نحوه نگارش سناریوی یک فرآیند

در جلسه قبل بررسی کردیم که روش های تحلیل یک فرآیند چیست. حال که آموختیم چگونه فرآیند را تحلیل کنیم و داده های مورد نیاز خود را از آن استخراج کنیم، نوبت به نوشتن سناریو فرآیند است که در این جلسه به آن میپردازیم.

سناریوی یک فرآیند چیست؟

پس از اینکه اطلاعات مربوط به فرآیندها به روش هایی که در جلسه قبل توضیح داده شد، بدست آمد، کار تدوین سناریوی فرآیند (مستند فرآیند) آغاز می‌شود.

در فاز تدوین سناریوی فرآیند (مستند فرآیند)، هدف تدوین مستندی است که ابتدا و انتهای فرآیند را نشان دهد و نحوه انجام کارها به همراه قوانین کسب‌وکار تدوین گردد.

اولین قدم تشریح فرآیند در قالب جملات می‌باشد. پس ما باید در چندین صفحه، نحوه انجام فرآیند را تشریح کنیم.در قدم بعدی تشکیل جدول ایستگاه‌های کاری فرآیند می‌تواند در مدلسازی فرآیند نقش اساسی را ایفا کند. جدول زیر شامل ۲ ستون می‌باشد که ستون اول شماره ایستگاه کاری و ستون دوم شرح ایستگاه کاری را نشان می‌دهد. یک ایستگاه کاری جزء‌ترین کاری است که یک نفر خاص در یک زمان منحصر بفرد انجام می‌دهد. به عنوان مثال برای یک فرآیند مرخصی جدول ایستگاه‌های کاری در جدول ۱ نشان داده شده است.

جدول ایستگاه های کاری چه کاربردی در مدلسازی فرآیندها دارد؟

جدول ایستگاه‌های کاری می‌تواند کمک شایانی در فاز مدلسازی فرآیند نماید. همانطورکه در جدول بالا نشان داده شده است، تدوین این جدول بدین گونه است که از شروع فرآیند ایستگاه‌های کاری را شناسایی می‌کنیم و به ازای هر ایستگاه کاری شرح انجام کار را به همراه انجام‌دهنده کار یادداشت می‌کنیم. انجام دهنده کار می‌تواند شخص، واحد، اداره، نقش، مهارت، زیرفرآیند و یا سیستم خاصی باشد.

پس از تدوین جدول ایستگاه‌های کاری برای تکمیل مستند فرآیند می‌توان ماتریس RASCI را برای فرآیند شکل داد. این ماتریس گسترش‌یافته جدول ایستگاه‌های کاری می‌باشد. در سطرهای ماتریس ایستگاه‌های کاری را مشخص می‌کنیم و ستون‌های ماتریس شامل افراد درگیر در فرآیند می‌باشد. مقادیر سلول‌های ماتریس هم شامل R (مسوول انجام کار)، A (بالادستی و رییس انجام‌دهنده کار)، S (دریافت‌کننده کار از)، C (مشاور انجام‌دهنده کار) و I (ارسال کار به) می‌شود. ماتریس RASCI مثال فرآیند مرخصی به شرح جدول زیر می‌باشد.

با استفاده از این ماتریس علاوه بر شرح و انجام‌دهنده کار، مسئول ایستگاه کاری به همراه نقاط ورود و خروج ایستگاه کاری هم مشخص می‌شود و می‌تواند به کامل‌بودن طرح سناریوی فرآیند کمک کند.

بیشتر بخوانید: چگونه یک فرآیند را در نرم افزار BPMS فراگستر طراحی کنیم؟ + ویدئو

ماتریس CRUD در طراحی فرم ها چگونه عمل می‌کند؟

ماتریس دیگری که می‌تواند به تکمیل سناریوی فرآیند کمک کند، تهیه ماتریس گردش فرم‌ها و یا ماتریس CRUD می‌باشد. این ماتریس در طراحی فرم‌ها در BPMS می‌تواند به تسهیل انجام کار کمک کند و از طرفی هم مستند فرآیند را به عنوان یک سند فرآیندی کامل کند. سطرهای این جدول شامل ایستگاه‌های کاری می‌باشد و ستون‌های ماتریس نام فرم‌های فرآیند می‌باشد.

در مقادیر سلول‌های این ماتریس هم مقادیر C، R، U و D جای می‌گیرند. وقتی یک فرمی ایجاد می‌شود در آن ایستگاه از گزینه C، وقتی خوانده می‌شود از گزینه R، وقتی فرم بروز می‌شود و اطلاعات جدیدی در ان ثبت می‌شود از گزینه U و وقتی فرم باطل و یا بایگانی می‌شود از گزینه D استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال فرض کنید در مثال فرآیند مرخصی یک فرم دستی با عنوان فرم درخواست مرخصی وجود داشته باشد. ماتریس CRUD این فرآیند به شرح جدول ۳ می‌باشد.

بیشتر بخوانید: طراحی فرم‌های سازمانی با نرم افزار BPMS

در گام آخر از طراحی سناریوی فرآیند تشکیل جدول قوانین کسب‌وکار برای فرآیند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است تا قوانین به شکل ساختاریافته‌ای وارد BPMS شوند و در رهگیری این قوانین در آینده تسهیل ایجاد شود. جدول قوانین کسب‌وکار شامل ستون‌های شماره ایستگاه کاری، نام فرم، شماره قانون و شرح قانون می‌باشد. برای مثال چند نمونه قانون برای فرآیند مرخصی در جدول ۴ ایجاد شده است.

نگارش سناریوی فرایند می‌تواند یک مستند کامل و جامع به عنوان اسناد سازمانی باشد. این مستند به عنوان خوراک سیستم BPMS می‌باشد و در پیاده‌سازی سیستمی فرآیند استفاده می‌گردد. تهیه این مستند برای فرآیندهای پیچیده می‌تواند در فازهای پایش و بهبود فرآیند کمک اساسی را بکند و وابستگی فرآیند به تحلیلگر آن را از بین ببرد. همانطورکه اشاره شد پس از تهیه مستند فرآیند (به عنوان یک گام پیشنهادی) وارد محیط  Bizagi BPMS می‌شویم تا شروع به پیاده‌سازی سیستمی فرآیند نماییم.

از اینکه این جلسه طولانی و خسته کننده شد شرمنده ایم، اما ارزش خواندن و یادگیری را دارد. اکنون میتوانیم مستندی از یک فرآیند را تهیه کنیم، در گام بعدی نوبت به پیاده سازی این مستند در محیط  Bizagi BPMS میرسد که در جلسه بعد توضیح خواهیم داد.