در این نوشته به موضوع هامش نویسی میپردازیم. برای آشنایی با تعریف “هامش نویسی” یا “پی نوشت”، مشاهده نمونه “هامش نویسی” و مقایسه آن با “پاراف”، با این مقاله از وبلاگ فراگستر همراه باشید.
فهرست مطالب
هامش نویسی یا پی نوشت چیست؟
کلمه هامش و پینوشت در زبان فارسی مترادف یکدیگر به کار میروند. کلمه هامش به معنی حاشیه است و به مطالبی که در حاشیه نامهها نوشته میشود، اشاره دارد. پى نوشت نیز به معنی “نوشتن در پی چیزی” و “آنچه بدنبال چیزی نوشته شده” است. همچنین در اصطلاح اداری، پینوشت میتواند برای اشاره به نامهای که در تعقیب نامه قبلی نوشته شده، بکار رود. به این ترتیب هامش نویسی، حاشیه نویسی و پی نوشت مترادف یکدیگر هستند و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته میشوند که در حاشیه نامه نوشته میشود.
اما شاید برای شما جالب باشد که پینوشت یا Postscript در نامه های اداری در زبان انگلیسی، معنای متفاوتی از زبان فارسی دارد و به متنی گفته میشود که پس از نگارش و امضای نامه به ذهن نویسنده میرسد. این در حالی است که در نامه نگاریهای اداری در ایران، پینوشت اغلب توسط دریافت کننده نامه نوشته شده و بیشتر نوعی حاشیهنویسی است. به همین دلیل، پی نوشت یا هامش در سیستمهای اتوماسیون اداری کاربرد گستردهای برای ارجاع دارد.
آیا میدانستید که هامش نویسی در اتوماسیون اداری، همان ارجاع نامه محسوب میگردد؟
پس در مکاتبات اداری در ایران، هامش یا پینوشت، نوشته ای است که پس از پیکره اصلی یک نامه به آن افزوده میگردد و عبارت است از توصیه یا دستوری که نویسنده برای گیرنده نامه در حاشیه آن نوشته و آن را امضاء می کند. پینوشت می تواند یک جمله، پاراگراف یا متنی مستقل باشد و 2 کارکرد اصلی دارد:
- پى نوشت براى توصیه و یا درخواست نظر
- پى نوشت براى دستور انجام کار
پى نوشت به عنوان دستور انجام کار نیز معمولاً به 2 صورت نوشته مىشود:
- حالت اول زمانی است که انجام دستور، روال خاصى دارد که در این صورت با ذکر جمله “اقدام شود” و یا “طبق مقررات اقدام گردد” و … نوشته میشود.
- حالت دوم زمانی است که دستور سابقه نداشته و نیاز به تعیین راهکار دارد که در این صورت باید نحوه انجام کار به طور کامل و روشن در هامش نامه نوشته شود.
برای مثال مدیر یک اداره، بر روی یک نامه پینوشتی به شکل زیر مینویسد و آن را امضا میکند:
نمونه هامش نویسی یا پی نوشت
هامش نویسی در نامه اداری به چه صورت انجام میشود؟
در نامههای رسمی و اداری، پینوشت در ذیل امضا آورده میشود و معمولاً با با نماد اختصاری پ ن: و بیشتر با اندازه قلم کوچکتر نشان داده میشود. هنگامی که بیش از یک پینوشت وجود داشته باشد از عبارت PPS یا PPPS استفاده می شود. عبارت P.S که در زبان انگلیسی کوتاه شده (Postscript) و در زبان آلمانی کوتاه شده (Postskriptum) است برای اشاره به پی نوشت، استفاده میشود.
آیا میدانستید که در اتوماسیون اداری فراگستر میتوانید نوشتن هامش و متن ارجاع را به صورت خودکار انجام دهید؟
اصلی ترین کاربرد هامشنویسی در محیطهای اداری برای ارجاع نامههاست. اتوماسیون اداری فراگستر به شما اجازه میدهد تا این هامش یا متن ارجاع را از پیش تعریف کرده و تنها با یک کلیک در پاسخ به نامههایی که مدنظرتان است برای مخاطب ارسال کنید. برای آشنایی بیشتر با امکان ارجاع خودکار نامهها در اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید از لینک زیر بازدید کنید:
امکان ارجاع خودکار به محض دریافت نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
هامش نویسی چه تفاوتی با پاراف دارد؟
کلمه پی نوشت یا هامش در مکاتبات اداری در ایران به غلط پاراف نیز نامیده میشود. پاراف در لغت نامه دهخدا به معنای امضای اختصاری است. در انگلیسی نیز کلمه پاراف (Paraph) طبق تعریف دیکشنری merriam-webster، به امضایی اشاره دارد که دارای تاریخ، مهر یا متن خاصی باشد. در فرانسوی هم پاراف (Paraphe) به معنی امضای مختصرشده است. اما در نامه نگاری فارسی به اشتباه، به پىنوشتی که براى دستور انجام کار همراه با امضا نوشته میشود، پاراف میگویند.
آیا میدانستید که در نسخه 7 اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ارجاع صوتی به جای متن برای شما فراهم شده است؟
به کمک قابلیت ارجاع صوتی میتوانید به جای تایپ متن ارجاع، با صحبت کردن متن خود را در اتوماسیون اداری فراگستر تایپ نمایید.
همچنین لازم است دقت کنید که پینوشت در نامه اداری با مفهوم پانویس و پی نوشت در نگارش کتابها متفاوت است. پانویس در کتابها به توضیح، یادداشت و یا ارجاعی گفته میشود که بیرون از متن و در پایین هر صفحه آورده میشود. پی نوشت در کتابها نیز مطالبی هستند که برای پرهیز از طولانی شدن متن، در پایان کتاب یا مقاله آورده میشوند و اطلاعات فرعی و توضیحات تفصیلی را ارائه میکنند. هر 2 این مفاهیم متفاوت از هامش در نامه اداری هستند.
سازمانهای موفق یک ابزار مدیریتی کارآمد اتوماسیون کسب و کار دارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسانتر، سریعتر و به صرفهتر آشنا شوید.
آموزش نحوه ارجاع نامه در اتوماسیون اداری فراگستر
در ویدیوی زیر (در ثانیه 13 تا انتها) نحوه ارجاع نامه در اتوماسیون اداری فراگستر توضیح داده شده است:
سوالات متداول مشتریان
هامش یعنی چه؟
هامش نویسی، حاشیه نویسی و پی نوشت مترادف یکدیگر هستند و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته میشوند که در حاشیه نامه نوشته میشود.
تفاوت هامش و پاراف چیست؟
تفاوت اصلی بین هامش و پاراف نامه در موقعیت فیزیکی و استفاده آنها در صفحه نوشتاری است. هامش در اطراف صفحه قرار میگیرد و برای جدا کردن متن اصلی از عناصر دیگر استفاده میشود، در حالی که پاراف نامه در پایین صفحه یا در انتهای متن اصلی قرار میگیرد و برای ارائه اطلاعات تکمیلی، استنادها و ارجاع به منابع استفاده میشود.
