب می‌گردد.

منشن در نرم افزار مدیریت وظایف یعنی اطلاع‌رسانی یا اشاره مستقیم به فرد/افرادی در یک کار، پروژه یا گفتگو؛ فرایند منشن کردن به کمک علائمی خاص (مانند @) و یا درج نام کاربری فرد مورد نظر، صورت می‌گیرد. زمانی که فردی در یک کار، پروژه یا گفتگو منشن می‌شود، به طور معمول اطلاعیه‌ای از طریق نوتیفیکیشن، ایمیل یا پیامک برای فرد منشن شده ارسال می‌گردد، تا فرد را مطلع سازد.

قابلیت منشن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف چه مزایایی ایجاد می کند؟

استفاده درست و اثربخش از قابلیت منشن در نرم افزار مدیریت پروژه، تاثیرات و مزایای مختلفی بر روی افزایش بهره‌وری و عملکرد اعضای تیم و در نتیجه سازمان یا کسب و کار مربوطه دارد؛ در این بخش به معرفی و بررسی برخی از مزایای منشن کردن در نرم افزار مدیریت کارها می‌پردازیم.

5 مزیت استفاده از منشن در نرم افزار مدیریت وظایف عبارت است از:

5 مزیت استفاده از منشن در نرم افزار مدیریت کارها

1- افزایش سرعت اطلاع رسانی

یکی از آسان‌ترین و سریع‌ترین راه‌ها برای اطلاع رسانی، منشن کردن افراد است؛ با منشن کردن یک فرد در یک کار، پروژه یا گفتگو، به سرعت می‌توانید به وی اطلاع دهید که به توجه و مشارکت وی نیاز دارید. همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، منشن از طریق پیامک، ایمیل یا اعلان درون برنامه‌ای به فرد منشن شده اعلام می‌گردد، تا در کمترین زمان ممکن فرد را مطلع سازد.

2- بهبود هماهنگی و همکاری تیمی

یکی دیگر از تاثیرات منشن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی، بهبود هماهنگی بین اعضای تیم و همچنین تقویت همکاری بین آن‌ها است؛ به کمک قابلیت منشن کردن، اعضای گروه می‌توانند به سرعت و مستقیم با یکدیگر ارتباط برقرار نمایند و به اشتراک‌گذاری نظرات و تجربیات خود پیرامون کار یا گفتگوی مذکور، بپردازند.

3- تعیین دقیق وظایف و مسئولیت ها

منشن کردن به شما اجازه می‌دهد تا به طور مستقیم و دقیق قادر به مشخص کردن وظایف و تعیین مسئولیت‌های افراد باشید؛ به عنوان مثال، فرض کنید در 5 نفر در یک پروژه مشارکت دارند، در این حالت مدیر تیم می‌تواند به سادگی و تنها با منشن کردن افراد، وظایف و مسئولیت‌های هر کدام را مشخص نماید و یا مسئولیت‌ها و وظایف آن‌ها را تغییر دهند.

4- تقویت ارتباطات درون تیمی

از دیگر مزایای استفاده از قابلیت منشن در نرم افزار مدیریت کارها، می‌توانیم به اقویت ارتباطات درون تیمی اشاره کنیم؛ اعضای تیم به کمک منشن کردن یکدیگر می‌توانند صحبت‌های مختلفی را به طور مشترک پیش ببرند و هماهنگی دقیق‌تر و سریع‌تری با یکدیگر داشته باشند.

از طرفی منشن کردن موجب افزایش تعهد تیمی نیز می‌گردد؛ زیرا با منشن کردن افراد در یک گفتگو یا کار، احساس اهمیت و ارزشمند بودن در آن‌ها تقویت می‌شود و نقش و جایگاهشان نیز در کار یا موضوع مورد بحث، مشخص می‌گردد.

