قیمت اتوماسیون اداری فراگستر و بررسی عوامل تاثیرگذار بر قیمت نرم‌افزار در سال 1404

عمدتا اولین سوال در هنگام انتخاب و خرید یک محصول نرم‌افزاری جدید مثل خرید نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ قیمت!

اما آیا صرفا استعلام قیمت برای خرید نرم‌افزار کافی است؟ چه مواردی را باید در قیمت نهایی یک نرم افزار اتوماسیون اداری دخیل دانست؟  در این مقاله قصد داریم راهنمای جامعی از نحوه قیمت‌گذاری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و عوامل مهمی که در زمان خرید و استعلام قیمت از شرکت‌های ارائه دهنده باید مدنظر قرار دهید را ارائه دهیم‌ تا به شما در انتخاب، تصمیم‌گیری و خرید آگاهانه نرم‌افزار کمک کنیم؛ پس تا انتهای مقاله ما همراه باشید.

وقت کافی برای مطالعه مقاله ندارید؟ نگران نباشید! برای یک مرور سریع و شنیدنی، دیدن این ویدیو را از دست ندهید!

از چند میلیون تا چند صد میلیون! مهمترین عوامل تعیین قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری

اگر به دنبال خرید اتوماسیون اداری برای سازمان خود هستید و با بازه قیمتی گسترده‌ای از چند میلیون تا چند صد میلیون تومان از سمت شرکت‌های ارائه‌دهنده اتوماسیون مواجه شده‌اید، خوب است بدانید این اختلاف قیمت قابل توجه، ناشی از عوامل متعددی است که به طور مستقیم با ابعاد، نیازها و سطح انتظارات سازمان شما مرتبط است.

قبل از بررسی تمام عوامل تاثیرگذار بر قیمت اتوماسیون اداری، لازم است ابتدا اندازه‌ و ابعاد سازمان را بررسی کنید.

اندازه و ابعاد کلی سازمان 

منظور از اندازه و ابعاد سازمان، تنها تعداد پرسنل نیست! بلکه ترکیبی از عوامل متعدد مثل: تعداد کارکنان، گستردگی ساختار سازمانی، تعداد واحدهای تابعه، میزان پیچیدگی فرآیندهای کسب‌وکار، پراکندگی جغرافیایی شعب و دفاتر، میزان سرمایه و دارایی‌ها، و همچنین سطح انتظارات و نیازهای کلان سازمان از پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون اداری است.

سازمان‌های کوچک و متوسط با نیازهای عمومی و استاندارد:

این نوع سازمان‌ها معمولا ساختار سازمانی ساده‌تری دارند. فرآیندهای کسب و کار آنها اغلب محدودتر و متمرکزتر است و نیاز آنها به اتوماسیون اداری معمولا حول محور مدیریت مکاتبات و گردش کارهای ساده می‌چرخد. در این حالت بسته‌های(Package)  آماده و استاندارد اتوماسیون اداری فراگستر پاسخگوی اغلب نیازهای عمومی آنها می‌باشد. بطور تقریبی سازمان‌های کوچک معمولا از 1 تا 50 کاربر را شامل می‌شوند و سازمان‌های متوسط از 50 تا 500 کاربر.

سازمان‌های بزرگ و یا هلدینگ با نیازهای سفارشی:

در مقابل، سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌ اغلب دارای ساختار سازمانی پیچیده‌ با سطوح مدیریتی متعدد و گاها پراکندگی جغرافیایی گسترده هستند. فرآیندهای آنها نیازمند یکپارچگی بین واحدهای مختلف است. سطح انتظارات آنها از سیستم اتوماسیون اداری معمولا فراتر از قابلیت‌های استاندارد بوده و نیازمند یک پروژه اتوماسیون اداری سفارشی‌سازی شده بر اساس نیازمندی‌های خاص و توافقنامه سطح خدمات (SLA) مشخص برای پشتیبانی و توسعه هستند. بطور تقریبی سازمان‌های بزرگ معمولا بیش از 500 کاربر را شامل می‌شوند.

