واحد دبیرخانه سازمان چه وظایفی دارد؟

در مقالات قبلی خواندید که دبیرخانه چیست و چه انواعی دارد. در این مقاله به شرح کامل وظایف دبیرخانه می‌پردازیم.

دبیرخانه یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین واحدهای موجود در هر سازمان می‌باشد که وظایف مرتبط با مکاتبات و ارتباطات سازمان را بر عهده دارد. وظایف این واحد عموما در ارتباط با ثبت، ارسال و دریافت نامه‌ها را بر اساس روش‌های معین و تدوین‌شده است. در واقع دبیرخانه‌ها مسئول گردش نامه‌ها در هر سازمان هستند. امروزه بیشتر سازمان‌ها این بخش خود را بسیار مدرن‌تر کرده‌اند و تنها با یک سیستم دبیرخانه می‌توانند وظایف این بخش را انجام دهند. برای آشنایی با شرح کامل وظایف واحد دبیرخانه در سازمان، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

وظایف دبیرخانه سازمان کدام است؟

در ادامه لیست کاملی از وظایف واحد دبیرخانه آورده شده است:

• واحد دبیرخانه باید تمامی نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هایی را که ارسال یا دریافت می‌شود، از نظر وجود امضاء، صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت وجود پیوست یا ضمیمه) و … مورد بررسی قرار دهد. همچنین، واحد دبیرخانه باید ارتباط اسناد مذکور را با سازمان دریافت کننده آن بسنجد و تنها در صورت وجود ارتباط، برای ارسال آنها اقدام کند.
• هر نامه، دستورالعمل و بخشنامه‌ای (اعم از وارده و صادره) که وارد دبیرخانه می‌شود باید با روشی استاندارد در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم‌افزارهای دبیرخانه این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند و ضمن ثبت نامه‌ها در سیستم، تاریخ و شماره آنها را ذخیره می‌کنند
• ثبت نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها (اعم از وارده و صادره) در اندکس دبیرخانه (در نرم‌افزارهای دبیرخانه نیاز به ثبت در دفتر اندکس نیست)
• جداسازی و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها: یعنی واحد دبیرخانه پس از بررسی و ثبت اسناد، آنها را به فرد یا واحد مسئول ارسال می‌کند. به این عمل، ارجاع نیز گفته می‌شود. ارجاع نامه‌ها در گذشته به صورت دستی و فیزیکی انجام می‌شد، اما امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌گیرد
• پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
• از دیگر وظایف واحد دبیرخانه، ثبت دریافت نامه‌ها، مدارک و مستندات به گیرنده و ارائه رسید آن به فرستنده است. البته این کار نیز در نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری به صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود
• دسته‌بندی و نگهداری تمامی نامه‌ها، مستندات، پرونده‌ها و سوابق مطابق اصول بایگانی و مقررات سازمان، از وظایف دیگر واحد دبیرخانه است.
• تشکیل پرونده‌های اداری، نگهداری آنها، تقسیم آنها به انواع جاری و راکد، ارائه آن به واحدهای درخواست‌کننده و حذف سوابق پس از پایان زمان تعیین شده برای نگهداری آنها، از دیگر وظایف واحد دبیرخانه است
• نظارت بر کارکنان دفتری و بایگانی و کنترل عملکرد آنها
• برنامه‌ریزی و اجرای سیستم ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی کلیه مستندات و مکاتبات سازمان
• حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقه‌بندی شده سازمان و نظارت بر آنها
• استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
• ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
• ارسال کلیه مکاتبات اداری سازمان، اعم از نامه‌های پستی یا فکس برای سازمان‌های خارجی یا واحدهای داخل

علاوه بر موارد فوق، معمولاً وظایف زیر نیز توسط واحدهای دبیرخانه انجام می‌شود:

• تایپ نامه‌های اداری، تبدیل آنها به نسخه کامپیوتری و مقایسه آنها با پیش‌نویس
• توزیع اطلاعیه‌ها و بخشنامه‌های سازمان میان واحدهای مختلف و کارکنان
• مدیریت تایپیست‌ها و تقسیم کار میان آنان
• ساختن پیش‌نویس‌ها و فرم‌های اداری
• مدیریت و انجام چاپ و تکثیر اسناد، مدارک، مکاتبات و گزارشات سازمان

کلام آخر

همانطور که خواندید، وظایف واحد دبیرخانه، بیشتر مختص مکاتبات کاغذی است. امروزه بسیاری از این وظایف توسط نرم‌افزارهای کامپیوتری و به صورت اتوماتیک انجام می‌شود. در نتیجه فعالیت واحدهای دبیرخانه نیز بسیار کم‌رنگ‌تر و تخصصی‌تر شده است. یکی از بهترین راهکارهای اتوماسیون دبیرخانه در ایران، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است. برای آشنایی بیشتر با سامانه اتوماسیون فراگستر، می‌توانید از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.