شرح موفقیت پروژه اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر در دانشگاه خواجه نصیر طوسی

شرح موفقیت پروژه پیاده‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای فراگستر را از زبان آقای دکتر مهدی اثنی عشری، مدیر فناوی اطلاعات دانشگاه خواجه نصیر طوسی بشنوید:

عنوان پروژه: نرم‌افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندها

نام مشتری: دانشگاه خواجه نصیر طوسی
صنعت: دانشگاه‌ها، مراکز آموزشی و پژوهشی
تعداد کاربران: 800 کاربر

زیرسیستم‌های ارائه شده به دانشگاه خواجه نصیر طوسی در این پروژه

• نرم افزار اتوماسیون اداری نسخه تحت وب ۷ (شامل کارتابل و گردش مکاتبات، بایگانی و جستجوی پیشرفته، دبیرخانه تحت وب، تبدیل گفتار به متن، تقویم سازمانی و مدیریت جلسات، سامانه تبادل فایل و …)
• فرم‌ساز مدیریت فرایندها
  
• مدیریت فکس
• پروتکل ارتباطی ECE
• مدیریت پست الکترونیک
• اپلیکیشن موبایل فراگستر
• کارتابل آفلاین
• رسانه سازمانی
• دانش نامه سازمانی
• مدیـریت مستندات

دانشگاه خواجه نصیر طوسی در یک نگاه

دانشگاه خواجه نصیر طوسی یکی از دانشگاه‌های دولتی شهر تهران است که هسته اولیه آن دانشکده مخابرات بوده و تاسیس آن به سال ۱۳۰۷ شمسی بازمی‌گردد. ساختار فعلی این دانشگاه نیز، در سال ۱۳۵۹ و به‌دنبال تصویب ستاد انقلاب فرهنگی طی ادغام ۹ مرکز آموزش عالی و با عنوان “مجتمع فنی و مهندسی” شکل گرفت. در نهایت در سال 1367 نام آن به نام دانشمند پرآوازۀ اسلامی و ایرانی، حکیم خواجه نصیرالدین طوسی، تغییر کرد. این دانشگاه، اکنون دارای 11 دانشکده، ۱۳ مرکز پژوهشی، ۶ پژوهشکده و ۱۱ شرکت دانش بنیان است.

این دانشگاه مجموعه بزرگی است که در آن نزدیک 7 هزار دانشجو، 350 نفر هیات علمی و 500 کارمند اداری مشغول فعالیت و تعامل هستند. به همین دلیل، این مجموعه نیازمند ابزاری برای اتوماسیون و تسریع تعاملات اداری به ویژه میان کارکنان اداری و هیات علمی خود بود.

شرح مختصری از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در دانشگاه خواجه نصیر طوسی

دانشگاه خواجه نصیر طوسی تا قبل از سال 1397 از سیستم اتوماسیون اداری دیگری برای انجام مکاتبات و کارهای اداری خود استفاده می‌کرد که مشکلات و نواقصی خاص داشت و این مجموعه به دنبال رفع این نواقص و نقاط ضعف بود. به عنوان نمونه، این مجموعه تا پیش از سال 1397، ابزاری برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی (BPMS) نداشت. به همین دلیل به دنبال یک راهکار اتوماسیون اداری بودند که امکان مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای سازمانی را نیز داشته باشد. به همین صورت، در گذشته امکان ارسال الکترونیکی فرم‌های اداری را نداشتند و نیازمند ابزاری برای دیجیتالی کردن فرم‌ها و حذف فرآیند دستی آن بودند.

به این ترتیب، شروع به جستجو در میان ارائه دهندگان راهکارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها در ایران کردند. در نهایت پس از تهیه یک لیست، دیدن دموی راهکارها از شرکت‌های مختلف و انجام پرسش و پاسخ‌های فنی، به این نتیجه رسیدند که قابلیت‌های راهکار اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به رقبا، بهتر پاسخگوی نیازهای این مجموعه خواهد بود و همکاری با فراگستر را انتخاب کردند. زیرا اتوماسیون فراگستر، تمامی نیازهای آنها از جنبه فنی (مانند داشتن نسخه موبایل و زیرسیستم مدیریت فرآیندها) و از جنبه پشتیبانی را برطرف می‌کرد.

در نهایت قرارداد خرید میان این 2 مجموعه منعقد شد و پس از برطرف کردن نیازمندی‌های خاص دانشگاه و توسعه سیستم برای رفع برخی نیازهای آنان، اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستر، همراه با تعداد قابل توجهی از زیرسیستم‌های آن نصب و راه‌اندازی شده و در اختیار این دانشگاه قرار گرفت. اکنون با گذشت بیش از 3 سال از عملیاتی شدن این سیستم، مفتخر به رضایت‌مندی مجموعه مدیریتی دانشگاه خواجه نصیر طوسی، کارکنان و اساتید آن از عملکرد این سامانه و از پشتیبانی تیم فراگستر هستیم.

