چه دلایلی ممکن است شما را به استفاده از BPM ترغیب کند؟

در این مقاله برخی از دلایل استفاده کسب و کارها، سازمان‌های غیرانتفاعی و نهادهای دولتی از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) را جمع‌آوری کرده‌ایم. البته این دلایل مختص سازمانهای مختلف در سراسر دنیا، جهت استفاده از BPM بوده است.

زمانی به استفاده از BPM ترغیب می‌شوید که می‌خواهید عملیات کسب و کار خود را متحول کنید:

• فرایندهای شما ردی از کاغذ بدنبال خود دارند
• سه کلمه: سیلو… سیلو…سیلو… اطلاعات شما طوری انبار شده‌اند که قادر به ساماندهی نیستید!
• واحدهای مختلف کسب و کار سیستم‌های متفاوتی برای انجام مقاصد یکسان دارند
• کارمندان شما بیش از ۵۰% از وقت خود را صرف گشتن می‌کنند تا انجام دادن
• کارمندان شما اطلاعات خود را چند بار باید وارد «سیستم» کنند، چرا که یک سیستم شما در واقع چند سیستم است و یکپارچه نیست

زمانی به استفاده از BPM ترغیب می‌شوید که می‌خواهید تحولی انقلابی در تجربه مشتریان خود ایجاد کنید:

• ده تا بیست سال است که سیستم‌های شما عوض نشده‌اند و دیگر توانایی برآورده کردن نیازهای مشتری را ندارند
• با دستگاه‌های مختلف تجارب مشتریان شما متفاوت است یا توانایی ارائه خدمات روی بعضی دستگاه‌ها را ندارید
• مشتریان شما باید اطلاعات تکراری را دوباره و دوباره به تیم‌های کسب‌وکار ارائه کنند
• مشتریان باید مدام با تنها یک نفر سرویس دهنده در تماس باشند و این محدودیت و کندی بسیار در کار آن شخص ایجاد می‌کند
• پشتیبانان شما برای ساعات طولانی منتظر دریافت اطلاعات مشتری جهت رسیدگی به امورات او هستند

زمانی به استفاده از BPM ترغیب می‌شوید که می‌خواهید مهارت بالا در مدیریت جهانی، ریسک و انطباق داشته باشید:

• در هر محیطی که مشغول به کار باشید، قوانین منحصر به فردی حاکم است که پیوسته در حال تکاملند
• یافتن اطلاعات موردنظر مثل یافتن سوزنی در انبار کاه است
• دسترسی آنی به اطلاعات میسر نیست و وقتی اطلاعات بدست می‌آیند شرایط به کلی تغییر کرده است و کارایی ندارند
• نرم‌افزار فعلی شما پروتکل‌های امنیتی جدید را پشتیبانی نمی‌کنند
• هیچگاه مطمئن نیستید در چه مرحله‌ای از فرایندها و روندهای کاری قراردارید
• حس می‌کنید کنترل لازم را روی کاغذها و جداول اکسل ندارید
• وقتی پست الکترونیکی مربوط به خرید یا ترک کارمندان دریافت می‌کنید از خود می‌پرسید این را کجا بگذارم؟
• با رشد کسب و کارتان روندهای کاری طوری پیچیده می‌شوند که کنترل آنها ترسناک به نظر می‌رسد
• ایمیل‌های فراوانی حاوی فایل‌های اکسل برای تایید فرستاده می‌شود
• هنوز از کاغذ یا فایل‌های Word یا PDF استفاده می‌کنید که احتمال خطا را بالا می‌برند

زمانی به استفاده از BPM ترغیب می‌شوید که می‌خواهید برنامه‌هایی کاربردی که سریع و پیشرفته هستند را بسازید و پیاده‌سازی کنید:

• گروه فناوری اطلاعات شما مشغول انجام پروژه‌های متعددی جهت حل مشکلات حاصل از برنامه‌های قدیمی است
• چالش‌های شرکت شما بحدی منحصر به فردند که نرم‌افرارتان آنها را پوشش نمی‌دهد
• پول هنگفتی صرف نرم‌افزار ERP و پیاده‌سازی آن کرده ولی هنوز به نرم‌افزارهای کاربردی زیادی نیاز دارید
• گمان می‌کردید که بستری برای توسعه دارید اما در واقع آنچه دارید ابزار فروش خودکارسازی شده است
• فکر می‌کردید که در مخارج صرفه‌جویی خواهید کرد ولی مدام مجبور به صرف منابع مالی روی یکپارچه‌سازی هستید
• سیستم‌های قدیمی شما قابل تطابق با کارکرد ضروری در عصر حاضر نیستند و همچنین نمی‌توانند فرصت‌های کسب‌وکار دنیای مدرن را پشتیبانی کنند

جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیت‌ها و امکانات مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)؛ پیشنهاد میکنیم مقاله “تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟“ را نیز مطالعه کنید. نرم افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای فراگستر نیز قابلیت مدیریت فرمها و فرایندها را با حداقل دانش برنامه نویسی دارا بوده و میتوانید بدون نیاز به نصب نرم افزار به استفاده از این قابلیت بپردازید.