تعریف عنوان مکاتباتی برای واحدها و سمت های سازمانی

گاهی لازم است برای واحد‌های افراد طرف مکاتبه از عناوین مکاتباتی مشخصی استفاده نمود که قابل درج در درختواره چارت سازمانی نیستند.

بعنوان مثال “جناب آقای مهندس علی احمدی – ریاست محترم اداره کل روابط عمومی تهران”. در این مثال کلمه “محترم” به عنوان بخشی از عنوان واحد طرف مکاتبه در چارت قابل درج نیست ولی هربار لازم است توسط کاربر بصورت دستی در نامه نگاری با ویرایش عنوان گیرنده اصلاح شود.

در نسخه جدید اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر امکان تعریف عنوان مکاتباتی اضافه شده است. بعنوان مثال تصور کنید برای مدیر عامل یک شرکت بیرونی (مثلا شرکت آرمان فارمد) بخواهیم نامه‌ای ارسال شود و نام مدیر عامل آن شرکت “محمد رضوی” باشد. در این صورت در هنگام ایجاد نامه در فهرست گیرندگان نام گیرنده بدین صورت نمایش داده می‌شود:

ولی در اکثر مواقع کاربر می‌خواهد در متن نامه عنوان کامل‌تری از فرستنده درج کند. بعنوان مثال بجای عنوان “آرمان فرامد – محمد رضوی” بنویسد: “جناب آقای مهندس محمد رضوی – مدیر عامل محترم شرکت آرمان فرآمد”.

این کار با سه روش ذیل ممکن است:

۱- ساده‌ترین روش: ویرایش عنوان گیرنده در متن نامه

دقت کنید که در این روش عملاً از تگ گیرنده در نامه استفاده خاصی نمی‌شود. زیرا متن ذیل توسط کاربر و بصورت دستی جانشین تگ می‌شود. و این کار باید برای هر نامه بصورت تکراری انجام شود.

۲- روش کمی بهتر: ویرایش عنوان گیرنده در هنگام ایجاد نامه با کلیک بر روی نام گیرنده و باز شدن پنجره “تنظیمات گیرنده”

در این روش متن جدید جایگزین تگ گیرنده خواهد شد. ولی در این روش هم هربار برای ارسال نامه به این گیرنده باید این کار تکرار شود و عملاً این عبارت جایی ذخیره نمی‌شود.

۳- روش بهتر: استفاده از تعریف عنوان مکاتباتی

در بخش تعریف افراد برون سازمانی دو فیلد تحت عنوان “عنوان مکاتباتی” و “عنوان سمت مکاتباتی” تعبیه شده که کاربر می‌تواند بخشهای اضافه عنوان فرد مانند“جناب آقای مهندس محمد رضوی” در بخش “عنوان مکاتباتی” و بخش اضافه برای سمت فرد را مانند “مدیر عامل محترم شرکت آرمان فارمد” را در بخش عنوان سمت مکاتباتی تعریف نماید.

همین امکان برای عنوان مکاتباتی و عنوان سمت مکاتباتی انگلیسی هم وجود دارد که برای نامه نگاری در مد انگلیسی کاربرد خواهد داشت.

حال به سادگی و با انتخاب گیرنده “آرمان فارمد – محمد رضوی” در تگ گیرنده نامه درج خواهد شد:

“جناب آقای مهندس رضوی – مدیر عامل محترم شرکت آرمان فرامد”