دبیرخانه چیست؟ تعریف دبیرخانه، انواع و وظایف آن

در این مقاله در مورد اینکه دبیرخانه چیست و انواع و وظایف آنها صحبت می‌کنیم. همچنین در مورد نرم‌افزارهای دبیرخانه و ضرورت استفاده از آنها خواهید خواند.

دبیرخانه نقش مهمی در هر سازمان دارد و با توجه به اهمیت مکاتبات در سازمان‌ها، شناخت فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. همچنین، شناخت بهتر دبیرخانه می‌تواند به شما کمک کند تا با استفاده از نرم افزارهای مکاتبات اداری، فعالیت‌های دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره‌وری کسب و کار خود را افزایش دهید.

دبیرخانه چیست؟

برای آشنایی با دبیرخانه، اولین سوالی که باید به آن پاسخ داده شود این است که اصلا دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل است، که امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد. در واقع اصلی‌ترین وظیفه دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامه‌ها است.

به همین دلیل دبیرخانه در مرکز امور اداری هر سازمان قرار دارد و از مهمترین و کاربردی‌ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد. دقت بالای انجام امور در این واحد نیز از اهمیت زیادی برخوردار است. دبیرخانه‌ها از قواعد و دستورالعمل‌های یکسانی برای مدیریت مکاتبات اداری استفاده می‌کنند و فعالیت‌های متصدی دبیرخانه یا نرم افزاری که از آن استفاده می‌کنید، باید منطبق با این قواعد باشد.

جایگاه سازمانی دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه یکی از بخش‌ها و واحد‌های اجرایی و مدیریتی محسوب می‌گردد و همان‌طور که اشاره شد، یکی از مهم‌ترین . کاربردی‌ترین واحدهای هر سازمان محسوب می‌شود. در چارت سازمانی نیز واحد دبیرخانه معمولا در نزدیکی ریاست یا مدیرعامل مجموعه و ارتباط مستقیم با آن قرار دارد؛ این امر نشان دهنده اهمیت و کاربرد واحد دبیرخانه در سازمان‌ها می‌باشد.

شایان ذکر است که در سازمان‌های کوچک، معمولا وظایف دبیرخانه بر عهده یک فرد یا تیمی کوچک است، اما در سازمان‌های بزرگ، واحد دبیرخانه از اعضای بیشتری (مانند مدیر دبیرخانه و دیگر اعضای این واحد) برخوردار می‌باشد.

وظایف دبیرخانه کدام است؟

حال که دانستید دبیرخانه چیست، نوبت آشنایی با وظایف دبیرخانه است. واحد دبیرخانه وظایف مشخصی بر عهده دارد. این وظایف، امروزه در بسیاری سازمان‌ها توسط یک نرم افزار دبیرخانه به صورت خودکار انجام می‌شود. با این حال برای مدیریت بهینه واحد دبیرخانه لازم است تا با وظایف اساسی آن آشنا باشید. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

1. بررسی تمامی نامه‌های ارسالی و دریافتی از نظر وجود امضاء، تعداد پیوست، ارتباط نامه با گیرنده یا فرستنده، و غیره.
2. ثبت مشخصات هر نامه‌ای که در دبیرخانه پردازش می‌شود. در سیستم سنتی، این ثبت در دفتر اندیکاتور انجام می‌شود، اما در نرم افزارها این کار به صورت اتوماتیک انجام شده و تاریخ، شماره نامه‌ها و سایر مشخصات آنها در سیستم ذخیره می‌شود.
3. دیگر وظیفه دبیرخانه این است که بعد از ثبت نامه‌ها، در صورتی که نامه خروجی باشد، برای ارسال آنها اقدام کند و در صورتی که نامه ورودی باشد باید به مسئول یا واحدی که مخاطب نامه است تحویل داده شود که به مورد اخیر، ارجاع نامه نیز گفته می‌شود.
4. توزیع اطلاعیه‌های عمومی و بخش نامه‌های سازمان میان واحدها و کارکنان.

برای مطالعه بیشتر در خصوص وظایف واحد دبیرخانه می توانید مقاله واحد دبیرخانه سازمان چه وظایفی دارد؟ را مطالعه کنید.

