نقش اتوماسیون اداری در چابکی سازمان چیست؟

بازارهای امروزی تحت تاثیر پیشرفت‌های سریع تکنولوژی و جهانی‌شدن، مدام در حال تغییر هستند و کسب و کارها برای رقابتی باقی ماندن نیاز دارند تا بتوانند خود را با این تغییرات وفق دهند. اصلی‌ترین ویژگی که به هر سازمان امکان می‌دهد تا بهتر بتواند خود را با این تغییرات سریع و مداوم تطبیق دهد، چابکی سازمان است و یکی از اصلی‌ترین ابزارها برای افزایش چابکی سازمان استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. در این مقاله ضمن تعریف سازمان چابک به بررسی نقش اتوماسیون اداری در چابکی سازمان می‌پردازیم.

منظور از سازمان چابک چیست؟

سازمان چابک اصولاً به سازمانی گفته می‌شود که می‌تواند به تغییرات مداوم در بازار و محیط کسب و کار، واکنش سریع نشان دهد. این سازمان‌ها ضمن حفظ ثبات و پایداری، با کمک استراتژی‌ها، فرآیندها، ابزارها و تکنولوژی‌های مناسب، پویایی خود را نیز تقویت می‌کنند. به این ترتیب می‌توانند محصولات و خدمات خود را متناسب با نیازهای بازار و مشتریان سفارشی‌سازی کرده و عرضه کنند. این سازمان‌ها همچنین، توانایی واکنش به پیشرفت‌های سریع در فناوری، تغییرات ناگهانی در شرایط اقتصادی و ظهور رقبای تازه را نیز دارند و از فرصت‌های جدید بهره‌برداری می‌کنند.

سازمان چابک سازمانی است که توانایی واکنش سریع به تغییرات محیط کسب و کار را دارد

از دیگر ویژگی‌های سازمان‌های چابک این است که این سازمان‌ها معمولاً غیر سلسله مراتبی بوده و مدیریت متمرکزی در آنها وجود ندارد؛ این سازمان‌ها یادگیرنده هستند و به طور مستمر رشد می‌کنند؛ همکاری و ارتباطات میان کارکنان این سازمان‌ها قوی است؛ و این سازمان‌ها با استفاده از روش‌های مختلف به دنبال افزایش بهره‌وری خود هستند.

اتوماسیون اداری چه امکاناتی را برای چابک‌سازی سازمان‌ها در اختیار آنها قرار می‌دهد؟

دستیابی به چابکی در یک سازمان مدرن و امروزی کار آسانی نیست. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری امکانات متعددی در اختیار سازمان‌ها می‌گذارد که می‌تواند از راه‌های مختلفی به چابک‌سازی سازمان شما کمک کند. در ادامه به معرفی برخی از این امکانات می‌پردازیم:

• امکان خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه

بخش مهمی از چابکی سازمان، وابسته به سرعت انجام مکاتبات آن است. یک نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه به شما امکان می‌دهد تا ارسال و دریافت مکاتبات، ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره و بایگانی و طبقه‌بندی آنها را با سرعت بسیار بیشتری انجام دهید. به عنوان نمونه، شما با استفاده از نرم افزار دبیرخانه فراگستر خواهید توانست نامه‌ها را به سرعت در سازمان به گردش انداخته و سطح دسترسی کاربران به آنها را تعیین کنید. تمامی این موارد به سازمان شما امکان می‌دهد تا سرعت مکاتبات و متعاقباً چابکی آن افزایش پیدا کند.

• امکان مدیریت مکاتبات با کارتابل الکترونیک هوشمند

حتی زمانی که سرعت ارسال و دریافت مکاتبات در یک سازمان زیاد باشد، چابکی سازمان و افزایش سرعت کار کارکنان منوط به این است که بتوانند این مکاتبات را به خوبی مدیریت کرده و به شکلی بهینه به آنها رسیدگی کنند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با ارائه یک کارتابل الکترونیک هوشمند به شما کمک می‌‎کند تا بتوانید به تمامی نامه‌ها، فرم‌ها، یادداشت و وظایف خود از یک فضای واحد دسترسی داشته و آنها را از یک جا مشاهده کرده و اقدامات و ارجاعات لازم را بر روی آنها انجام دهید. چنین کارتابلی توانایی دسته‌بندی هوشمند نامه‌ها و اولویت‌بندی کارها بر مبنای شروط از پیش تعیین شده توسط شما را نیز دارد که نه تنها موجب افزایش سرعت کارها و استفاده بهینه از زمان می‌شود، بلکه متعاقباً به افزایش چابکی سازمان نیز کمک می‌کند.

یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری با داشتن قابلیت مدیریت کارها و وظایف کارکنان می‌تواند نقش مهمی در چابکی سازمان داشته باشد

• امکان مدیریت کارها

سازمانی که توانایی مدیریت بهینه و سریع کارها و نظارت بر آنها را نداشته باشد، نمی‌تواند خود را به راحتی با تغییرات وفق دهد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با داشتن یک زیرسیستم مدیریت کارها به شما امکان می‌دهد تا بتوانید ضمن تعریف پروژه‌ها، وظایف کاری را برای هر یک از کارکنان خود تعریف کرده، زمان‌بندی انجام آنها را مشخص کنید و گزارش‌های مربوط به آنها را داشته باشید. چنین امکاناتی به مدیران اجازه می‌دهد تا کارها و فعالیت‌های سازمان را بهتر مدیریت کنند و به این ترتیب نقش مهمی در چابکی سازمان دارد.

