۵ فرآیند پر تکرار در کسب و کارها و نحوه خودکارسازی آنها

اگر بخواهیم رو راست باشیم، بسیاری از کارهای اداری، خسته‌کننده و زاید به نظر می‌رسند، زمان زیادی را از شما می‌گیرند و شما را از آنچه واقعا برای کسب و کارتان مهم است، مانند فروش بیشتر و خلق ایده‌های جدید دور می‌کنند. اینجاست که خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان اهمیت پیدا می‌کند.

بنابراین برای موفقیت در کسب و کارتان و افزایش قابلیت‌های رقابتی سازمان خود، باید از تلف کردن وقت خود برای انجام کارهای تکراری مربوط به امور اداری، حسابداری و منابع انسانی پرهیز کنید و این موارد را به راهکارهای اتوماسیون بسپارید. به لطف گسترش فناوری‌های دیجیتال، بسیاری از این کارهای وقت‌گیر با استفاده از اتوماسیون اداری قابل انجام است و به شما این امکان را می‌دهد تا بر ابعاد مهم‌تر کسب و کار خود تمرکز کنید.

در ادامه این مقاله، تعدادی از فرآیندهای اداری پرتکرار را و نحوه خودکارسازی آنها را بررسی می‌کنیم. با وبلاگ فراگستر همراه باشید.

خودکارسازی به چه معناست؟

پیش از اینکه به خودکارسازی فرآیندهای پرتکرار در سازمان بپردازید، ابتدا باید با تعریف خودکارسازی آشنا باشید. اتوماسیون یا خودکارسازی عبارت است از ساخت و به کارگیری فناوری با هدف تولید و ارائه کالاها و خدمات با حداقل دخالت انسانی. پیاده‌سازی فناوری‌ها، تکنیک‌ها و فرآیندهای اتوماسیون، باعث بهبود کارایی، قابلیت اطمینان و سرعت بسیاری از وظایفی که قبلا توسط انسان انجام می‌شد، می‌شود.

اتوماسیون در حوزه‌های متعددی مانند تولید، حمل و نقل، تاسیسات، صنایع دفاعی، عملیات‌های سازمانی و حتی فناوری اطلاعات مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از انواع اتوماسیون که مربوط به عملیات‌های سازمانی است، اتوماسیون اداری است. اتوماسیون اداری (OA) به مجموعه‌ای از سخت‌افزار، نرم‌افزار و فرآیندهای جمعی اطلاق می‌شود که امکان خودکارسازی پردازش اطلاعات و ارتباطات در یک سازمان را فراهم می‌کند. این نوع خودکارسازی شامل استفاده از رایانه و نرم‌افزار برای دیجیتالی‌کردن، ذخیره، پردازش و تبادل اطلاعات مربوط به بیشتر وظایف و فرآیندهای معمول در یک محیط اداری است.

پنج فرآیند پرتکرار در سازمان

سازماندهی اطلاعات مشتریان

اتوماسیون اداری، مشتریان فعلی و بالقوه شما را شناسایی می‌کند و به آنها امکان می‌دهد اطلاعات خود را از طریق فرم‌های آنلاین ثبت کنند. سپس این اطلاعات به طور خودکار در یک پایگاه‌داده بارگذاری می‌شود که توسط دپارتمان‌های مختلف سازمان شما قابل دسترسی خواهد بود.

شما همچنین می‌توانید فرآیند اتوماسیون خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که به مشتریان اجازه بدهد سلایق مختلف خود را ثبت کنند و از این طریق بتوانید مشتریان خود را دسته‌بندی کنید. این مساله به شما کمک می‌کند تا پیام‌های خود را منطبق با مشتریان مختلف تنظیم و ارسال کنید و از این طریق به بهبود تلاش‌های بازاریابی شما و دستاوردهای آن منجر خواهد شد.

در صورتی که از اتوماسیون برای سازماندهی مشتریان خود استفاده نکنید، برای ثبت اطلاعات آنها مجبور خواهید بود که همه اطلاعات را به طور دستی وارد سیستم کرده و سازماندهی، بخش‌بندی و به‌روزرسانی آنها را نیز به طور دستی انجام دهید.

یادآوری رویدادها

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری با قابلیت تقویم سازمانی و یادآوری، به مقدار قابل توجهی سرعت هماهنگی برنامه‌ها، رزرو نوبت‌ها و یادآوری رویدادها را افزایش می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افزارها دیگر نیازی نیست مدام نوشته‌ها و تقویم‌های خود را چک کنید، شماره‌های تلفن را حفظ کنید، یا برای تغییر تاریخ ملاقات‌ها دچار دردسر شوید.

به جای این کارها کافیست تا از ابزارهای اتوماسیون اداری استفاده کنید. با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید پیام‌های پیگیری فروش مانند پیام تشکر و یا پیگیری سفارشات را به صورت خودکار ارسال کنید. کافی است یک بار آنها را تنظیم کنید و دیگر نیازی به انجام دستی آنها نیست. هنگامی که از سیستم می‌خواهید یادآوری یا ارسال پیام را در زمان مشخصی انجام دهد، باقی کارها از روی دوش شما برداشته می‌شود.

