کاربرد BPMS در نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان (HRM)، یکی از واحد‌های بسیار مهم و کلیدی در سازمان‌ها محسوب می‌گردد؛ مسئولیت‌های مختلفی (مانند استخدام، آموزش نیروی انسانی، ارزیابی عملکردی کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد و…) دارد و مدیریت این وظایف در سازمان‌های بزرگ، پیچیده می‌گردد.

سازمان‌ها در راستای افزایش بهره‌وری واحد منابع انسانی و همچنین بهبود مدیریت کارکنان، از نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان استفاده می‌نمایند؛ اما این نرم‌افزارها و سامانه‌ها، در عملکرد خود دارای خلا‌های مختلفی هستند، که این خلاءها با استفاده از نرم‌افزار BPMS پر می‌گردند.

برای آشنایی بیشتر با کاربرد BPMS در نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، تا انتهای این مقاله از فراگستر همراه ما باشید.

کاربرد نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان چیست؟

به طور کلی، نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، با هدف افزایش بهره‌وری واحد منابع انسانی و مدیریت بهتر کارکنان سازمان‌ها طراحی شده‌اند و مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ سازمان‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی، قادر به الکترونیکی کردن و تسهیل بسیاری از فرآیندهای مرتبط با مدیریت کارکنان و نیروی انسانی هستند.

نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان دارای ابزارهای مختلفی می‌باشند، که هر کدام از آنها در حوزه‌ی خاصی از مدیریت کارکنان و منابع انسانی کاربرد دارند؛ برخی از کاربرد‌های نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان عبارت‌اند از:

• انتخاب و استخدام کارکنان
• آموزش کارکنان
• ارزیابی عملکرد کارکنان
• محاسبه و مدیریت حقوق و دستمزد
• مدیریت زمان حضور و غیاب کارکنان
• مدیریت روابط کاری درون سازمان
• و…

تصویر 1 – کاربرد نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی این حوزه، قادر به انجام وظایف خود و بهبود عملکرد سازمان می‌باشد؛ اما لازم به ذکر است که فرآیندهای مختلفی در واحد منابع انسانی وجود دارند، که برای الکترونیکی کردن و خودکارسازی آن‌ها باید از نرم‌افزار  BPMS استفاده کرد.

سیستم BPMS چگونه به نرم ‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان کمک می‌کند؟

سامانه BPMS یا همان مدیریت فرآیندها، نرم‌افزاری تخصصی برای تعریف فرآیند‌های مختلف و خودکارسازی آن‌ها می‌باشد؛ سازمان‌ها با طراحی فرم‌های الکترونیکی و استفاده از آن‌ها در سیر فرآیند‌های تعریف شده در BPMS، می‌توانند فرآیندهای مختلفی را خودکار نمایند.

شایان ذکر است که نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS تنها قادر به طراحی و خودکارسازی فرآیند‌هایی می‌باشد که قابل پیش‌بینی هستند و تکرار می‌شوند؛ مانند دریافت و ثبت رزومه، درخواست مرخصی، درخواست اضافه‌کاری و… .

سیستم BPMS مکمل نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان محسوب می‌گردد، نه جایگزینی برای آنها؛ سامانه مدیریت فرآیندها کمک‌های زیادی به نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی می‌کند. برخی از کاربرد‌های استفاده از سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی عبارت‌اند از:

تصویر 2 – کاربردهای سیستم BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی

دریافت رزومه و بررسی آن جهت استخدام

با استفاده از BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی، می‌توانید فرم‌های مختلفی را برای دریافت رزومه و یا وارد کردن رزومه در سامانه‌های اتوماسیون، طراحی و استفاده نمایید؛ با این کار، افرادی که قصد استخدام در سازمان شما را دارند، به راحتی رزومه خود را در قالب یک فرم ساختاریافته در سامانه شما ثبت می‌کنند.

به موجب این امر، واحد منابع انسانی سازمان شما، به راحتی می‌تواند گزارش‌هایی از مقایسه افراد متقاضی تهیه کند و آنها را باهم مقایسه نماید، تا در نهایت بهترین افراد استخدام شوند.

برگزاری آزمون های آنلاین برای آموزش کارکنان

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، یکی از وظایف واحد منابع انسانی، آموزش نیروی کار و آماده‌سازی آن برای فعالیت در سازمان می‌باشد؛ در همین راستا، یکی دیگر از کاربردهای نرم‌افزار BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، امکان برگزاری آزمون آنلاین با استفاده از فرم‌های الکترونیکی است.

