در این قسمت از مجموعه آموزشها و معرفی قابلیت ها و ویژگیهای نرمافزار اتوماسیون کسبوکار فراگستر، به بیان قابلیت جدید دیگری در نسخه 7 با عنوان “امکان تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه” میپردازیم.
در بسیاری از سازمانها قوانینی وجود دارد که بر اساس آن تمام یا بعضی از نامهها حسب شرایطی، بعد از ثبت و دریافت شماره نامه اندیکاتور، میبایست حتما علاوه بر ارجاع به مخاطب(گیرنده) اصلی، برای افراد خاص دیگری نیز در سازمان ارجاع شود.
اگر انجام این فرآیند بصورت دستی باشد، مخاطرات و عواقبی را همواره خواهد داشت مثل اینکه، کاربر ثبتکننده نامه فراموش کند نامه را علاوه بر گیرنده اصلی برای مخاطب(ان) خاص هم ارسال نماید.
برای درک بهتر صورت مساله، به مثال های زیر دقت کنید:
- در سازمانی فرایندکاری به این صورت است که تمام نامههای وارده مرتبط با پرونده مالی، علاوه بر گیرنده اصلی باید برای “مدیر مالی مجموعه” هم ارسال شود.
- یا اینکه، تمام نامههای فوری، علاوه بر مخاطب اصلی حتما باید برای “مسئول پیگیری” ارسال شود.
- و یا در یک سازمان دیگری، تمام نامههایی که از یک فرستنده خاصی دریافت میشود، علاوه بر گیرنده اصلی نیاز است تا برای مدیر عامل هم ارجاع شود.
و هزاران مثال از انواع قوانین گردش نامه در سازمان….
تعریف قوانین ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه
برای اینکه کاربران به راحتی بتوانند بر حسب نیازهایشان، قوانین خاص مجموعه خود را تعریف کنند، تا بعد از ثبت نامه از کارتابل یا از دبیرخانه، نامه برای فرد یا افراد خاصی در سازمان هم بصورت خودکار ارسال و ارجاع شود.در نرم افزار اتوماسیون فراگستر، دو امکان و قابلیت جدید “قوانین ثبت نامه” و “قوانین ثبت نامه از دبیرخانه” طراحی و پیادهسازی شده است.
مراحل تعریف “قوانین ثبت نامه”
برای تعریف هر دو نوع قانون” ثبت نامه از کارتابل و یا دبیرخانه” کاربران میتوانند، در “میزکار نرم افزار اتوماسیون اداری” به بخش “تنظیمات شخصی” مراجعه و مطابق با گامهای زیر قوانین را تعریف کنند:
توجه داشته باشید: برای تعریف قوانین ثبت نامه از دبیرخانه، فقط کاربرانی که به سیستم دبیرخانه دسترسی دارند مجوز تعریف قانون را دارند.
گام اول- برای تعریف “قوانین ثبتنامه”، ابتدا باید فرم تعریف قوانین را فعال، سپس مشابه با فرم “قوانین کارتابل” اقدام به ثبت قانون مد نظر خود نمایید.
در مثالی که در تصویر مشاهده میشود، “قانون ثبت نامه”برای تمام نامههای وارده ای که فرستنده آن مهندس احمدیان باشد تعریف شده است.
گام دوم- در زبانه “تعریف گیرندگان ارجاع“، می بایست نام فرد یا افرادی که مطابق با قوانین ثبت نامه، نیاز است تا نامه برای آنها ارجاع شود تعیین شود.
مفهوم وکاربرد “ارجاع خودکار” در تعریف قانون ثبت نامه چیست؟
در زبانه “تعریف قانون” در صورت فعال بودن گزینه ارجاع خودکار ، بعد از ثبت نامه و در صورت تحقق شرایط قانون تعریف شده، نامه بصورت خودکار علاوه بر گیرنده اصلی برای گیرنده یا گیرندگان تعیین شده در قانون هم ارسال می گردد.
توجه کنید: اگر این گزینه بر روی باز شدن پنجره ارجاع تنظیم گردد بعد از ثبت نامه پنجره ارجاع باز خواهد شد و فرد تعیین شده در پنجره ارجاع بصورت خودکار انتخاب خواهد شد. در این صورت میتوانیم بنا به شرایط، گیرنده تعیین شده از سمت قانون ثبت نامه را تغییر دارد یا بصورت دستی نامه را برای فرد دیگری هم ارجاع نمود.
دقیقا همانند مراحل بالا میتوان، برای نامههای ثبت شده از زیر سیستم دبیرخانه از بخش “قوانین ثبت نامه دبیرخانه” تنظیمات را انجام داد.
// منتظر قسمتهای بعدی آموزش باشید…
