در اتوماسیون فراگستر، اگر فرستنده یا گیرنده یک نامه در سامانه تعریف نشده باشد، میتوان آن را بهصورت فرستنده یا گیرنده متفرقه ثبت کرد. با قابلیت جدید، کاربر دبیرخانه میتواند در ادامه، نامهها یا بستههایی را که با فرستنده یا گیرنده متفرقه ثبت شدهاند، به یک شخص یا شرکت بیرونیِ ثبتشده در سامانه منتسب کند. به این ترتیب، اطلاعات مخاطبان بیرونی منظمتر شده و سوابق مکاتبات نیز به هویت صحیح آنها متصل میشود.
هرچقدر فرستنده یا گیرنده متفرقه در ثبت نامهها کمتر استفاده شوند یا با استفاده از این ابزار تعبیه شده، بعداً به یک شخص/شرکت بیرونی شناسهدار منتسب شوند؛ باعث میشود جستجوها و گزارشها واقعیتر باشند و کیفیت کاری واحد دبیرخانه افزایش یابد.
برای این کار باید در بخش زیرساخت اتوماسیون اداری (در صورت وجود دسترسی) ، وارد فرم “مدیریت فرستنده/گیرنده متفرقه” شویم.
سپس مشابه ترتیب تصویر ذیل، ابتدا وارد بخش نامهها یا بستهها میشویم.
سپس با انتخاب یکی از دو گزینه فرستنده یا گیرنده از لیست (بخش ۱) فرستنده/گیرنده متفرقه موردنظر را انتخاب میکنیم.
سپس با کلیک بر روی دکمه بازخوانی (بخش ۲) کلیه نامهها/بستههای که با آن فرستنده/گیرنده متفرقه ثبت شده را در لیست ذیل خواهیم دید.
سپس از (بخش ۳) فرستنده/گیرنده شناسهدار را انتخاب میکنیم و بر روی دکمه “بروزرسانی اطلاعات” (بخش ۴) کلیک میکنیم.
بعد از این کار نامه/بستههای ثبت شده با آن فرستنده یا گیرنده متفرقه با شخص/شرکت بیرونی تعریف شده در پایگاه داده بروزرسانی خواهد شد و فرستنده/گیرندها در نامه یا بسته دیگر متفرقه نخواهد بود.
انتخاب گیرنده یا فرستندههای متفرقه و استفاده در ثبتهای بعدی در دبیرخانه اتوماسیون اداری
نامههایی که فرستنده یا گیرنده آنها در پایگاه داده سامانه وجود ندارند را میتوان بصورت گیرنده یا فرستنده متفرقه ثبت نمود. (توصیه میگردد تا سر حد امکان و به دلیل امکان بازیابی راحتتر نامهها و همچنین آمارگیری دقیقتر از مکاتبات انجام شده نامهها با فرستنده یا گیرنده متفرقه ثبت نگردند.
بعنوان مثال برای ثبت نامه واردهای با فرستنده متفرقه کافیست که در فرم ثبت نامه (گیشه) از لیست فرستنده یا عبارت “متفرقه” جستجو شود و یا بر روی دکمه مشخص شده در تصویر ذیل کلیک شود.
در صورتیکه فرستنده متفرقه مورد نظر پیش از این در پایگاه داده ثبت نشده باشد، لازم است عنوان فرستنده مورد نظرتان را در بالای فهرست باز شده تایپ کنید. ولی در صورتیکه پیش از این عنوان فرستنده متفرقه یک مرتبه در پایگاه داده ثبت شده باشد با تایپ بخش از آن از فهرست پیدا میشود و شما میتوانید آنرا انتخاب نمایید. در مورد گیرنده متفرقه نیز روش کار مشابه میباشد.
