توسعه قابلیت «اسناد مشارکتی و امضای الکترونیکی» در اتوماسیون اداری فراگستر
در راستای توسعه خدمات هوشمند و تکمیل زنجیره تحول دیجیتال، قابلیت امضای الکترونیکی (e-signature) در اتوماسیون اداری فراگستر و همچنین سیستم اسناد مشارکتی سازمانی تکمیل شد.
این قابلیت از نظر تجربه کاربری، مشابه ابزارهای همکاری آنلاین مانند Google Docs عمل می کند و بستری برای ایجاد سند، اشتراک گذاری، گردش تأیید، اخذ امضا بصورت گرم و تولید نسخه نهایی قابل استناد فراهم می کند؛ بدون نیاز به ابزارهای جانبی و بدون خروج از سامانه اتوماسیون.
مشاهده فهرست مطالب
ویژگیهای کلیدی امضای الکترونیک
- ایجاد آنلاین انواع اسناد (قرارداد، صورتجلسه، تفاهم نامه و فرمها)
- اشتراک گذاری کنترل شده با کاربران داخلی و اشخاص بیرونی
- تعریف گردش امضا بهصورت ترتیبی یا همزمان
- ثبت تاریخ و زمان دقیق هر امضا
- تثبیت و بایگانی خودکار نسخه نهایی پس از تکمیل امضا ها
- رهگیری وضعیت امضا ها بصورت لحظه ای
امضای الکترونیکی قرارداد و صورتجلسه؛ حتی برای افراد خارج از سازمان
یکی از مزیت های رقابتی این قابلیت، امکان اخذ امضای الکترونیکی از افراد خارج از اتوماسیون سازمان است.
برای مثال:
- در تنظیم صورتجلسات، میتوان امضای تمامی حاضرین _اگر عضو سامانه نباشند_ را دریافت کرد.
- در قراردادها و تفاهم نامه ها، امکان ارسال سند برای طرف مقابل و ثبت امضای الکترونیکی وجود دارد.
این ویژگی، فرآیند انعقاد قراردادها را تسریع کرده و وابستگی به مکاتبات کاغذی یا تبادل فایل های پراکنده را حذف میکند.
مزایای امضای الکترونیکی در اتوماسیون اداری
- کاهش زمان نهایی سازی اسناد
- حذف چاپ، اسکن و بایگانی فیزیکی
- افزایش شفافیت و قابلیت رهگیری
- کاهش ریسک اختلاف نسخهها
- ارتقای امنیت و انطباق با سیاست های حاکمیتی سازمان
گامی عملی به سوی سازمان بدون کاغذ
با اضافه شدن این قابلیت، اتوماسیون اداری فراگستر اکنون بستری کامل برای مدیریت چرخه عمر اسناد از ایجاد تا امضا و آرشیو فراهم کرده است؛ راهکاری یکپارچه برای سازمانهایی که به دنبال دیجیتالی سازی واقعی فرآیندهای اداری و حقوقی خود هستند.
