مدیریت فرایندهای یک کسب و کار یا سازمان، امری مهم و ضروری محسوب میگردد و روشها و ابزارهای مختلفی از سالیان گذشته تا کنون به کمک سازمانها و کسب و کارها آمدهاند؛ ابزارها و روشهایی مانند نرمافزارهای اتوماسیون، نرمافزارهای BPMS، استاندارد BPMN و… . یکی از ابزارها یا روشهایی که دهههای مختلفی مورد استفاده قرار گرفته است، “نمودار جریان داده” یا “Data Flow Diagram” که به اختصار DFD نامیده میشود، است.
نمودار جریان داده یا DFD یکی از ابزارهای کاربردی و مهم در حوزه مدلسازی و طراحی فرایندهای سازمانی و تحلیل و بررسی آنها محسوب میگردد؛ در این مقاله قصد داریم تا آشنایی کاملی با DFD و کاربردها و مزایای آن بهدست بیاوریم.
مشاهده فهرست مطالب
نمودار جریان داده DFD چیست؟
نمودار جریان داده یکی از ابزارهای تخصصی برای تحلیل فرایندها و مدلسازی و طراحی فرایندها و سیستمهای اطلاعاتی محسوب میگردد؛ دیاگرام جریان داده یا همان نمودار جریان داده نمایش تصویری دقیقی از چگونگی جریان دادهها و اطلاعات در فرایندها، ورودی/خروجیهای اطلاعات و همچنین تغییراتی که بر روی دادهها اعمال میشود است.
به بیان دیگر، طراحی DFD یا نمودار جریان داده، بر روی دادهها و اطلاعات درون یک سیستم یا فرایند تمرکز دارد و از لحظه ورود داده به سیستم تا خروج از سیستم، بر روی آن نظارت دارد. هر DFD از 5 عنصر تشکیل شده است، که در ادامه باهم آن ها را بررسی خواهیم کرد.
عناصر موجود در دیاگرام جریان داده کدامند؟
همانطور که اشاره کردیم، نمودارهای جریان داده به منظور نشان دادن چگونگی جریان دادهها و اطلاعات در یک فرایند یا سیستم مورد استفاده قرار میگیرند و برای این کار نیز از عناصر مختلفی بهره میبرند؛ عناصر موجود در DFD یا همان دیاگرام جریان داده عبارتاند از:
- سیستم
- جریان داده
- فرآیندها
- موانع
- مخازن داده
عناصر موجود در دیاگرام جریان داده
سیستم
سیستم در واقع محیطی است که اطلاعات و دادهها در آن جریان دارند؛ سیستم میتواند یک فرایند، نرمافزار یا حتی یک سیستم فیزیکی و سختافزاری باشد. به بیان دیگر، عنصر سیستم در DFD، نشاندهنده چارچوبی است که اطلاعات و دادهها به آن وارد میشوند، به جریان در میآیند و تغییرات و پردازش روی آنها صورت میگیرد و در نهایت یک خروجی به کاربر ارائه میگردد. در DFD سیستم را با یک “مستطیل” نشان میدهند.
جریان داده
جریان داده، مسیری است که اطلاعات و دادهها در سیستم یا فرایند طی میکنند و به گردش در میآیند؛ جریان داده شامل اطلاعات، دادهها، سیگنالها و دیگر مواردی است که درون “سیستم” جریان دارند و جابهجا میشوند. نماد جریان داده در DFD، “پیکان” است و مسیر حرکت دادهها و اطلاعات را مشخص میکند.
فرآیندها
فرایندها در واقع عملیات و فعالیتهایی هستند که بر روی دادهها و اطلاعات درون سیستم اعمال میشوند؛ توجه داشته باشید که عنصر فرایند در DFD با مفهومی که از فرایند در مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) با آن آشنا هستیم کمی تفاوت دارد. همانطور که گفتیم، فرایند در DFD اعمالی است که بر روی دادهها و اطلاعات صورت میگیرند – مانند ذخیرهسازی، پردازش، حذف، تبدیل و… – اما مفهوم فرایند در BPM مجموعهای از فعالیتهای به هم پیوسته در راستای رسیدن به یک هدف واحد و مشخص است. فرایندها در Data Flow Diagram یا “مثلث” نمایش داده میشوند.
