ارتباطات سازمانی هدفمند، مهمترین عامل برای تجربه مثبت کارکنان است. حالا تصور کنید سیستم اتوماسیون اداری شما، بتواند بدون دخالت دستی و در زمانهای مهم، با کاربران ارتباط برقرار کند. با قابلیت بازنشر هوشمند در اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید:
-
- در اولین ورود، نامه خوشآمدگویی همراه با مستند دستورالعملها و آییننامههای سازمان را ارسال کنید.
- در تاریخ تولد، بطور خودکار، پیام تبریک بفرستید.
- در مناسبتهای خاص، ارتباط سازمانی را تقویت کنید.
این یعنی ارتباطی دقیق، بهموقع و کاملاً خودکار
مشاهده فهرست مطالب
بازنشر خودکار نامه چیست و چه کاربردی دارد؟
قابلیت بازنشر به شما اجازه میدهد یک نامه را تعریف کرده و مشخص کنید در چه زمان یا شرایطی، بهصورت خودکار برای کاربران ارسال شود. این ویژگی باعث صرفهجویی در زمان و افزایش نظم در ارتباطات سازمانی میشود.
انواع بازنشر و سناریوهای ارسال نامه بصورت خودکار در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر
1- ارسال نامه خوشآمدگویی برای کاربر جدید هنگام اولین ورود به سیستم
به محض اولین ورود کاربر به سیستم، میتوانید نامه خوشآمدگویی، اطلاعرسانی آییننامه ها، دستورالعملهای سازمان یا …. را برای کاربر ارسال کنید.
برای استفاده از این قابلیت، باید ابتدا متن نامه را ایجاد و ذخیره کنید. سپس روی نامه ایجاد شده، یک بازنشر از نوع «خوش آمدگویی» تعیین نمایید.
در هنگام بازنشر امکان محدودسازی براساس «جنسیت گیرنده»، «شغل کاربر» و «بازه زمانی ارسال» وجود دارد.
ایجاد یک بازنشر از نوع خوش آمدگویی روی نامه ایجاد شده
تعیین تنظیمات مربوط به بازنشر نامه
بازنشر ایجاد شده روی نامه
2. ارسال خودکار پیام تبریک در تاریخ تولد کاربران
دیگر نیازی به یادآوری و ارسال دستی پیام تبریک نیست. کافی است: یک نامه تبریک طراحی کنید، بازنشر از نوع «تبریک تولد» را تنظیم نمایید.
سیستم بطور خودکار، در تاریخ تولد هر کاربر، پیام را بهصورت خودکار ارسال میکند.
تاریخ تولد هر کاربر در هنگام تعریف کاربر در سیستم، از قبل توسط مدیر سیستم تعریف شده است.
3. ارسال خودکار نامه در مناسبتهای تقویمی
این قابلیت برای تقویت فرهنگ سازمانی بسیار ارزشمند است. برای ارسال خودکار نامههای مناسبتی کافی است ابتدا در تقویم سازمانی اتوماسیون، رویدادهای مورد نظر را در تاریخ مرتبط تعریف کنید. سپس در نامههای مرتبطی که برای هر مناسبت ایجاد کردید، یک باز نشر از نوع «مناسبت ها» تعریف و مناسبت مورد نظر را از تقویم به بازنشر منتسب کنید.
مناسبتها میتوانند شامل موارد زیر باشد:
- اعیاد و رویدادهای ملی
- روزهای تخصصی (روز مهندس، حسابدار، روز زن، روز مرد و…)
- مناسبتهای داخلی سازمان (سالگرد تأسیس، رویدادهای ویژه)
تعریف رویداد در تقویم سازمانی مرتبط جهت ایجاد بازنشر مناسبتی
ایجاد بازنشر جدید از نوع مناسبتی
مزایای استفاده از بازنشر در اتوماسیون اداری
- کاهش کارهای تکراری
- افزایش تعامل با کارکنان
- ارسال بهموقع و بدون خطا
- بهبود تجربه کاربری در سازمان
جمعبندی
اگر بهدنبال یک راهکار هوشمند برای مدیریت ارتباطات داخلی سازمان هستید، قابلیت بازنشر خودکار در اتوماسیون اداری فراگستر میتواند یک مزیت رقابتی جدی برای شما ایجاد کند.
