رونوشت در نامه اداری و نکاتی که باید بدانید

در ادامه مقاله‌های مربوط به مبحث نامه اداری، به موضوع رونوشت در نامه اداری می‌پردازیم. برای آشنایی بیشتر با رونوشت نامه اداری و نکاتی که در هنگام استفاده از آن باید رعایت شود، با این مقاله و وبلاگ فراگستر همراه باشید.

در حالی که بسیاری از نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری نیاز اندکی به دخالت شخص ثالث دارند، اما در مواقعی ممکن است به اشتراک‌گذاری مکاتبات با مدیران، همکاران و مشاوران و نظارت آنها بر این فرآیند مفید باشد. بنابراین یادگیری و درک آداب ارسال “رونوشت”، اعم از اینکه مکاتبات خود را از طریق ایمیل یا به صورت چاپی انجام می‌دهید، ضروری است. برای آشنایی با “رونوشت در نامه اداری” یا CC در ادامه این مقاله با ما همراه باشید.

رونوشت یا CC چیست؟

منظور از رونوشت در نامه‌نگاری، یک نسخه کپی از نامه اصلی است که با استفاده از آن، فرستنده می‌تواند علاوه بر گیرنده اصلی، نامه را برای اشخاص و یا واحدهای سازمانی دیگر نیز ارسال کرده و آنها را از مفاد نامه آگاه کند. در گذشته که سازمان‌ها از ماشین‌های تحریر و کاغذ کربنی برای ایجاد رونوشت استفاده می‌کردند، از علامت “CC” یا “رونوشت به:” در پایین نامه برای نشان دادن اینکه چه کسی یک کپی از نامه دریافت می‌کند، استفاده می‌کردند. اما با اینکه کامپیوتر و فناوری‌های جدید، ماشین‌های تحریر و کاغذ کربن را عملا منسوخ کرده‌اند، عبارات “رونوشت به:” در زبان فارسی یا “CC” در زبان انگلیسی همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد و نگارش آن در متن نامه، به گیرنده نامه اطلاع می‌دهد که چه شخصی نسخه کپی نامه را دریافت خواهد کرد.

اصطلاح “CC” که مخفف “کاربن کپی” و به معنی “رونوشت” است، عبارتیست که برای استفاده کنندگان از ایمیل آشناست، اما می‌تواند در نامه‌های چاپی تجاری و اسناد قانونی نیز استفاده شود.

در یک نامه چاپی یا در نامه‌های دیجیتالی که با فرمت PDF به ایمیل ضمیمه می‌شوند، اصطلاح “رونوشت به:”، همراه با نام و در صورت لزوم عناوین تمامی دریافت‌کنندگان آن، در انتهای نامه و پس از امضا آورده می‌شود. اما اگر مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی و با استفاده از نرم‌افزارهای ایمیل انجام می‌دهید، می‌توانید به سادگی با استفاده از گزینه CC در برنامه ایمیل خود، سایر گیرندگان را مشخص کنید.

نمونه ای از “رونوشت” در یک نامه چاپی:

رونوشت به: جناب آقای/سرکار خانم ….، مدیریت مالی شرکت ….

هر یک از افراد خاص که رونوشت دریافت می‌کنند، در یک خط مجزا نوشته می‌شوند. اما تکرار عبارت “رونوشت به:” ضروری نیست.

رونوشت پنهان یا BCC چیست؟

نوع دیگر رونوشت، رونوشت پنهان یا BCC (مخفف Blind Carbon Copy) است که مختص مکاتبات الکترونیکی می‎‌باشد. از BCC درست مانند رونوشت، برای ارسال یک کپی از نامه ارسالی به شخص یا اشخاص ثالث استفاده می‌شود. با این حال، تفاوت عمده‌ BCC با CC، پنهان بودن آن است.

