فرم های اداری نقش مهمی در مکاتبات اداری و فعالیت های هر سازمان دارند. در این مقاله به معرفی کوتاه فرم های اداری پرداخته و نمونهای از مهمترین انواع آنها را برای دانلود در اختیار شما قرار میدهیم.
فهرست مطالب
فرم اداری چیست و انواع آن کدام است؟
منظور از اصطلاح فرم اداری، سندی است که دارای یک نوشته همراه با فاصله و جاهای خالی برای پرکردن آنهاست و میتوان از آن برای ایجاد مجموعهای از اسناد با محتوای مشابه استفاده کرد. فرمها معمولا از لحاظ ظاهری استاندارد بوده و کاملا مشابه هستند، اما ممکن است شماره سریال آنها متفاوت باشد. فرمها پس از تکمیل، ممکن است به عنوان اظهاریه، برای درخواست، سفارش و غیره مورد استفاده قرار بگیرند. به عنوان مثال حتی فرمهایی برای اظهار مالیاتی وجود دارد.
دستهبندی کلی فرم های اداری عبارتند از:
- فرم های عمومی: که در تمامی سازمانها مورد استفاده قرار میگیرند، مانند فرم اضافه کاری و فرم درخواست مرخصی.
- فرم های اختصاصی: که برای هر سازمان متفاوت است که برای هدف خاصی طراحی میشود، مانند فرم پیگیری نامه و یا درخواست وام از شرکت.
- فرم های ویژه: فرم هایی نادر که توسط برخی واحدهای اداری تهیه و تنها برای یک بار در زمان و مکان خاصی استفاده میشود، مانند فرم اطلاعات تماس دفاتر شرکت.
استفاده از فرم های اداری در اتوماسیون اداری فراگستر
در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، برای استفاده از انواع فرم اداری الکترونیکی دیگر نیازی به کاغذبازی نخواهید داشت و به 2 صورت میتوانید از فرمهای مورد نیاز خود استفاده کنید.
روش اول استفاده از انواع فرمهای آماده است که به صورت الکترونیکی در پیشخوان خدمات کارکنان این سامانه در اختیار شما قرار میگیرد. پرسنل سازمان شما میتوانند درخواستهای روتین خود از جمله (درخواست مرخصی، درخواست ثبت ماموریت، درخواست اصلاح کارکرد و …) را با پر کردن این فرمها در کامپیوتر یا موبایل خود، به صورت الکترونیکی در بستر کارتابل یکپارچه اتوماسیون اداری فراگستر به گردش درآورده و وضعیت آنها را در هر لحظه پیگیری کنند.
فرم های اداری در اتوماسیون اداری فراگستر
اما روش دوم برای استفاده در مواردی است که نیاز به ایجاد فرم های خاص برای سازمان خود دارید. برای اینکار میتوانید با استفاده از ابزار فرم ساز موجود در نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر، خیلی سریع و ساده و بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، در یک محیط کاملا گرافیکی با قابلیت Drag and Drop، انواع فرمهای اطلاعاتی مرتبط با کسب و کارتان را طراحی کرده و سپس با فراخوانی و درج آنها در محتوا و بدنه یک نامه، آن را بین کاربران و اعضای تیمتان به گردش دربیاورید.
طراحی فرمهای اداری
البته ذکر این نکته لازم است که سامانه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) فراگستر نیز ابزاری برای طراحی فرمهای اداری در اختیار شما قرار میدهد که با استفاده از آن میتوانید برای هر فرایندی فرمهای مورد نظر خود را ساخته و آنها را در مسیر تعیین شده برای فرآیند به گردش بیندازید.
مهم ترین انواع فرم های اداری کدام است؟
رایج ترین انواع فرم های اداری که در اغلب سازمان مورد استفاده قرار میگیرند عبارتند از: فرم درخواست ثبت مرخصی، فرم درخواست ثبت ماموریت، فرم درخواست ثبت اضافه کار، فرم درخواست اصلاح کارکرد، فرم درخواست وام، فرم درخواست مساعده، فرم درخواست پرداخت، فرم درخواست کالا، فرم درخواست خدمات، فرم درخواست خودرو، فرم درخواست رزرو اتاق جلسات.
در ادامه تعدادی نمونه از مهمترین و پرکاربردترین فرمهای اداری (در قالب Word) برای کسب ایده و آشنایی با ساختار فرمهای رایج اداری، جهت دانلود قرار داده شده است؛ سازمانهای بهرهبردار میتوانند بنا به شرایط و نیاز خود، از این نمونه فرمها ایده گرفته و توسط زیرساخت نرمافزاری خریده شده، آنها را پیادهسازی کنند:
فرم درخواست مرخصی
فرم درخواست وام
فرم درخواست ثبت ماموریت
فرم درخواست ثبت اضافه کاری
فرم گزارش / اصلاح کارکرد
فرم درخواست مساعده
فرم رسید پرداخت وجه
فرم درخواست خرید کالا
فرم درخواست خدمات
فرم درخواست کالا از انبار
فرم پرسشنامه استخدام
سوالات متداول مشتریان
۱- فرم اداری چیست؟
منظور از فرم اداری، سندی است که دارای یک نوشته همراه با فاصله و جاهای خالی برای پرکردن آنهاست و از آنها میتوان برای ایجاد مجموعهای از اسناد با موضوعی مشابه (مانند فرم مرخصی) استفاده کرد.
۲- مهم ترین انواع فرم های اداری کدامند؟
بعضی از مهمترین انواع فرم های اداری که در اغلب سازمان مورد استفاده قرار میگیرند عبارتند از: فرم ثبت مرخصی، فرم ثبت ماموریت، فرم ثبت اضافه کار، فرم اصلاح کارکرد، فرم درخواست وام، فرم درخواست کالا و …
۳- چطور میتوان از فرم های اداری در اتوماسیون اداری فراگستر استفاده کرد؟
در اتوماسیون فراگستر، 2 روش برای استفاده از فرم های اداری داریم: 1- استفاده از فرمهای الکترونیکی آماده در پیشخوان خدمات کارکنان سامانه فراگستر. 2- ایجاد فرم با نرم افزار فرم ساز فراگستر بدون نیاز به دانش برنامه نویسی.
