اتوماسیون اداری یا BPMS؟ سوالی که بسیاری از سازمانها و کسب و کارها در ابتدای راه الکترونیکی کردن فرآیندها و کارهای خود با آن مواجه میشوند؛ کدام یک از این دو نرمافزار یا سامانه برای کسب و کار یا سازمان شما مفیدتر است؟ برای یافتن پاسخ این سوال، تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
مشاهده فهرست مطالب
از کجا بفهمیم به اتوماسیون اداری نیاز داریم؟
اتوماسیون اداری، سیستمی متشکل از نرمافزارها و زیرسیستمهای مختلف است، که در یکپارچگی و هماهنگی کامل فعالیت میکنند؛ استفاده از سامانههای اتوماسیون، امکانات و قابلیتهای مختلفی را برای مدیریت مکاتبات، مستندات، وظایف و… در اختیار سازمانها میگذارند. برای شناخت بیشتر، لیستی از امکانات اتوماسیون اداری فراگستر در حوزههای مختلف سازمانی را با هم مرور میکنیم:
- حوزه مدیریت مکاتبات: شامل کارتابل مکاتبات، مدیریت ایمیل و فکس، دبیرخانه، چت سازمانی، تبادل فایل، مدیریت مرسولات و بستهها، افزونه Outlook، گزارش ساز، تحلیل عملکرد کارکنان.
- حوزه مدیریت ارتباطات: چند سازمانی، پروتکلهای ارتباطی ECE و PTP، کارتابل آفلاین، مدیریت کارها و وظایف تیمی، تابلو اعلانات و… .
- حوزه مدیریت اسناد: مدیریت مستندات (بایگانی الکترونیکی)، رسانه سازمانی و… .
حالا باهم مواردی رو که نشاندهنده نیاز شما به اتوماسیون اداری است را، باهم بررسی میکنیم؛ اگر به این موارد نیاز دارید، تنها خرید اتوماسیون اداری برای شما کافی است:
- نامههای وارده به سازمان یا مجموعه خود را ثبت و مدیریت کنید.
- نامههای صادره و بین سازمانی خود را مدیریت نمایید..
- نامههای درون سازمانی و داخلی را مدیریت کنید.
- چارت سازمانی و سلسه مراتب مکاتباتی را تعیین نمایید.
- به کمک دبیرخانه الکترونیکی و یکپارچه مکاتبات خود را مدیریت کنید.
- مستندات خود را به صور الکترونیکی و متمرکز نگهداری و مدیریت نمایید.
- پایگاه داده برای مدیریت و نگهداری از فایلهای مختلف ایجاد کنید.
- انواع مختلفی از گزارشها را به سرعت آماده کنید.
- و…
اگر تمام نیازهای شما در مواردی که بررسی کردیم وجود داشتند، خرید اتوماسیون اداری برای شما کافی و مفید است.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
از کجا بفهمیم به BPMS نیاز داریم؟
اگر علاوه بر موارد بالا، نیاز دارید تا فرآیندهای بیشتری را الکترونیکی و خودکار نمایید، باید از BPMS استفاده کنید؛ نرم افزار BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرآیندها، ابزاری برای تعریف جریان کار و طراحی فرآیندهای دستی و تبدیل آنها به فرآیندهای الکترونیکی و خودکار میباشد.
شایان ذکر است، تنها فرآیندهایی که قابل پیشبینی و دارای روند مشخصی میباشند، قابل طراحی و خودکارسازی هستند؛ در غیر این صورت، BPMS قادر به شبیهسازی و خودکارسازی آن نیست.
اگر به موارد زیر نیاز دارید، باید نرم افزار BPMS تهیه کنید:
- فرآیندهای قابل پیشبینی و پر تکرار خود را خودکار سازید.
- انواع مختلفی از فرمهای الکترونیکی را طراحی کنید و در فرآیندها مورد استفاده قرار دهید.
- فرآیندها را شناسایی و بهینهسازی نمایید.
- هزینههای مجموعه خود را کاهش داده و بهرهوری آن را افزایش دهید.
- فرآیندها را به راحتی مدیریت و اصلاح کنید، تا چابکی سازمان شما افزایش یابد.
- و…
شایان ذکر است که، فرمهای الکترونیکی نقطه آغازین بسیاری از فرآیندها هستند و در همین راستا، هنگام خرید نرم افزار BPMS، باید نرمافزار BPMSی را تهیه کنید که از ابزار فرم ساز برخوردار باشد؛ همچنین سامانه BPMS باید قابلیت اتصال به سامانههای دیگر (مانند CRM، DMS، HRS و…) را نیز داشته باشد، تا سازمانها و کسبوکارها بتوانند به مدیریت متمرکز فرآیندها، جریان کار و انتقال اطلاعات بپردازند.
نرم افزار BPMS فراگستر که یکی از زیرسیستمهای اتوماسیون اداری فراگستر میباشد، تمامی نیازهای شما برای خودکارسازی و مدیریت فرآیندها را بر طرف میکند.
برای مطالعه بیشتر: آیا نرم افزار BPMS به تنهایی، انتخاب درستی برای شماست؟
کدام یک برای شما مفیدتر است؟
جدای از بحث نیازها، راهاندازی BPMS نیازمند پیشنیازهای بیشتری نسبت به راهاندازی اتوماسیون میباشد؛ راهاندازی و آموزش استفاده از اتوماسیون اداری، بسیار آسانتر و سریعتر است و هزینه کمتری هم دارد، اما برای راهاندازی BPMS باید پیشنیازهای زیر را داشته باشید:
- دانش فنی لازم برای راهاندازی سیستم BPMS
- آمادهسازی زیرساختهای سختافزاری
- شناخت کامل مراحل فرآیندها
- چارت سازمانی کامل
- طراحی کامل فرمهای اجرایی
- و…
اگر پیشنیازهای فوق را ندارید، اما همچنان به سیستم BPMS نیازمند هستید، به شما پیشنهاد میکنیم در قدم اول یک اتوماسیون اداری تهیه نمایید و برخی از فرآیندهای پرتکرار سازمانی خود (مانند مدیریت مکاتبات، بایگانی مستندات، مدیریت مشتریان و…) را الکترونیکی و تسهیل نمایید و سپس با شناخت کامل فرآیندها و آمادهسازی پیشنیازهای بیان شده، از نرم افزار BPMS استفاده کنید.
مخلص کلام
گزینههای متنوعی برای تهیه اتوماسیون اداری و BPMS وجود دارد، اما بهترین پیشنهاد برای این کار، انتخاب اتوماسیون اداری است که دارای سیستم BPMS باشد، مانند اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم مدیریت فرآیند BPMS فراگستر؛ برای درک اهمیت اتوماسیون اداری و BPMS یکپارچه، از شما دعوت میکنیم تا مقاله زیر را هم مطالعه بفرمایید:
در ضمن، برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون حوزه اتوماسیون اداری و سیستمهای مدیریت کسب و کارها و سازمانها، توصیه میکنیم که حتما به وبلاگ فراگستر حتما سر بزنید.