عوامل موثر در شناخت اندازه و ابعاد یک سازمان برای ارائه قیمت اتوماسیون اداری فراگستر

از اینجای مقاله به بعد، برای اینکه درک بهتری از سایر عوامل موثر بر قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری داشته باشید، این عوامل را بر اساس ابعاد سازمان تفکیک کرده‌ایم:

عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری بر اساس ابعاد سازمان

الف) عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان‌های کوچک و متوسط

اگر سازمان شما کوچک یا متوسط است و به دنبال یک بسته آماده و استاندارد اتوماسیون اداری هستید، این عوامل بر قیمت نهایی نرم‌افزار تأثیرگذار خواهد بود:

1- تعداد کاربران نهایی سیستم

تعداد پرسنل سازمان شما که قرار است از نرم‌افزار استفاده ‌کنند، یکی از مستقیم‌ترین عوامل موثر بر قیمت است. اکثر شرکت‌های مطرح ارائه دهنده اتوماسیون اداری مبنای قیمت‌گذاری خود را براساس تعداد کاربر (بصورت همزمان یا کل کاربران مجاز) ارائه می‌دهند. _کاربر همزمان یعنی تعداد کاربرانی که در یک زمان واحد با هم مشغول کار با قسمت‌های مختلف نرم‌افزار می‌باشند._ هر چه تعداد کاربران بیشتر باشد، هزینه لایسنس نرم‌افزار و هزینه‌های مرتبط با خدمات آموزش و پشتیبانی و… نیز افزایش می‌یابد.

همیشه ملاک قیمت بالای خرید اتوماسیون اداری، تعداد کاربر یا اندازه و بزرگی سازمان نیست!

2- ماژول‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری از مجموعه‌ای از ماژول‌ها و زیرسیستم‌ها تشکیل شده‌اند که هر کدام وظایف خاصی را بر عهده دارند. مانند مدیریت فرم‌ها و فرآیندها، مدیریت اسناد، مدیریت جلسات و کارها و… . انتخاب زیرسیستم‌های مناسب با نیازهای سازمان، نقش مهمی در تعیین قیمت نهایی نرم‌افزار دارد. هرچه تعداد و پیچیدگی این ماژول‌ها بیشتر باشد، قیمت نهایی خرید اتوماسیون اداری نیز بالاتر می‌باشد.

3- نوع نصب و استقرار 

• On-Premise (نصب در محل): در این حالت، نرم‌افزار بر روی سرورهای سازمان شما نصب می‌شود. یعنی سازمان‌ باید زیرساخت مناسبی را شامل سخت افزار، نرم‌افزار، شبکه و سایر تجهیزات مورد نیاز در سمت سرور و کلاینت‌ها را فراهم کند و هنگام تصمیم‌گیری برای خرید اتوماسیون اداری هزینه‌های خرید / ارتقا زیرساخت و نگهداری و پشتیبانی داخلی آنها را به دقت محاسبه و در نظر بگیرد. این هزینه‌ها، علاوه بر هزینه یکبار خرید لایسنس نرم‌افزار می‌باشد. (اتوماسیون اداری فراگستر به این روش نصب و پیاده‌سازی می‌شود.) 
• Cloud (ابری): در این حالت، شما معمولاً هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه بر اساس تعداد کاربر و امکانات مورد نیاز پرداخت می‌کنید. این روش معمولاً هزینه اولیه‌ی کمتری دارد (چون تهیه زیرساخت سمت خریدار نیست) اما هزینه‌های جاری در طول زمان ادامه خواهد داشت. (شایان ذکر است که فراگستر در حال حاضر نسخه ابری برای ارائه به عنوان محصول اصلی و جهت استفاده سازمانی ندارد و صرفاً از یک نسخه ابری محدود برای ارائه دمو و آشنایی مشتریان با محیط نرم‌افزار استفاده می‌کند. بنابراین، در حال حاضر امکان استفاده دائمی و سازمانی از فراگستر در بستر ابری وجود ندارد.)

4- سطح آموزش، پشتیبانی و نگهداری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، مانند هر سیستم دیگری، نیاز به آموزش، پشتیبانی فنی، نگهداری و بروزرسانی‌های مداوم و سالانه دارند تا به طور صحیح و مؤثر عمل کنند. این هزینه قطعا بخشی جدایی‌ناپذیر از هزینه کلی نرم‌افزار است و باید در هنگام تصمیم‌گیری برای خرید، به دقت در نظر گرفته شود.

5- برند و اعتبار شرکت ارائه‌دهنده

شرکت‌های مطرح و باسابقه بدلیل تجربه و تخصص زیاد در پیاده‌سازی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در صنایع و کسب و کارهای متعدد، اغلب نرم‌افزارهای با کیفیت‌تر و قابل اطمینان‌تری ارائه می‌دهند. همچنین این شرکت‌ها، به دلیل پیشرو بودن در زمینه نوآوری و بروزرسانی‌های نرم‌افزارهای خود و همچنین برخورداری از اعتبار بیشتر بین مشتریان و ارائه تضمین کیفیت و پشتیبانی قوی‌تر، اغلب قیمت‌های معقولانه‌تری برای نرم‌افزارهای خود ارائه می‌دهند.

