گاهی وقت ها کاربران نیاز دارند تا بر اساس تعریف یکسری قوانین بخصوص، به محض دریافت نامهای، آن نامه بصورت خودکار در پروندهای که مشخص میکنند، بایگانی شخصی یا سازمانی شود. اتوماسیون فراگستر این امکان را برای کاربران فراهم میکند.
برای مشاهده نحوه کار با این قابلیت میتوانید ویدئوی زیر را ملاحظه کنید:
یکی از قابلیت های خوب اتوماسیون اداری فراگستر، کارتابل هوشمند و امکان تعیین قوانین کارتابل است. با کمک این قابلیت شما میتوانید مشخص کنید که وقتی نامهای با مشخصاتی خاص وارد کارتابل شما میشود، اقدامی خاص مانند دسته بندی خودکار، اطلاع رسانی خودکار یا ارجاع خودکار روی آن صورت بپذیرد.
قابلیت دستهبندی و بایگانی خودکار نامهها به محض ورود به کارتابل، به کاربران امکان میدهد تا راحتتر به نامه و اسنادی که موضوع مشترکی دارند دسترسی پیدا کنند و آنها از بایگانی دستی از این نامهها بینیاز میکند. برای استفاده از این قابلیت کافیست تا مطابق تصویر زیر، به بخش قوانین کارتابل وارد شده و با ایجاد یک قانون جدید، عنوانی برای این قانون تعریف و اولویت اجرای آن را تعیین کنید.
گزینه تنظیم قوانین کارتابل
سپس شروط قانون مورد نظرمان را که بر اساس آنها میخواهیم بایگانی خودکار انجام دهیم را در این بخش مشخص نماییم. مثلا تعیین میکنیم برای نامههایی که از آقای حسینی دریافت کنیم قانون اجرا شود.
نحوه تعریف شروط برای بایگانی خودکار نامه ها
در آخر، وارد زبانه بایگانی خودکار شویم. در زبانه بایگانی خودکار پروندهای که میخواهیم نامه در آن بایگانی شود و اینکه بایگانی یا بایگانی و انتقال انجام شود را مشخص و فرم را ذخیره میکنیم.
نحوه انتخاب پوشه بایگانی
حال با دریافت نامهای که حائز شرایط تعریف شده در قانون باشد، آن نامه بصورت خودکار در پرونده مشخص شده بایگانی خواهد شد.
برای مطالعه توضیحات کاملی درباره نحوه تنظیم قوانین کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر، میتوانید مقاله زیر را مطالعه کنید.
