آشنایی با مفهوم فرآیند
در جلسه اول آموزش نرم افزار BPMS ابتدا شما را با این سیستم آشنا کردیم و ضرورت استفاده از آن را در یک سازمان بیان کردیم. در این جلسه میخواهیم درباره مفهوم فرآیند و نقش آن در مدیریت یک سازمان و سطوح دسته بندی آن صحبت کنیم.
مفهوم فرآیند و تعریف آن از زبان هنری جانسون
اولین فاز در استفاده از سیستم BPMS ، فاز طراحی و مدلسازی میباشد. در این فاز ابتدا میبایست مدل فرآیندی فرآیندها بدست آید. آقای هنری جانسون تعریف جامعی بر مفهوم فرآیند ارایه کردهاند که بیان میکند «یک فرآیند مجموعه به هم پیوستهای از فعالیتها میباشد که ورودی خاصی را به خروجی مد نظر تبدیل میکند و مکانیزم این تبدیل ارزش افزوده برای سازمان را ایجاد میکند.»
این تعریف بیان میکند که یک فرآیند شامل فعالیتهای مختلفی میباشد که باعث اجرای فرآیند در سازمان میشود. این فعالیتها یک ورودی خاصی را به خروجی مد نظر تبدیل میکند و این تبدیل حتما باید برای سازمان ارزش افزوده داشته باشد وگرنه انجام این فرآیند برای یک سازمان بی معنی میشود. همچنین به هم پیوسته بودن فعالیتها در فرآیند تقدم و تاخری و رعایت پیشنیاز کارها را مشخص میکند.
چهارچوبهای دستهبندی فرآیندها کدامند؟
با توجه به استاندارد APQC که یک استاندارد جهانی شناسایی و تحلیل فرآیندها میباشد، فرآیندها در ۵ سطح مختلف تعریف میشوند. چارچوب ارایهشده یک مدل قطعی نیست و نیازمند بومیسازی و ایجاد تغییراتی است که بیشترین تناسب را با ساختار عملکردی سازمانهای ایرانی داشته باشد. این الزام در سازمانهایی که ساختار وظیفهای قویتری دارند، بیشتر الزامی است. همچنین در دستهبندی ارایهشده از بسیاری از استانداردها و چارچوبهای پذیرفتهشده بینالمللی استفاده شده است که قابلیت تطابق و هماهنگی فرآیندها و کارکردهای درون سازمانی را تسهیل میکند که از جمله میتوان به تطابق نسبتا کامل گروه فرآیند مدیریت فناوری اطلاعات با چارچوب ITIL و پوشش برخی زیرفرآیندهای استاندارد Cobit اشاره نمود.
سطوح دستهبندی فرایندها
چارچوبهای دستهبندی فرآیندی که از بررسی و الگوبرداری از صدها سازمان برتر جهانی حاصل شده است دارای سطوح مختلفی برای معرفی مدلهای فرآیندی سازمانی است. این سطوح عبارتند از:
- سطح طبقه: نشاندهنده بالاترین سطح از سطح فرآیندها از قبیل زنجیره تامین، مدیریت مشتری، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و … است.
- سطح گروه فرآیند: سطح بعدی در دستهبندی گروهی از زیرفرآیندهاست که سنخیت، تناسب و ارتباطات بیشتری با یکدیگر دارند و به عنوان یک گروه فرآیند شناسایی میشوند.
- سطح فرآیند: شامل یکسری از فعالیتهای بهم وابسته که ورودی را به خروجی تبدیل میکند. فرآیندها نیاز به منابع و استانداردهایی برای تکرار عملکرد دارند و به سیستمهای کنترلی که کیفیت سرعت و هزینه عملکرد را ارزیابی میکنند، پاسخ میدهد.
- سطح فعالیت: رخدادهای کلیدی که هنگام اجرای فرآیند روی میدهند را نشان میدهند.
- سطح وظیفه: وظیفه نشاندهنده سطح بعدی از تجزیه سلسله مراتبی پس از فعالیتهاست که به جزییات بیشتری میپردازد. به عنوان مثال میتوان تدوین دستورالعملهای مربوط به فرآیندها را در این سطح قرار داد. سطح اصلی تفاوت در فرآیندهای کسبوکار در شرکتها و صنایع مختلف در این سطح اتفاق میافتد.
به هر حال این چارچوب را میتوان کاملترین مدل مرجع فرآیندی موجود در دنیای مدیریت دانست که در آن تلاش شده تمامی فرآیندهای موجود سازمانهای پیشرو، تا حد امکان تا سطح فعالیت و وظیفه، شناسایی شوند. به این ترتیب یک تجربه موفق و کامل در مورد فرآیندها ایجاد شده است که با استفاده از آن میتوان حداقل فرایندهای سازمان را شناسایی کرد و دانست که این فرآیندها به چه شکلی انجام میشوند.
در این جلسه درباره مفهوم فرآیند و سطوح دستهبندی آن صحبت شد. در جلسه بعدی درباره روشهای تحلیل یک فرآیند برای پیادهسازی آن در نرمافزار BPMS توضیح خواهیم داد.