5- افزایش شفافیت در تیم

منشن کردن به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا همیشه اطلاعات و داده‌هایی که از طریق منشن منتقل می‌شوند – مانند وظایف، مسئولیت‌ها، نظرات، انتقادات و… – به طور کاملا شفاف در اختیارشان قرار بگیرد؛ این امر علاوه بر افزایش هماهنگی، موجب افزایش شفافیت در کارها و وظایف اعضای تیم نیز می‌گردد.

بیشتر بدانیم: بهترین نرم افزار مدیریت کارها چه ویژگی هایی دارد؟

نحوه منشن کردن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر

نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های یکپارچه با اتوماسیون اداری فراگستر است، که با دیگر زیرسیستم‌های آن – مانند مدیریت مستندات، کارتابل مکاتبات، تقویم سازمانی، مدیریت جلسات و… – نیز یکپارچگی دارد.

نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر در راستای پاسخ‌گویی به تمامی نیازهای مدیران و تیم‌ها برای مدیریت کارها و پروژه‌ها، از قابلیت‌ها و ابزارهای مختلف و بسیار کاربردی در زمینه مدیریت وظایف و کارها برخوردار است.

قابلیت منشن کردن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی، یکی از قابلیت‌های کاربردی این نرم افزار محسوب می‌گردد. برای منشن کردن افراد در نرم افزار افزار مدیریت کارهای فراگستر، تنها کافی است که کارت مربوطه را باز کنید، در بخش نظرات از طریق دکمه “@” و یا با استفاده از دستور Shift+2 بر روی کیبورد، لیست اعضای تیم برای شما به نمایش در می‌آید. در تصویر زیر می‌توانید منوی اعضای تیم را مشاهده کنید:

منشن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی

با انتخاب هر کدام از اعضای تیم و نوشتن متن و ارسال آن، اعلانی از طریق نامه درون سیستمی، ایمیل و اعلان درون نرم افزار برای فرد منشن شده ارسال می‌گردد.

علاوه بر قابلیت منشن کردن، نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر قابلیت‌ها و امکانات کاربردی دیگری نیز دارد، که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• تعریف فضاهای کاری، پروژه‌ها و بوردهای فعالیت
• انتساب افراد به فضاهای کاری و پروژه‌ها و کارها
• ایجاد لیست‌های متنوع برای تعیین مراحل انجام کارها (Checklist)
• الصاق فایل مجاز در پیوست کارها
• عیین کاور های رنگی و تصویری برای کارها
• تعریف ساختار شکست کارها (WBS)
• درج نظرات و فعالیت‌ها بر روی کارها و وظایف
• اطلاع‌رسانی نظرات و فعالیت‌ها به سایر کاربران با استفاده از منشن
• ارتباط با کارتابل مکاتبات و مدیریت مستندات اتوماسیون فراگستر
• انتساب نامه‌ها و مکاتبات به کارها و وظایف در دست اجرا
• ایجاد جلسات مرتبط با کارها و وظایف
• ردیابی پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها و انواع گزارش و نمودارها
• و…

بیشتر بدانیم: قابلیت های زیرسیستم مدیریت کارهای تیمی فراگستر

برای دریافت مشاوره رایگان و مشاهده دموی رایگان و کسب تجربه کار با نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی فراگستر، تنها کافیست روی لینک زیر کلیک کنید و پس از تکمیل فرم دمو، علاوه بر دریافت مشاوره رایگان، دموی اتوماسیون فراگستر را نیز مشاهده کنید:

سخن پایانی

در این مقاله به بررسی مفهوم قابلیت منشن کردن و همچنین تاثیر منشن در نرم افزار مدیریت کارها و وظایف تیمی پرداختیم؛ به طور کلی، منشن کردن موجب افزایش سرعت اطلاع رسانی، تقویت روحیه و عملکرد کار گروهی، مدیریت چابک وظایف و مسئولیت‌ها و… می‌گردد.

در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که در بخش نظرات، پذیرای سوالات و ابهامات شما عزیزان هستیم؛ همچنین می‌توانید از طریق شماره تماس 42623 (021) جهت دریافت مشاوره و راهنمایی با همکاران ما در تماس باشید.