یکی از چالشهای متعدد سازمانها و کسب و کارها در دنیای امروز، جمعآوری اطلاعات و دادهها یه صورت یکپارچه و متمرکز است و سازمانها از ابزارهای مختلفی برای مقابله با این چالش استفاده میکنند؛ فرمها یکی از پرکاربردترین ابزارها برای جمعآوری اطلاعات و ثبت نظرات محسوب میشوند. اتوماسیون اداری فراگستر پیش از این امکان طراحی و استفاده از فرمها و به گردش انداختن آنها در سازمان را فراهم کرده بود و حالا با توسعه زیرسیستم فرم ساز، قابلیت جمع آوری یکپارچه اطلاعات و نظرات با فرم ساز را نیز برای سازمانها و کسب و کارها فراهم کرده است.
استفاده از فرم های الکترونیکی و جمعآوری یکپارچه دادهها، اطلاعات و نظرات و مشاهده آنها به صورت ساختاریافته، قابلیتی خاص در اتوماسیون اداری محسوب میشود و مزایای مختلفی با خود به همراه دارد؛ در این مقاله ضمن معرفی کامل این قابلیت و فرق آن با راهکارهای پیشین، با مزایای استفاده از قابلیت جمع آوری اطلاعات با فرم ساز فراگستر بیشتر آشنا میشویم.
مشاهده فهرست مطالب
معرفی قابلیت جمع آوری اطلاعات و نظرات با فرم ساز فراگستر
پیش از این سازمانها و کسب و کارها میتوانستند با استفاده از زیرسیستم فرم ساز فراگستر، انواع مختلفی از فرمها را طراحی نمایند و در قالب نامه به گردش بیاندازند؛ این امر به معنای آن است کاربران میتوانستند در محیط کارتابل قالب فرمهای مختلف را انتخاب نمایند و آنها را به گیرنده مورد نظر خود ارسال کنند و فرد گیرنده نیز فرمها را به صورت نامه از جنس فرم در کارتابل خود مشاهده نماید.
استفاده از این قابلیت در اتوماسیون اداری مزایای مختلفی با خود به همراه دارد، مانند گردش الکترونیکی فرمها، امکان پیگیری فرمها و… اما راهکار کاملا مناسبی برای جمعآوری یکپارچه نظرات محسوب نمیشود، زیرا:
- امکان بروز خطای انسانی در انتخاب گیرنده وجود دارد.
- فرمها به صورت جداگانه برای فرد گیرنده ارسال میشوند و تجمیع نظرات و اطلاعات را کمی سخت میکنند.
- احتمال دیده نشدن نظرات در بین انبوه نامهها هنگام برگزاری نظرسنجی وجود دارد.
- نظرات به صورت غیریکپارچه ثبت میشوند.
در همین راستا، سازمانها و کسب و کارهایی که به ثبت نظرات به صورت یکپارچه و تجمیع شده نیاز داشتند، از سرویسهای فرم ساز عمومی – مانند Google Forms و… – استفاده میکردند، که امکان یکپارچهسازی آنها با اتوماسیون اداری و همچنین طراحی فرمها و به جریان انداختن آنها در سازمان نیز در این سرویسها وجود ندارد.
بیشتر بدانیم: بهترین نرم افزار برای ساخت و طراحی فرم نظرسنجی چیست؟
اتوماسیون اداری فراگستر برای رویارویی با این چالشها و جمعآوری نظرات و دادهها به صورت یکپارچه، از قابلیت جدیدی تحت عنوان فرمهای الکترونیکی در فرم ساز خود رونمایی کرده است؛ با استفاده از این قابلیت، سازمانها و کسب و کارها میتوانند علاوه بر طراحی و به گردش انداختن فرمها درون سازمان، انواع مختلفی از فرمهای الکترونیکی را مشابه فرمسازهای مطرح مانند Google Forms طراحی نمایند و نظرات و اطلاعات را به صورت یکپارچه و در قالب یک فایل (اکسل) مشاهده نمایند.
