۲۰ نمونه متن برای پایان نامه های اداری
زمان تقریبی مطالعه: ۵ دقیقه
بسیاری از افراد، هنگام نوشتن نامه‌های رسمی و اداری در مورد اینکه نامه را چگونه خاتمه دهند دچار تردید می‌شوند. یعنی این سوال برای آنها به‌وجود می‌آید که متن پایان نامه اداری باید چگونه نوشته شود و در آن باید از چه اصطلاحات و عباراتی استفاده کرد؟ در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش، چند نمونه متن برای خاتمه نامه اداری را برای شما آورده‌ایم.
پایان نامه اداری به کدام قسمت نامه گفته می‌شود؟
متن هر نامه اداری از ۳ قسمت اصلی تشکیل شده است که عبارتند از مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، نتیجه‌گیری آخرین بخش نامه است و می‌تواند به اشکال مختلفی نوشته شود.
آنچه باید در انتهای متن هر نامه اداری وجود داشته باشد، بیان هدف و درخواست اصلی نویسنده نامه است. این هدف می‌تواند ترغیب گیرنده به انجام یا عدم انجام کاری یا پاسخ به یک درخواست باشد. بنابراین با توجه به ماهیت و هدف نامه، متن انتهای نامه باید به طور مشخص و واضح نوشته شود. تفکیک ساختار نامه اداری مظابق تصویر فوق به شما کمک می‌کند تا ضمن تسریع فرآیند نگارش نامه اداری، فهم آن را برای مخاطب آسان‌تر کرده و در نهایت اثربخشی آن را افزایش دهید. در ادامه این مقاله به ویژگی‌ها و نمونه‌های متن برای خاتمه نامه اداری خواهیم پرداخت.
متن انتهای نامه اداری و رسمی باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
نامه‌های اداری باید به گونه‌ای نوشته شوند که میان خوانندگان مختلف و از نظر قانونی و اداری مقبولیت داشته باشند. این مسئله در مورد متن انتهای نامه‌های اداری نیز صادق است. در ادامه به تعدادی از ویژگی‌ها و اصولی که باید در نگارش متن پایان نامه رعایت شود، اشاره می‌کنیم:
- لحن و زبان رسمی
نخستین موردی که باید در نگارش متن انتهای یک نامه‌ی اداری به آن توجه کنید، رسمی بودن لحن و زبان مورد استفاده است. بنابراین در نگارش نامه‌های فارسی باید از گویش اصلی زبان فارسی استفاده شود و لحن و زبان آنها رسمی و محترمانه باشد. نوع لحن محترمانه این متن، بر اساس سلسله مراتب سازمانی و رابطه نویسنده با مخاطب مشخص می‌شود و باید از استفاده از کلمات یا عبارات نامناسب در آن اجتناب شود. همچنین می‌توان در انتهای نامه اداری، عباراتی را که نشان‌دهنده احترام نسبت به گیرنده است درج کرد.
چنین عباراتی اصولاً تشریفاتی و عرفی هستند و در هر سازمان می‌توانند متفاوت باشند. به عنوان نمونه لحن و زبان مکاتبات در سازمان‌های حقوقی، مسلماً متفاوت از کسب و کارهای نوپا خواهد بود.
- نگارش دقیق و روشن
اصل دیگری که باید در نگارش متن نامه‌های اداری رعایت شود، دقیق و روشن بود بیان است. یعنی متن نوشته شده نباید چندپهلو و مبهم باشد و به خوبی منظور و خواسته نویسنده را به مخاطب منتقل کند. روشن و دقیق بودن متن به اعمال دستورات در سلسله مراتب اداری نیز کمک می‌کند. استفاده از کلمات دقیق و علائم نگارشی نیز می‌تواند به دقیق‌تر شدن متن کمک شایانی کند. این موضوع در متون نوشته شده در انتهای نامه اداری اهمیت بیشتری پیدا می‌کند، زیرا در این قسمت معمولاً درخواست‌ها و یا دستوراتی که مورد نظر نگارنده است بیان می‌شود و دقیق یا روشن نبودن آنها می‌تواند باعث ایجاد خسارت شود.