وقتی ایمیلی را برای شخصی CC می‌‎کنید، گیرندگان هم در قسمت “گیرنده” و هم در “گیرنده رونوشت” می‌توانند آدرس ایمیل یکدیگر را ببینند. به عنوان مثال در نامه به مشتری، دریافت کننده ایمیل می‌تواند ببیند که مدیر شما رونوشتی از ایمیل را دریافت کرده است. برای جلوگیری از این امر، یعنی اگر می‌خواهید گیرندگان رونوشت را پنهان و خصوصی نگه دارید، باید از قابلیت رونوشت پنهان یا BCC استفاده کنید. همه آدرس‌های ایمیلی که در فیلد BCC ذکر شده باشند، پنهان نگه داشته می‌شوند. در این صورت گیرندگان اصلی و گیرندگان رونوشت، قادر به دیدن آنها نخواهند بود.

در هر حال، معمولاً توصیه می‌شود با استفاده از عبارت “رونوشت به:”، گیرندگان نامه را از اینکه مکاتبه شما با آنها در معرض مشاهده دیگران قرار گرفته است، آگاه کنید. علاوه بر این، آگاهی گیرندگان از هویت افراد دیگری که نامه را دریافت کرده‌اند، به آنها امکان می‌دهد، در صورت لزوم بتوانند بهتر با آنها در مورد موضوع مکاتبات هماهنگی و ارتباط برقرار کنند.

پیشنهاد مطالعه: مفهوم نامه های عطف و پیرو در اتوماسیون اداری

موارد استفاده از رونوشت نامه کدام است؟

رونوشت کاربردهای متعددی دارد. برخی از موارد استفاده از رونوشت نامه عبارتند از:

• استفاده از رونوشت در مکاتبات تجاری، از راه‌های محبوب برای برای مخاطب قرار دادن افراد متعدد است، زیرا افزودن رونوشت یا “CC” در پایان نامه‌ها به راحتی انجام می‌شود.
• رونوشت نامه اداری می‌تواند برای نامه‌هایی که می‌خواهید برای تمامی اعضای یک شرکت و زنجیره اعضای یک سازمان ارسال کنید، مفید باشد و به هر گیرنده اجازه می‌دهد دقیقاً بداند چه کسی همان سند را دریافت کرده است.
• اگر صرفا می‌خواهید یک کپی برای شخص دیگری ارسال کنید، می‌توانید از رونوشت استفاده کنید. در این حالت، بهتر است با درج نام افرادی که نسخه‌های کپی را دریافت می‌کنند، گیرنده را مطلع کنید.
• مورد دیگر استفاده از رونوشت، علاوه بر اطلاع رسانی به اشخاص ثالث، افزایش شفافیت در ارتباطات سازمانی است. افزودن یک رونوشت به اسناد و ایمیل‌های شما، شفافیت را برای ارتباطات سازمان به ارمغان می‌آورد.
• هنگامی که مجبور هستید برای تعداد زیادی از گیرندگان ایمیل ارسال کنید، اما نمی‌خواهید آدرس ایمیل همه را با یکدیگر به اشتراک بگذارید، می‌توانید از رونوشت پنهان استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر یک استاد دانشگاه باید یک ایمیل برای همه دانشجویان خود ارسال کند، اما نمی‌خواهد همه آدرس‌های ایمیل را آشکار کند، می‌تواند آدرس ایمیل خود را در قسمت فرستنده و تمام آدرس‌های ایمیل دانشجویان را در قسمت BCC قرار دهد.
• وقتی می خواهید شخصی را بدون اطلاع گیرنده اصلی در جریان نگه دارید. به عنوان مثال، می‌خواهید از حساب ایمیل اصلی خود یک ایمیل برای شخصی ارسال کنید و همچنین می‌خواهید یک کپی از ایمیل را در حساب ایمیل دوم خود بدون به اشتراک گذاشتن آن با گیرنده اصلی ذخیره کنید.