6- هزینه‌های سفارشی‌سازی جزئی (در صورت نیاز)

تقریبا تمامی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح و برند در کشور، بصورت پکیج‌های آماده ارائه می‌شود که نیازهای عمومی سازمان‌ها را پوشش می‌دهد. اگرچه تمرکز بر بسته‌های آماده و استاندارد است، اما ممکن است در برخی مواقع، نیاز به برخی تنظیمات جزئی برای انطباق بیشتر با فرآیندهای سازمان وجود داشته باشد که می‌تواند هزینه نهایی نرم‌افزار را کمی افزایش دهد.

سهم هریک از عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری برای سازمان‌های کوچک و متوسط که فراگستر هنگام ارائه قیمت در نظر می‌گیرد.

ب) عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری تحت وب برای سازمان‌های بزرگ و هلدینگ

اگر سازمان شما بزرگ یا هلدینگ است و نیازمند یک پروژه اتوماسیون اداری براساس نیازمندی‌های خاص و توافقنامه سطح خدمات (SLA) هستید، عوامل زیر نقش پررنگ‌تری در تعیین قیمت خواهد داشت.

1- ماژول‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز

در سازمان‌های بزرگ، تنوع و تعداد زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز معمولاً بیشتر است. هرچه تعداد این اجزا بیشتر و پیچیده‌تر باشد، قیمت نهایی اتوماسیون اداری نیز افزایش می‌یابد.

2- میزان و پیچیدگی سفارشی‌سازی

هرچه نیازهای سفارشی‌سازی بیشتر و پیچیده‌تر باشد (مانند ایجاد ماژول‌های کاملاً جدید، یکپارچگی با سیستم‌های متعدد دیگر، طراحی گردش کارهای بسیار خاص)، هزینه توسعه و پیاده‌سازی به طور چشمگیری افزایش می‌یابد.

3- تعداد کاربران و سطوح دسترسی

در سازمان‌های بزرگ، تعداد کاربران بسیار زیاد است و ممکن است سطوح دسترسی پیچیده‌ای مورد نیاز باشد که بر معماری سیستم (ساختار تک سازمانی یا چند سازمانی) و در نتیجه قیمت تأثیر می‌گذارد.

4- توافقنامه سطح خدمات (SLA)

در پروژه‌های بزرگ، معمولاً یک SLA جامع برای تضمین سطح کیفیت خدمات، زمان پاسخگویی، زمان رفع اشکالات، در دسترس بودن سیستم و نحوه ارائه مشاوره‌های فرآیندی حوزه کسب و کار و … تدوین می‌شود. این خدمات، که فراتر از پشتیبانی استاندارد هستند، می‌توانند به طور قابل توجهی قیمت نهایی خرید اتوماسیون اداری را تحت تأثیر قرار دهند.

5- یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی

سازمان‌های بزرگ معمولاً از سیستم‌های مختلفی مانندCRM، سیستم‌های مالی، سیستم‌های منابع انسانی و غیره استفاده می‌کنند. یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری با این سیستم‌ها نیازمند صرف زمان و هزینه بیشتری است.

6- نگهداری و پشتیبانی بلندمدت

پروژه‌های سفارشی معمولاً نیازمند برنامه‌های نگهداری و پشتیبانی بلندمدت و تخصصی‌تری هستند که هزینه آن به مرور زمان محاسبه می‌شود. برای نمونه، شرکت فراگستر در پروژه‌های بزرگ، خدمت استقرار حداقل یک کارشناس مقیم و تمام وقت در سازمان بهره‌بردار را ارائه می‌دهد. این کارشناس علاوه بر ارائه خدمات مدیریت شده، به عنوان رابطی مستمر بین سازمان بهره بردار و شرکت فراگستر فعالیت خواهد نمود.

7- خدمات آموزشی ویژه

ارائه خدمات آموزشی ویژه در پروژه‌های بزرگ اتوماسیون اداری مانند برگزاری کلاس‌های خصوصی یا عمومی بصورت حضوری و یا از راه دور، بازآموزی برای نسخه‌های جدید، اخذ آزمون و ارائه گواهینامه به کاربران، بر قیمت نهایی اتوماسیون اداری موثر است. هدف، اطمینان از استفاده مؤثر و کاهش هزینه‌های آتی با توانمندسازی کاربران در سطوح مختلف است. این سرمایه‌گذاری برای موفقیت بلندمدت پروژه حیاتی است.