- هدفمند و مرتبط بودن
هدف اصلی از مکاتبات اداری در ابتدا انتقال اطلاعات به گیرنده و سپس انتقال حس رابطه دوستانه و یا حسن نیت است. بنابراین هنگام نگارش متن نامه اداری باید هدف خود را مشخص کرده باشد و آن را به طور منطقی و منظم بیان کنید. بنابراین متن پایان نامه باید مرتبط با هدف نگاشته شود تا منجر به نتیجه خاص شود.
- مختصر بودن
یک نامه اداری در عین اینکه با لحن رسمی و با رعایت تعارفات و هدفمند نوشته می‌شود، باید مختصر نیز باشد. مختصر بودن به‌ویژه در متن پایان نامه اداری می‌تواند از ابهام در خواسته شما یا متوجه نشدن گیرنده آن پیشگیری کند. مثلا دوری جستن از حشو یکی از این راهکارهاست که در روشن نگاه داشتن متون می‌تواند بسیار کمک کننده باشد.
- نگارش بدون غلط
اشتباهات گرامری و تایپی، می‌تواند باعث کاهش کیفیت متن نامه و عدم موفقیت در رساندن منظور به مخاطب شود. خطاهای نگارشی می‌تواند شامل انشای اشتباه یک نام خاص، چینش غلط کلمات و حروف، اشتباه در نگارش اعداد و ترتیب نامناسب جملات باشد.
نمونه متن‌ها و اصطلاحاتی که در پایان نامه‌های اداری به کار می‌رود
در ادامه چندین نمونه متن و اصطلاحات پایان نامه اداری برای شما آورده شده است.
- خواهشمندم دستور فرمائید اقدامات لازم و مقتضی در این مورد صورت بپذیرد. سپاس
- پیشاپیش از مساعدت شما سپاسگزاریم.
- با توجه به موارد مطرح شده لازم است تا نسبت به حل مشکلات اقدام لازم را انجام دهید.
- از بذل توجه و دستور مساعد شما کمال تشکر و امتنان را داریم.
- با آرزوی موفقیت‌های بیشتر شما.
- خواهشمند است تا از تخصیص منابع لازم برای این پروژه مضایقه نفرمایید.
- همچنان منتظر پاسخ و مساعدت شما هستیم.
- تسریع در اقدام لازم، موجب کمال امتنان است.
- برای جنابعالی و همکارانتان آرزوی توفیق و بهروزی را دارم.
- در آخر شایسته است که …
- خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.
- بدیهی است پس از انقضای مهلت مقرر، ……. ملغی‌الاثر خواهدبود.
- علیهذا، مصوبه مذکور، مغایر قانون است.
- به پیوست یک نسخه از مدارک جهت ملاحظه ارسال می‌گردد.
- در فرصت باقی‌مانده ضروری به نظر می‌رسد که …
- خواهشمندم برای حل این مشکل، اقداماتی که صلاح می‌دانید انجام دهید.
- در پایان استدعا دارد دستور فرمایید تا …
- والسلام!
- با تشکر فراوان
- و من ا… توفیق
کلام آخر
متن پایان نامه اداری از مهم‌ترین بخش‌های یک نامه است و نقش مهمی در تاثیرگذاری نامه دارد. با این حال نگارش صحیح این بخش می‌تواند برای بسیاری از افراد چالش‌برانگیز باشد. بخش انتهای نامه اداری باید رسمی بوده و متناسب با شأن گیرنده و رابطه آن با فرستنده نوشته شود. اشتباه در نگارش این بخش یا استفاده از اصطلاحات نامناسب می‌تواند باعث بی‌احترامی به گیرنده، ضعیف کردن روابط میان افراد یا حتی مخدوش کردن چهره‌ی سازمان نزد افراد خارج از آن گردد. بنابراین توصیه می‌شود تا حد امکان از عبارات رایج و متناسب با گیرنده در متن خاتمه نامه اداری خود استفاده کنید.
