چرا BPMN مهم است؟
چرا BPMN مهم است؟ در این مقاله میخواهیم بررسی نماییم که چرا BPMN در اجرای صحیح یک BPM مهم است. آیا بدون درک صحیحی از BPMN می توانیم مدلسازی مناسبی برای سازمان انجام دهیم؟ آیا بدون آشنایی و بکارگیری BPMN توانایی مدلسازی فرآیندها وجود خواهد داشت؟ آیا روشهای دیگری برای مدلسازی فرآیندها وجود دارد؟ آیا روشهای دیگر تفاوتی با BPMN دارند؟ توانایی BPMN در مدلسازی فرآیندها و مزیت آن به سایر روشها چیست؟ چرا برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار زبان و استاندارد تخصصی BPMN ایجاد شده است؟
برای پاسخ به سوالات فوق لازم است، مثالی را طرح نماییم. فرآیند زیر را بعنوان یک فرآیند استخدام در نظر بگیرید.
این فرآیند از تعریف شغل آغاز میگردد. سپس لازم است برای شغل تعریف شده نیروی انسانی جذب شود. با اولین بررسی این فرآیند، سوالاتی به ذهن خطور مینماید، اما آیا نمودار فوق قادر است به سوالات زیر پاسخ دهد؟!
- چه کسی هر فعالیت از فرآیند را اجرا خواهد کرد؟
- چه زمانی ‘اطلاع رسانی مردود شدن درخواست’ انجام خواهد شد؟
- آیا فرآیند بعد از اطلاع رسانی مردود شدن درخواست، ادامه خواهد یافت؟
- آیا هر متقاضی استخدام به صورت مستقل ارزیابی خواهد شد؟
- اگر شخصــــی برای جلسه مصاحبه حاضر نشد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
- چه اتقافی خواهد افتاد، اگر پیشنهاد حقوق و مزایا توسط متقاضی پذیرفته نشود؟
- چگونه میتوانیم فرآیند استخدام یک فرد را کنسل نماییم؟
- چقدر باید برای پاسخ متقاضی استخدام برای شرکت در ارزیابی منتظر بمانیم؟
مسلما در نمودار فوق به سوالات مطرح شده پاسخ داده نخواهد شد. BPMN توانایی دارد علاوه بر ترسیم یک فرآیند به تمام سوالات فوق در آن فرآیند پاسخ دهد. BPMN برای این مهم است که یک زبان استاندارد است و مخصوص طراحی فرآیند و پاسخ گوی سوالات پیش رو است. BPMN می تواند به خوبی با بکارگیری نماد های گرافیکی ساده علاوه بر ترسیم نمودار فوق به تمام سوالات مرتبط با فرآیند پاسخ دهد. BPMN محدوده جغرافیایی نداشته و تمام افراد در سراسر دنیا میتوانند فرآیند های ترسیم شده با آن را مطالعه و پاسخ های مناسبی برای سوالات خود دریافت کنند. BPMN زبانی مشترک برای گروه های کاری دورن سازمانی و برون سازمانی است. BPMN باعث میگردد تمام فرآیند ها و تحلیلگران فرآیند های سازمان با یک زبان با یکدیگر گفتگو نمایند. BPMN توانایی بالایی در بازگو کردن قوانین و حالت های رخداد های سازمان دارد.
در شکل زیر نمونه ترسیم شده همین فرآیند را با زبان BPMN مشاهده مینمایید و پاسخ سوالات را در نمودار فوق استخراج مینماییم. همانگونه که مشاهده میکنید برای پاسخ به سوالات، مطالب توصیفی گسترده به نمودار اضافه نشده است و خود نمودار توانایی بازگو کردن پاسخ ها را دارد.
۱- چه کسی هر فعالیت از فرآیند را اجرا خواهد کرد؟
در نمودار ترسیم شده با BPMN فعالیت ها در سطوح افقی تفکیک شده است که مشخص می نماید چه کسی، چه فعالیت هایی را به انجام میرساند.
۲- چه زمانی اطلاع رسانی مردود شدن درخواست انجام خواهد شد؟
۳- آیا فرآیند بعد از اطلاع رسانی مردود شدن درخواست، ادامه خواهد یافت؟
در شکل زیر مشخص است که چه زمانی اطلاع رسانی انجام خواهد شد. در شکل زیر هنگامی که تایید صورت نگیرد، اطلاع رسانی برای رد درخواست صورت میپذیرد. همچنین مشخص است پس از اطلاع رسانی دیگر فرآیند ادامه نخواهد یافت و فرآیند به پایان خواهد رسید.
۴- آیا هر متقاضی استخدام به صورت مستقل ارزیابی خواهد شد؟
همچنین مشخص است هر متقاضی به صورت جداگانه در یک زیر فرآیند به طور مستقل ارزیابی خواهد شد.
۵- اگر هیچ متقاضی ای برای جلسه مصاحبه حاضر نشد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
در بخش بعدی نمودار مشخص است اگر هیچ کاندیدایی وجود نداشت چه اتفاقی بیافتد و در این نمودار تعیین شده است که مجدد با متقاضیان تماس حاصل شود.
۶- چه اتقافی خواهد افتاد، اگر پیشنهاد حقوق و مزایا توسط متقاضی پذیرفته نشود؟
همچنین اگر پیشنهاد توسط متقاضیان پذیرفته نشد چه اتفاقی رخ دهد. در نمودار مشخص است که اگر فرد پیشنهاد را نپذیرفت به سراغ فرد بعدی خواهیم رفت و پیشنهاد کاری برای وی ارسال خواهد شد.
۷- چگونه میتوانیم فرآیند استخدام یک فرد را کنسل نماییم؟
در بخش زیر مشخص است چگونه میتوانیم یک فرآیند جذب را کنسل نماییم. در بخش زیر مشخص شده است که در هر زمانی می توانیم فرآیند جذب یک فرد را ابطال نماییم.
۸- چقدر باید برای پاسخ متقاضی استخدام برای شرکت در ارزیابی منتظر بمانیم؟
BPMN توانایی دارد پس از ترسیم توسط نرم افزارهای BPMS به اجرا درآید. این ویژگی باعث کاهش فاصله شناسایی فرآیند تا اجرای آن میگردد. تغییرات و بهبود های فرآیند نیز تسهیل شده و به راحتی قابل اعمال در فرآیند های مدل شده خواهند بود و بلافاصله میتوان آنها را به اجرا گذاشت.
BPMN یک درک صحیح از فرآیند را بین افراد سازمان به اشتراک میگذارد به گونه ای که افراد سازمان معنای عمیق و صحیحی از فرآیند در دریافت مینمایند. BPMN استاندار سازی فرآیند های دورن سازمانی و برون سازمانی را تسهیل مینماید.