متصدی دبیرخانه چه وظایفی دارد؟

متصدی یا سرپرست دبیرخانه فردی است که مسئولیت اداره واحد دبیرخانه را در سازمان‌ها بر عهده دارد. اصولاً وظایف واحد دبیرخانه توسط متصدی آن و سایر کارکنان زیردست وی انجام می‌شود. با این حال، حتی در دبیرخانه‌هایی که از نرم افزارهای اتوماسیون استفاده می‌کنند، وظایفی وجود دارد که همیشه توسط متصدی دبیرخانه انجام می‌شود. برخی از این وظایف عبارتند از:

• مدیریت، کنترل و نظارت بر روند کاری دبیرخانه
• تعیین نحوه شماره‌گذاری نامه‌ها
• ارائه رسید نامه‌ها
• ثبت نامه‌ها وارده به سازمان و صادره از سازمان
• تهیه پیش‌نویس نامه‌های ارسالی به خارج از سازمان
• بایگانی تمامی نامه‌های سازمان
• ثبت دستی نامه‌های فیزیکی واصله به دبیرخانه
• اطلاع‌رسانی به گیرندگان نامه‌ها با ارسال پیام کوتاه برای آنها از طریق نرم افزار دبیرخانه
• ارسال نامه‌ها از طریق فاکس در مواردی که بهترین گزینه برای ارسال یک نامه به خارج از سازمان است

فرآیند کار دبیرخانه چگونه است؟

مرحله بعدی برای شناخت دبیرخانه این است که بدانید فرآیند کار دبیرخانه چیست. فرآیند کار در دبیرخانه به این صورت است که مکاتبات دریافتی و ارسالی را ثبت و پیگیری می‌کند. در واقع فرآیند کار دبیرخانه شامل تمامی فعالیت‌های مربوط به شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری است.

این مکاتبات هم شامل نامه‌های برون‌سازمانی (وارده و صادره) و هم شامل نامه‌های درون‌سازمانی و همینطور نامه‌های ارجاعی می‌شود. همانطور که احتمالاً متوجه شدید، نامه‌های اداری انواع مختلفی دارند و از نظر سطح به دو دسته نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می‌شوند.

نامه‌های درون سازمانی یا داخلی، نامه‌هایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می‌شوند. نامه‌نگاری درون‌سازمانی نسبتاً منعطف‌تر و ساده‌تر از نامه‌نگاری برون‌سازمانی است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه رسمیت فرهنگ آن است. کاربرد این گروه از نامه‌ها نیز داخلی است.

اما نامه‌های برون‌سازمانی یا بیرونی، نامه‌هایی هستند که از سوی یک سازمان به سازمان یا شرکت دیگر ارسال می‌شوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی،‌ شرکت‌های مشتری و تامین‌کنندگان، از جمله کسانی هستند که مورد خطاب در نامه‌های برون‌سازمانی هستند. به آن‌ها نامه می‌نویسید. نامه‌های برون‌ سازمانی، رسمی‌ترین نوع نامه‌های اداری هستند. کاربرد اصلی این گروه از نامه‌ها، خارج از تشکیلات است.

نامه‌های برون سازمانی خود به 2 نوع نامه های صادره و وارده تقسیم می‌شوند. منظور از نامه‌های صادره، آندسته از نامه‌هایی است که از سمت سازمان برای سایر اشخاص حقیقی و حقوقی صادر می‌شود. اما برعکس، نامه‌های وارده کلیه مکاتباتی را شامل می‌شود که از خارج از سازمان به مقصد آن ارسال شده است.

اصلی‌ترین و اولین قسمت از فرآیند کاری دبیرخانه ثبت نامه‌های صادره است. ثبت اطلاعات این نامه‌ها باید به گونه‌ای باشد که کلیه اطلاعات مهم آنها را شامل شود تا بتوان پیگیری مکاتبات اداری را در آینده بدون مشکل انجام داد.

سازمان‌ها برای تفکیک و شناسایی این نامه‌ها از دفتری برای ثبت مکاتبات خود استفاده می‌کنند که به آن دفتر اندیکاتور نامه‌های اداری می‌گویند. وظیفه دبیرخانه این است که کلیه مکاتبات یک سازمان، اعم از مکاتبات صادره با بیرون و مکاتبات وارده به سازمان را در صفحات این دفتر و در ستون های آن ثبت کند.

برای این‌کار پس از اینکه دبیرخانه نامه را دریافت کرد، ابتدا محل اقدام (ارجاع) آن را مشخص کرده و سپس به متصدی ثبت نامه تحویل می‌دهد. شخص مسئول ثبت نامه‌ها باید تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده و برای اقدام به مسئول مربوطه ابلاغ شده است را در ستون‌های مشخصی ثبت کند و روی نامه‌ها شماره دفتر (شماره اندیکاتور) بزند.

