شعبات و ادارات یک سازمان چطور نامه نگاری ها را سازماندهی و مدیریت کنند؟

زمان تقریبی مطالعه: 7 دقیقه

مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی یکی از فرایندهای معمول و پرتکرار در سازمان‌ها و کسب و کارها مختلف محسوب می‌شود و وجود یک سیستم مکاتباتی سریع، امن و یکپارچه، یکی از مهم‌ترین فاکتورهای دخیل در این فرایند است. یکی از دغدغه‌های موجود در سازمان‌ها و کسب و کارهایی که شعب و ادارات مختلفی دارند، نامه نگاری بین واحدها سازمانی است؛ در ادامه این مقاله به بررسی دغدغه‌ها و نیازهای مدیران و سازمان‌ها برای سازماندهی و مدیریت نامه نگاری و مکاتبات بین واحدهای سازمان و شعب مختلف آن می‌پردازیم.

دغدغه مدیران و کارکنان برای مدیریت نامه نگاری بین واحدها و شعب مختلف سازمان

فقدان یک سیستم متمرکز و یکپارچه برای مدیریت مکاتبات درون/برون سازمانی، یکی از مشکلات و معضلاتی است که دغدغه‌ها و مشکلات مختلفی با خود به همراه می‌آورد؛ مشکلاتی مانند:

• جستجو و پیگیری ضعیف مکاتبات
• عدم امکان ردیابی و نظارت بر مکاتبات
• فقدان شفافیت در گردش کار و همچنین گردش مکاتبات
• امنیت پایین راه‌های ارتباطی و مکاتباتی
• مدیریت سخت حجم بالای مکابتات
• گم شدن و یا فراموش شدن نامه نگاری ها و مکاتبات
• گردش کند مکاتبات، فرم‌ها و درخواست‌ها
• و…

حجم بالای نامه‌های کاغذی و سیستم سازماندهی و بایگانی دستی ضعیف، مشکلاتی مانند گم شدن نامه‌ها و درخواست‌ها و فرم‌ها را به همراه دارد؛ از طرفی موجب پیگیری و نظارت ضعیف کارها و فعالیت‌های مکاتباتی می‌گردد. سیستم‌های مکاتباتی سنتی علاوه بر مورادی که بیان شد، امنیت پایینی نیز دارند و احتمال سرقت اطلاعات و همچنین دسترسی غیرمجاز به اطلاعات و داده‌های موجود در نامه‌ها و مکاتبات بسیار زیاد است.

حال باید به این سوال بپردازیم که ادارات و شعبه‌های یک سازمان چطور می‌توانند نامه نگاری‌ها و مکاتبات بین سازمانی را مدیریت و سازماندهی نمایند؟

بهترین ابزار برای مدیریت و سازماندهی نامه نگاری واحدها و شعبه های یک سازمان

هر روزه ابزارها و راهکارهای فناوری اطلاعات در حال پیشرفت هستند و بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها در سراسر جهان و ایران، به جای انجام فعالیت‌ها و فرایندها به روش‌های سنتی و دستی، از نرم افزارها و سامانه‌های الکترونیکی استفاده می‌کنند.

در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها برای رفع دغدغه‌ها و مشکلات بیان شده از سامانه‌های الکترونیکی مانند اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات و نامه نگاری استفاده می‌کنند. اتوماسیون اداری فراگستر در راستای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد سازمان‌ها و همچنین تسهیل و بهبود مدیریت و سازماندهی مکاتبات و نامه نگاری بین واحدهای سازمان و شعبه‌های مختلف آن، قابلیت‌های مختلفی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارها گذاشته است. برخی از قابلیت‌های اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات بین واحدهای سازمان:

برخی از قابلیت های اتوماسیون اداری برای مدیریت مکاتبات بین واحدهای سازمان

چند سازمانی

در یک سازمان یا کسب و کار با ساختار چندسازمانی (هلدینگ)، سازمان‌ها و شعبه‌ها باید بر اساس جایگاه و نوعی که دارند، بر اساس درختواره سازمانی (ساختار هلدینگی) با یکدیگر در ارتباط باشند و مکابتات و نامه نگاری‌های خود را در کمترین زمان و با بالاترین امنیت، انجام دهند؛ به عنوان مثال، شعب بانک‌ها استان با ادارات امور شعب آن استان در ارتباط هستند و ادارات امور شعب استان نیز با ادارات کل ارتباط دارند و به همین ترتیب، این سلسله مراتب ارتباطی و مکاتباتی تا سطوح بالاتر درختواره سازمانی طی خواهند شد.