8- امنیت و الزامات قانونی خاص

سازمان‌های بزرگ ممکن است الزامات امنیتی و قانونی خاصی داشته باشند که پیاده‌سازی آن‌ها می‌تواند هزینه نهایی اتوماسیون اداری را افزایش دهد. در همین راستا  فراگستر با بهره‌گیری از خدمات متخصصین و مشاوران حوزه امنیت، کارایی سامانه‌ها را در اولویت قرار داده و خدمات مدیریت‌ شده‌ای را به سازمان‌های بهره بردار ارائه خواهد نمود.

9- مدیریت متمرکز پروژه

مدیریت متمرکز یک پروژه بزرگ اتوماسیون اداری نیازمند تخصص و تجربه است و هزینه‌های مربوط به مدیریت پروژه نیز در قیمت نهایی نرم‌افزار لحاظ می‌شود.

سهم هریک از عوامل موثر بر قیمت اتوماسیون اداری برای سازمان‌های بزرگ و هلدینگ که فراگستر هنگام ارائه قیمت در نظر می‌گیرد.

نکات مهم در تصمیم‌گیری، انتخاب و خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری برحسب قیمت اعلام شده

نکته بسیار مهمی که در زمان انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید به آن توجه کرد اینست که هیچگاه تنها بر اساس قیمت نباید یک نرم‌افزار را انتخاب یا رد کنید. قطعاً قیمت یکی از عوامل مهم و تاثیرگذار بر انتخاب شما خواهد بود. اما اگر انتخاب خود را تنها براساس قیمت نرم‌افزار انجام دهید؛ یقین بدانید که در حین کار با نرم‌افزار و در زمان پیاده‌سازی و استفاده از آن در سازمان با چالش‌های بسیار جدی مواجه خواهید شد.

قبل از تصمیم‌گیری بر حسب قیمت اعلامی از سمت شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سازمان‌ها باید به نکات دیگری نیز در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری توجه کنند. از جمله:

نکات کلیدی که هنگام استعلام قیمت اتوماسیون اداری و قبل از خرید حتما باید درنظر بگیرید

• شناسایی نیازهای سازمان: سازمان‌ها باید ابتدا نیازهای خود را به طور دقیق شناسایی کنند و نرم‌افزاری را انتخاب کنند که به بهترین شکل این نیازها را برآورده می‌کند.
• بررسی ماژول‌ها و قابلیت‌های نرم‌افزار: از آنجا که نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری ساختار ماژولار دارند، سازمان‌ها باید قابلیت‌های نرم‌افزار و ماژول‌های آن را به دقت بررسی کنند و مطمئن شوند که نرم‌افزار قابلیت‌های مورد نیاز آن‌ها را دارد.
• سهولت استفاده: نرم‌افزار باید رابط کاربری ساده و کاربرپسندی داشته باشد تا کاربران بتوانند به راحتی و با دریافت حداقل آموزش‌های لازم، از نرم‌افزار استفاده کنند.
• پشتیبانی و آموزش: سازمان‌ها باید از شرکت ارائه‌دهنده اتوماسیون اداری، خدمات پشتیبانی و آموزش مناسب دریافت کنند. پشتیبانی و خدمات پس از فروش مناسب، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از عملکرد بی‌وقفه نرم‌افزار اطمینان حاصل کنند و در صورت بروز مشکل، به سرعت آن را رفع کنند.
• امنیت: با توجه به حساسیت اطلاعات سازمانی، نرم‌افزار اتوماسیون اداری باید از بالاترین سطح امنیت برخوردار باشد. لذا، داشتن گواهینامه‌های امنیتی معتبر مانند افتا، برای شرکت ارائه‌دهنده، یک الزام است.
• قابلیت توسعه و بروزرسانی: نرم‌افزار باید قابلیت توسعه و بروزرسانی داشته باشد تا بتواند با نیازهای در حال تغییر سازمان سازگار شود.
• قابلیت یکپارچگی نرم‌افزار: نرم‌افزار باید قابلیت یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای تخصصی سازمان شما را داشته باشد تا تمام نیازهای کسب و کار شما را در یک محیط کاربری واحد پیاده‌سازی کند.
• دریافت دموی نرم‌افزار: برترین شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار اتوماسیون اداری داخلی را با تحقیق و بررسی تعیین نمائید و از آن‌ها تقاضای ارائه دمو دهید. برای مشاهده دموی فراگستر کلیک کنید.
• استعلام قیمت و دریافت پیش‌فاکتور: در نهایت با شرح ماهیت سازمان خود، بزرگی و تعداد کاربر آن و همچنین ماژول‌های مورد نیاز خود و سایر موارد مطرح شده‌ی فوق، از شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار استعلام قیمت نمایید و براساس دو اصل کیفیت و قیمت، اقدام به انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری برای سازمان خود نمایید.