سازمان‌ها می‌توانند پس تکمیل طراحی سیر فرآیند‌ها، فرم‌های اطلاعاتی را در قالب یک آزمون آنلاین (تستی یا  تشریحی) طراحی کنند و در سامانه‌های اتوماسیون قرار دهند، تا افراد و کارکنان به راحتی به آنها دسترسی داشته باشند و دانش و اطلاعات خود را محک بزنند، تا در نهایت به صورت کامل آموزش‌های لازم را دریافت نمایند.

نظارت بر عملکرد کارکنان و ارزیابی آن

با استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای مدیریت کارکنان و منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند به سادگی فرآیند نظارت بر عملکرد کارکنان را تسهیل نمایند و همچنین دقت فرآیند‌های ارزیابی را افزایش دهند.

از آن جایی که اطلاعات وارد شده در فرم‌های الکترونیک به صورت ساختاریافته ذخیره می‌شوند، مدیران می‌توانند به راحتی و با استفاده از نرم‌افزارهای گزارش‌ساز، عملکرد هر کدام از کارمندان یا واحد سازمانی را، در قالب گزارش بررسی کنند.

مدیریت قراردادها و حقوق کارمندان

مدیریت قراردادها و تعیین حقوق کارمندان، یکی دیگر از وظایف واحد منابع انسانی در هر سازمانی می‌باشد؛ سازمان‌ها با کمک BPMS، می‌توانند فرآیندی را در سامانه منابع انسانی خود تعریف کنند که در آن، با وارد کردن مقادیر اطلاعاتی خاصی، حقوق کارمندان به صورت خودکار محاسبه شود و سپس از طریق سامانه مکاتبات اداری، به واحد‌های مربوطه ارسال گردد. این امر موجب فزایش سرعت و تسهیل فرآیند عقد قرارداد و تعیین حقوق کارمندان می‌گردد.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان

به کمک سامانه BPMS و تعریف فرآیندها و جریان کار در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی، سازمان‌ها می‌توانند به صورت الکترونیکی، حضور و غیاب کارکنان در سازمان را مدیریت نمایند؛ به عنوان مثال، با استفاده از BPMS می‌توان فرآیندی را تعریف نمود که در آن به صورت روزانه، لیست افرادی که در شرکت حاضر هستند و یا غیبت دارند را تهیه کرد و سپس از آن در محاسبه حقوق و یا نظارت بر عملکرد کارکنان استفاده کرد.

ثبت و مدیریت درخواست های کارکنان

واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان علاوه بر مدیریت کارمندان و نیروی انسانی سازمان، وظیفه دارد به درخواست‌های کارکنان نیز رسیدگی نماید؛ بسیاری از درخواست‌ها (مانند درخواست مرخصی، درخواست افزایش حقوق، درخواست تغییر سمت شغلی و…) باید در واحد منابع انسانی ثبت، بررسی و تایید/رد شوند.

سازمان‌ها می‌توانند با کمک BPMS، درخواست‌های کارمندان خود را در قالب فرم‌های اطلاعاتی ثبت کنند و در سامانه اتوماسیون به جریان بیندازند و در اختیار واحد منابع انسانی و مدیریت کارکنان قرار دهند؛ کارمندان نیز قادر به پیگdری لحظه‌ای وضعیت درخواست‌های خود می‌باشند.

واحد منابع انسانی نیز می‌تواند به صورت الکترونیکی، درخواست‌های کارمندان را بررسی کند و پس از تایید/رد درخواست کارمندان، آن را دوباره در جریان کار قرار دهد؛ این امر موجب افزایش سرعت رسیدگی به درخواست‌ها و همچنین افزایش شفافیت فرآیندها می‌گردد.

استفاده از BPMS در کنار نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان چه مزایایی دارد؟

همان‌طور که مطالعه کردیم، نرم افزار BPMS کاربردهای مختلفی در نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان دارد و به موجب همین امر، استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی، مزایای مختلفی برای سازمان‌ها دارد و تاثیرات مثبتی بر روی فرآیندهای مرتبط با واحد منابع انسانی می‌گذارد. برخی از مزایای استفاده از BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی عبارت‌اند از:

تصویر 3 – مزایای استفاده از BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی

بهبود کیفیت و افزایش سرعت فرآیندها

سازمان‌ها با کمک نرم‌افزار BPMS می‌توانند بسیاری از فرآیند‌های مرتبط با واحد منابع انسانی و مدیریت کاربران را به صورت الکترونیکی طراحی و تعریف نمایند؛ همچنین از فرم‌های الکترونیکی برای ثبت درخواست‌ها و ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت ساختاریافته، استفاده کنند، که این موارد موجب بهبود کیفیت فرآیندها و افزایش سرعت رسیدگی به آنها می‌گردد.

افزایش بهره وری واحد منابع انسانی

سامانه BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف خود – از جمله فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی و مدیریت کارکنان – را بهینه‌سازی نمایند و مراحل اضافی را از جریان کار حذف کنند؛ در همین راستا، با بهینه‌سازی فرآیندها، بهره‌وری سازمان‌ها و واحدها افزایش می‌یابد.

کاهش هزینه های جاری سازمان

با الکترونیکی و خودکار شدن بسیاری از فرآیندها و افزایش سرعت آنها، بسیاری از هزینه‌های سازمان (مانند خرید کاغذ جهت چاپ گزارشات یا درخواست‌ها) کاهش می‌یابد؛ از طرفی افزایش سرعت فرآیندها و غیرحضوری شدن ثبت درخواست‌ها و پیگیری آنها نیز، از عوامل موثر در کاهش هزینه‌های جاری سازمان‌ها به کمک سامانه BPMS هستند.

افزایش شفافیت سیر فرآیندها

با استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی، کارمندان می‌توانند مراحل مختلف هر کدام از فرآیندهای تعریف شده را مشاهده نمایند و سیر ارجاعات را پیگیری کنند؛ این امر موجب افزایش شفافیت در سازمان‌ها می‌گردد.

ایجاد یکپارچگی در میان سامانه های مختلف

همان‌طور که در قسمت‌های قبل اشاره کردیم، نرم‌افزارهای منابع انسانی و سامانه‌های اتوماسیون مرتبط با آن، در عملکرد خود دارای خلاء‌هایی هستند، که این خلأ‌ها با کمک سامانه‌ BPMS پر می‌شوند؛ در همین راستا، یکی دیگر از مزیت‌های استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان می‌باشد.

نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر، کلید موفقیت در مدیریت منابع انسانی

نرم افزار مدیریت فرآیندها (BPMS) فراگستر، نسخه بومی‌شده نرم‌افزار قدرتمند Process Maker می‌باشد، که متناسب با نیازهای سازمان‌های ایرانی، بهینه‌سازی شده است؛ با استفاده از نرم افزار BPMS فراگستر در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارمندان، می‌توانید به راحتی طیف گسترده‌ای از فرآیندها را در سامانه‌های اتوماسیون خود تعریف کنید و انواع مختلفی از فرم‌های الکترونیکی را طراحی و در مراحل مختلف فرآیندها، استفاده نمایید.

برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS فراگستر عبارت‌اند از:

• طراحی و مدل‌سازی فرآیندها بر اساس استاندارد BPMN2
• محیط کاملا گرافیکی برای طراحی فرآیندها
• امکان طراحی فرم‌های الکترونیکی با کمک Drag&Drop
• امکان تعریف تعداد نامحدودی از فرآیندها
• دسته‌بندی فرآیندهای مختلف
• امکان تعریف زیرفرآیند
• تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها
• امکان استفاده از چارت سازمانی و تعیین سطح دسترسی کاربران به فرآیندها
• قابلیت پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی‌های پیشرفته
• قابلیت Import و Export کردن فرایندها
• قابلیت اتصال به سامانه گزارش‌ساز جهت ساخت گزارش‌های تخصصی و کاربردی

مخلص کلام

به طور کلی، استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، به بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها، افزایش بهره‌وری سازمان، کاهش هزینه‌ها، افزایش شفافیت فرآیند‌ها و افزایش سرعت روند رسیدگی به درخواست‌ها می‌گردد؛ به همین دلیل، استفاده از سامانه BPMS در کنار نرم‌افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان، یک راهکار جامع و کامل برای بهبود فرآیندهای سازمانی و افزایش بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌گردد.

سوالات متداول

آیا نرم افزار BPMS را می‌توان جایگزین نرم افزارهای منابع انسانی کرد؟

خیر، نرم افزار BPMS ابزاری برای تعیف فرآیندهای تکراری و قابل پیش‌بینی و خودکارسازی آنها می‌باشد، در حالی که نرم افزارهای منابع انسانی دارای ابزارهای تخصصی برای مدیریت کارکنان و ارزیابی آنها هستند؛ نرم افزار BPMS مکمل نرم افزارهای منابع انسانی و مدیریت کارکنان محسوب می‌گردد.

چرا باید کنار نرم افزارهای منابع انسانی از نرم افزار BPMS استفاده کنیم؟

برای پر کردن خلاهای موجود در سامانه‌های منابع انسانی، مدیریت بهتر و آسان‌تر کارکنان، افزایش بهره‌وری سازمان و همچنین افزایش سرعت فرآیندها.