در این روش، کاربران برای ثبت نظرات خود دیگر به ایجاد نامه، انتخاب قالب نامه، انتخاب گیرنده و ارسال فرمها در قالب نامه نیازی ندارند و میتوانند تنها با تکمیل فرم الکترونیکی مرتبط، نظرات خود را در سیستم ثبت نمایند و مسئول جمعآوری و رسیدگی به نظرات نیز به جای مشاهده و بررسی تعداد زیادی نامه و ثبت نظرات، میتواند تمامی نظرات و اطلاعات را به صورت یکپارچه و متمرکز و به صورت لیست شده در قالب یک فایل اکسل مشاهده کند.
برخی از کاربردهای عملی این قابلیت در دنیای واقعی عبارتاند از:
- آمار رزرو غذا در سازمانها، شرکتها و دانشگاهها
- برگزاری انواع نظرسنجی و جمعآوری اطلاعات آماری
- برگزاری آزمونهای آنلاین
- ثبت انتقادات و پیشنهادات و جمعآوری نظرات
- ثبت گزارش کار و کارکرد
- و…
مقایسه فرم ساز فراگستر با فرم سازهای عمومی
استفاده از این رویکرد نسبت به راهکارهای مرسوم برای جمع آوری نظرات در اتوماسیون اداری، مزایای مختلفی به همراه دارد، که در ادامه به بررسی آنها میپردازیم.
بیشتر بدانیم: چه نوع فرمهایی در اتوماسیون اداری فراگستر بدون دانش برنامه نویسی قابل پیاده سازی است؟
مزایای جمع آوری نظرات با فرم ساز فراگستر
استفاده از قابلیتهای فرمهای الکترونیکی برای جمعآوری نظرات در مقایسه با راهکار جمعآوری نظرات و اطلاعات از طریق فرم در قالب نامه مزایای متعددی به همراه دارد، که برخی از مهمترین آنها عبارتاند از:
- کاهش زمان پردازش نظرات و اطلاعات
- تسهیل فرایند تحلیل و گزارشگیری
- یکپارچگی و عدم پراکندگی دادهها و اطلاعات
- کاهش خطای انسانی و افزایش دقت آمار
مزایای جمع آوری نظرات با فرم ساز فراگستر
کاهش زمان پردازش نظرات و اطلاعات
با استفاده از این قابلیت، افراد میتوانند به جای بررسی یک به یک نامهها (فرمهایی که در قالب نامه ارسال شدهاند)، تجمیع نظرات و پردازش آنها، نظرات و اطلاعات را به صورت تجمیعشده و ساختاریافته در قالب یک فایل اکسل مشاهده نمایند، که این امر موجب کاهش زمان پردازش نظرات و اطلاعات میگردد.
تسهیل فرایند تحلیل و گزارش گیری
ثبت ساختاریافته و متمرکز نظرات در قالب یک فایل، تحلیل دادهها و اطلاعات و تهیه گزارشهای آماری و تحلیلی را آسانتر میکند، زیرا در این رویکرد افراد به جای بررسی تعداد زیاد نظرات به صورت پراکنده در قالب نامه، اطلاعات و دادههای ساختاریافته و تجمیع شده در یک فایل را تحلیل مینمایند.
یکپارچگی و عدم پراکندگی داده ها و اطلاعات
همانطور که اشاره کردیم، در رویکرد قبلی، هر فرم در قالب نامه و به صورت جداگانه به دست فرد گیرنده میرسید و این امر موجب پراکندگی نظرات، اطلاعات و دادهها میگردد، اما رویکرد جدید اتوماسیون فراگستر در جمع آوری اطلاعات با فرم ساز، اطلاعات و نظرات را به صورت یکپارچه و تجمیعشده در اختیار سازمانها و کسب و کارها میگردد و موجب جلوگیری از پراکندگی نظرات، اطلاعات و دادهها میگردد.
کاهش خطای انسانی و افزایش دقت آمار
با استفاده از قابلیت فرم های الکترونیکی فرم ساز فراگستر، کاربران برای ثبت نظرات و اطلاعات – مانند رزرو غذا، ثبت گزارش کار، ثبت کارکرد، شرکت در آزمون و… – دیگر نیازی به انتخاب گیرنده ندارند و دادهها و اطلاعاتی که درون فرم های الکترونیکی وارد و ثبت مینمایند، به صورت خودکار درون سیستم ذخیره میشوند و در نهایت در قالب یک فایل یکپارچه و تجمیع شده در اختیار فرد مسئول قرار میگیرند؛ این امر موجب کاهش خطای انسانی در جمعآوری نظرات و اطلاعات و افزایش دقت آمارگیری و گزارشگیری میشود.