در گذشته و زمانی که مکاتبات اداری با استفاده از کاغذ انجام می‌شد، شماره گذاری نامه های اداری اساساً تنها راه پیگیری آنها بود. به عبارتی در روش سنتی هر یک از نامه‌ها همراه با یک سری اطلاعات کلی مانند فرستنده و دریافت کننده و یک شـماره نامـه ارسال می‌شد. این مساله ردیابی و پیگیری آنها را بـه شکل قابـل توجهی کند می‌کرد و حتی ممکن بود به خاطر زمان‌بر بودن، پیگیری نامه به شکست بینجامد.

اما شماره‌گذاری نامه‌های اداری فواید دیگری نیز دارد که باعث شده است تا استفاده از آن حتی در سیستم‌های اتوماسیون اداری و به صورت دیجیتالی ادامه پیدا کند. از جمله فواید دیگر شماره‌گذاری نامه‌ها این است که طبقه‌بندی و جستجوی نامه‌ها را در سیستم‌های بایگانی یا اتوماسیون اداری آسان‌تر می‌کند.

در روش سنتی که نامه‌ها به صورت کاغذی دریافت و ارسال می‌شد، فرآیند کار دبیرخانه و نظارت بر گردش مکاتبات ارسالی و دریافتی بسیار دشوار بوده و امکان گم شدن نامه‌ها نیز زیاد بود. ولی با استفاده از راهکارهای الکترونیکی، دیگر هیچ خطای انسانی و فراموشی اتفاق نخواهد افتاد و گردش مکاتبات به طور خودکار توسط سیستم انجام می‌شود. هزینه استفاده از این نرم‌افزارها نیز بسیار کم‌تر از روش سنتی است. به همین دلیل امروزه بیشتر سازمان‌ها از نرم افزارهای دبیرخانه برای مدیریت مکاتبات اداری خود استفاده می‌کنند.

انواع دبیرخانه کدامند؟

واحدهای دبیرخانه در سازمان‌ها بر مبنای سازوکار آنها به سه نوع اصلی تقسیم می‌شوند. این سه نوع عبارتند از:

دبیرخانه متمرکز

دبیرخانه متمرکز، نوعی از دبیرخانه است که کلیه عملیات‌های مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های اداری تنها در یک واحد سازمانی انجام می‌شود. این سیستم‌ها معمولا در مواردی استفاده می‌شوند که سازمان مراجعه کنندگان زیادی ندارد، نیروی انسانی و امکانات سازمان محدودی دارد و یا تشکیلات سازمانی اجازه مدیریت مکاتبات را به تمامی واحدها نمی‌دهد.

دبیرخانه نیمه متمرکز

این سیستم مربوط به حالتی است که دریافت و ارجاع نامه‌های اداری به صورت متمرکز، در واحد دبیرخانه مرکزی صورت می‌گیرد. اما ثبت نامه‌های وارده و صادره توسط هر یک از واحدهای سازمان به طور مجزا صورت می‌پذیرد.

دبیرخانه غیرمتمرکز

آخرین نوع سیستم دبیرخانه نیز سیستم غیر متمرکز است که در آن هر یک از واحدهای سازمان، فعالیت‌های مربوط به دریافت، ثبت و توزیع نامه‌های اداری مربوط به خود را به طور مستقل و جداگانه انجام می‌دهند. اصلی‌ترین موارد استفاده از این سیستم، مواردی است که سازمان مراجعه‌کنندگان زیادی دارد، نیروی انسانی و امکانات سازمان زیاد است، تشکیلات سازمانی اجازه مدیریت مکاتبات را به هر یک از واحدها می‌دهد و واحدهای سازمان عمدتاً وظایف تخصصی بر عهده دارند.

نرم افزار دبیرخانه چیست و چرا به آن نیاز داریم؟

نرم افزارهای دبیرخانه، سیستم‌هایی هستند که تمامی وظایف واحد دبیرخانه از جمله شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهند.

این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیند ارسال، دریافت و ثبت مکاتبات اداری، حجم کارها را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد که باعث می‌شود کارکنان بتوانند بر اموری که اهمیت دارند، تمرکز کنند و به این ترتیب بهره‌وری و کارایی سازمان افزایش پیدا می‌کند.

از سوی دیگر، دیجیتالی شدن مکاتبات با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه باعث می‌شود که بتوان بایگانی اسناد و مکاتبات را نیز به صورت دیجیتالی انجام داد. این موضوع خود به تنهایی می‌تواند نیاز سازمان‌ها را برای مدیریت مستندات و مکاتبات برآورده کند. در این حالت، اسناد همیشه در دسترس خواهند بود و هر یک از کاربران می‌توانند تاریخچه اسناد مورد نظر خود را پیدا کرده و به سوابق آنها دسترسی داشته باشند.