خلاصه‌ای از دستاوردهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در دانشگاه خواجه نصیر طوسی

برخی از دستاوردهای پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر در این دانشگاه به طور خلاصه عبارتند از:

• تسهیل و سرعت بخشیدن به انجام امور اداری دانشگاه و نظارت بر گردش آنها
• خودکارسازی فرآیندهای اداری کلیدی در دانشگاه و صرفه‌جویی در زمان و هزینه
• بهبود مدیریت پست‌های سازمانی و حفظ سوابق سمت هر سمت
• یکپارچه‌سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها و دسترسی به آنها از یک سامانه
• تسهیل دسترسی به سامانه‌های مختلف دانشگاه با برقراری قابلیت signal sign-on یا “شناسایی یگانه“
• بهبود امنیت اطلاعات دانشگاه با تعیین قوانین امنیتی پیشرفته برای سامانه اتوماسیون
• تسهیل دسترسی به سامانه اتوماسیون با استفاده از نسخه موبایل
• امکان ارتباط با سایر سازمان‌ها در بستر اتوماسیون با استفاده از پروتکل ECE

راهکارهای فراگستر برای چالش‌های دانشگاه خواجه نصیر طوسی

در ادامه به شرح مهم‌ترین چالش‌های دانشگاه خواجه نصیر طوسی و نحوه برطرف کردن آنها با راهکارهای اتوماسیون اداری فراگستر می‌پردازیم:

حفظ نشدن سوابق یک سمت

یکی از چالش‌های اصلی دانشگاه خواجه نصیر طوسی هنگام استفاده از نرم‌افزار سابقشان، مربوط به حفظ سوابق یک سمت بود. به طوری که وقتی پست سازمانی یکی از پرسنل تغییر می‌کرد، تمام نامه‌هایی که با امضای وی انجام شده بود، با امضای نفر جدیدی که پست او را در اختیار می‌گرفت، جایگزین می‌شد. در واقع، امضای نامه‌های قدیمی به نام فردی ثبت می‌شد که آنها را امضا نکرده بود و این باعث ایجاد مشکلاتی می‌شد.

اتوماسیون اداری فراگستر با قابلیت‌هایی که برای تنظیم چارت سازمانی و حفظ سوابق سمت‌ها دارد، این مشکل را برطرف کرد. در واقع، این سامانه قابلیت تفکیک میان پست‌های سازمانی و پرسنل سازمانی را دارد و ضمن داشتن امکان تعیین نقش و سمت برای پرسنل، سوابق هر یک از آنها را در سمت‌هایی که داشته‌اند، حفظ می‌کند.

یکپارچگی اتوماسیون اداری با مدیریت فرآیندها

دانشگاه خواجه نصیر طوسی مانند هر سازمان دیگری، تعدادی فرآیند اداری داشت و مایل بود این فرآیندها را در کنار مکاتبات اداری خود، به صورت یکپارچه و از طریق یک سامانه اجرا و مدیریت کند. نرم افزاری که در گذشته مورد استفاده این مجموعه بود، چنین قابلیتی را نداشت. اتوماسیون اداری فراگستر با ارائه زیرسیستم مدیریت فرآیندها (BPMS) به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری، این امکان را برای این مجموعه فراهم کرد تا بتوانند فرآیندهای سازمانی خود را مستقیماً از داخل سامانه اتوماسیون اداری فراگستر، اجرا و پیگیری کنند.

حجم زیاد فرآیندهای دستی

از سوی دیگر، این دانشگاه به دنبال خودکارسازی فرآیندهای اداری خود نیز بود تا بتواند در زمان کارکنان و هزینه‌های دانشگاه صرفه‌جویی کند. از این رو، نرم افزار فرم ساز و مدیریت فرآیندهای فراگستر برای پاسخ‌گویی به این نیاز، راه اندازی و پیاده‌سازی شد. به عنوان نمونه، در گذشته برای پشتیبانی از سامانه‌های آنلاین دانشگاه، کاربران ناچار به تماس تلفنی با واحد IT دانشگاه و گزارش مشکلات بودند. برای خودکارسازی و تسریع این کار، یک فرآیند تیکتینگ با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای فراگستر طراحی و استفاده شد.

فرآیند دیگری که با استفاده از این نرم‌افزار خودکارسازی شد، فرآیند ارزشیابی کارکنان در پایان سال بود که سابق بر آن به صورت دستی و با استفاده از فرم‌های کاغذی انجام می‌شد و کاری زمان‌بر و مشکل بود. در بسیاری از مواقع نیز، این فرم‌های کاغذی گم می‌شدند، زیرا تعداد پرسنلی که ارزیابی می‌شدند بیش از 500 نفر بود و نیاز به پیگیری همین تعداد فرم کاغذی بود. در حال حاضر تمامی این فرم‌ها به صورت دیجیتالی در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر در اختیار کارکنان و اساتید این دانشگاه است.