بیشتر بدانیم: استفاده از ۱۲ فرم نمونه جهت بهره برداری سریعتر و آسانتر از نرمافزار فرمساز سازمانی فراگستر
نحوه جمع آوری نظرات و اطلاعات با فرم ساز فراگستر
برای استفاده از این قابلیت، همانند گذشته ابتدا با استفاده از فرم ساز فراگستر، فرم الکترونیکی مورد نظر خود را طراحی میکنید و سپس آنها به لیست فرمهای الکترونیکی در “تنظیمات فرم های الکترونیکی” در داشبورد زیرسیستم فرم ساز اضافه مینمایید و تنظیمات لازم – مانند گیرنده، تعداد مجاز ثبت رای یا نظر و… – را تعیین میکنید.
تنظیمات فرم های الکترونیکی
کاربران نیز با مراجعه به میزکار هوشمند اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانند به فرمهای الکترونیکی فعال دسترسی داشته باشند و نظرات و اطلاعات خود را به آسانترین شکل ممکن، ثبت نمایند.
فرم الکترونیکی در میزکار هوشمند
در نهایت نیز همانطور که اشاره کردیم، افراد مسئول میتوانند نظرات و اطلاعات ثبت شده را در قالب یک فایل اکسل، به صورت یکپارچه و تجمیع شده در اختیار داشته باشند و مشاهده نمایند.
مشاهده اطلاعات به صورت متمرکز در اتوماسیون اداری
خروجی اکسل نظرات و اطلاعات
این تنها یکی از قابلیتها و امکانات خاص و کاربردی اتوماسیون اداری فراگستر است؛ برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سامانه و قابلیتهای جدید و خاص آن و همچنین دریافت مشاوره رایگان، کافیست از طریق لینک زیر، فرم درخواست دمو را تکمیل کنید، تا همکاران ما در کمترین زمان ممکن با شما ارتباط برقرار نمایند و ضمن ارائه مشاوره تخصصی رایگان، دموی آنلاین این نرمافزار و قابلیتهای مختلف آن را نیز به شما نمایش دهند:
سخن پایانی
در این مقاله با قابلیت جدید زیرسیستم فرم ساز اتوماسیون فراگستر، تحت عنوان “فرم های الکترونیکی” آشنا شدیم؛ با استفاده از این قابلیت، سازمانها و کسب و کارها میتوانند علاوه بر استفاده از فرمها در قالب نامه و به گردش انداختن آنها در سازمان، انواع مختلفی از فرمهای نظرسنجی و ثبت اطلاعات را همانند فرمسازهای معروف – مانند Google Forms – طراحی نمایند و نظرات و اطلاعات کاربران را به صورت یکپارچه، متمرکز و تجمیعشده در اختیار داشته باشند.
سوالات متداول
با فرم ساز فراگستر چه فرم هایی را می توان طراحی کرد؟
با استفاده از زیرسیستم فرم ساز فراگستر، میتوانید انواع مختلفی از فرمهای ساده و پیچیده را با کمترین دانش برنامهنویسی و تنها با Drag&Drop فیلدهای مختلف طراحی کنید و هم در قالب نامه در سازمان به گردش بیاندازید و هم در قالب فرم الکترونیکی (مانند Google Form) در میزکار اتوماسیون اداری در اختیار کاربران بگذارید.
آیا اتوماسیون کسب و کار فراگستر، فرم های آماده استفاده هم دارد؟
بله، با تهیه زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان میتوانید از فرمهای صد در صد آماده فراگستر استفاده کنید؛ در این زیرسیسیتم برخی از متداولترین و پرکاربردترین فرمهای اداری و سازمانی تهیه شده و در اختیار کاربران قرار گرفته است. شایان ذکر است که فرمهای آماده موجود در زیرسیستم پیشخوان خدمات کارکنان قابلیت ویرایش ندارند و برای طراحی و شخصیسازی فرمهای خود، باید از نرم افزار فرم ساز فراگستر استفاده کنید. برای آشنایی بیشتر با پیشخوان خدمات کارکنان و فرمهای کاملا آماده آن، کافیست تا فرم درخواست دمو را تکمیل کنید و یا با شماره 42623-021 تماس بگیرید.