اتوماسیون اداری فراگستر با در اختیار داشتن قابلیت چندسازمانی، امکان تعریف صحیح ساختارهای چندسازمانی به کمک درختواره سازمانی را فراهم کرده است، که به کمک آن می‌توان ضمن مدیریت یکپارچه اطلاعات و داده‌ها، راه‌های ارتباطی امنی نیز بر اساس دسترسی‌ها و سلسله مراتب سازمانی، بین سازمان‌ها و شعبه‌های زیرمجموعه آن، ایجاد کرد.

از مزایای این زیرسیستم اتوماسیون اداری فراگستر می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• جلوگیری از پراکندگی اطلاعات و داده‌ها
• رهگیری مکاتبات، درخواست‌ها و فرم‌ها در بین سازمان‌ها
• ارجاع و ارسال آسان، سریع و امن مکاتبات بین سازمان‌های عضو
• بهبود مدیریت و سازماندهی نامه نگاری بین واحد‌ها و شعبه‌های مختلف سازمان
• کاهش هزینه‌های راه‌اندازی سرور و نگهداری از آن‌ها در شعبه‌ها و سازمان‌های زیرمجموعه سازمان مادر هلدینگ
• گردش آسان مکاتبات، درخواست‌ها و فرم‌ها بین سازمان‌ها و شعبه‌های عضو هلدینگ
• و…

اما شاید برای شما هم سوال پیش آمده باشد که این زیرسیستم در کنار مزایایی که بررسی کردیم، چه قابلیت‌ها و امکاناتی دارد؟ برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم چندسازمانی اتوماسیون فراگستر عبارت‌اند از:

• امکان تعریف سازمان‌های مرتبط به صورت درختواره
• تعریف چارت سازمانی برای هر کدام از سازمان‌های عضو
• تعریف درگاه‌های دبیرخانه برای هر سازمان
• طراحی و تعریف قالب نامه و سربرگ به ازای هر سازمان زیرمجموعه
• امکان تعریف ارجاع گروهی و ارجاع خاص بین سازمانی
• مشاهده ارجاعات و فعالیت‌های صورت گرفته روی نامه‌های بین سازمانی
• مدیریت ارتباطات و دسترسی‌های دبیرخانه‌های هر سازمان به ساختار چندسازمانی
• و…

معرفی قابلیت چندسازمانی در اتوماسیون اداری فراگستر

پروتکل ارتباطی PTP

یکی دیگر از قابلیت‌های اتوماسیون اداری برای ایجاد ارتباط بین سازمان‌ها و مدیریت نامه نگاری بین واحدها، پروتکل ارتباطی PTP است؛ این پروتکل ارتباطی در بین سازمان‌هایی که از اتوماسیون اداری فراگستر استفاده می‌کنند، قابل پیاده‌سازی است؛ در این پروتکل، سازمان‌ها درگاه‌های دبیرخانه مشخصی برای یکدیگر تعریف می‌کنند که به واسطه آن، می‌توانند به سادگی و با بالاترین امنیت ممکن، نامه نگاری نمایند و مکابتات انجام دهند، اما نمی‌توانند مانند قابلیت چندسازمانی، به صورت دقیق مسیر جریان گردش نامه در سازمان مقصد را پیگیری نمایند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم پروتکل ارتباطی PTP فراگستر عبارت‌اند از:

• ارسال نامه ها به سازمان دیگر که نرم‌افزار فراگستر را دارد، بدون نیاز به پرینت گرفتن
• تنظیم دبیرخانه پیش‌فرض برای دریافت‌نامه‌های بین سازمانی
• تنظیم پوشه پیش‌فرض برای دریافت نامه‌های بین سازمانی
• تنظیم فرمت پیش‌فرض برای شماره‌گذاری نامه‌های بین سازمانی
• ارجاع مستقیم نامه از داخل کارتابل فرستنده به کارتابل دبیرخانه سازمان‎های مخاطب
• تعریف چندین کانال ارتباطی جهت ارسال نامه
• و…

مدیریت ایمیل، فکس و ECE

یکی دیگر از قابلیت‌های اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت و سازماندهی نامه نگاری بین واحدها و شعبه‌های مختلف سازمان‌ها و کسب و کارهایی که از اتوماسیون‌های اداری متفاوتی استفاده می‌کنند و یا اصلا فاقد اتوماسیون اداری هستند، زیرسیستم‌های مدیریت ایمیل، فکس و ECE است. با استفاده از سرویس مدیریت ایمیل فراگستر، با تنظیم کردن ایمیل سازمانی، کاربران برای چک کردن ایمیل‌های خود دیگر نیازی به وارد شدن در سیستمی جداگانه ندارند و می‌توانند ایمیل‌ها خود را در محیط اتوماسیون اداری مشاهده کنند و در صورت نیاز، ایمیل ارسال نمایند.

