توسعه قابلیت «اسناد مشارکتی و امضای الکترونیکی» در اتوماسیون اداری فراگستر

در راستای توسعه خدمات هوشمند و تکمیل زنجیره تحول دیجیتال، قابلیت امضای الکترونیکی (e-signature) در اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین سیستم اسناد مشارکتی سازمانی تکمیل شد. این قابلیت از نظر تجربه کاربری، مشابه ابزارهای همکاری آنلاین مانند Google Docs عمل می‌کند و بستری برای ایجاد سند، اشتراک‌گذاری، گردش تأیید، اخذ امضا به‌صورت گرم و تولید نسخه نهایی قابل استناد فراهم می‌کند؛ بدون نیاز به ابزارهای جانبی و بدون خروج از سامانه اتوماسیون.

کاربردهای کلیدی اسناد مشارکتی و امضای الکترونیکی

امضای الکترونیکی صورتجلسات؛ حتی برای افراد خارج از سازمان

یکی از مهم‌ترین سناریوها، مدیریت و امضای صورتجلسات است. در جلسات سازمانی (چه با اعضای داخلی و چه با حضور مدعوین بیرون از سازمان) دبیر جلسه می‌تواند متن صورتجلسه را در همان زمان جلسه آماده نماید و با تعیین جانمایی محل امضاهای هر یک از حاضرین، از طریق کارتابل اتوماسیون و حتی برای امضا فی‌المجلس و با استفاده از قلم نوری، صورتجلسه را برای امضا آماده و ارسال نماید.

تنظیم و امضای الکترونیکی قراردادها و تفاهم نامه‌ها در قالب اسناد مشارکتی

سناریوی مهم دیگر، تنظیم و امضای قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها است. در این فرآیند، واحدهای (حقوقی، مالی، فنی و…) می‌توانند به‌صورت مشارکتی روی متن قرارداد یا تفاهم‌نامه کار کنند، اصلاحات خود را اعمال کنند و نسخه نهایی را آماده سازند. پس از نهایی شدن، پیش‌نویس قرارداد از طریق یک گردش تعریف‌شده برای امضا به ذی‌نفعان ارسال می‌شود و هر فرد می‌تواند بدون نیاز به حضور فیزیکی، سند را در محل امضا مشخص شده برای خودش امضا کند.