امکانات اصلی یک نرم افزار دبیرخانه کدام است؟

در ویدئو زیر می‌توانید با نرم افزار دبیرخانه فراگستر آشنا شوید:

 

برخی از امکانات عمومی نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از:

• ثبت مشخصات نامه‌ها:

یکی از مهمترین امکانات نرم افزارهای دبیرخانه این است که شما را از ثبت اطلاعات مربوط به مکاتبات به روش سنتی بی‌نیاز می‌کند. این نرم افزارها نه تنها شماره، تاریخ و دیگر مشخصات نامه‌ها را ثبت می‌کنند، بلکه امکان جستجو در متن نامه ها را نیز برای شما فراهم می‌کنند.

• ارسال دیجیتالی نامه‌ها:

از بدیهی‌ترین ویژگی‌های این نرم افزارها، ارسال و دریافت نامه به صورت الکترونیکی و تصویری است. به این ترتیب از دست کاغذ و دردسرهای آن خلاص خواهید شد.

• مدیریت بر گردش مکاتبات:

نرم افزارهای اتوماسیون به شما اجازه می‌دهند، گردش کار تمامی نامه‌ها را در درون سازمان خود مدیریت کنید. به این ترتیب شما خواهید دانست که یک نامه دقیقا دست چه کسی است و چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.

• جستجوی سریع در میان نامه‌ها:

در سیستم‌های سنتی دبیرخانه، پیدا کردن یک نامه در میان انبوهی از نامه‌ها نامه‌ها و اسناد کاری بسیار زمان‌بر بود و انرژی زیادی از کارکنان می‌گرفت. اما با استفاده از نرم افزارهای دبیرخانه، هر یک از کارکنان می‌توانند با استفاده از اطلاعات مربوط به یک نامه، آن را پیدا کنند.

• امکان ارسال پیوست‌های متعدد:

در نرم افزارهای دبیرخانه، محدودیتی برای تعداد پیوست‌ها و حجم آنها نخواهید داشت.

• ارائه گزارشات:

از دیگر ویژگی‌ها و امکانات مهم نرم افزارهای دبیرخانه، قابلیت گزارش گیری از مکاتبات اداری است. به این ترتیب میزان دقیق نامه‌های دریافتی و ارسالی و مدت زمان لازم برای انجام اقدامات مربوط به آنها توسط هر یک از کارکنان در اختیار شما خواهد بود.

آیا می‌دانستید که در نسخه 7 اتوماسیون اداری فراگستر، امکان رزرو شماره اندیکاتور فراهم شده است؟

به کمک این قابلیت، کاربران دبیرخانه می‌توانند در  صورت نیاز، هر تعداد شماره اندیکاتوری که نیاز دارند را در سیستم رزرو کنند و در آینده آن‌ها را به نامه‌های مد نظر اختصاص دهند.

کلام آخر

در این مقاله خواندید که دبیرخانه چیست و با انواع دبیرخانه و وظایف آنها آشنا شدید. با توجه به اهمیت اتوماسیون در سازمان‌ها، خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه نیز یک ضرورت محسوب می‌شود. یکی از بهترین راهکارهای موجود برای خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه، زیرسیستم دبیرخانه نرم‌افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که امکانات زیادی را برای ثبت و مدیریت مکاتبات سازمانی در اختیار شما قرار می‌دهد. اتوماسیون فراگستر، همچنین، دارای زیرسیستم مدیریت مستندات نیز می‌باشد که بایگانی اسناد، مدارک و پرونده‌ها را برای شما به صورت دیجیتالی و با ایمنی بالا ممکن می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر حتماً از مشاوره رایگان کارشناسان ما استفاده کنید.

سوالات متداول

دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه یک واحد سازمانی مستقل است که امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد و بر گردش کار صحیح نامه‌ها نظارت می‌کند.

نرم افزار دبیرخانه چیست؟

نرم افزار دبیرخانه، سیستمی است که تمامی وظایف دبیرخانه از جمله ارسال، دریافت، شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری و حتی بایگانی اسناد و مکاتبات را به خودکارسازی و دیجیتالی می‌کند و حجم کارهای دستی را بسیار کاهش می‌دهند.

مهم‌ترین امکانات نرم افزارهای دبیرخانه کدامند؟

برخی از مهم‌ترین امکانات نرم افزارهای دبیرخانه عبارتند از: ثبت خودکار مشخصات نامه‌ها، ارسال دیجیتالی نامه‌ها، مدیریت بر گردش مکاتبات، جستجوی سریع در میان نامه‌ها، امکان ارسال پیوست‌های متعدد و ارائه گزارشات.