موانع
در نمودار جریان داده یا همان DFD، موانع نشاندهنده گلوگاهها و نقاطی هستند که به نحوی جلوی جریان داده را میگیرند یا آن را کند میکنند؛ موانع DFD انواع مختلفی دارند، از جمله نرمافزارها، محدودیتهای سیستمی (نرم افزاری یا سختافزاری)، فیلترها و… . برای نمایش موانع در دیاگرام جریان داده از یک “خط خمیده” به همراه توضیحات استفاده میشود.
مخازن داده
مخازن داده محلهایی هستند که دادهها و اطلاعات به صورت موقت یا دائم در آن ذخیره و نگهداری میشوند، تا در صورت نیاز دوباره از آنها استفاده گردد؛ مخازن داده نیز انواع مختلفی دارند، که برخی از آنها عبارتاند از: پایگاههای داده، فایلها، صندوقهای ورودی و خروجی، فضای ابری و… . برای نمایش مخازن داده در نمودار جریان داده، از یک “مستطیل” درون فضای “سیستم” استفاده میشود، که نام و توصیف هر کدام از مخازن نیز در کنار آن درج میگردد.
نمودار جریان داده DFD چه کاربردهایی دارد؟
ابزار مدلسازی نمودار جریان داده DFD، با هدف تحلیل و نظارت بر جریان دادهها و مدلسازی و طراحی بهترین مسیر و جریان برای گردش دادهها در سازمان – یا درون یک سیستم و فرآیند – توسعه یافته است و به همین دلیل، در قسمتها و بخشهای مختلف یک مدیریت فرایندها و اطلاعات و دادهها در سازمان کاربرد دارد. 5 کاربرد مهم DFD در سازمانها و کسب و کارها عبارت است از:
- تحلیل سیستم
- مدلسازی و طراحی سیستم
- ارتباط با سایر سازمانها
- ارزیابی و بهبود سیستم
- آموزش کارکنان
کاربرد های نمودار جریان داده
تحلیل سیستم
DFD به ما کمک میکند تا جریان دادهها و اطلاعات را در فرایندهای زیر نظر گرفته و سیستم را تحلیل کنیم و به صورت گرافیکی مدلسازی نماییم؛ این مدلسازیها در شناخت رفتار و عملکرد سیستم و تغییراتی که بر روی دادهها صورت میگیرد، کمکهای شایانی میکند. از مدلسازی و تحلیل سیستم به کمک DFD میتوان در طراحی سیستمها و بهینهسازی آنها استفاده نمود.
طراحی سیستم
همانطور که کمی پیشتر اشاره کردیم، DFD یا نمودار جریان داده در مدلسازی و تحلیل سیستمها کاربرد ویژهای دارد و نتایج حاصل از این بررسی و تحلیل، در طراحی سیستمهای جدید و بهبود سیستمها و فرایندهای موجود استفاده میشود. دیاگرام جریان داده به ما کمک میکند تا مراحل و فرایندهای مورد نیاز برای دستیابی به خروجی و نتیجه مدنظر را شناسایی و طراحی کنیم.
ارتباط با سایر سازمانها
DFD حتی در ساماندهی و مدیریت کارها و فرایندهای بین سازمانی نیز کاربرد دارد؛ با تعریف و طراحی نمودار جریان داده برای سیستمها و فرایندهای بین سازمانی مشترک، موجب افزایش شفافیت در مراحل مختلف یک فرایند و جریان گردش اطلاعات و دادهها میگردد. به بیان دیگر، به کمک DFD میتوان جریان دادهها و وظایف افراد و اعضای سازمانها را مدلسازی کرد و برای بهبود ارتباط موثر بین سازمانها تغییراتی را در جریان دادهها و اطلاعات اعمال نمود.
ارزیابی و بهبود سیستم
همانطور که بارها در این مقاله اشاره کردیم، نمودار جریان داده یا همان Data Flow Diagram بر روی جریان دادهها و تغییرات و اعمالی که روی آنها صورت میگیرد تمرکز دارد؛ در همین راستا، با مدلسازی جریان دادهها در یک فرایند یا سیستم، میتوان گلوگاهها، کمبودها، تداخلها، آسیبپذیریها و کاستیهای آن را شناسایی و ارزیابی کرد و تغییرات و اصلاحاتی را در راستای بهبود سیستم یا فرایند مورد نظر، اعمال نمود.