نحوه نوشتن رونوشت نامه اداری چگونه است؟

حال که دانستید رونوشت چیست، به آموزش نحوه رونوشت زدن در نامه اداری می‌پردازیم. نحوه نوشتن رونوشت در نامه اداری 2 گونه است:

نحوه نوشتن رونوشت در مکاتبات کاغذی

برای اضافه کردن رونوشت به یک نامه اداری کاغذی، تنها به یک نامه و آدرس گیرندگان رونوشت نیاز خواهید داشت. در این حالت نام گیرندگان رونوشت معمولاً در پایین امضا و در کادر پایین نامه با عبارت “رونوشت به:” نوشته شده و برای هر یک از آنها یک نسخه از نامه فرستاده می‌شود. اگر “رونوشت” خطاب به بیش از یک نفر است، هر نام را با علامت کاما جدا کنید یا نام‌های دیگر را در زیر نام اول به صورت فهرست‌وار بیاورید. در ذیل برخی از نامه‌ها، نشانی دقیق و شماره تماس سازمان گیرنده رونوشت نیز نوشته می‌شود. این کار در نامه‌های کاغذی می‌تواند در تسریع ارتباطات بسیار موثر باشد.

نمونه نامه رونوشت دار

نمونه رونوشت در نامه اداری

مراحل تهیه رونوشت در اتوماسیون اداری

همانند نحوه نامه نگاری در اتوماسیون اداری، نحوه تهیه رونوشت در اتوماسیون اداری نیز مراحل خاص خود را دارد. مراحل اضافه کردن رونوشت به یک نامه اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر عبارتند از:

از قالب نامه حرفه‌ای استفاده کنید

یعنی هنگام نوشتن نامه خود از قالب نامه اداری مناسب استفاده کنید که شامل مکانی برای درج نام کامل گیرنده، آدرس، رونوشت و غیره باشد.

تعیین رونوشت در نامه اداری در اتوماسیون اداری فراگستر

نام گیرندگان رونوشت را درج کنید

برای این‌کار پایین امضای خود و در کادر پایین نامه، ار عبارت “رونوشت به:” استفاده کنید و پس از آن، نام گیرندگان رونوشت را درج کنید. در صورتی که از نرم افزار ایمیل یا اتوماسیون مکاتبات استفاده می‌کنید، کافی است تا نام گیرندگان رونوشت را در قسمت مربوط به آن در نرم افزار وارد کنید.

گیرندگان رونوشت پنهان یا BCC را انتخاب کنید

در صورتی که مکاتبات خود را به صورت الکترونیکی و با نرم‌افزارهای ایمیل یا اتوماسیون انجام می‌دهید، این قابلیت را نیز خواهید داشت تا رونوشت نامه خود را به صورت پنهانی نیز برای افراد مورد نظرتان ارسال کنید. این قابلیت در مواردی مفید است که میخواهید دریافت کننده رونوشت از مفاد نامه آگاه باشد، اما مخاطب اصلی نامه به اطلاعات گیرنده رونوشت دسترسی نداشته باشد یا از ارسال رونوشت باخبر نباشد.

تعیین رونوشت در نامه اداری در اتوماسیون اداری فراگستر

نامه را ارسال کنید

در این مرحله کافی است تا یک نسخه از نامه را کپی کرده و با درج آدرس هر کدام از گیرندگان رونوشت، برای آنها نیز ارسال کنید. این امر در نرم افزارهای ایمیل و اتوماسیون مکاتبات به صورت خودکار انجام می‌شود.

چه کسانی گیرندگان رونوشت هستند؟

گیرندگان رونوشت می‌توانند هم افراد حقوقی و هم افراد حقیقی باشند. در واقع این گیرندگان، اشخاصی هستند که نگارنده نامه مایل است آنها را از محتوای نامه یا جریان آن آگاه کند و یا درخواست اقدامی خاص را از آنها دارد. به همین دلیل نسخه ای از نامه برای آنها ارسال می‌شود.

