کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش

بیشتر سازمان‌ها و نهادها امروزه برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد خود، از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS استفاده می‌کنند؛ یکی از سازمان‌هایی که بیشترین نیاز را به سیستم اتوماسیون اداری و ‌BPMS دارد، سازمان آموزش و پرورش می‌باشد.

آموزش و پرورش به عنوان نهادی که وظیفه‌ی آموزش و تربیت نسل جدید کشور ما را بر عهده دارد، با به کارگیری سامانه‌های اتوماسیون اداری و BPMS، موجب افزایش سطح کیفیت آموزشی و همچنین مدیریت بهتر منابع مالی و انسانی بگردد. در ادامه به بررسی کاربرد اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش می‌پردازیم؛ با ما همراه باشید.

اتوماسیون اداری و BPMS چیست؟

اتوماسیون اداری مجموعه‌‌ای از نرم‌افزارها و سامانه‌های مختلف است، که با یکپارچگی کامل در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند و موجب تسهیل و خودکارسازی فرآیند‌های اداری می‌گردند؛ به بیان دیگر، سازمان‌ها با استفاده از سامانه اتوماسیون اداری، بسیاری از فرآیندهای دستی خود را به صورت الکترونیکی و خودکار انجام می‌دهند.

شایان ذکر است که همه‌ی فرآیندها توسط اتوماسیون اداری پوشش داده نمی‌شوند و برخی از فرآیند‌های خاص، باید به صورت جداگانه در سامانه تعریف شوند؛ برای این کار از نرم افزار مدیریت فرآیند‌ها یا همان BPMS استفاده می‌کنند.

نرم افزار BPMS ابزاری برای طراحی فرآیند‌های تکراری و قابل پیش‌بینی و استفاده از آنها در سامانه‌های اتوماسیون اداری و پر کردن خلاءهای موجود در این سیستم می‌باشد؛ لازم به ذکر است که برای استفاده بهینه از نرم افزار BPMS، باید یکپارچگی کاملی بین آن و سامانه اتوماسیون اداری صورت بگیرد.

چرا باید از اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش استفاده کنیم؟

نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS سامانه‌های بسیار مفید و کاربردی در حوزه آموزش و پرورش محسوب می‌شوند؛ برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش عبارت‌اند از:

تصویر 1 – مزایای استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش

بهبود فرآیند‌های اداری

اولین تاثیر مثبت استفاده از اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش، بهینه‌سازی و بهبود فرآیند‌های سازمانی و مدیریت بهتر مکاتبات و ارتباطات درون/برون سازمانی است؛ نهادهای آموزش و پرورش (ادارات مرکزی، مدارس، آموزشگاه‌ها و…) به کمک اتوماسیون اداری، قادر به انجام مکاتبات اداری در کمترین زمان ممکن و مدیریت بهتر آنها هستند.

از طرفی، با استفاده از نرم افزار BPMS در کنار اتوماسیون اداری، قادر به تعریف، طراحی و خودکارسازی بسیاری از فرآیند‌ها و همچنین بهبود یکپارچگی بین نرم‌افزارها و سامانه‌های مورد استفاده در سازمان می‌گردد.

بهبود فرآیند‌های آموزشی

سازمان آموزش و پرورش و مدارس زیرمجموعه آن، با استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS، می‌توانند بسیاری از فرآیندهای آموزشی و سنجشی را با هزینه‌ای بسیار پایین‌تر از روش سنتی و با بهره‌وری و کیفیت بالاتر از آن، مدیریت و اجرا نمایند.

به عنوان مثال، می‌توانند به کمک اتوماسیون و مدیریت فرآیند BPMS، امتحانات را به صورت غیرحضوری و آنلاین – به کمک فرم‌های آزمون آنلاین –  برگزار کنند و نتیجه آنها را با بالاترین دقت و در کمترین زمان ممکن، به ذی‌نفعان ارائه نمایند.

از طرفی اتوماسیون اداری موجب برقراری ارتباط بین سطوح مختلف دانش‌آموزان، دبیران، مدیران مدارس، کادر اداری و دیگر اعضای سازمان، بر اساس سلسله مراتب معین شده می‌گردد؛ این ارتباط پیوسته و کنترل شده، موجب افزایش سرعت و کیفیت مکاتبات بین سطوح مختلف آموزش و پرورش می‌گردد.

کمک به تصمیم گیری بهتر

به طور معمول سامانه‌های اتوماسیون اداری، داده‌ها و اطلاعات را به صورت ساختاریافته ذخیره می‌کنند و کاربران می‌توانند این داده‌ها و اطلاعات را مطابق با نیاز خود مورد استفاده قرار دهند و آنها و تجزیه و تحلیل کنند؛ این قابلیت و مزیت، به تصمیم‌گیری بهتر برای تعیین استراتژی‌های سازمانی کمک شایانی می‌کند.