آموزش کارکنان
یکی دیگر از کاربردهای مدلسازی به کمک نمودار جریان داده، در حوزه آموزش کارکنان است؛ با طراحی و مدلسازی فرایندها و جریان اطلاعات درون آنها به کمک DFD، میتوان دید کامل و جامعی از نحوه عملکرد فرایندها و سیستمها و جریان اطلاعات در آنها ایجاد کرد، که کاربرد تاثیرگذاری بر روی آموزش کارکنان در جهت شناخت فرایندها و سیستمها دارد.
به طور کلی، DFD یا نمودار جریان داده یک ابزار قدرتمند برای مدلسازی و تحلیل سیستم اطلاعاتی است، که کاربردهای متعددی در شناخت فرایندها، تحلیل و طراحی سیستمها و بهبود فرآیندها و ارتباطات سازمانی دارد.
چگونه یک نمودار جریان داده طراحی و مدلسازی کنیم؟
برای طراحی و مدلسازی دیاگرام جریان داده، تنها کافیست مراحل زیر را قدم به قدم طی کنید:
- شناخت فرایندها
- تعیین سطوح جزئیات
- شناسایی ورودیها و خروجیها
- شناسایی فعالیتها
- ایجاد ارتباطات
- بررسی و بهینهسازی
نحوه طراحی نمودار جریان داده
شناخت فرایندها
اولین قدم برای مدلسازی و طراحی یک نمودار جریان داده، شناسایی فرایندهای موجود است؛ به طور طبیعی برای طراحی و مدلسازی هر چیزی، نیاز به شناخت آن دارید و در مورد مدلسازی جریان اطلاعات و دادهها در یک فرایند یا سیستم نیز این قانون صدق میکند.
در همین راستا، برای مدلسازی یک DFD، ابتدا باید تمامی قسمتهای تشکیل دهنده یک فرایند را بشناسید؛ مانند وظایف، فعالیتها، ورودیها و خروجیها، تعاملات و ارتباطات بین اجزا و اعضای فرایند و از همه مهمتر، جریان و مسیر گردش و چرخش اطلاعات در فرایند مورد نظر.
تعیین سطوح جزئیات
پس از شناخت فرایند و سیستم مورد نظر، برای طراحی و مدلسازی دیاگرام جریان داده، باید ساختار و سطوح جزئیات DFD را مشخص کنید؛ به طور معمول DFDها از یک سطح عمومی (ارائه دید کلی از جریان داده در سیستم یا فرایند) و سطوح جزئیتر (توضیحات بیشتر و جزئیتر قسمتهای مختلف DFD) تشکیل میشوند.
شناسایی ورودیها و خروجیها
در قدم سوم باید ورودیها و خروجیهای اطلاعات و دادهها در فرایند یا سیستم مشخص شوند؛ ورودیها نمایانگر دادهها و اطلاعاتی هستند که در مراحل مختلف فرایند، وارد جریان گردش اطلاعات میگردند و خروجیها نیز نمایانگر دادهها و اطلاعاتی هستند که از جریان گردش دادهها در فرایند خارج میشوند. شایان ذکر است که در این مرحله باید نوع و محتوای دادهها و اطلاعات نیز شناسایی گردند.
شناسایی فعالیتها
بعد از شناخت ورودیها و خروجیهای اطلاعات و دادهها، نوبت به شناسایی فعالیتها و اعمالی است که بر روی این اطلاعات و دادهها صورت میگیرند؛ در این قسمت باید در هر مرحله از فرایند، فعالیتهایی که بر روی دادهها صورت میگیرند – مانند پردازش، تجزیه و تحلیل، حذف و… – به همراه عنوان و توضیحات اضافه شوند.
ایجاد ارتباطات
حال نوبت آن فرارسیده که ارتباط بین ورودیها، خروجیها و فعالیتهایی که درون فرایند وجود دارند، مدلسازی شوند؛ برای تعیین و ایجاد ارتباطات، باید مشخص کنید که چه نوع دادهای بین اجزا و قسمتهای مختلف فرایند در جریان است و همچنین باید مشخص نمایید که نوع این ارتباط نیز چگونه است.