نیاز به ساز و کار signal sign-on (یا شناسایی یگانه)

دانشگاه خواجه نصیر طوسی، سامانه‌های متعددی را در اختیار پرسنل خود قرار می‌دهد که دسترسی به هر کدام از آنها نیازمند LogIn و شناسایی مجدد کاربران بود که زمان زیادی را از آنها می‌گرفت و کارآمدی پایینی داشت. به همین دلیل، این مجموعه به دنبال یک راهکار signal sign-on یا شناسایی یگانه بود که به وسیله آن کاربران بتوانند تنها با یک بار شناسایی و احراز هویت، به سادگی به تمامی سامانه‌ها و خدمات الکترونیکی دانشگاه دسترسی داشته باشند. اتوماسیون اداری فراگستر با فراهم کردن این سازوکار، این چالش را از پیش روی دانشگاه برطرف کرد.

نیاز به دسترسی به اتوماسیون با موبایل

با توجه به ماهیت فعالیت‎‌های آموزشی دانشگاه، در بسیاری از مواقع مدیران و اساتید دانشگاه خواجه نصیر طوسی امکان یا فرصت استفاده از کامپیوتر برای دسترسی به سامانه اتوماسیون اداری را نداشتند. به همین دلیل، به دنبال راهکاری برای اتوماسیون اداری بودند که از نسخه موبایل نیز پشتیبانی کند. اتوماسیون اداری فراگستر، با ارائه نسخه موبایل، این امکان را برای پرسنل دانشگاه فراهم کرد تا بتوانند از هر زمان و مکانی به راحتی با استفاده از تلفن همراه خود به سامانه اتوماسیون اداری متصل شده و مکاتبات و امور اداری خود را پیگیری کنند.

تسهیل مکاتبه با سایر سازمان‌ها

به جهت نوع فعالیت و ارتباطات دانشگاه خواجه نصیر طوسی با سایر سازمان‌های دولتی (از جمله سایر دانشگاه‌ها و موسسات پژوهشی وزارت علوم) و نرم‌افزارهای اتوماسیون آنها، این دانشگاه نیاز داشت تا بتواند با سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز ارتباط برقرار کرده و ارسال و دریافت مکاتبات را با آنها انجام دهد. اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از پروتکل ارتباطی ECE، این امکان را برای دانشگاه فراهم کرد تا بتوانند مکاتبات خود با سایر سازمان‌های دولتی را نیز به صورت دیجیتالی و از بستر سامانه اتوماسیون اداری فراگستر انجام داده و پیگیری کنند. به طوری که نامه‌هایی که سازمان‌های دیگر از طریق ایمیل ارسال می‎‌کنند وارد سامانه فراگستر شده و در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد و این مساله ارسال و دریافت مکاتبات دانشگاه با سایر سازمان‌ها به شکل کاغذی را تا حدود زیادی کاهش داده است.

تقویت امنیت اتوماسیون و داده‌های آن

با توجه به ماهیت علمی-پژوهشی دانشگاه‌ها، بحث امنیت داده‌ها و اطلاعات سامانه اتوماسیون، یکی از نیازهای دانشگاه خواجه نصیر طوسی بود. به گونه‌ای که علاوه بر ملاحظات امنیتی صورت گرفته از سمت دانشگاه، آنها نیاز به نرم افزاری داشتند که بتوانند قوانین امنیتی پیشرفته‌ای را برای محافظت از داده‌ها در آن اعمال کنند. اتوماسیون اداری فراگستر، ابزارهای امنیتی منحصر به فردی دارد که این نیاز دانشگاه را برطرف نمود. این ابزارها شامل 2 زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی و زیرسیستم قوانین امنیتی پیشرفته می‌شوند.

کارکرد زیرسیستم مکاتبات دارای طبقه‌بندی، در دسترس نبودن اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان برای عموم کاربران است. کارکرد زیرسیستم قوانین امنیتی پیشرفته نیز، فراهم آوردن بستری امن منطبق بر استانداردهای معتبر محرمانگی، صحت داده‌ها، صحت سیستم، مدیریت امنیت ارتباطات/اطلاعات و احراز هویت کاربران است. به عنوان نمونه، این زیرسیستم، امکان مدیریت ورود کاربری در سه حالت “ورود عادی، ورود دوعامله، ورود از طریق گواهینامه امنیتی” و امکان اعمال محدودیت دسترسی کاربران به سیستم اتوماسیون از طریق IP را دارد که تا حد زیادی به افزایش امنیت سامانه کمک می‌کند.