به عنوان مثال، می‌توان تنها با چند کلیک، آمار قبولی دانش‌آموزان در مقاطع مختلف را جمع‌آوری و تحلیل کرد و در قالب یک گزارش، ارائه نمود.

کاهش هزینه های سازمان

ارسال و دریافت مکاتبات درون‌/برون سازمانی از طریق کارتابل مکاتبات و سرویس‌های ایمیل و فکس، برگزاری آزمون‌های آنلاین، برگزاری کلاس‌های آموزشی آنلاین و ایجاد کتب الکترونیک و بسیاری دیگر از موارد، همگی به کمک اتوماسیون اداری و BPMS صورت می‌گیرند و موجب کاهش هزینه‌های حوزه آموزش و پرورش و نهاد‌های زیرمجموعه آن می‌گردد؛ به عنوان مثال، با استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش و الکترونیکی شدن فرآیندها، مصرف کاغذ و هزینه‌های نگهداری از چاپگرها به شدت کاهش خواهد یافت.

آموزش و پرورش بدون اتوماسیون با چه چالش هایی رو به رو است؟

روش‌های سنتی با اینکه سال‌هاست در حال استفاده هستند، اما نسبت به روش‌های مدرن و الکترونیک، از عملکرد و بهره‌وری پایین‌تری برخوردار می‌باشند و هزینه‌های اضافی را بر سازمان متحمل می‌شوند؛ هزینه‌هایی که به کمک اتوماسیون اداری و BPMS تا حد چشمگیری کاهش خواهند یافت.

به طور کلی، آموزش و پرورش بدون اتوماسیون با چالش‌های مختلفی رو به رو است، که برخی از آنها عبارت‌اند از:

انجام دستی و کند فرآیند‌ها

در بسیاری از ادارات زیر مجموعه آموزش و پرورش و همچنین مدارس، بسیاری از فرآیندهای سازمانی – مانند مکاتبات اداری، ثبت درخواست‌ها، پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها، برگزاری آزمون‌ها و… – به صورت سنتی انجام می‌شوند؛ این امر علاوه بر افزایش زمان فرآیندها و رسیدگی به امور مختلف، هزینه‌های اضافی را نیز بر سازمان‌ها و نهاد‌های آموزش و پرورش تحمیل می‌کند.

هزینه بالای برگزاری آزمون ها و امتحانات

چالش دیگری که آموزش و پرورش بدون استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS با آن روبه‌رو است، هزینه‌ی بالای آماده‌سازی و برگزاری آزمون‌ها و امتحانات می‌باشد؛ هزینه‌ای که هر سال چندین باید پرداخت شود، در حالیکه با راه‌اندازی اتوماسیون اداری و BPMS، دیگر نیازی به هزینه‌های تکراری و اضافی نیست و مدارس می‌توانند با کمترین هزینه و بالاترین کیفیت، آزمون‌ها و امتحانات خود را به صورت الکترونیکی برگزار نمایند.

بهره‌وری پایین سیستم سنتی

فرآیند‌های دستی، مکاتبات کاغذی، بایگانی فیزیکی مستندات، هزینه بالای برخی از فرآیندها و سرعت پایین سیستم سنتی نسبت به روش مدرن و استفاده از سامانه‌های اتوماسیون اداری و BPMS، نشان‌دهنده بهره‌وری پایین این سیستم هستند.

اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر بهترین ابزار برای آموزش و پرورش

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، سامانه‌ای جامع برای مدیریت مکاتبات، ارتباطات، بایگانی مستندات، مدیریت جلسات و… می‌باشد؛ این نرم افزار با هدف تسهیل و خودکارسازی فرآیندهای مختلف، توسعه داده شده است.

نرم افزار BPMS فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشد و یکپارچگی کاملی با آن دارد؛ با استفاده از نرم‌افزار BPMS فراگستر در کنار سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، سازمان‌ها قادر به تعریف فرآیندهای مختلف، خودکارسازی آنها و استفاده از این فرآیندها در سامانه اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های دیگر آن، می‌باشند.