نمونه رونوشت و گیرندگان آن:

رونوشت به:

– واحد منابع انسانی برای اطلاع

– واحد فناوری اطلاعات برای اقدام

– واحد مالی برای اقدام

دقت کنید که هنگام انتخاب شخصی به عنوان گیرنده رونوشت در یک نامه، یادداشت یا ایمیل، باید شفافیت، حساسیت و تناسب لازم در ارتباطات تجاری را مد نظر داشته باشید. در اینجا چند نکته برای انتخاب دریافت‌کنندگان رونوشت مطرح می‌شود:

• ضرورت آشکار: مواردی وجود دارد که رونوشت مکاتبات ضروری است. به عنوان مثال، اگر تصمیم خود را برای ترک کسب و کار به شریک تجاری خود اطلاع می‌دهید، ارسال رونوشت به وکیل‌تان معقولانه خواهد بود.
• مشورت با گیرندگان رونوشت: در مواردی که مطمئن نیستید که شخصی را به عنوان گیرنده رونوشت نامه اداری قرار دهید یا خیر، می‌توانید از خود آن فرد بپرسید که آیا ترجیح می‌دهد یک نسخه از رونوشت نامه را دریافت کند یا خیر.
• عدم استفاده از رونوشت در نامه‌های انتقادی: اگر می‌خواهید از فردی انتقاد کنید، اغلب بهتر است این کار را رو در رو یا حتی تلفنی انجام دهید، زیرا امکان تفسیر اشتباه متون نوشتاری بیشتر است. با این حال اگر اگر مجبورید ایمیل یا نامه‌ای انتقادی برای شخصی ارسال کنید، بهتر است از ارسال رونوشت پرهیز کنید؛ مگر در مواردی که مطمئن هستید مخاطب شما با سوءنیت رفتار می‌کند.

کاربردهای ویژه اتوماسیون اداری فراگستر در مدیریت رونوشت ها

نکاتی که در ارسال رونوشت باید به آنها توجه کنید

هنگام ارسال رونوشت باید به نکات مربوط به استفاده صحیح از آن توجه کنید. این مساله به ویژه با رواج مکاتبات الکترونیک در میان کسب و کارها و تسهیل نامه‌نگاری و استفاده از رونوشت، اهمیت بیشتری پیدا کرده است. برخی از نکات رایج مربوط به زمان و نحوه استفاده از رونوشت عبارتند از:

1- ارسال رونوشت غیرضروری و غیر مرتبط برای اشخاص و واحدهای سازمان، موجب اتلاف وقت آنها خواهد شد. بنابراین رونوشت‌ها را تنها در صورت ضرورت ارسال کنید.

2- برای حفظ ادب و حسن نیت، مطمئن شوید که نام همه افراد موجود در لیست گیرندگان رونوشت را به درستی نوشته‌اید. همچنین بهتر است در نامه‌های اداری، اسامی گیرندگان رونوشت را به ترتیب اهمیت و سلسله مراتب اداری بنویسید.

3- فراموش نکنید که در کنار نام گیرنده رونوشت، علت آن و نوع اقدام گیرنده نیز نوشته شود.

4- در صورتی که نامه شما چاپی است، امضای نسخه‌های رونوشت آن را فراموش نکنید.

5- حریم خصوصی گیرندگان رونوشت در نامه اداری را رعایت کنید. در صورتی که گیرندگان رونوشت تمایلی به مشاهده اطلاعات خود توسط دیگران نداشته باشند، درج اطلاعات آنها به عنوان گیرنده رونوشت مناسب نخواهد بود. راه‌حل رفع این مشکل، استفاده از قابلیت گیرندگان رونوشت پنهان (BCC) در نرم‌افزارهای مکاتبات الکترونیکی است.

سخن پایانی

در این مقاله با مفهوم رونوشت (CC) و رونوشت پنهان (BCC) آشنا شدیم و کاربردهای آن‌ها در مکاتبات اداری و نحوه استفاده از رونوشت در اتوماسیون اداری فراگستر را بررسی کردیم؛ امیدواریم که اطلاعات مفیدی از این مقاله به دست آورده باشید.

در آخر باید به این نکته اشاره کنیم که اگر سوالی در ذهن شما بی‌پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید، تا در کمترین زمان ممکن به سوالات شما عزیزان پاسخ دهیم.