بررسی و بهینهسازی
پس از تکمیل مدلسازی و طراحی نمودار جریان داده در سازمان، باید DFD طراحی شده مورد بررسی قرار بگیرد و نقاط ضعف آن شناسایی گردد؛ پس از شناسایی نقاط ضعف، نوبت به بهینهسازی فرایند میرسد. در این مرحله باید سعی کنید تا جای ممکن، فرایند را بهینهتر و سادهتر کنید و ارتباطات بین اجزای فرایند را افزایش دهید.
برای مشاهده بیشترین تاثیر و استفاده از پتانسیلهای ایجاد شده توسط DFD، باید نمودار جریان داده و اصلاحاتی که بر اساس آن روی فرایندها صورت گرفته است، در سامانههای سازمانی پیادهسازی و اجرایی شوند.
بهترین ابزار برای پیادهسازی نمودار جریان داده در فرایندها چیست؟
با توجه به اینکه اکثر فرایندهای سازمانی در قالب اتوماسیون و نرمافزارهای کامپیوتری صورت میگیرند، نمودارهای جریان داده و مدلسازیهای آنها نیز باید در سامانههای سازمان پیادهسازی شوند؛ نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان نرم افزار BPMS، ابزاری تخصصی برای طراحی و پیادهسازی انواع فرایندها در سامانههای سازمان است.
با استفاده از نرم افزار BPMS و همچنین استفاده از استاندارد مدلسازی و طراحی فرایند BPMN، سازمانها و کسب و کارها میتوانند به سادگی فرایندهایی که به کمک DFD طراحی و مدلسازی شدهاند را، در پیادهسازی نموده و در سامانههای خود استفاده کنند.
استفاده از DFD در ترکیب با BPMS میتواند به بهبود فرآیندها، شناسایی مشکلات و نقاط ضعف، طراحی و پیادهسازی فرآیندها، و ارتباط با سایر سیستمها کمک کند. با این ترکیب، سازمانها میتوانند فرآیندهای خود را به شکل بهینهتری مدیریت کرده و عملکرد سازمانی خود را بهبود ببخشند.
برخی از امکانات نرم افزار BPMS فراگستر در مدلسازی و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار عبارتاند از:
- یکپارچگی با اتوماسیون اداری و زیرسیستمهای آن
- طراحی و مدلسازی انواع فرایندهای سازمانی
- طراحی گرافیکی فرایندها مطابق با استاندارد BPMN2
- طراحی انواع فرمهای الکترونیکی
- تعریف نامحدود فرایندها
- سفارشیسازی ساختار گرافیکی و ظاهر فرمها
- پشتیبانی از انواع دادههای رشتهای، عددی، پولی، فایل و…
- پشتیبانی از معماری سرویسگرا SOA
- تعریف انواع شرطها، انتسابها و قوانین در مدل فرایند
- قابلیت شروع خودکار فرایند براساس زمانبندی
- و…
اگر مایل به دریافت مشاوره رایگان از کارشناسان ما و تماشای دموی آنلاین رایگان هستید، درخواست خود را از طریق لینک زیر ثبت نمایید:
سخن پایانی
در این مقاله به بررسی کامل مفهوم نمودار جریان داده یا همان DFD پرداختیم و با نحوه طراحی و پیادهسازی آن در سیستمهای سازمانی آشنا شدیم. در صورتی که سوالات بی پاسخی در ذهن شما باقی مانده، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
نمودار جریان داده DFD چیست؟
نمودار جریان داده یا دیاگرام جریان داده، ابزاری برای مدلسازی و نمایش گرافیکی جریان و مسیر گردش داده و اطلاعات در فرایندها و سیستمهای سازمانی است.
عناصر تشکیل دهنده نمودار جریان داده کدامند؟
نمودار جریان داده از عناصر مختلفی تشکیل شده، که این عناصر عبارتاند از: سیستم یا فرایند، جریان داده، فعالیتها، موانع، مخازن داده و… .
طراحی نمودار جریان داده چه مراحلی دارد؟
مراحل طراحی نمودار جریان داده عبارتاند از: شناخت فرایند، تعیین سطوح جزئیات، شناسایی ورودیها و خروجیها، شناسایی فعالیتها، بررسی و بهینهسازی و… .