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر در بیش از 2600 سازمان، شرکت و نهاد دولتی و خصوصی راه‌اندازی شده و مورد استفاده آنها قرار گرفته است؛ در همین راستا، می‌توان از کیفیت و عملکرد آن مطمئن بود. برخی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر که امکانات متنوعی را در اختیار سازمان‌ها می‌گذارند، عبارت‌اند از:

• کارتابل و گردش مکاتبات
• دسترسی به شبکه دولت
• دبیرخانه تحت وب
• چت سازمانی (گفتگوی سازمانی)
• سامانه تبادل فایل
• فناوری OCR فارسی
• مدیریت جلسات و تقویم سازمانی
• نرم افزار گزارش ساز
• نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS
• فرم ساز تحت وب
• چندامضایی و تاییدات نامحدود
• مدیریت بسته‌ها و مرسولات
• مدیریت فکس و پست الکترونیک
• پروتکل ارتباطی ECE و PTP
• تابلو اعلانات
• میز خدمت الکترونیکی
• نسخه موبایل PWA

تصویر 2 – زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره و بررسی کردیم، استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS در حوزه آموزش و پرورش، کاربردها و مزایای مختلفی دارد و اتوماسیون اداری فراگستر نیز به عنوان بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، دارای مزایای متنوعی می‌باشد، که برخی از این مزایا عبارت‌اند از:

• یکپارچگی فرآیند‌های اداری
• افزایش سرعت فرآیند‌ها
• افزایش کیفیت آموزشی
• کاهش هزینه های مدارس و سازمان
• تحلیل دقیق اطلاعات و کمک به برنامه ریزی
• و…

یکی از بهترین نمونه‌های عملی برای بررسی تاثیرات استفاده از اتوماسیون اداری و BPMS فراگستر در حوزه آموزش و پرورش، سازمان آموزش و پرورش استان البرز می‌باشد.

تجربه فراگستر در پیاده سازی اتوماسیون اداری و BPMS برای آموزش و پرورش استان البرز

آموزش و پرورش استان البرز از سال 1396 شروع به استفاده و پیاده‌سازی سامانه اتوماسیون اداری فراگستر کرد و تا کنون در سطح ادارات کل، مناطق و مدارس استان در 8 منطقه از استان البرز، پیاده‌سازی شده است.

در حال حاضر، سامانه اتوماسیون اداری فراگستر در سازمان آموزش و پرورش استان البرز، بیش از 1100 کاربر اداری و ستادی (مانند مدیران بخش‌های مختلف سازمان، کارمندان و…) و بیش از 2200 کاربر در مدارس (مدیران مدرسه، معلمان و دبیرخانه مدارس) استان البرز دارد، که رقمی فوق‌العاده محسوب می‌شود.

بسیاری از فرآیندها در آموزش و پرورش استان البرز و ادارات و مدارس زیر مجموعه آن، به صورت الکترونیکی و خودکار صورت می‌گیرند، که این امر موجب کاهش چشم‌گیر هزینه‌های سازمان آموزش و پرورش استان البرز و همچنین مدارس و ادارات زیرمجموعه آن شده است.

برای استفاده بهینه از این سامانه اتوماسیون و همچنین آموزش اعضای آموزش و پرورش استان البرز (مدیران، معلمان، معاونین و…) کلاس‌های آموزشی، وبینار و کارگاه‌های آموزشی مختلفی به صورت دوره‌ای برگزار می‌شوند و در کمترین زمان ممکن، آموزش‌های لازم پیرامون استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر به مدعوین ارائه می‌گردد.

تصویر 3 – صفحه ورود اتوماسیون اداری فراگستر آموزش و پرورش استان البرز

مخلص کلام

در این مقاله با کاربرد و مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS در حوزه آموزش و پروش آشنا شدیم و همچنین آشنایی کامل با سامانه اتوماسیون اداری فراگستر و نرم‌افزار BPMS مزایای استفاده از آن‌ها در سازمان آموزش و پرورش و نهاد‌ها و مدارس زیرمجموعه آن به دست آوردیم.

به طور کلی، استفاده اتوماسیون اداری و BPMS در آموزش و پرورش، موجب افزایش بهره‌وری و کیفیت خدمات آموزشی و اداری، کاهش هزینه‌های جاری، ایجاد ارتباط قوی بین ذی‌نفعان درونی و بیرونی، افزایش سرعت فرآیندها و ایجاد یکپارچگی فرآیندها می‌گردد.

ضمن سپاسگزاری از شما دوستان عزیز بابت همراهی ما تا انتهای مقاله، امیدواریم که با مطالعه‌ی این مقاله، اطلاعات مفیدی به دست آورده باشید؛ در صورت وجود هرگونه سوال پیرامون نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و BPMS، حتما سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول مشتریان

آیا اتوماسیون اداری فراگستر می‌تواند به بهبود روند ارزیابی دانش‌آموزان کمک کند؟

بله، با استفاده از اتوماسیون اداری فراگستر و نرم‌افزار BPMS فراگستر، مدارس می‌توانند فرآیندهای ارزیابی دانش‌آموزان را به صورت اتوماتیک و با دقت و سرعتی بسیار بالا، انجام دهند.

آیا سامانه اتوماسیون اداری در مدارس ایران پیاده‌سازی شده است؟

بله، به عنوان مثال، آموزش و پرورش استان البرز از نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر در مدارس استان البرز استفاده نموده است و مدارس بیشتری را نیز در آینده به این سامانه مجهز خواهد کرد.