• امکان طراحی و گردش انواع فرم‌های تجاری

یکی از کارهایی که برای انجام بسیاری از فعالیت‌ها در سازمان‌ها ضروری است، استفاده از فرم‌های مختلف برای جمع‌آوری و گردش اطلاعات است. پر کردن و گردش دستی و کاغذی این فرم‌ها کاری تکراری و زمان‌بر است که سرعت عمل سازمان شما را کاهش می‌دهد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با مجهز بودن به یک زیرسیستم فرم‌ساز به شما امکان می‌دهد تا تمامی فرم‌های مورد نیاز خود را به صورت دیجیتالی طراحی کرده و در به سرعت برای کارکنان خود ارسال کنید. شما همچنین خواهید توانست داده‌های این فرم‌ها را به راحتی جمع‌آوری کرده و گزارش‌های مورد نیاز خود را از آنها تهیه کنید.

• امکان بهره‌گیری از تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات در سازمان نقش مهمی در پیشبرد سریع‌تر کارها دارند. به همین دلیل، سازمانی که به دنبال افزایش چابکی خود است باید به دنبال تسریع و تسهیل برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات خود باشد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با دارا بودن زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی به شما امکان خواهد داد تا بتوانید جلسات خود را همراه با جزئیات آنها مانند مدعوین، مکان و زمان برگزاری جلسه، موضوع جلسه و … به صورت دیجیتالی تعریف و مدیریت کرده و آنها را از طریق پیامک یا ایمیل به افراد دعوت‌شده به جلسه اطلاع‌رسانی کنید. به همین ترتیب، یادآوری جلسات نیز به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌شود و شما خواهید توانست تا جلسات سازمانی خود را بهتر هماهنگ کرده و به صورت موثرتر و با سرعت بیشتری برگزار کنید.

نرم افزار BPMS با خودکارسازی فرآیندهای تکراری، یکی از اصلی‌ترین ابزارها برای افزایش چابکی سازمان است

• امکان خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی

وجود فرآیندهای تکراری، دستی و پیچیده در هر سازمان باعث کند شدن تصمیم‌گیری مدیران و اتلاف منابع و انرژی سازمان می‌شود. به همین دلیل، ساده‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها و خودکارسازی آنها نقش مهمی در افزایش چابکی یک سازمان دارد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری با بهره‌گیری از زیرسیستم BPMS به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای تکراری خود را به صورت دیجیتالی مدل‌سازی کرده و ضمن خودکارسازی آنها، اصلاحات را برای بهینه‌تر کردن بیشتر آنها اعمال کنید. به این ترتیب ضمن کاهش پیچیدگی کارها و خطای انسانی، سرعت کارها و چابکی سازمان نیز افزایش می‌یابد.

اتوماسیون فرآیندها همچنین با ایجاد امکان خودکارسازی فرآیندهای جدید به سازمان امکان می‌دهد تا آنها را به سرعت تکرار کرده و محصولات خود را با سرعت بیشتری به بازار عرضه کند. برخی دیگر از مزایای BPMS که به چابکی سازمان کمک می‌کند عبارتند از شناسایی و حذف تنگناهای موجود در فرآیندها، تسریع امکان ایجاد تغییر در فرآیندها و به روزرسانی آنها، تسریع انطباق با تغییرات قانونی و یکپارچه‌سازی فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان.

• امکان گزارش‌گیری از کارها و افزایش شفافیت

چابکی سازمان منوط به این است که مدیران بتوانند گزارش‌های دقیقی از کارها و عملکرد کارکنان داشته و به راحتی به آمار و اطلاعات مربوط به آنها دسترسی داشته باشند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با جمع‌آوری داده‌های مربوط به مکاتبات و فعالیت‌های کارکنان و با بهره‌گیری از یک زیرسیستم گزارش‌ساز، ضمن افزایش شفافیت کارها به شما امکان می‌دهد تا بتوانید گزارش‌های دقیقی از آنها داشته باشید و در صورت نیاز برای ایجاد تغییرات فوری در عملکرد سازمان یا مدیریت منابع آن، اقدامات لازم را انجام دهید.

• امکان یکپارچه‌سازی سیستم‌ها

پراکندگی و عدم ارتباط میان نرم‌افزارهای مورد استفاده در واحدهای مختلف یک سازمان باعث کندشدن کارها و کاهش انعطاف‌پذیری و چابکی آن می‌‎شود. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب با بهره‌گیری از یک API به شما امکان می‌دهد تا بتوانید این سیستم‌ها و نرم‌‎افزارهای پراکنده را به یکدیگر متصل کرده و ضمن افزایش مشارکت میان واحدهای مختلف، چابکی سازمان را با تسریع ارتباط میان سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف آن افزایش دهید.

کلام آخر

سازمان‌ها برای افزایش توانایی انطباق‌پذیری خود با تغییرات بیرونی باید به دنبال چابک‌سازی بیشتر خود باشند و به‌کارگیری اتوماسیون اداری ابزاری مهم برای دستیابی به این هدف است. یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران، نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که امکانات و زیرسیستم‌های متنوعی مانند دبیرخانه، فرم‌ساز، کارتابل هوشمند، مدیریت کارها، مدیریت جلسات و مدیریت فرآیندها (BPMS) را دارد. این نرم‌افزار به شما امکان می‌دهد تا با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، افزایش فرآیندمحوری، افزایش شفافیت، افزایش مشارکت و بهره‌وری کارکنان و بهبود سرعت انجام کارها و نظارت بر آنها، سازمان خود را چابک‌تر کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این نرم‌افزار و دریافت دموی رایگان حتماً از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.