خرید و توسعه زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر متناسب با نیاز و بودجه سازمان در هر زمان

 نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر یک نرم‌افزار جامع با ساختاری کاملا ماژولار است. این ویژگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا با توجه به نیازهای فعلی و بودجه خود، زیرسیستم‌های مختلف را به تدریج خریداری و به سیستم اصلی اضافه کنند.

برای مثال، یک سازمان کوچک (کمتر از 50 کاربر) ممکن است در ابتدا تنها به زیرسیستم اصلی و پایه یعنی مدیریت و گردش مکاتبات نیاز داشته باشد که در این صورت قیمت اولیه خرید نرم‌افزار برای این سازمان بیشتر از چند میلیون تومان نخواهد شد. ولی با رشد سازمان و کسب و کار، ممکن است زیرسیستم‌های دیگر نظیر فرم ساز، مدیریت مستندات، مدیریت کارها، مدیریت ایمیل‌ها، فکس‌ها و … را به سیستم خود اضافه کند، که در این صورت قیمت زیرسیستم‌ها بر حسب نیاز، جداگانه محاسبه و به خریدار اعلام می‌شود.

در مقابل ممکن است یک سازمان بزرگ (با حداقل 500 کاربر) در ابتدا پکیج کاملی از سیستم پایه و زیرسیستم‌های اصلی را نیاز داشته باشد که در این صورت قیمت اولیه خرید اتوماسیون اداری برای این سازمان تا چند صد میلیون تومان خواهد شد.

این رویکرد ماژولار، مزایای متعددی را برای سازمان‌ها به همراه دارد.

• سازمان‌ها می‌توانند از هزینه‌های اولیه گزاف جلوگیری کنند و تنها برای زیرسیستم‌هایی که در حال حاضر به آن‌ها نیاز دارند، هزینه کنند.
• این امکان وجود دارد که سیستم اتوماسیون اداری را به تدریج و متناسب با رشد سازمان توسعه دهند.

علاوه بر تعداد کاربر، تعداد قابلیت‌ها و ماژول‌ها، یکی از مهم‌ترین دلایل تفاوت قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری هنگام خرید است.

جمع‌بندی

بطورکلی قیمت نرم‌افزار اتوماسیون اداری بنا به ماهیت و بزرگی و نیازهای سازمان شما تعیین می‌گردد. پس هیچ‌وقت در همان ابتدای کار فریب قیمت کمتر برخی نرم‌افزارها را نخورید و با دستی پر و دیدی جامع به بررسی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلف، قابلیت‌ها و کیفیت هرکدام از آن‌ها، میزان و کیفیت خدمات تعهدی و سایر عوامل مهم در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون اداری بپردازید؛ تا انتخابی مناسب داشته و متحمل هزینه‌های گزاف و مجدد برای جبران انتخاب اشتباه خود نشوید.

 به یاد داشته باشید که هدف اصلی از خرید نرم‌افزار اتوماسیون اداری، بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری است. بنابراین، انتخاب نرم‌افزاری که به بهترین شکل با نیازهای سازمان شما همخوانی داشته باشد، از اهمیت بیشتری نسبت به قیمت آن برخوردار است.

در میان نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مطرح در کشور، فراگستر با ارائه مجموعه‌ای جامع از ابزارها و قابلیت‌های به‌روز، پیشرفته و متمایز، به‌عنوان یک انتخاب برتر برای سازمان‌های ایرانی شناخته شده است. فراگستر فراتر از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه است. یک پلتفرم جامع، هوشمند و یکپارچه است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی فرآیندها و ارتباطات درون و برون‌سازمانی خود را بهینه کرده، بهره‌وری را افزایش داده و در نهایت در بازار رقابتی کسب و کار، موفق‌تر باشند.