تعامل درون سازمانی مانند نامهنگاریهای اداری داخلی، اصولاً باید هدفمند باشند و زمانی رخ دهند که نیاز به آنها وجود داشته باشد. این نیاز عموماً میان افرادی وجود دارد که در سلسله مراتب سازمانی به یکدیگر نزدیک هستند. در همین راستا اتوماسیون اداری فراگستر به سازمان شما اجاره میدهد تا دسترسی به ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی را محدود کند. در این مقاله نحوه فعالسازی این قابلیت و نحوه ارسال نامه بدون محدودیت سلسله مراتبی با ارجاع خاص را بررسی میکنیم.
مشاهده فهرست مطالب
منظور از ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی چیست؟
یکی از امکانات ویژهای که نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر دارد این است که میتوان ارسال نامه، ارسال پیشنویس نامه و ارجاع نامه را بر اساس چارت سازمانی محدود کرد. منظور از محدودیت ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی این است که کاربر بتواند فقط به مدیر بالادست خود و به افرادی که زیرمجموعهاش هستند و هم چنین به افرادی که مدیر مشترک با آنها دارد (یعنی مدیر بالادست آنها یکی است) نامه یا پیشنویس را ارسال کند. همچنین این امکان وجود دارد که در صورت ضرورت، به فردی از یک واحد سازمانی برای مکاتبه با واحد سازمانی دیگر دسترسی بدهیم.
هدفمند بودن تعاملات سازمانی باعث میشود که اگر قرار است بعضی کارکنان با هم تعاملی نداشته باشند، دیگر نامهنگاری میان آنها موضوعیت نداشته باشد. رعایت این سلسله مراتبها و کنترلها، مسئولیتها را مشخص نگه میدارد و از اتلاف وقت جلوگیری میکند. در این حالت اگر هم نیاز بود با شخصی خارج از دسترسی معمول خود، تعامل داشته باشید، میتوانیم ارجاع خاص تعریف کنیم. در ادامه نحوه فعالسازی هر کدام از این امکانات را توضیح میدهیم.
نحوه فعال سازی دسترسی به ارسال نامه ها بر اساس چارت سازمانی
در سیستم اتوماسیون فراگستر به صورت پیشفرض، هر شخص میتواند افراد دیگر سازمان را حتی در واحدهای دیگر به عنوان گیرنده نامه انتخاب کرده و به آنها نامه ارسال کند. اما در بعضی از سازمانها، سیاست به این شکل است که نامهنگاری را بر اساس چارت سازمانی محدود میکنند. یعنی هر شخص تنها مدیر مستقیم خود و افراد واحدش را میتواند به عنوان گیرنده نامه انتخاب کرده و به آنها نامه بزند. برای اینکه سیستم را به چارت محدود کنیم باید تیک گزینه “فعال سازی دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع” را در تنظیمات اتوماسیون انتخاب کنیم.
برای اینکار از گزینه زیرسیستمها، وارد قسمت “زیرساخت” میشویم و روی گزینه “تنظیمات سیستم” کلیک میکنیم. در این قسمت میتوانید گزینه “فعال سازی دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع” را مشاهده کرده و تیک آن را فعال کنید. پس از فعالسازی این گزینه، هر شخص تنها تا سطح مدیر خودش را میتواند در گیرندگان نامه مشاهده کند و به آنها نامه ارسال کند.
فعال سازی دسترسی سلسله مراتبی در هنگام ارجاع
به طور دقیقتر، پس از اعمال این محدودیت، فرد میتواند به مدیربالادستی، همکاران همسطح خود، و افراد زیرمجموعهاش پیام بدهد. البته اگر کاربر از سوی فردی (مثلاً مدیرکل) که دسترسی ارسال نامه به او را ندارد، نامهای دریافت کند، امکان پاسخدهی به آن را خواهد داشت. استثنای دیگر این گزینه، واحد دبیرخانه است که میتواند به هر فردی در سازمان نامه ارسال کند.
علت دیگر اینکه بر اساس سلسله مراتب اداری برای نامهنگاری فرد با سایر واحدها محدودیت گذاشته میشود این است که نظارت مدیران هر واحد بر عملکرد آنها حفظ شود و افراد مجبور باشند از طریق مدیر واحد خود برای نامهنگاری با واحدهای دیگر اقدام کنند. البته در صورتی که ضرورتی وجود داشته باشد میتوان برای کاربران مورد نظر، امکان ارجاع خاص تعریف کرد.
ویدئو: فعال سازی سلسله مراتب ارجاعات دراتوماسیون اداری فراگستر
نحوه ارسال نامه میان سازمانهای هلدینگ
نامهنگاری میان سازمانهای هلدینگ به صورت پیشفرض دارای محدودیتهایی است. به این معنی که سازمانهای زیرمجموعه اگر همنوع باشند (مانند شعب یک بانک) میتوانند از طریق دبیرخانه با یک درگاه خاص به دبیرخانه سازمان دیگر نامه بزنند. برای اینکار نگارنده نامه را برای واحد دبیرخانه ارسال میکند و این واحد آن را به دبیرخانه سازمان دیگر ارجاع میدهد. اما اگر نامهنگاری بین سازمانهای غیرهمنوع باشند (مثلا نامه از یک شعبه به مدیریت شعب باشد) یا اگر نخواهند از طریق دبیرخانه نامه ارسال شود، باید ارجاع خاص تعریف کنند.
اعمال سلسله مراتب در نامهنگاری بین سازمانهای یک هلدینگ
در فیلم زیر میتوانید نحوه ایجاد دسترسی برای ارتباط میان سازمانهای یک هلدینگ را ببینید:
نحوه ارسال نامه با ارجاع خاص و بدون محدودیت سلسله مراتبی
در بعضی سازمان ها ممکن هست این اتفاق بیفتد که کارشناس یک واحدی بخواهد با کارشناس یا مدیر یک واحد دیگر نامهنگاری کند. در این حالت اگر محدودیتهای سلسله مراتبی در سامانه فراگستر فعال باشد، میتوان از گزینهای به نام ارجاع خاص استفاده کرد. با استفاده از این گزینه میتوانیم به یک فرد دسترسی بدهیم تا بتواند افراد دیگر را در واحدهای دیگر سازمان به عنوان گیرنده نامه انتخاب کند.
برای فعال سازی قابلیت ارسال نامه با ارجاع خاص باید از گزینه زیرسیستمها، قسمت “زیرساخت اتوماسیون” را انتخاب کنید. در صفحهای که باز میشود، روی آیکون “ارجاع خاص” کنید.
تنظیمات ارجاع خاص در اتوماسیون اداری فراگستر
از این قسمت میتوانید سمت فرد مورد نظر را انتخاب کرده و به او دسترسی بدهید تا بتواند فردی از واحد دیگر را در قسمت گیرندگانش مشاهده کند. شما حتی میتوانید این دسترسی را به فرد بدهید تا یک واحد سازمانی را به عنوان گیرنده نامه انتخاب کند. برای اینکار کافیست تا مدیر یک واحد را انتخاب کرده و روی گزینه “اضافه به همراه زیرمجموعه” کلیک کنید.
نحوه دادن دسترسی ارجاع خاص به افراد
برای مشاهده راهنمای کامل نحوه فعالسازی دسترسی به ارجاع خاص در اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید ویدئو زیر را مشاهده کنید:
