بایگانی اسناد در اتوماسیون فراگستر

در قابلیت جدید “بایگانی اسناد در اتوماسیون اداری فراگستر”، امکانات زیر از سیستم مدیریت مستندات در کارتابل اتوماسیون فراگستر، در دسترس کاربران مشتری قرار داده شده است. امکاناتی از قبیل:

• تعیین محل بایگانی اسناد پیش از ثبت سند در اتوماسیون
• عدم نیاز به تعیین گیرنده برای ثبت سند در اتوماسیون ( سند بدون تعیین گیرنده قابل ثبت است)

یکپارچه‌سازی امکانات سامانه‌های مختلف در یک محیط کاری واحد، یکی از رویکردهای کاربردی در طراحی نرم‌افزارهای سازمانی است. در این مدل، کاربران بدون نیاز به جابه‌جایی میان بخش‌ها و سامانه‌های مختلف، می‌توانند از امکانات موردنیاز خود در همان محیط اصلی استفاده کنند. به طور مثال در نرم افزار Gmail دسترسی به تمام امکانات جانبی از قبیل (تماس‌ها،پوشه های ارسالی و دریافتی، مستندات، جلسه آنلاین و یا سایر امکانات)در یک محیط کارتابل اصلی، برای کاربر فراهم است. بعبارت ساده‌تر کاربران برای استفاده از قابلیت‌ها و امکانات مختلف جیمیل، نیاز نیست از محیط اصلی یا همان کارتابل Gmail خارج شود.

در همین راستا و با هدف دسترسی ساده‌تر کاربران به امکانات سیستم مدیریت مستندات فراگستر، قابلیت جدیدی در اتوماسیون اداری فراگستر ارائه شده است. با این قابلیت، بخشی از امکانات سیستم مدیریت مستندات مستقیماً در کارتابل اتوماسیون فراگستر در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

به این ترتیب، سازمان‌هایی که از سیستم مدیریت مستندات اتوماسیون فراگستر استفاده می‌کنند، می‌توانند بسیاری از فعالیت‌های مرتبط با اسناد و بایگانی را بدون خروج از محیط کارتابل انجام دهند.

بایگانی سند در اتوماسیون فراگستر

همانطور که میدانید” تعریف وایجاد قالب از نوع سند” یکی از قابلیت‌های مهم نسخه 7 اتوماسیون فراگستر بود  که سبب تحول بزرگی در اشتراک گذاری اسنادی نظیر word,Excle,powerpoint,… به صورت تیمی در اتوماسیون شده است.

اگر بخواهیم مروری بر ویژگی اصلی این قابلیت در اتوماسیون فراگستر داشته باشیم گفته میشود؛ عمده تفاوت قالبها از نوع سند با سایر قالب‌های نامه در امکان “قابل ویرایش بودن” آنها است. بعبارتی فایل یا سند بارگزاری شده در قالب از نوع سند را میتوان به تعداد n مرتبه ویرایش و بروزرسانی نمود.

از طرفی در زیر سیستم مستندات نیز زمانی که فایل یا سندی بارگزاری میشود به تعداد n مرتبه قابل ویرایش، بروزرسانی، قفل شدن و … است.

خب، پس تا اینجا متوجه شدیم که، ویرایش و بروزرسانی فایل یا سند،در اتوماسیون و زیرسیستم مدیریت مستندات کاملا مشابه یکدیگر است.

سوال؟ تفاوت ایجاد و ویرایش سند در دو سیستم اتوماسیون و مدیریت مستندات کجاست؟ که باعث شده است قابلیت جدید “امکان بایگانی اسناد در اتوماسیون فراگستر” طراحی و پیاده‌سازی شود؟

تفاوت اتوماسیون و زیرسیستم مستندات در ایجاد و بایگانی اسناد

•  تفاوت اول– در زیر سیستم مستندات، ابتدا محل بایگانی باید تعیین شود، سپس سند در آن محل بارگزاری شود. 

در اتوماسیون نیز این امکان ایجاد شده تا پیش از ثبت سند محل قرار‌گیری آن در پرونده‌های بایگانی قابل تعیین باشد.

در صورت تعیین پرونده بایگانی، سند بلافاصله بعد از ثبت در محل مشخص شده، بایگانی خواهد شد.

•  تفاوت دوم–  اسناد در زیرسیستم مستندات، گیرنده بخصوصی ندارند.

در اتوماسیون هم این امکان ایجاد شده تا برای قالب نامه‌های از نوع سند، دیگر نیاز به تعیین گیرنده نباشد و بدون گیرنده سند قابل ثبت باشد. 

بایگانی سریع سند در فرم شماره اندیکاتور

همانطور که در تصویر زیر نمایش داده شده زمانیکه سند دراتوماسیون ثبت می شود، این امکان در فرم شماره اندیکاتور، برای کاربران اضافه شده تا به بایگانی سریع سند، دسترسی راحت‌تری داشته باشند. تا دیگر برای بایگانی نیاز نباشد سند را از کارتابل یا فرم جستجو و سپس بایگانی کنند.

توجه داشته باشید: از این امکان بایگانی سریع در فرم شماره اندیکاتور برای تمام انواع قالب ها توسعه داده شده است. 

مراحل پیاده سازی سیستم بایگانی اسناد

در این مقاله با قابلیت بایگانی اسناد در نسخه جدید نرم‌افزار اتوماسیون فراگستر آشنا شدید. اما استفاده بهینه از این سیستم، مستلزم این است که بدانید بایگانی اسناد دقیقا چیست و پیاده‌سازی آن در سازمان چه مراحلی دارد. بایگانی اسناد و مدارک فرآیندی است که طی آن پرونده‌هایی که راکد هستند و نیازی به آنها وجود ندارد، برای امکان دسترسی به آنها در آینده ذخیره می‌شوند.

سیستم بایگانی یا مدیریت اسناد نیز به عنوان بخشی از اتوماسیون اداری محسوب می‌شود که علاوه بر آرشیو اسناد، مدیریت دقیق آنها را ممکن می‌کند. پیاده‌سازی چنین سیستمی هزینه‌بر خواهد بود، اما مزایای این راهکار، به راحتی این هزینه را جبران می‌کند.