برخی از قابلیت‌های سرویس مدیریت ایمیل فراگستر:

• تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های POP3،IMAP و Exchange برای دریافت
• تطابق نوع ارتباط با پروتکل‌های Smtp و Exchange برای ارسال
• قابلیت اتصال به Mail Server
• امکان مشاهده ایمیل‌های‌ دریافتی،ثبت شده، ارسالی، درحال ارسال و حذف شده درکارتابل و دبیرخانه
• مرتب‌سازی ایمیل‌های دریافتی با نوع ایمیل/ECE/ رسید ثبت ECE، دربازه زمانی دلخواه
• و…

برای فکس نیز به همین صورت است؛ سیستم مدیریت فکس فراگستر به اعضای سازمان این اجازه را می‌دهد که بدون نیاز به دستگاه فکس و تنها از طریق سرویس نرم‌افزاری فکس، به صورت کاملا الکترونیکی به دریافت و ارسال فکس از داخل اتوماسیون اداری پردازند. برخی از قابلیت‌های سرویس مدیریت فکس فراگستر عبارت‌اند از:

• مدیریت و سازماندهی فکس‌های دریافتی، ارسالی، ثبت شده و حذف شده
• مجزاسازی فکس‌‎های دبیرخانه‌های مختلف بر اساس خطوط فکس
• مانیتورینگ فکس‌های ارسالی
• مشاهده وضعیت رویداد نامه فکس شده در فهرست نامه‌های دبیرخانه
• پشتیبانی از خطوط متعدد فاکس در نقاط مختلف جغرافیایی
• و…

سامانه مدیریت ECE یا همان پروتکل ارتباطی ECE، امکان ارسال نامه به صورت رمزگذاری شده به سازمان‌هایی که اتوماسیون اداری متفاوتی دارند را فراهم می‌کند؛ با استفاده از این پروتکل ارتباطی، تنها کافیست سازمان‌هایی که اتوماسیون اداری دارند، دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت نامه‌ها در قالب فایل XML رمزگذاری شده تعریف نمایند و سپس نامه‌ها و مکاتبات خود را به صورت کاملا امن و سریع انجام دهند.

برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌ها و امکانات اتوماسیون اداری فراگستر برای مدیریت مکاتبات و نامه نگاری بین واحدهای سازمان و شعب مختلف آن، می‌توانید از طریق لینک زیر، درخواست خود را برای دریافت مشاوره رایگان از متخصصین ما و همچنین کار با نسخه دموی آنلاین و رایگان اتوماسیون فراگستر، ثبت نمایید، تا در سریع‌ترین زمان ممکن، همکاران ما با شما ارتباط برقرار نموده و راهنمایی‌های لازم را متناسب با سازمان یا کسب و کار شما ارائه دهند.

سخن پایانی

مدیریت و سازماندهی نامه نگاری بین واحدها، شعبه‌ها و ادارات یک سازمان بدون استفاده از یک سیستم متمرکز و یکپارچه، کاری سخت و پیچیده محسوب می‌شود و دغدغه‌ها و مشکلات مختلفی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها به‌وجود می‌آورد؛ سامانه اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر دارا بودن زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختلف برای مدیریت مکاتبات، اطلاعات و فرایندهای درون سازمان، زیرسیستم و قابلیت‌های مختلفی نیز برای مدیریت نامه نگاری برون سازمانی فراهم کرده است، که آن‌ها را باهم بررسی کردیم.

امیدواریم که از مطالعه این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی کسب کرده باشید؛ در صورتی که سوالاتی درون ذهن شما بی پاسخ مانده، حتما در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید تا در کمترین زمان ممکن، پاسخگوی سوالات شما عزیزان باشیم.

سوالات متداول

اتوماسیون اداری فقط برای مکاتبات درون سازمانی است؟

خیر، اتوماسیون اداری فراگستر علاوه بر مدیریت مکاتبات درون سازمانی، قابلیت‌ها و امکانات مختلفی نیز برای مدیریت مکاتبات برون سازمانی و نامه نگاری بین واحدها و شعب مختلف سازمان دارد.

بهترین ابزار برای مدیریت مکاتبات بین واحدهای سازمان چیست؟

اتوماسیون اداری با در اختیار داشتن قابلیت‌ها و زیرسیستم‌های مختلف – مانند مدیریت مکاتبات، چندسازمانی، پروتکل ارتباطی PTP، پروتکل ارتباطی ECE، مدیریت ایمیل و فکس و… – بهترین ابزار برای مدیریت مکاتبات بین واحدهای سازمان در داخل و خارج از سازمان محسوب می‌گردد.