مدیریت مالی

اتوماسیون در این بخش مستلزم دقت زیادی است، زیرا لازم است از امنیت بالای سیستم خود اطمینان حاصل کنید، به ویژه به این دلیل که صحبت از پول در میان است.

در گذشته، تنظیم پیش‌فاکتور و فاکتور نهایی امری زمان‌بر بود و کاغذبازی زیادی می‌طلبید. زمان انتظار برای دریافت وجه نیز طولانی بود. اما اتوماسیون اداری امکاناتی مانند ایجاد خودکار پیش‌فاکتور و فاکتورها، یادآوری پرداخت‌ها، تکرار فاکتور و پرداخت‌های خودکار را فراهم می‌کند که باعث بهبود گردش کار و افزایش جریان نقدی در سازمان می‌شود.

با استفاده از اتوماسیون، نه تنها حساب‌های دریافتی را خودکار می‌کنید، بلکه حساب‌های پرداختی شما نیز قابلیت انجام به صورت خودکار را خواهند داشت. با این راهکارها دیگر نیازی به چک‌های دست‌نویس و پرداخت با کارت‌های اعتباری نخواهید داشت. سیستم‌های پرداخت خودکار، نه تنها در وقت شما صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه با استفاده از برنامه‌های برداشت وجه منظم از حساب شما، به شما امکان می‌دهند از پرداخت به موقع هزینه‌ها اطمینان حاصل کنید.

امضای الکترونیکی

به این فکر کنید که در گذشته امضای یک قرارداد یا توافق‌نامه چقدر طول می‌کشید. برای این‌کار باید متن توافق را پیش‌نویس می‌کردید، آن را با پست ارسال می‌کردید، امیدوار می‌بودید که امضا شود و سپس منتظر می‌ماندید که دوباره برایتان ارسال شود. یکی از راه‌های خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان، اتوماسیون‌سازی مراحل امضای اسناد است.

رضایت بیشتر کاربران، مزیت دیگر دیجیتالی‌کردن فرآیند امضای اسناد است، زیرا امضا و ارسال اسناد از طریق ایمیل برای آنها بسیار آسان‌تر از ارسال از طریق پست کاغذی است.

استخدام کارکنان جدید

یکی از فرصت‌های خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان، فرآیند استخدام و جذب نیروهای انسانی است. این فرآیندها از زمان‌برترین فرآیندهای اداری بوده و یکی از علت‌های آن، نیاز به پر کردن تعداد زیادی فرم است (که بسیاری از آنها اطلاعات یکسانی را از داوطلبان درخواست می‌کنند) که باید به صورت دستی انجام و پردازش شوند.

از طرفی ممکن است جذب فوری کارکنان اهمیت داشته باشد و اگر شرکت در حال گسترش باشد، تاخیر در فرآیند جذب می‌تواند تاریخ شروع پروژه‌ها را به تاخیر بیندازد و تا زمان جذب اعضای جدید، بر بهره‌وری شرکت تاثیر منفی بگذارد.

همچنین، اتوماسیون می‌تواند با خواندن درخواست‌ها و رزومه‌های داوطلبان شغلی و حذف متقاضیانی که واجد شرایط نیستند، زمان لازم برای غربالگری داوطلبانی که واجد شرایط نیستند را کاهش دهد.

پس از پذیرش نیرو و در فرآیند جذب نیز، نرم‌افزار اتوماسیون، اطلاعات اولیه داوطلبان را به صورت دیجیتالی در تمام فرم‌های لازم قرار می‌دهد. به این ترتیب وقت کمتری از واحد منابع انسانی گرفته می‌شود و به آنها امکان می‌دهد تا زمان خود را صرف راهکارهایی کنند که باعث افزایش انگیزش و حفظ کارکنان می‌شود و تمرکز خود را بر مسائل مهم‌تری قرار دهند که بر وضعیت کارکنان تاثیر می‌گذارد.

کلام آخر

ما بسیار خوش‌شانس هستیم که در زمانه‌ای زندگی می‌کنیم که اتوماسیون اداری در دسترس ما است. بی‌اهمیت فرض کردن این فناوری راحت است، اما به این فکر کنید که اتوماسیون چقدر زندگی و کسب و کار ما را آسان‌تر می‌کند. فرقی نمی‌کند که کسب و کار شما چه تعداد کارمند داشته باشد. خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان، همه چیز را عوض می‌کند. به عنوان مثال مدیریت فرآیند کسب و کار فراگستر به خودکارسازی فرایندهای پرتکرار در سازمان شما کمک می‌کند و باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. بنابراین اتوماسیون باعث می‌شود تا کارایی شما افزایش یافته، در پول شما صرفه‌جویی می‌کند، به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را برای کارهای چالش‌برانگیزتر تقویت کنند، استرس را کاهش می‌دهد و در نهایت باعث بهبود عملکرد سازمان می‌شود.