آیا دنبال این هستید که ثبت و شمارهگذاری نامههایتان را با استفاده از کامپیوتر انجام دهید؟ در این مقاله یک فایل اکسل ساده و مختصر برای انجام این دسته از کارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در اختیار شما قرار میدهیم.
اگر مکاتبات اداری شما زیاد است و نیاز به پیگیری و ثبت آنها دارید، باید از یک دفتر اندیکاتور کاغذی یا نمونه دیجیتال آن استفاده کنید. ثبت، شمارهگذاری، دستهبندی و پیگیری مکاتبات اداری کاریست که در سازمانهای بزرگتر توسط واحدهای دبیرخانه انجام میشود. این سازمانها نیز معمولاً از نرم افزارهای حرفهای مانند اتوماسیون اداری فراگستر استفاده میکنند. اما برای شروع کار و برای ثبت و شمارهگذاری ساده مکاتبات خود بهصورت دیجیتالی، میتوانید از یک فایل اکسل استفاده کنید.
در ادامه یک فایل اکسل اتوماسیون اداری و دبیرخانه آورده شده که شما میتوانید به صورت رایگان دانلود کنید. ستونهای این فایل اکسل، ترکیبی از اطلاعات وارده در یک دفتر اندیکاتور و اطلاعات وارده در سیستمهای اتوماسیون اداری است که به شما اجازه میدهد تمامی این نوع اطلاعات را در یک فایل دیجیتالی در اختیار داشته باشید. برخی از این اطلاعات عبارتند از: ردیف، شماره اندیکاتور، فرستنده، موضوع نامه، وضعیت پیوست، متن ارجاع، امضاءکنندگان و مسیر گردش نامه. برای مشاهده کامل این فایل، میتوانید آن را از لینک زیر دریافت کنید.
پیش از اینکه شروع به استفاده از این فایل کنید، لازم است توجه داشته باشید که این فایل تنها یک فایل اکسل ساده است که توانایی خودکارسازی فرآیندهای یک دبیرخانه را برای شما ندارد. این فایل تنها به شما کمک میکند به عنوان یک قدم اول و موقت با بخشی از مزایای دیجیتالی کردن فرآیندهای دبیرخانه و ثبت و مدیریت مکاتبات آشنا شوید. از جمله اینکه دیگر نیازی به استفاده از کاغذ نخواهید داشت و جستجو در این فایل شما را از ساعتها ورق زدن در میان دفاتر سنگین اندیکاتور بینیاز میکند.
با این حال، اگر به دنبال خودکارسازی کارهای دبیرخانه و مکاتبات اداری خود هستید، باید حتما به دنبال یک نرم افزار دبیرخانه مناسب باشید. یکی از بهترین و شناختهترین نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری در ایران که مورد اعتماد بسیاری از بزرگترین سازمانها و کسب و کارهای ایرانی میباشد، اتوماسیون اداری فراگستر است. شما میتوانید برای کسب توضیحات بیشتر یا خرید اتوماسیون اداری فراگستر از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.
